企業(yè)培訓檔案管理指引（試行）

1、xx培訓檔案管理指引（試行）一 培訓檔案的定義培訓檔案是指各學習與發(fā)展中心/部、培訓發(fā)展部在培訓運作、培訓管理、督導(dǎo)追蹤的活動中形成的，按一定規(guī)律保存起來的，對今后工作具有查考利用價值的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。二 檔案管理員設(shè)置 1各學習與發(fā)展中心/部、培訓發(fā)展部應(yīng)設(shè)專人負責檔案管理； 2總部培訓發(fā)展部指派專人負責檔案管理； 3學習與發(fā)展中心/部、城市培訓發(fā)展部由學習管理室負責檔案管理。三 檔案管理員職責1檔案管理員的職責包括各學習與發(fā)展中心/部、培訓發(fā)展部檔案的分類設(shè)置，各類資料的歸檔裝訂，檔案的清點、整理、查閱、備份、銷毀等。 2除檔案管理員外，其它培訓專崗人員（如學習與

2、發(fā)展中心/部、培訓發(fā)展部各專職講師等）以培訓項目負責人也要按本辦法規(guī)定的歸檔操作流程主動、及時、完整、準確地向檔案管理員提供本崗位涉及到的各類檔案資料，或?qū)①Y料錄入相應(yīng)電腦系統(tǒng)。 四 培訓檔案的種類和歸檔操作流程1課程、教材資料1.1課程、教材資料包括制式的教學資料，如學員手冊、講師手冊、投影片、多媒體碟片、工具包等；實物教材征訂、出入庫及借還記錄等。1.2各門課程的投影片、工具包等電子版資料由相應(yīng)的培訓運作崗人員提供給檔案管理員在電腦中歸檔。備用存檔的教材、碟片等資料區(qū)別于培訓班用教材、碟片在倉庫或檔案柜中單獨存放，學習與發(fā)展中心每門課程存兩套，總部培訓發(fā)展部、各學習與發(fā)展部每門課程保存一套

3、。在教材更新時要及時更新。教材征訂、出入庫記錄由檔案管理員歸檔。借用教材須在培訓資料/物品借用記錄表（格式見附件1）上登記。2培訓班資料2.1培訓班資料主要指由本部門舉辦的各類制式、非制式培訓班的檔案資料，包括培訓通知、課程表、學員名單、考勤表、學員評估表、項目運作總結(jié)或課程運作總結(jié)中規(guī)定保存的其它相關(guān)資料。2.2項目或課程運作負責人結(jié)束后一周內(nèi)向檔案管理員提供上述培訓班資料的紙化版本進行歸檔。檔案管理員需將資料按班整理成冊，加上檔案封面（格式見附件2）裝訂成一本。同類型的培訓班資料放在一個檔案盒內(nèi)，檔案盒封面和側(cè)面注明檔案名稱和時間，在倉庫、檔案柜中依次擺放。3講師資料3.1講師資料包括各學

4、習與發(fā)展中心/部、培訓發(fā)展部頒布的講師評聘評優(yōu)文件，以及由本部門召開的講師例會、講師沙龍、教師節(jié)等各類講師會議/活動的通知、紀要、報告、照片、碟片等。3.2講師資料由會議/活動的經(jīng)辦人在文件頒布或會議/活動召開后一周內(nèi)提供給檔案管理員歸檔，有電子版的可以只保存電子版。4計劃預(yù)算資料4.1計劃預(yù)算資料包括本部門及下轄培訓部門的年度培訓計劃預(yù)算、各月份預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)、年度計劃預(yù)算調(diào)整資產(chǎn)、年度工作總結(jié)，以及本部門的費用動支簽報和各月份講師課時費發(fā)放清單。4.2計劃預(yù)算資料由經(jīng)辦人完成相關(guān)工作后一周內(nèi)提供上述資料的電子版給檔案管理員歸檔。5其它資料5.1包括本部頒布的文件、規(guī)定、作業(yè)指導(dǎo)、工作通知，以

5、及會議紀要、重要報告等。由相關(guān)經(jīng)辦人在發(fā)布上述資料后一周內(nèi)提供電子版給檔案管理員歸檔。五 電腦檔案目錄和文件夾的建立1資料歸檔后應(yīng)將其名稱在電腦檔案目錄中（格式見附件3）.電腦文件夾的設(shè)置見附件4示范。六 檔案查閱1如有人員需要查閱檔案資料，需要向檔案管理員提供資料名稱、內(nèi)容、時間等相關(guān)信息，并且說明需要查閱該檔案的原因；2查閱檔案資料時先在各年度檔案目錄中查找該資料是否有歸檔，具體歸檔位置，再從電腦、光盤或倉庫/檔案柜中調(diào)閱；3檔案管理員找到所需檔案后，盡量以電腦拷貝文件、打印件、復(fù)印件等方式將資料提供給查閱人，而不借出原始檔案。如果所查檔案是以錄音像帶等實物形式保存且不便拷貝的，可以將實物

6、借出，但要填寫培訓資料/物品借用記錄表，且借出時間不超過一周。七 檔案的檢視1檔案管理員除按本辦法規(guī)定的操作流程隨時進行日常歸檔之外，還應(yīng)在每半年的最后一周對電子、書面、實物檔案進行清點和整理。2檔案半年檢視的內(nèi)容主要包括各類檔案資料是否有遺漏，缺失；同類資料的命名是否規(guī)范、一致，資料種類、數(shù)量和檔案目錄是否相符；紙化、實物檔案的放置是否規(guī)范，有無受潮、蟲蛀；外借資料是否歸還等。八 檔案的備份1檔案管理員在第一、二、三季度末整理完電腦中檔案文件后，應(yīng)復(fù)制專門用于備份檔案的u盤上；2檔案管理員在第四季度末整理完電腦中的檔案文件后，應(yīng)將全年檔案資料和檔案目錄制作成刻錄光盤，并在光盤上注明檔案年份，

7、打印出檔案目錄，放置在培訓倉庫的檔案盒中。光盤備份后的電腦檔案可以繼續(xù)保存在電腦中方便調(diào)閱，如電腦硬盤不足，也可刪除往年度檔案，但要保留檔案目錄，以便從光盤中調(diào)閱。3放置在培訓倉庫里的紙化、實物檔案相對安全，可不備份。但對于存放時間較長的照片、音像制品等，可視因畫質(zhì)量決定是否需要翻拍/翻錄保存。九 檔案的移交1檔案管理員離司或崗位異動時，必須對其管理的培訓檔案進行移交。如果已經(jīng)指定了新的檔案管理員，直接移交給接替者。如果暫無人員接替，則移交給上級主管，接管人負責保管期間的日常檔案管理，直至新的檔案管理員到崗后再進行移交；2移交的內(nèi)容包括檔案目錄，所有電子、書面、實物形式的檔案資料，以及檔案備份；3原檔案管理員在移交時應(yīng)向交接人說明檔案的類型、名稱、數(shù)量、并介紹檔案管理的工作容和方法，同時還應(yīng)將交接一事郵件通知提供歸檔資料的相關(guān)同事；4交接人收到移交檔案時應(yīng)該查檔案目錄和各類檔案資料，核對其分類、名稱、數(shù)量等是否相符，并了解檔案管理的工作內(nèi)容和方法。十 檔案的保存時限1每年的檔案備份光盤需要持續(xù)保存；2電腦中保存的檔案目