進出口公司業(yè)務流程及說明-辦公室-印章、介紹信管理模版

1、印信管理流程說明表制表：辦公室2012-11-9業(yè)務 操作操作人控制要求可能存在的 風險刻 制印章 管理者 1、按印章介紹信管理規(guī)定的規(guī)格式樣及圖形文字刻制。 如不嚴格管理，容易發(fā)生私刻濫刻、濫用印章等問題。 2、憑工商行政管理部門出具的刻制印章通知書或營業(yè)執(zhí)照副本原件，以及上級有關部門的批文等審批手續(xù)，到公安機關指定的印章企業(yè)刻制。 3、各企業(yè)單位、部門刻制公章、各類專用章，均需拓具印模，送交公司辦公室備案。保 管印章 管理者 1、法人代表或其授權人指定專人管理印章。未經(jīng)批準不得將印章轉(zhuǎn)交他人保管使用。 如管理不嚴，容易發(fā)生印信濫用或丟失等問題，給企業(yè)造成損失或不良影響。 2、印信必須采取安

2、全、保密措施，放置在辦公室專柜或?qū)Ｗ乐畠?nèi)，鑰匙專人保管不離身。 3、印章保管者出差或有特殊情況不在辦公室，應將印章轉(zhuǎn)交辦主任或其他指定人員。 4、合同專用章、財務專用章、銀行預留法定代表人名章，必須分人分開保管，不可同置一人之手。 5、各企業(yè)單位的印信管理人員由公司辦公室統(tǒng)一登記造冊，存檔備案。 6、印信管理人員因瀆職、失職，致使印信濫用或丟失，給企業(yè)造成損失或不良影響的，應視其情節(jié)，給予經(jīng)濟、行政、刑事處罰。使 用印章 管理者 及有關人員 1、遵守審批制度：一般用?。ê_具介紹信）由辦公室主任批準，特殊用印由主管副總批準。如不嚴格管理，容易發(fā)生失控濫用印章等問題。 2、經(jīng)辦人向印章管理人員提

3、交印信使用審批單。 3、填寫用印登記簿備案。 4、印章必須定期清洗，蓋章應做到位置恰當，文字端正，圖形清晰。 5、協(xié)議、合同等重要文件，先由領導簽名再加蓋公章。 6、用印登記簿和介紹信存根要妥善保管備查。銷 毀印章 管理者 及有關人員 1、印章磨損嚴重，或組織機構名稱變更，需要換新印章的，應向上級主管部門或公司辦公室交回作廢的印章，新、舊（廢）印章均需履行登記備案手續(xù)。 如不嚴格管理，容易發(fā)生失控濫用印章現(xiàn)象，造成混亂。 2、組織機構終止經(jīng)營活動，應及時將所有印章移交公司辦公室登記備案、密封保存。 3、印章的銷毀，要報請主管副總批準，經(jīng)兩人以上監(jiān)銷。收文管理流程說明表制表：辦公室2012-11

4、-9業(yè)務操作操作人控制要求可能存在的風險登 記檔案 管理人員 1、按文件控制規(guī)則辦理（下同）并登記“收文登記簿”備案。 密級文件注意保密。 2、明確收文屬性及批閱權限。 3、及時送達有關領導批示。簽 批主管領導 1、根據(jù)管理職能和職責分工，確定批轉(zhuǎn)對象。 2、簽署批示意見，交檔案管理人員辦理（傳遞）。辦 理檔案管理 及有關人員 1、根據(jù)領導簽署的分撥意見，及時按序發(fā)放給承辦人（多人同時承辦應復制）。 1、如不及時辦理，將貽誤大事，給公司造成損失。2、密級文件處理不當，將造成泄密或丟失。 2、按信息傳遞管理制度辦理（下同）并登記“文件資料發(fā)放登記簿”備案。 3、密級文件注意保密，確保傳遞的安全性

5、、及時性。 4、根據(jù)主管領導批示意見，跟蹤了解承辦結果，反饋主管領導?；?收檔案 管理人員 1、根據(jù)主管領導批示意見，檢查文件的貫徹執(zhí)行每個環(huán)節(jié)是否落到實處，如有遺漏，應責成有關人員補辦。 如不及時回收，將造成檔案丟失或泄密。 2、檢查簽收、閱辦程序是否規(guī)范。 3、在回收的文件資料附件上注明承辦結果等事項。歸 檔檔案 管理人員 1、按檔案管理制度辦理，歸類、登記。 如果不按規(guī)范管理制度執(zhí)行，勢必造成檔案丟失或沒有可追溯性。 2、定期整理歸檔。發(fā)文管理流程說明表制表：辦公室2012-11-9業(yè)務操作操作人控制要求可能存在的風險授 意有關領導 根據(jù)指導工作、明確事項等原則，由有關領導授意起草。擬

6、文起草人 1、根據(jù)有關領導授意，或會議精神等起草。 如果不能準確表達領導旨意和會議精神，起草的文件資料將失去應有的效能。 2、正確選擇體裁或載體。 3、注意言簡意賅，篇章結構合理，圖表、標點符號清晰正確。 4、反復修改，打印清樣，提交有關領導審閱簽字。審 簽公司或部門 主管領導 1、明確審簽權限：公司發(fā)文由主管副總審簽，部門發(fā)文由部門長審簽。 如果不經(jīng)有關領導審簽，勢必造成失控和混亂。 2、如果審閱發(fā)現(xiàn)問題，應予修改或返回重新起草。 3、審閱無誤，簽字授權印發(fā)。繕 印繕印者 1、根據(jù)規(guī)范要求，確定繕印載體。 如果印制的文件資料不符合規(guī)范要求，就將失去應有的效能，造成浪費。 2、要求頁面整潔，圖

7、文清晰，并留好裝訂線。 3、根據(jù)發(fā)放范圍，確定印制數(shù)量。 3、裝訂蓋章，提交發(fā)放人員。發(fā) 放發(fā)放人員 1、根據(jù)發(fā)放范圍、檔案載體，確定發(fā)放名冊、發(fā)放載體。 如果不能按時送達收件人，或不按發(fā)放范圍發(fā)放，就要影響文件精神的貫徹執(zhí)行，或造成泄密。 2、登錄“文件資料發(fā)放登記薄”，請收文者簽名，登記備案。 3、留足備份，提交檔案室存檔。歸 檔檔案 管理人員 1、簽收、登記 如果不按規(guī)范管理制度執(zhí)行，勢必造成檔案丟失或沒有可追溯性。 2、定期整理歸檔。檔案管理流程說明表制表：辦公室2012-11-9業(yè)務操作操作人控制要求可能存在的風險收 集檔案管理 及移交人員 1、各有關單位按檔案管理制度定期提交歸檔資

8、料。 如果移交手續(xù)不全，登記不細、核對不認真，就可能造成責任不清。 2、按檔案移交制度辦理登記、簽收。 3、檔案移交目錄一式兩份，交接雙方核對、簽字、備案。整 理檔案 管理人員 1、按檔案收集整理制度，按年度、類別整理檔案。 如果分類混亂，就會造成檢索困難，調(diào)閱不利；如果保管期限劃定不準確，就容易混淆檔案價值，造成庫房的不合理占用。 2、按立卷歸檔制度，分類、組卷。 3、建立檔案管理臺帳，登記造冊，便于檢索。保 管檔案 管理人員 1、按檔案保管制度、庫房管理制度，做好防火、防水、防潮、防蛀、防燥、防磁、防盜等項工作。 如果庫房條件太差，就容易影響檔案自然壽命；如果管理不善，就會造成檔案丟失；如果不及時清理，就會混淆檔案價值，人為造成庫房擁擠。 2、按檔案保密制度，加固門窗，嚴禁閑人進入，確保檔案資料安全。 3、按檔案統(tǒng)計、利用制度，定期統(tǒng)計、整理檔案庫房。 4、按檔案鑒定制度，根據(jù)保管期限，報請主管領導批準，及時剔除過期檔案資料。借 閱檔案管理人員、有關領導及借閱者 1、根據(jù)檔案保密、利用制度，加強借閱、申請、審批、登記、歸還等各環(huán)節(jié)管理。 如果管理不善，就容易造成檔案人為損毀、丟失或泄密而不具可追溯性。 2、根據(jù)檔案密級，辦理借閱審批：借閱密級檔案報請檔案主管領導批準；借閱普通檔案，報請辦公室主任批準。 3、登記“借據(jù)”備案。 4、借