加油卡管理流程實施細則培訓教程.ppt

1、4.10加油卡內(nèi)控培訓教程,4.10加油卡業(yè)務流程培訓前言,本講議提綱按照股份公司內(nèi)控手冊和河南分公司實施細則描述。 本講議重點回答了4.10加油卡業(yè)務管理流程“控制什么，怎么控制和怎樣檢查，檢查什么”等四個問題。,4.10加油卡業(yè)務流程培訓,4.10加油卡管理業(yè)務流程是股份公司內(nèi)部控制手冊47個業(yè)務流程中新增和唯一的一個涉及加油卡管理的全流程內(nèi)容，是為控制加油卡運營管理風險而編制的一個業(yè)務流程控制體系，是我們抓好加油卡運營和管理的根本制度依據(jù)。 4.10加油卡管理業(yè)務流程涵蓋了加油卡運行、運維及財務結(jié)算等全方位業(yè)務管理制度，其核心部分是業(yè)務流程及控制點，包括加油卡卡片管理、售卡網(wǎng)點設立、售卡

2、充值、加油卡加油、財務核對、調(diào)價操作、異地結(jié)算、監(jiān)督檢查、運行維護、系統(tǒng)培訓、經(jīng)營分析等11個業(yè)務流程及27個控制點。,4.10加油卡業(yè)務流程培訓,一、業(yè)務目標 1 、 經(jīng)營目標 1.1 保證加油卡系統(tǒng)正常運行 1.2 穩(wěn)定和擴大客戶群體 1.3 減少現(xiàn)金結(jié)算量，加快貨款回籠 1.4 保證資金結(jié)算流程順暢和資金安全 以上4個具體目標，是加油卡運營和管理的具體目的和管理核心，也是推廣中國石化加油卡的基本點。,一、業(yè)務目標 2 、 經(jīng)營風險 1.1 核算規(guī)范，確保銷售收入及預售款的真實、準確、完整。 1.2 保證加油卡系統(tǒng)的各項數(shù)據(jù)與財務數(shù)據(jù)的一致性。 以上2個具體目標，是確保加油站付油貨款、發(fā)卡

3、網(wǎng)點預售款及系統(tǒng)數(shù)據(jù)等加油卡基礎性數(shù)據(jù)符合財務管理制度，是確保系統(tǒng)帳必須與財務帳相一致的根本出發(fā)點，是加油卡運營和管理的最終目標。,4.10加油卡業(yè)務流程培訓,一、業(yè)務目標 3 、 合規(guī)目標 1.1 符合國家稅收、金融及物價政策有關規(guī)定及股份公司內(nèi)部規(guī)章制度要求。 1.2 防止其他單位利用加油卡為個人套取現(xiàn)金。 以上2個具體目標，是加油卡業(yè)務管理中涉及國家法律法規(guī)的主要內(nèi)容而明確的管理目標，體現(xiàn)流程中“合規(guī)性原則”的要點，這是我們加油卡業(yè)務管理中必須遵守的國家法律法規(guī)；不符合2個合規(guī)性目標就是違反國家價格法和企業(yè)經(jīng)營管理制度。,4.10加油卡業(yè)務流程培訓,二、業(yè)務風險 本部分在4.10流程中起

4、承上啟下作用，針對“業(yè)務目標” 的內(nèi)容，對加油卡運營管理中可能存在的風險進行明確，是在確保實現(xiàn)業(yè)務目標過程中，對可能預見、可控的風險指明了控制對象，明確了我們在運營監(jiān)控及監(jiān)督檢查加油卡業(yè)務時的重點對象和任務。,4.10加油卡業(yè)務流程培訓,二、業(yè)務風險 1 、 經(jīng)營目標 1.1 加油卡系統(tǒng)各類故障引起客戶投訴和糾紛，影響股份公司聲譽。 1.2 加油卡系統(tǒng)各類故障導致扣款額與實際付油量不符，以及輕忽、掛失壞卡時多退款給客戶，造成資金損失。 1.3 繳存公司銀行帳戶的現(xiàn)金充值額少于客戶實際支付充值額，造成資金損失。 “經(jīng)營風險”對應上面的“經(jīng)營目標”，是針對經(jīng)營目標中3個具體而明確的風險點，明確了3

5、個容易出現(xiàn)問題的不合規(guī)操作而導致無法實現(xiàn)“經(jīng)營目標” ，并為系統(tǒng)故障運維機制、加油卡加油、網(wǎng)點充值等具體業(yè)務流程及控制點設立墊下伏筆，這成為加油卡業(yè)務管理的核心內(nèi)容。,4.10加油卡業(yè)務流程培訓,二、業(yè)務風險 2、 財務風險 1.1 多記或少記預收賬款和收入。 1.2 加油卡系統(tǒng)各類故障以及數(shù)據(jù)上傳得不到保證而導致卡賬與卡錢包不匹配，造成財務數(shù)據(jù)不實和資金損失。 “財務風險”對應上面的“財務目標”，是針對財務目標中2個具體而明確的風險點，明確了2個可能造成“財務目標”無法實現(xiàn)的不合規(guī)操作，這也成為加油卡財務管理的核心內(nèi)容。,4.10加油卡業(yè)務流程培訓,二、業(yè)務風險 3、 合規(guī)風險 1.1 違反

6、稅收、金融及物價管理法規(guī)及股份公司內(nèi)部規(guī)章制度要求，受到處罰。 1.2 利用加油卡為個人套取現(xiàn)金，損害股份公司形象。 “合規(guī)風險”對應上面的“合規(guī)目標”，是加油卡規(guī)范操作中在國家物價、稅收及企業(yè)內(nèi)部制度、經(jīng)營紀律等方面的主要項目，明確了這2種不合規(guī)操作會導致的企業(yè)風險。,4.10加油卡業(yè)務流程培訓,三、業(yè)務流程步驟與控制點 本部分是4.10流程的核心，明確了流程步驟和27個控制點的控制要求和檢查辦法，對加油卡卡片管理、售卡網(wǎng)點設立、售卡充值、加油卡加油、財務核對、調(diào)價操作、異地結(jié)算、監(jiān)督檢查、運行維護、系統(tǒng)培訓和經(jīng)營分析進行全流程描述。 （下面對照流程圖來講解控制點及檢查方法）,4.10加油卡

7、業(yè)務流程培訓,三、業(yè)務流程步驟與控制點 1、卡片管理 1.1 油品銷售事業(yè)部設立制卡中心，由市場信息處、零售管理處負責。各級零售管理部門依據(jù)中國石化加油卡卡片管理辦法，對卡片訂購、制卡、入庫、領用以及黑卡、壞卡處理等進行記錄，對省（市）分公司卡片管理工作實施監(jiān)督。依據(jù)中國石化加油卡密鑰管理系統(tǒng)章程，加強對加油卡密鑰系統(tǒng)的安全管理，防范加油卡業(yè)務風險。 檢查方法：檢查是否有卡片管理記錄，是否依據(jù)中國石化加油卡密鑰管理系統(tǒng)章程對加油卡密鑰系統(tǒng)管理。 解析：本控制點是對?。ㄊ校┓止镜囊?。我省目前已經(jīng)建立卡片管理臺帳（含電子版），并專人負責加油卡卡片管理工作；同時05年11月份制定了中石化河南石油

8、分公司加油卡系統(tǒng)密碼管理補充規(guī)定，要求各地市分公司建立了專人專用的密鑰權限；而且密碼不能過于簡單、交接手續(xù)要完備。 檢查要點：“卡片管理臺帳、密鑰管理規(guī)定；登陸系統(tǒng)過程”。,4.10加油卡業(yè)務流程培訓,三、業(yè)務流程步驟與控制點 1、卡片管理 1.2 售卡網(wǎng)點按規(guī)定向上級零管部門上報本地區(qū)所需用戶卡數(shù)量，結(jié)合本網(wǎng)點的實際情況做好用戶卡的領用、保管和對外銷售工作。對加油站內(nèi)部卡的領用、回收和庫存管理，要建立規(guī)范的臺賬，加強卡片過程管理。從領用首批內(nèi)部卡開始，加油站應每月對內(nèi)部卡片進行實物庫存盤點并如實填寫卡片領用存臺帳。 檢查方法：檢查加油卡領用和使用臺帳是否規(guī)范完整。 解析：本控制點對售卡網(wǎng)點及

9、加油站的卡片管理要求。目前我省已實現(xiàn)對各售卡網(wǎng)點及加油站均建立規(guī)范的加油卡管理臺帳，專人負責管理；要求加油站對從首批領用內(nèi)部卡補填相關臺帳。檢查控制點執(zhí)行情況時，檢查資料：中國石化發(fā)卡網(wǎng)點卡片領用、發(fā)售、上交及庫存臺賬；中國石化加油站卡片領用、分配、上交及庫存臺賬、中國石化加油站內(nèi)部卡領用申請單，并實地對照系統(tǒng)和卡片保險柜等查看卡片保管、使用、分配等情況。,4.10加油卡業(yè)務流程培訓,三、業(yè)務流程步驟與控制點 1、卡片管理 1.3 加油站對安裝在本站的PSAM卡的跟蹤管理和本站領用的員工卡、維修卡、驗泵卡的保管、使用，要有相關書面記錄。員工卡交接要建立規(guī)范的交接手續(xù)，由交接雙方簽字確認。驗泵卡

10、和維修卡由公司零管部門指定的管理人員保管，不得隨意挪做它用。維修、驗泵用油必須在監(jiān)督下做回罐處理，并做相應記錄。 檢查方法：實地檢驗員工卡交接手續(xù)，檢查驗泵卡和維修卡的保管使用是否符合要求，檢查回罐處理的紀錄。 解析：本控制點是對加油站內(nèi)部卡的管理要求。我省已對驗泵卡和維修卡管理進行嚴格規(guī)定，使用驗泵卡需要填制加油站回罐記錄單和設備管理臺帳；檢查資料：中國石化加油站卡片領用、分配、上交及庫存臺賬、中國石化加油站員工卡交接表、加油站回罐記錄單、設備管理臺帳，并對照系統(tǒng)核實內(nèi)部使用情況。,4.10加油卡業(yè)務流程培訓,三、業(yè)務流程步驟與控制點 1、卡片管理 1.4 對卡片領、發(fā)、存、回收、上繳的臺賬

11、，要日清、月結(jié)、年轉(zhuǎn)。日清、月結(jié)、年轉(zhuǎn)時進行卡片實物庫存的盤點，將實際卡片庫存與系統(tǒng)和手工臺帳進行核對，如庫存不符及時查明原因。提出處理意見報省（市）分公司零售管理部門。 檢查方法：檢查卡片庫存盤點和核對記錄，庫存不符時是否及時上報處理。 解析：本控制點是對卡片流轉(zhuǎn)存環(huán)節(jié)的管理要求。檢查資料：中國石化加油站卡片領用、分配、上交及庫存臺賬、中國石化發(fā)卡網(wǎng)點卡片領用、發(fā)售、上交及庫存臺賬、中國石化*分公司卡片領用、發(fā)放、上交及庫存臺賬，不一致時，要有上報上級管理部門的文字材料。,4.10加油卡業(yè)務流程培訓,三、業(yè)務流程步驟與控制點 2、售卡（充值）網(wǎng)點的設立 2.1 地市公司零管部門根據(jù)售卡（充值

12、）網(wǎng)點設立原則提出建議,上報?。ㄊ校┓止玖愎?、信息部門審批。售卡（充值）網(wǎng)點的設立應遵循四個原則：一是網(wǎng)絡條件好；二是靠近開戶銀行、便于管理；三是安全、方便客戶；四是確定加油站作為售卡（充值）網(wǎng)點時，必須選擇已納入收支兩條線資金管理范圍的全資加油站。 檢查方法：查看網(wǎng)點是否按規(guī)定設立審批。 解析：本控制點是對發(fā)卡網(wǎng)點設立的管理要求。售卡網(wǎng)點的設立涉及零管部門和信息運維管理部門，其中零售部門負責后三項的審核；信息部門負責第一個原則的審核，同時還負責協(xié)調(diào)購置網(wǎng)點的發(fā)卡設備等事宜。所以需要設立新的售卡（充值）網(wǎng)點時需要向省分公司申請，經(jīng)零管、信息部門審批后方可設立，然非全資加油站不能設立發(fā)卡（充值

13、）網(wǎng)點，如高速、鑫通公司。 檢查資料：新增網(wǎng)點的審批理立項手續(xù)。,4.10加油卡業(yè)務流程培訓,三、業(yè)務流程步驟與控制點 3、售卡充值 3.1 發(fā)卡網(wǎng)點營業(yè)員應按照加油卡章程審核用戶開戶有效證件及中國石化加油卡業(yè)務申請表，并在各張表單上蓋章后辦理收款充值手續(xù)。 檢查方法：實地觀察發(fā)卡過程，檢查發(fā)卡表單是否規(guī)范。 解析：本控制點是對售卡充值的管理要求。規(guī)范的操作是先提示客戶閱讀加油卡章程，審核客戶填寫的中國石化加油卡客戶申請表（開戶信息要齊全），并核對有效證件，留取相關復印件粘在申請表存根背面，最后提示客戶簽字確認。若是單位用戶的還要單位公章及經(jīng)辦人身份證。 檢查要點：發(fā)卡過程是否規(guī)范；發(fā)卡表單是

14、否完整。,4.10加油卡業(yè)務流程培訓,三、業(yè)務流程步驟與控制點 3、售卡充值 3.2 售卡（充值）網(wǎng)點人員應使用本人的員工編號和口令登錄系統(tǒng)，充值時，先收款后充值，不允許空充值。用戶以支票充值的，售卡（充值）網(wǎng)點人員應先給用戶開具支票收取收據(jù)，待支票確認生效后才能充值。 檢查方法：實地觀察發(fā)卡過程，是否存在先充值后收款現(xiàn)象。 解析：本控制點針對售卡充值操作的規(guī)范要求：（1）售卡人員首先以本人專用口令登陸系統(tǒng)，先收取用戶充值款及卡片，然后將卡片插入讀卡器，并請客戶輸入密碼，系統(tǒng)顯示客戶編碼、客戶名稱、客戶類型、卡號、發(fā)票類型等信息，與客戶核對無誤后，選擇油品類型、發(fā)票類型，填寫充值金額，輸入8位

15、發(fā)票號碼后進行充值，并打印充值三聯(lián)單，經(jīng)客戶簽名后，按規(guī)定上交或留存。,4.10加油卡業(yè)務流程培訓,三、業(yè)務流程步驟與控制點 3、售卡充值 解析：（2）充值操作完成后，營業(yè)員要將卡片重新置入讀卡器，讀取卡片內(nèi)增加金額是否與客戶的充值金額相符，以免出現(xiàn)操作錯誤。對支票用戶，營業(yè)員必須電話咨詢財務部門，確認款項達到公司帳戶后，方可予以辦理；否則不予辦理。 檢查要點：發(fā)卡過程是否規(guī)范；充值三聯(lián)單有無客戶簽字；充值后有無復核充值的準確性；對于支票充值用戶是否在財務部門備案”。,4.10加油卡業(yè)務流程培訓,三、業(yè)務流程步驟與控制點 3、售卡充值 3.4 售卡（充值）網(wǎng)點應每日將充值營業(yè)款及時繳存銀行，銀

16、行繳款單隨加油卡預收款日報表及發(fā)卡網(wǎng)點業(yè)務日報經(jīng)零售部門審核，并由財務部門復核后進行賬務處理，偏遠的網(wǎng)點必須每三天將充值款解繳指定銀行賬戶或上交上級分公司收款部門，并由收款人簽收。 檢查方法：檢查發(fā)卡網(wǎng)點充值款是否按規(guī)定及時、足額上繳，收款手續(xù)是否完整。 解析：本控制點是對售卡網(wǎng)點充值款上繳的規(guī)范要求。1.售卡網(wǎng)點在加油站的要求充值款和營業(yè)款區(qū)分開來，分別建帳，單獨上繳。2. 要對照系統(tǒng)加油卡預收款日報表、發(fā)卡網(wǎng)點業(yè)務日報表以及手工報表，如：發(fā)卡網(wǎng)點營業(yè)款上交臺帳和銀行交款回單，現(xiàn)場盤點庫存現(xiàn)金，查營業(yè)款是否及時上交，是否有挪用、坐支等現(xiàn)象；此外，有清戶退款時，要對清戶退款現(xiàn)象的真實性和原因進

17、行分析，查看客戶申請表和附表中是否有清戶用戶的簽字或蓋章，查退款單據(jù)是否真實有效，單位用戶清戶是否將款項退回原單位帳戶。檢查資料：發(fā)卡網(wǎng)點營業(yè)額款上交臺帳、發(fā)卡網(wǎng)點業(yè)務日報表發(fā)卡網(wǎng)點預收款日報表及銀行回單”。,4.10加油卡業(yè)務流程培訓,三、業(yè)務流程步驟與控制點 3、售卡充值 3.5 加油卡掛失登記。網(wǎng)點受理掛失后，應將掛失卡黑名單上送省中心和全國總中心，并按規(guī)定辦理掛失手續(xù)。 檢查方法：檢查掛失記錄是否符合要求，加油卡掛失后黑名單是否上送省中心和全國總中心。 解析：本控制點是對加油卡掛失操作和管理的要求。主要有三個方面的意識：1.查掛失卡業(yè)務的辦理是否符合手續(xù)規(guī)定，即業(yè)務受理申請表是否有客戶

18、的簽名以及背面具有客戶的有效證件復印件，確?？蛻糸_戶時的簽章與掛失業(yè)務申請表留下的信息一致。2.掛失卡片要當日上報市分公司零管部，卡管人員要及時進行回收。察看發(fā)卡網(wǎng)點卡片管理臺帳回收是否是當天業(yè)務辦理時間是否合業(yè)務掛失時間一致。3.對于辦理掛失、壞卡處理、密碼重裝和清戶退款等業(yè)務均需要留存客戶有效證件的復印件。 檢查資料：發(fā)卡網(wǎng)點卡片管理臺帳、業(yè)務受理申請表。,4.10加油卡業(yè)務流程培訓,三、業(yè)務流程步驟與控制點 3、售卡充值 3.6 加油卡清戶退款。清戶操作時售卡網(wǎng)點營業(yè)員必須收回該賬戶下持有的所有加油卡，并與系統(tǒng)卡賬核對。自售卡網(wǎng)點受理清戶手續(xù)日起，一個月后方可辦理賬務清算手續(xù)，單位用戶清

19、戶退款時只能將款項退還到單位賬戶上，不付現(xiàn)金。凍結(jié)戶應由司法部門出具解凍通知書；代辦清戶應出具有法律效力的證明，并出示代辦人的身份證件，方可辦理清戶手續(xù)。 檢查方法：檢查清戶退款記錄是否符合要求。 解析：本控制點是對加油卡清戶操作管理的要求。檢查資料主要有兩個方面：1.查清戶業(yè)務的辦理是否符合手續(xù)規(guī)定，即業(yè)務受理申請表是否有客戶的簽名以及背面具有客戶的有效證件復印件或相關證明，確?？蛻糸_戶時的簽章與清戶業(yè)務申請表留下的信息一致。2.清戶卡片要及時上報市分公司零管部，市公司卡管人員要及時進行回收。察看發(fā)卡網(wǎng)點卡片管理臺帳中掛失回收是否是當天業(yè)務辦理時間是否合業(yè)務掛失時間一致。檢查要點同上控制點。

20、,4.10加油卡業(yè)務流程培訓,三、業(yè)務流程步驟與控制點 4、加油卡加油 4.1 加油站每班營業(yè)終了，當值班長應負責對每個加油槍的當班加油卡付油數(shù)與加油卡管控系統(tǒng)中顯示的加油卡付油數(shù)核對一致后，由交接雙方當值班長簽字認可，記賬人員簽字監(jiān)交。 檢查方法：檢查交接班記錄是否由雙方簽字，并由記賬人員監(jiān)交。 解析：本控制點是對加油站班結(jié)操作的管理要求。班結(jié)操作管理是加油卡數(shù)據(jù)審核的第一道關口，須保證準確性。管理要求是：1.交接班時在業(yè)務管理模塊下，要對油罐進油數(shù)、油高等進行交接確認;2.班結(jié)時必須核對本班的所有槍的數(shù)據(jù)是否完整；3.每個班結(jié)必須做到：不遺漏未結(jié)油槍、不遺漏未結(jié)交易記錄；具體操作是：交接班

21、員工對加油機上下班操作完畢后，管控機操作員需點擊“班次維護”，手動維護每條槍班結(jié)走字泵碼，與手工交接班報表核對一致，保存并復核成功。檢查資料：對照系統(tǒng)查看管控顯示付油數(shù)與手工交接班記錄是否一致；交接手續(xù)是規(guī)范完整，記賬員是否簽字。不一致時，查看中國石化加油站班結(jié)數(shù)據(jù)差異表及故障單”。,4.10加油卡業(yè)務流程培訓,三、業(yè)務流程步驟與控制點 4、加油卡加油 4.2 加油站每日編制銷售日報表、付油日報表及時上報財務部門，參見4.6成品油零售業(yè)務流程控制點6.2。 檢查方法：檢查報表報送程序，參見4.6成品油零售業(yè)務流程控制點6.2。 解析：本控制點是對加油站報表的管理要求。加油站銷售日報表、加油站付

22、油日報表是登記“兩賬”的依據(jù)和憑證，同時“兩表”還要報送公司，是公司財務、零售管理部門登帳的憑證，加油站經(jīng)理作為加油站經(jīng)營管理的第一責任人，必須對報表數(shù)據(jù)的真實性負責，須在“日報表”上簽字，這是站長落實職責的一種體現(xiàn)。檢查資料：加油站銷售日報表、加油站付油日報表”。,4.10加油卡業(yè)務流程培訓,三、業(yè)務流程步驟與控制點 4、加油卡加油 4.3 加油站每日按時上傳加油卡付油記錄數(shù)據(jù)，保證省公司加油卡管理系統(tǒng)中的付油記錄數(shù)據(jù)準確完整。發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)異常，須填寫故障單報送運維部門及時維護，并填寫加油卡銷售差異明細表及時上報零管部門。 檢查方法：檢查數(shù)據(jù)異常是否有原因分析并上報。 解析：本控制點是對加油站付

23、油信息的管理要求。1.加油卡數(shù)據(jù)上傳是確保加油信息及時得到清算的基礎，是確保加油卡系統(tǒng)帳與財務帳一致性的根本。所以加油站必須每日上傳數(shù)據(jù)；加油站停業(yè)或投用必須向省分公司申報，不得擅自非卡加油。2.按照監(jiān)控管理職責及系統(tǒng)集中處理的原則，對于加油站異常數(shù)據(jù)，如：數(shù)據(jù)丟失、加油機或系統(tǒng)故障以及加油站班結(jié)日結(jié)報表不平等，加油站必須及時填報故障單或中國石化加油站班結(jié)數(shù)據(jù)差異表，并由市分公司及時上報省分公司零管處及省卡辦，由省分公司按照流程對故障進行認定和處理。檢查資料：故障單、中國石化加油站、發(fā)卡網(wǎng)點故障報告記錄單及中國石化加油站班結(jié)數(shù)據(jù)差異表，要點是分析、處理上報時間以及相關人員簽字” 。,4.10加

24、油卡業(yè)務流程培訓,三、業(yè)務流程步驟與控制點 5、財務核對 5.1 售卡充值業(yè)務核對。財務部門加油卡核算人員每日憑經(jīng)加油卡售卡（充值）網(wǎng)點審核負責人核實簽字的加油卡預收款日報表及銀行回單進行售卡充值款審核并及時入賬。 檢查方法：檢查財務部門是否審核報表等并及時入賬。 解析：本控制點是對加油卡核算的管理要求。檢查資料：1.發(fā)卡網(wǎng)點上繳財務3種報表：加油卡預售款日報表、發(fā)卡網(wǎng)點業(yè)務日報表、充值三聯(lián)單及銀行回單，并結(jié)合加油卡系統(tǒng)審核充值業(yè)務明細。若發(fā)生異常交易或故障單，要填制并上報故障單。2.查看財務部門審核及入帳手續(xù)。,4.10加油卡業(yè)務流程培訓,三、業(yè)務流程步驟與控制點 5.2 加油卡付油業(yè)務核對

25、。財務部門加油卡核算人員應每日憑加油站上報的銀行繳款回單及由加油卡系統(tǒng)打印的加油站銷售日報表或加油站付油日報表進行審核和賬務處理。 檢查方法：檢查財務部門是否及時審核并入賬。 解析：本控制點是對付油業(yè)務的管理要求。1.核對加油站上繳給財務部門IC卡銷售日報附表、加油站銷售日報表或加油站付油日報表及銀行繳款單。若發(fā)生異常交易，要填制并上報故障單。2.查看財務部門審核并及時入帳相關手續(xù)，重點是檢查財務帳與系統(tǒng)帳的一致性。,4.10加油卡業(yè)務流程培訓,三、業(yè)務流程步驟與控制點 5.3 加油卡付油交易數(shù)據(jù)錯誤處理。當加油卡系統(tǒng)產(chǎn)生影響銷售日報的錯誤交易時，公司信息部門系統(tǒng)運維人員及時分析產(chǎn)生錯誤的原因

26、，對錯誤交易記錄進行跟蹤處理，建立加油卡系統(tǒng)交易數(shù)據(jù)錯誤記錄臺賬，及時歸集加油卡錯誤交易記錄。對確實無法更正處理的錯誤記錄，信息、財務、零售三個部門應簽字確認，并報經(jīng)分管經(jīng)理簽字后，提供給財務部門作為賬務處理依據(jù)，財務部門報經(jīng)油品銷售事業(yè)部財務處批準后處理。 檢查方法：檢查錯誤記錄的處理方式，上報記錄是否有三個部門的簽字確認，財務部門做損失處理時是否經(jīng)油品銷售事業(yè)部批準。 解析：本控制點闡述了錯誤數(shù)據(jù)處理的管理要求。集中體現(xiàn)了對加油卡數(shù)據(jù)集中處理的原則，同時也明確了信息、零售及財務部門的職責和分工。所以，加油卡系統(tǒng)所有異常情況處理都有省級公司負責，地市分公司要及時申報。（具體操作及處理流程如下

27、）,4.10加油卡業(yè)務流程培訓,三、業(yè)務流程步驟與控制點 附：異常數(shù)據(jù)上報及處理流程 加油站、地市分公司零售部門及時匯總上報差異表和故障 單，分別報送信息處和零管處；信息處根據(jù)后臺監(jiān)控臺帳（加油卡系統(tǒng)錯誤數(shù)據(jù)錯誤記錄臺帳）或地市分公司零售部門提供的故障單和中國石化加油站班結(jié)數(shù)據(jù)差異情況表，進行分析后填寫異常數(shù)據(jù)處理確認單，會同零管處、財務處簽字確認后，信息處對異常數(shù)據(jù)進行處理，并出具異常數(shù)據(jù)處理結(jié)果表，交零管、財務審核簽字。零管處負責將異常數(shù)據(jù)處理結(jié)果表下發(fā)相應的地市分公司，地市分公司依據(jù)中國石化加油卡班結(jié)數(shù)據(jù)差異表、異常數(shù)據(jù)處理結(jié)果表及故障單等進行帳務調(diào)整；對地市分公司無法處理的異常數(shù)據(jù)，財

28、務處以異常數(shù)據(jù)處理結(jié)果表（原件）進行帳務調(diào)整。,4.10加油卡業(yè)務流程培訓,附：異常數(shù)據(jù)及故障監(jiān)控處理流程圖：,4.10加油卡業(yè)務流程培訓,信息部門,處理依據(jù),零售管理部門,財務部門,賬務調(diào)整依據(jù),填寫差異說明表或故障單,發(fā)卡網(wǎng)點校驗審查,發(fā)卡網(wǎng)點應用數(shù)據(jù)差異,填寫差異說明表或故障單,加油站校驗核查,加油站應用數(shù)據(jù)差異,市零售部門,市財務部門,帳務調(diào)整或處理,差異表及故障單運作轉(zhuǎn),差異和對,故障處理結(jié)論及系統(tǒng)帳務處理,系統(tǒng)后臺集中監(jiān)控,三、業(yè)務流程步驟與控制點 5、財務核對 5.4 內(nèi)部核對。月度終了，各級財務部門加油卡核算人員應編制內(nèi)部核對管理報表，對全省財務賬面加油卡業(yè)務充值額及付油額分別

29、與加油卡管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行核對，發(fā)現(xiàn)不一致應會同零管、信息部門查明原因，提出處理意見報分管副經(jīng)理和總會計師。 檢查方法：檢查內(nèi)部核對管理報表，檢查是否有差異原因分析并報分管副經(jīng)理和總會計師。 解析：按照中國石化加油卡系統(tǒng)業(yè)務管理流程匯編（試行版）中加油卡財務管理及核算辦法要求，財務部門每月加油卡系統(tǒng)付油、充值環(huán)節(jié)與財務帳面核對，并匯總加油卡系統(tǒng)數(shù)據(jù)與財務帳面差異分析表，會同信息、零管部門查明原因，并把處理意見報市分公司分管經(jīng)理及總會計師，請領導決策，確?！皟蓭ぁ钡钠胶?。若出現(xiàn)壞賬，市分公司要向省分公司財務部門申報，經(jīng)省分公司查實后，才能進行壞賬處理，包括系統(tǒng)內(nèi)進行的壞賬處理。,4.10加油卡業(yè)務

30、流程培訓,三、業(yè)務流程步驟與控制點 6.調(diào)價操作 6.1 所有IC卡加油站，在接到上級分公司調(diào)價通知后，在規(guī)定時間點對所有加油機做下班、上班操作，手工抄好加油機累計數(shù)，并做一次日常數(shù)據(jù)傳輸。同時做好調(diào)價記錄。 檢查方法：檢查是否有調(diào)價記錄。 解析：按照加油卡管理制度匯編2005版及中國石化加油卡系統(tǒng)業(yè)務管理流程匯編（試行版）規(guī)定，卡加油站調(diào)價操作是：所有能使用加油卡加油的加油站，在接到調(diào)價通知后，在上級公司規(guī)定時間內(nèi)做一次日常數(shù)據(jù)傳輸，目的是將新的油價數(shù)據(jù)下傳到加油站管控機中。調(diào)價后，交接班時需把兩種油價分開做交接班、班結(jié)和日結(jié)。檢查資料：調(diào)價記錄。,4.10加油卡業(yè)務流程培訓,三、業(yè)務流程步

31、驟與控制點 調(diào)價具體操作流程如下： （1）卡機聯(lián)動站調(diào)價流程：加油站接公司調(diào)價通知在規(guī)定時間登錄管控系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)通訊在規(guī)定的新油價生效時間油機自動下班，員工抄錄泵碼，再執(zhí)行上班操作抬槍確認新油價生效。 （2）Pos站調(diào)價流程：加油站接公司調(diào)價通知在規(guī)定時間登錄管控系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)通訊在規(guī)定的新油價生效時間抄錄油槍泵碼，并手工在油機進行調(diào)價進入加油站移動POS系統(tǒng)，進行POS簽退POS交接油槍分配POS機簽到在POS機上查詢確認新油價生效。,4.10加油卡業(yè)務流程培訓,三、業(yè)務流程步驟與控制點 （3）異常情況處理： A.數(shù)據(jù)傳輸應確保在調(diào)價生效之前傳輸成功，若碰到數(shù)據(jù)傳輸異常緩慢，主要為傳輸?shù)牡箶?shù)第

32、三項“加油流水數(shù)據(jù)”，這一項在沒有做日結(jié)無流水上傳的情況下為紅色，傳輸也較久，屬于正?，F(xiàn)象。但整個傳輸若超過15分鐘，應請運維人員技術支持。 B.“數(shù)據(jù)傳輸”欄內(nèi)所有項完成后，會出現(xiàn)一段時間系統(tǒng)無響應，實際上此時系統(tǒng)正在下發(fā)油機數(shù)據(jù)，此時不要操作電腦。對于傳輸完油價數(shù)據(jù)就手動斷開通訊的，需要手動點擊“下發(fā)油機數(shù)據(jù)”。 C.整個調(diào)價過程中不可以關閉集線器，否則加油機無法收到下發(fā)的油機數(shù)據(jù)。 D.如有問題，報上級管理部門和運維商批準后進行手工調(diào)價。,4.10加油卡業(yè)務流程培訓,三、業(yè)務流程步驟與控制點 7.異地結(jié)算 7.1 加油卡異地加油，由油品銷售事業(yè)部統(tǒng)一發(fā)起異地結(jié)算，每月15日向各?。ㄊ校┓?/p>

33、公司下發(fā)上月的結(jié)算報表和仲裁調(diào)整表，發(fā)卡?。ㄊ校┓止竞透队褪。ㄊ校┓止局g據(jù)此作為結(jié)算依據(jù)。 檢查方法：檢查異地結(jié)算入賬依據(jù)是否完整。 解析：根據(jù)銷售公司的加油卡異地結(jié)算流程進行結(jié)算。銷售公司每日及時對發(fā)卡省進行仲裁，2日內(nèi)發(fā)卡省對爭議數(shù)據(jù)分析情況上報；每月15日總部下發(fā)上月結(jié)算報表和仲裁調(diào)整表，發(fā)卡省和付油省依據(jù)“兩表”進行結(jié)算。檢查資料：結(jié)算報表、仲裁調(diào)整表及爭議/異常需仲裁數(shù)據(jù)分析表。,4.10加油卡業(yè)務流程培訓,三、業(yè)務流程步驟與控制點 7.2 ?。ㄊ校┓止緦⒖傊行南掳l(fā)的先行結(jié)算報表與本?。ㄊ校┓止鞠到y(tǒng)提供的相應報表進行核對，驗證應收應付關系的一致性，核對無誤后進行線外財務結(jié)算

34、。 檢查方法：檢查異地結(jié)算入賬依據(jù)是否完整。 解析：根據(jù)總部加油卡異地結(jié)算流程，總部將對?。ㄊ校┓止矩攧詹块T下發(fā)先行結(jié)算報表，?。ㄊ校┓止矩攧詹块T根據(jù)系統(tǒng)應收應付情況與總部先行月報表進行核對，核對無誤后進行線外財務核算。若出現(xiàn)不一致，省財務部門協(xié)調(diào)信息、零管部門查找異常，并將異常情況及時上報銷售公司，申請進行結(jié)算調(diào)整。,4.10加油卡業(yè)務流程培訓,三、業(yè)務流程步驟與控制點 8、監(jiān)督檢查 信息部門及零管部門負責通過加油卡系統(tǒng)對售卡（充值）網(wǎng)點和加油卡付油油站的班結(jié)日結(jié)操作進行日常檢查，信息部門提供各油站班結(jié)日結(jié)情況統(tǒng)計信息給零管部門，零管部門具體負責管理督促，并對加油站數(shù)據(jù)上傳情況進行監(jiān)控。

35、各級財務部門對加油站、發(fā)卡網(wǎng)點每日的賬款及時上繳情況進行監(jiān)督。 解析：本部分明確了涉及加油卡業(yè)務管理的信息、零售、財務部門的監(jiān)控管理職責及分工，體現(xiàn)了加油卡工作的綜合性，只有齊抓共管才能規(guī)避了業(yè)務風險。,4.10加油卡業(yè)務流程培訓,三、業(yè)務流程步驟與控制點 8、監(jiān)督檢查 8.1 信息部門每日對系統(tǒng)數(shù)進行監(jiān)控，對未上傳數(shù)據(jù)情況、數(shù)據(jù)異變情況、卡賬卡錢包匹配情況以及系統(tǒng)賬與財務賬的匹配情況做出分析匯總記錄，并交給零售、財務部門。 檢查方法：檢查是否有分析匯總記錄。 解析：根據(jù)總部加油卡業(yè)務管理流程，信息部門負責加油卡系統(tǒng)后臺監(jiān)控“8項職責”，主要表現(xiàn)是未上傳數(shù)據(jù)情況、數(shù)據(jù)異變情況、卡帳卡錢包匹配情況、系統(tǒng)帳與財務帳匹配情況以及用戶卡狀態(tài)變化等情況，每月信息處根據(jù)福建運維后臺監(jiān)測工具進行及時監(jiān)控，并把相關監(jiān)控結(jié)果通知財務、零管等系統(tǒng)運用部門以便其督促管理。,4.10加油卡業(yè)務流程培訓,三、業(yè)務流程步驟與控制點 8.2 零管部門、信息部門和財務部門實行定期召開碰頭會制度，分析加油卡系統(tǒng)、業(yè)務運行中存在的各種問題，并提出處理意見。 檢查方法：檢查有關會議記錄。 解析：根據(jù)加油卡業(yè)務管理流程的相關要求，各單位要實行加油卡周、月協(xié)調(diào)會制度，分析、解決當期