畢業(yè)論文試論秘書說話藝術(shù).doc

試論秘書說話藝術(shù)內(nèi)容摘要： 語言是人類最重要的交際工具。學(xué)習(xí)說話藝術(shù)，掌握口才技巧，是提高秘書人員的素質(zhì)，做好秘書工作的基本要求和必要條件。本文探討了秘書掌握說話藝術(shù)的重要性及提高說話藝術(shù)的方法。關(guān)鍵詞: 秘書 說話藝術(shù) 重要性 提高途徑秘書人員在平時(shí)的工作中，要向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況、提出建議、傳達(dá)指示、協(xié)調(diào)工作、接待信訪、接待來賓，有時(shí)還要代表組織、領(lǐng)導(dǎo)到基層或其它單位處理具體事件，開展這些工作要大量使用口語，這就要求秘書人員擁有良好的口才，講究說話的藝術(shù)。一、掌握說話藝術(shù)的重要性。1、掌握說話藝術(shù)是社會(huì)交際的需要。在社會(huì)交際中，除了運(yùn)用書面語言外，更大量的是運(yùn)用口頭語言。這就決定了口才的重要性。俗語說：“良言一句三冬暖，惡語傷人六月寒?！绷己玫娜穗H關(guān)系的建立，往往是由良好的對(duì)話開始的；而人際關(guān)系的交惡，很多時(shí)候也是由于出言不慎引起的。口才好，說話得體，在交往中必然受人尊敬，擁有良好的人際關(guān)系；相反，口才差，詞不達(dá)意，話不投機(jī)，在交往中必然被人看不起，受到冷遇。秘書部門是機(jī)關(guān)的窗口，秘書人員是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，對(duì)內(nèi)對(duì)外的聯(lián)系非常廣泛，社會(huì)交往十分頻繁。因此，秘書人員要高度重視和認(rèn)真研究說話藝術(shù)。2、掌握說話藝術(shù)是社會(huì)發(fā)展的要求。當(dāng)今時(shí)代，科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展，現(xiàn)代傳聲技術(shù)廣泛應(yīng)用，這就使地球的半徑縮短了，而使人的舌頭伸長(zhǎng)了。隨著計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)，語言自動(dòng)識(shí)別系統(tǒng)開始形成，“人機(jī)對(duì)話”的時(shí)代已經(jīng)開始，現(xiàn)代傳聲技術(shù)更使人們的交際空間得到空前的擴(kuò)展，在不久的將來，人們通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，運(yùn)用口語進(jìn)行交流和通信，將會(huì)如今天使用電話、電視一樣方便。新世紀(jì)的秘書工作，將充分利用高科技的成果，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，書面交際也將越來越多地被口頭交際所替代，這對(duì)秘書人員的口頭交際能力和說話藝術(shù)提出了更高的要求。3、掌握說話藝術(shù)是做好秘書工作的需要。秘書部門是人際交往的樞紐，秘書人員必須經(jīng)常與各方面的人員發(fā)生聯(lián)系。在工作中，無論是傳達(dá)指示、匯報(bào)情況、接洽公務(wù)、接待來訪等，都是與人打交道，因此，需要利用口語來交流思想、傳遞信息，也需要利用口語來協(xié)調(diào)人際關(guān)系，創(chuàng)造良好的工作氛圍。秘書人員口語技巧掌握得好，說話得體，不但能以理服人，以情動(dòng)人，促進(jìn)工作的開展，還能化解一些矛盾和沖突，推動(dòng)問題的解決。過去人們常將秘書說成是“筆桿子”，其實(shí)是對(duì)秘書工作的一種片面理解，實(shí)際上，口語在秘書工作中起著十分重要的作用。一個(gè)只能動(dòng)筆而不能動(dòng)嘴的人或一個(gè)口才極差的人不是一個(gè)合格的秘書人員。但是在現(xiàn)實(shí)中，有的秘書對(duì)此認(rèn)識(shí)不足，忽視了口語學(xué)習(xí)和鍛煉，對(duì)口語藝術(shù)掌握得不夠好，不分場(chǎng)合、不講分寸、隨意而說、沖口而出，因此經(jīng)常因不善說話而出現(xiàn)一些不愉快的情況，既影響了工作，也影響了機(jī)關(guān)的聲譽(yù)和形象。對(duì)此，秘書人員要引起足夠的重視。4、掌握說話藝術(shù)是塑造秘書人員自我形象的需要。古人說，言為心聲?？诓攀且粋€(gè)人的才華的體現(xiàn)，當(dāng)今社會(huì)上都把口頭交際能力作為衡量人才的重要尺度。秘書人員運(yùn)用好說話藝術(shù)，可以使人感到親切，也容易贏得別人的尊重，得到領(lǐng)導(dǎo)的賞識(shí)。在一個(gè)單位里，口才好的人往往能夠很快地脫穎而出。相反地，如果一個(gè)人聲音含混，語言干癟，表達(dá)單調(diào)，則往往被認(rèn)為是沒有才能而得不到重用。同時(shí)，在一定意義上，口才也是一個(gè)人內(nèi)在品德的表現(xiàn)，是一個(gè)人風(fēng)度的有機(jī)組成部分。一個(gè)情操高尚、品德良好的人，說話必然溫文爾雅、富于修養(yǎng)；而一個(gè)思想敗壞、品德惡劣的人，說話則往往是粗俗不堪，正所謂“狗嘴里吐不出象牙來?！比藗兺梢酝ㄟ^一個(gè)人的語言去評(píng)價(jià)他的價(jià)值。秘書人員常常通過自己的說話水平向社會(huì)顯示自己的價(jià)值。因此，秘書人員在加強(qiáng)品德修養(yǎng)的同時(shí)，也要注意提高自己的說話藝術(shù)，使內(nèi)在的優(yōu)秀品德和外在的良好口才相得益彰，完美統(tǒng)一。二、秘書如何掌握說話藝術(shù)。(一)講真情，說實(shí)話。秘書說話，怎樣達(dá)到講真情、說實(shí)話？關(guān)鍵的是一要真，二要實(shí)。首先，要有真摯的情感。情感是人對(duì)客觀事物是否符合其需要而產(chǎn)生的體驗(yàn)，即人對(duì)客觀事物的態(tài)度的一種態(tài)度?！扒閯?dòng)于中”必要“形之于外”，說話作為表情達(dá)意的工具，承擔(dān)這種轉(zhuǎn)化任務(wù)。情感支配影響著說話，在言談交際中起著重要作用。以真摯的情感說話，能縮短同聽者的距離，讓人感到說者是真誠(chéng)的，可信賴的，樂于接受說話人的觀點(diǎn)和思想，達(dá)到交際目的，此即“感人心者，莫先乎情”。其次，要有求實(shí)的精神。實(shí)事求是是我黨一貫工作作風(fēng)，也應(yīng)是秘書人員的工作作風(fēng)。秘書在參與政務(wù)過程，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息、提出意見或建議，應(yīng)真實(shí)確鑿，如實(shí)反映情況。秘書還應(yīng)善于把上級(jí)方針政策同本單位實(shí)際結(jié)合起來，解決實(shí)際問題。向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作、反映情況時(shí)，不能只當(dāng)“傳聲筒”，簡(jiǎn)單地照傳照說。如領(lǐng)導(dǎo)指示有不完善、欠妥當(dāng)之處應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，提出修改建議，切不可隨聲附和，將錯(cuò)就錯(cuò)。事實(shí)證明，各級(jí)機(jī)關(guān)的工作，有了求實(shí)精神，才能說實(shí)話，鼓真勁，做實(shí)事，收實(shí)效，也才能得到群眾的理解和擁護(hù)。再次，有敢于承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)的精神。說話中傳遞的信息有喜有憂，大部分人愛聽喜信息。憂信息意味著工作中有問題乃至過錯(cuò)，“聞過則喜”者畢竟占少數(shù)，有些人是聞過則怒。進(jìn)入現(xiàn)代社會(huì)，人與人之間的關(guān)系，雖與封建社會(huì)有本質(zhì)的不同，但也不能否認(rèn)，由于人際間復(fù)雜乃至微妙的關(guān)系，下級(jí)與上級(jí)說話，假如傳遞的是憂信息，仍有一定風(fēng)險(xiǎn)性。改革開放的新形勢(shì)，為秘書說話提供了客觀條件?，F(xiàn)在，報(bào)憂的風(fēng)險(xiǎn)性小多了。江澤民1990年1月10日在全國(guó)省、自治區(qū)、直轄市秘書長(zhǎng)座談會(huì)上講到，秘書部門是上情下達(dá)、下情上達(dá)的樞紐。這是支持報(bào)憂，鼓勵(lì)報(bào)憂。但實(shí)際工作中，也不排除某些不高明的領(lǐng)導(dǎo)者，偏聽偏信，一葉障目，不喜報(bào)憂。這種情況下，秘書報(bào)憂仍有一定風(fēng)險(xiǎn)，如可能導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)不悅，引起對(duì)秘書個(gè)人不利的后果。事實(shí)證明，只有處理好報(bào)喜與報(bào)憂的關(guān)系，如實(shí)反映情況，才能保證領(lǐng)導(dǎo)決策的正確。秘書人員應(yīng)拋棄個(gè)人得失，具有敢承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)的氣魄，既報(bào)喜，又報(bào)憂。最后，不說假話、大話、空話。（二）講原則，有分寸。秘書說話，既要講原則，又要講分寸，二者既對(duì)立，又統(tǒng)一。講原則是前提，在不違背原則的前提下講分寸。只講原則，不講分寸，易失之于簡(jiǎn)單生硬；只講分寸，不講原則，就要犯錯(cuò)誤。二者統(tǒng)一于說話過程中，相輔相成，缺一不可。秘書說話怎樣講原則呢？這涉及到秘書本人的政治修養(yǎng)、道德觀念、思想品質(zhì)、理論水平等多方面因素。有正確的世界觀、價(jià)值觀。有高度的責(zé)任感、使命感，有一定的政治理論及專業(yè)修養(yǎng)，講話時(shí)就容易做到堅(jiān)持原則。講原則的前提是能分辨是非，明確哪些是正確的，哪些是不正確的。明確是非不一定都能堅(jiān)持原則。有的秘書明知領(lǐng)導(dǎo)的某個(gè)決策有誤，不敢提相反意見；唯唯諾諾；領(lǐng)導(dǎo)做的某件事明明是違反政策的，秘書看在眼里，急在心上，出自某種個(gè)人考慮，裝聾作啞，不愿多言。另一種情況與之相反，有些秘書喜愛多嘴多舌，某些不宜說的事情，卻無所顧忌，和盤托出，造成工作被動(dòng)，人際關(guān)系緊張。所以，說話講原則性，一要明辨是非，二要有責(zé)任感，能瞻前顧后，對(duì)自己的話負(fù)責(zé)，當(dāng)則說，不當(dāng)說絕對(duì)不說。秘書說話講原則的同時(shí)，還要講究策略，注意分寸，即表達(dá)內(nèi)容及方式要適度。說話有分寸，首先是個(gè)思想認(rèn)識(shí)問題?？磫栴}不武斷，是掌握分寸的前提。對(duì)客觀事物的判斷，要全面了解，辨證分析，周密思考，以得出恰當(dāng)?shù)慕Y(jié)論。對(duì)人對(duì)事不要絕對(duì)地肯定或否定，不要急于下結(jié)論。說話有分寸，也是一種表達(dá)藝術(shù)。善于說話的秘書，要從以下幾方面把握說話分寸：（1）注意措詞。秘書對(duì)重要問題的說明，需格外注意用詞，精心選擇，認(rèn)真推敲。此外，還要注意不說帶嘲弄、庸俗甚至粗魯?shù)难栽~，話要讓人聽著順耳，樂于接受。在正式場(chǎng)合，言談中帶有傷害對(duì)方情感的詞語，是種失禮的表現(xiàn)，也就失了分寸。（2）掌握“火候”說話有分寸，也需掌握“火候”。應(yīng)當(dāng)講的必須講，不該講的一定不講，該早講的不能晚講，該晚講的也不能先捅出去，這是看準(zhǔn)時(shí)機(jī)“火候”；有把握的話講，沒把握的話等想好了再講，這是看準(zhǔn)自身?xiàng)l件“火候”；對(duì)方想聽時(shí)講，不想聽時(shí)少講或不講，這是看準(zhǔn)語境“火候”。交談中發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)，更要注意“火候”，不可“火上澆油”，而要“冷卻降溫”，節(jié)制感情，不吵不鬧，理直卻氣和。（3）委婉含蓄。說話講究分寸，經(jīng)常借助于委婉含蓄的表達(dá)手法。有些事情，點(diǎn)到為止，不可說透，不能把話說死，而要留有余地，以避免說話的武斷、生硬。秘書言談中，對(duì)一些重大的、敏感的問題，不便直言又不得不說的問題，采用委婉含蓄手法，機(jī)動(dòng)靈活，避免被動(dòng)。說話講究分寸，是“慎言”的表現(xiàn)?，F(xiàn)代秘書處于復(fù)雜的人際關(guān)系中，更應(yīng)“慎言”。盡管許多人主觀上有“慎言”的愿望，有時(shí)仍免不了失言。不該說的事，脫口而出，尤其說了使對(duì)方難堪或傷害對(duì)方感情的話，引起不悅，甚至發(fā)生爭(zhēng)吵。一旦失言，自己首先要冷靜，主動(dòng)承認(rèn)說話不妥，以獲得聽者的諒解，不至于把關(guān)系搞僵。文過飾非，反復(fù)解釋，或矢口否認(rèn)，當(dāng)面賴帳，都不是明智的辦法。（三）講效率，貴簡(jiǎn)明。古人為文貴簡(jiǎn)明。崇尚“文約而事豐”。現(xiàn)代社會(huì)節(jié)奏越來越快，提倡寫短文，說短話，比任何時(shí)代都講究效率，注重簡(jiǎn)明。說話簡(jiǎn)明是種藝術(shù)。用最少量的話語傳達(dá)盡可能多的信息，需要扎實(shí)的表達(dá)功夫，有敏捷的思維，有提高說話的愿望。秘書說話達(dá)到簡(jiǎn)明要求，應(yīng)從以下六個(gè)方面努力：（1）恰當(dāng)選詞。精心選用最能反映說話要旨的詞語，使之“以一當(dāng)十”，“言”半功倍。一段精彩言語，需字斟句酌，選表現(xiàn)力強(qiáng)的詞句，以求詞約意豐。（2）長(zhǎng)話短說。說話羅嗦不止，不分主次，使聽者如墜入霧中，是令人頭疼的事。喜歡說長(zhǎng)話者，失之于對(duì)說話對(duì)象缺少正確的判斷，作了過高或過低的估計(jì)。不要短話長(zhǎng)說，而要長(zhǎng)話短說。每次說話前，縝密思考，對(duì)講述內(nèi)容主次分清，確定祥略，有點(diǎn)有面，突出重點(diǎn)。要善于“截取”。根據(jù)需要，從長(zhǎng)內(nèi)容中截下一段反映問題本質(zhì)的話述說，免去客套話。（3）通俗易懂。要做到通俗易懂，應(yīng)直抒胸臆，直言其理，不轉(zhuǎn)彎抹角，讓思想內(nèi)容直接流于言詞，使聽者即刻能領(lǐng)會(huì)、理解，省去因不解其意而揣摩、詢問的時(shí)間。還需注意說話不咬文嚼字，故弄玄虛。此外，說話不同于寫文章，應(yīng)少用修飾語、倒裝句，不用隱晦、艱澀的詞句。（4）要切題。說話最忌離題胡扯，不著邊際。說話扣題，首先要明確中心說什么，定了中心，也就確定了說話材料的取舍。圍繞中心，對(duì)雜亂的材料整理、歸類，從中找出材料間的內(nèi)部聯(lián)系，能說明中心的留下，不能說明中心的去掉，這樣才能保證說話扣題。這是說話前必須經(jīng)歷的過程；否則，偏離中心，越扯越遠(yuǎn)，廢話連篇。（5）免去不必要的重復(fù)。說話重復(fù)有必要、不必要之分。必要的重復(fù)起加深印象、突出重點(diǎn)的作用。重復(fù)作為一種表達(dá)技巧，運(yùn)用得當(dāng)，有助于說話內(nèi)容的深化；但運(yùn)用不當(dāng)，造成 贅，就是不必要的重復(fù)。要避免以下幾種重復(fù)：詞義重復(fù)、同詞重復(fù)、語句重復(fù)和傳遞方式重復(fù)。（6）戒掉口頭禪?？陬^禪是一種語病。不少人說話帶口頭禪，其形成原因一是表達(dá)習(xí)慣，二是思路“卡殼”、思維不連貫，對(duì)某問題認(rèn)識(shí)模糊，語言表達(dá)不暢，只能以口頭禪作為緩沖。有口頭禪語病的人，必須針對(duì)具體情況，有意克服，認(rèn)真矯正。（四）善機(jī)變，巧應(yīng)對(duì)。善于機(jī)變，巧于應(yīng)對(duì)，是口語表達(dá)者應(yīng)具備的一種技巧。說話語境千變?nèi)f化，盡管說話者力求適合語境需要，但經(jīng)常出現(xiàn)始料未及的情況，說話就需臨場(chǎng)調(diào)整內(nèi)容，改變方式，機(jī)敏、巧妙地應(yīng)付意外。說話善機(jī)變，需要具備一定條件。首先，是思維敏捷，反應(yīng)迅速。其次，知識(shí)面廣，注重思想修養(yǎng)。再次，把握準(zhǔn)契機(jī)。善于機(jī)變，要審時(shí)度勢(shì)，從細(xì)微處見本質(zhì)，要求在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候說適當(dāng)?shù)脑?，切莫錯(cuò)過良機(jī)。善機(jī)變，巧應(yīng)對(duì)在言談中經(jīng)常采用的方法有：（1）巧妙周旋。在某些特殊場(chǎng)合，交談對(duì)方提出一些刁鉆、帶挑釁性的問題，應(yīng)該在不影響關(guān)系的前提下，巧妙周旋，予以回駁。（2）針鋒相對(duì)。有時(shí)，說者與聽者由于出發(fā)點(diǎn)不同，其觀點(diǎn)可能是對(duì)立的。在一些公開場(chǎng)合，這種對(duì)立突然出現(xiàn)，應(yīng)處變不慌，迅速反應(yīng)，給以針鋒相對(duì)的回?fù)?，以維護(hù)本方利益。（3）巧除尷尬。日常說話中，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)令人難堪、尷尬的局面。此時(shí)需沉著冷靜，出其不意，巧妙回答對(duì)方，變被動(dòng)為主動(dòng)。（4）化險(xiǎn)為夷。說話失誤是難免的事，造成失誤的一個(gè)原因是說話不動(dòng)腦子，即無意識(shí)地說話，有時(shí)會(huì)產(chǎn)生意想不到的后果。這種情況下，需要緊急發(fā)揮機(jī)變技能，力爭(zhēng)在最短時(shí)間內(nèi)，把不良后果挽救回來。（5）變不利為有利。說話不當(dāng)，可能要得罪人，要辦的事就辦不成了，令自己或相關(guān)者處于不利地位，巧妙應(yīng)對(duì)，有助于窘?jīng)r的改變。說話善于機(jī)變、巧于應(yīng)對(duì)，是機(jī)智的外露。擔(dān)任秘書工作的人，幾乎每天都需要運(yùn)用這種機(jī)智，其效果諸如平息一位交談?wù)叩氖⑴?，能把一位同事的不平之鳴轉(zhuǎn)化為受歡迎的建議，或使自己擺脫尷尬被動(dòng)的境地等。這是一種以不變應(yīng)萬變的本領(lǐng)，是堅(jiān)持原則性與靈活性的具體表現(xiàn)。秘書說話藝術(shù)，應(yīng)是共性與個(gè)性的統(tǒng)一。既有一般秘書所共有的說話特征，也有個(gè)人說話實(shí)踐中形成的個(gè)性特征。這樣才不至于千人一面，眾口一詞，才會(huì)形成多姿多彩的語言表達(dá)技巧。秘書是領(lǐng)導(dǎo)同外界聯(lián)系的媒介，從秘書身上，可以看到領(lǐng)導(dǎo)的影子。比如，秘書待人熱情、親切、文明、禮貌，人們會(huì)聯(lián)想到其領(lǐng)