證券公司行政印章管理暫行辦法

證券公司行政印章管理暫行辦法 第一章 總則 第一條 為規(guī)范公司行政印章的刻制、使用、管理和停用，特制定本辦法。 第二條 國泰君安證券股份有限公司行政印章是指經(jīng)批準(zhǔn)刊以單位法定全稱的公司、分公司及其它分支機(jī)構(gòu)的行政公章和專用于業(yè)務(wù)的人名用章，是行使權(quán)力和承擔(dān)法律責(zé)任的標(biāo)志。行政公章包括正式印章和專用印章。 其中： （一）正式印章 :指公司章、董事會章、監(jiān)事會章以及公司所屬分支機(jī)構(gòu)印章。 （二）專用印章 :指公司財(cái)務(wù)專用章、人事專用章、各業(yè)務(wù)管理委員會章、董事會辦公室章、總裁辦公室章、監(jiān)事會辦公室章、保衛(wèi) 工作專用章以及分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)專用章、分公司人事專用章等用于指定用途的印章。 （三）人名用章 :指以公司法定代表人、分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人以個人名義刻制的用于公務(wù)的簽名章或印鑒章。 第三條 公司發(fā)布或報(bào)送文件使用公司正式印章；分支機(jī)構(gòu)發(fā)布或報(bào)送文件由其辦公室統(tǒng)一辦理，使用本單位正式印章。公司各部門與機(jī)構(gòu)簽署業(yè)務(wù)合同、協(xié)議一律使用公司章；分支機(jī)構(gòu)對外用章按規(guī)定使用分支機(jī)構(gòu)正式印章或公司章。在公司授權(quán)的情況下，各分支機(jī)構(gòu)簽署業(yè)務(wù)合同協(xié)議可使用本機(jī)構(gòu)正式印章。 第四條 公司印章的主管部門為總裁辦，其主要職責(zé)是：擬訂行政印章 管理規(guī)章制度，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施；管理公司總部各類印章的申請刻制；對公司各類印章、分公司正式印章管理和使用的監(jiān)督；公司總部各類停用印章及分公司停用的正式印章的封存和銷毀。 第五條 公司會計(jì)部是公司總部財(cái)務(wù)專用章及印鑒章的使用和保管部門，其主要職責(zé)是：在授權(quán)范圍內(nèi)使用上述印章并按公司印章管理規(guī)定妥善保管印章。 各分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)國家財(cái)務(wù)管理規(guī)定，在公司授權(quán)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)使用和管理其財(cái)務(wù)專用章及分支機(jī)構(gòu)人名章，按公司印章管理規(guī)定保管相關(guān)印章，并接受上級主管部門和分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的監(jiān)督。具體監(jiān)督辦法另行制訂。 第六條 分支機(jī)構(gòu)辦公室是該單位的印章綜合管理部門，其主要職責(zé)是：管理本單位各類印章的刻制，印章（除財(cái)務(wù)專用章外）的使用、管理和監(jiān)督；停用專用印章、人名章的封存和銷毀。 分公司辦公室負(fù)責(zé)對所屬營業(yè)部正式印章的管理和使用進(jìn)行監(jiān)督。 第七條 印章的使用范圍 （一）國泰君安證券股份有限公司印章： 發(fā)送正式公文、電函、傳真件等； 報(bào)送或下達(dá)各類業(yè)務(wù)計(jì)劃、業(yè)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等； 授權(quán)委托書、人事任免、勞動合同、對外介紹等； 簽定重要業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等； 上崗證、先進(jìn)集體和個人榮譽(yù)證書等； 需 要代表本單位加蓋行政公章的其他批件、文本、憑證、材料等。 （二）董事會、監(jiān)事會印章使用根據(jù)公司章程規(guī)定的范圍及職權(quán)行使。 （三）分公司和營業(yè)部印章使用范圍，為根據(jù)公司、分公司的授權(quán)用于第七條第（一）款的全部或部分項(xiàng)目。 （四）各業(yè)務(wù)管理委員會印章使用范圍 1在其職權(quán)范圍內(nèi)，與公司內(nèi)部對口業(yè)務(wù)部門的電文、通知、函件等工作聯(lián)系； 2用于對外工作介紹信和授權(quán)范圍內(nèi)的工作函件等。 （五）其他專用章根據(jù)公司有關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)定使用。 第八條 各類印章的規(guī)格、材質(zhì)、刊文內(nèi)容和字體 （一）規(guī)格和材質(zhì) 公司印章、董事會印章 、監(jiān)事會印章，外直徑為 45毫米； 2公司專用章（除財(cái)務(wù)專用章外）和分公司印章，外直徑為 42毫米； 3分公司人事專用章和營業(yè)部印章，外直徑 40毫米。 以上印章全為圓形，帶五角星，塑質(zhì)。 4財(cái)務(wù)專用章、人名章的規(guī)格、材質(zhì)根據(jù)有關(guān)主管機(jī)關(guān)的規(guī)定執(zhí)行。 （二）刊文內(nèi)容和字體 各級單位印章的部門刊文名稱，應(yīng)嚴(yán)格與有關(guān)批準(zhǔn)單位所規(guī)定的全稱相一致。 各級單位正式印章刊文名稱，應(yīng)自左向右環(huán)行。 公司專用章（除財(cái)務(wù)專用章外），上端單位全稱刊文自左向右環(huán)行，下端專用名稱刊文橫行。 民族自治地方的分公司或營 業(yè)部印章，應(yīng)當(dāng)并刊漢字和當(dāng)?shù)赝ㄓ玫拿褡逦淖帧?各級印章的印文，必須使用由國務(wù)院頒布的簡體字，字體為標(biāo)準(zhǔn)宋體。 第二章 印章的刻制 第九條 印章刻制和更換的申請和審批 （一）公司印章、董事會和監(jiān)事會印章，由公司總裁辦根據(jù)有關(guān)單位核發(fā)的證、照及有關(guān)批準(zhǔn)文件制發(fā)。 （二）分公司、營業(yè)部印章，由分公司、營業(yè)部根據(jù)有關(guān)批準(zhǔn)單位核發(fā)的證、照及有關(guān)批準(zhǔn)文件制發(fā)。 （三）各類專用章應(yīng)依照本辦法第一章第二條規(guī)定的范圍制發(fā)。公司內(nèi)部各部門之間信函往來，以部門負(fù)責(zé)人簽字或內(nèi)部網(wǎng)上部門信箱為準(zhǔn)。若部門因工作需要而要求刻 制印章，應(yīng)另行申請，限定使用范圍，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可刻制。 （四）印章不能繼續(xù)使用的，使用單位應(yīng)向上級單位提出書面制發(fā)申報(bào)。 第十條 印章的刻制 公司總部各類印章由總裁辦到公安機(jī)關(guān)辦理有關(guān)手續(xù)后在公安機(jī)關(guān)指定的專營單位刻制。 分支機(jī)構(gòu)的各類印章由各分支機(jī)構(gòu)提出申請，經(jīng)公司總裁辦與相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門同意后刻制，印模交由公司總裁辦和相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門留存。 第十一條 公司總裁辦、分支機(jī)構(gòu)辦公室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)印章的刻制。 第三章 印章的頒領(lǐng)及啟用 第十二條 印章的頒領(lǐng) 領(lǐng)取印章時，制發(fā)單位應(yīng)查驗(yàn)領(lǐng)取人身份，領(lǐng)用人應(yīng)在制發(fā)單位的印章登記簿內(nèi)登記印模并逐項(xiàng)完整填寫。 第十三條 印章的啟用 印章啟用前應(yīng)以附有印模的正式文件報(bào)告主管機(jī)關(guān)，通知有關(guān)單位。舊印章報(bào)廢啟用新印章，應(yīng)速將原印章繳還制發(fā)單位。制發(fā)單位應(yīng)做好交接記錄，并上報(bào)或通知有關(guān)部門和有關(guān)單位。 第四章 印章的管理和使用 第十四條 印章管理部門 董事會章、法定代表人簽名章由董事會辦公室負(fù)責(zé)管理；公司章由總裁辦公室負(fù)責(zé)管理；公司人事專用章由人力資源部負(fù)責(zé)管理；公司法定代表人印鑒章、財(cái)務(wù)專用章由公司會計(jì)部負(fù)責(zé)管理 ；各業(yè)務(wù)管理委員會印章由各委員會指定專人管理；其他專用章由相應(yīng)部門專人管理。 分支機(jī)構(gòu)的正式印章由其辦公室負(fù)責(zé)管理 ；財(cái)務(wù)專用章、負(fù)責(zé)人章由會計(jì)部負(fù)責(zé)管理；分公司人事專用章由分公司人事部負(fù)責(zé)管理。 第十五條 印章的保管 各級單位對印章的保管，應(yīng)實(shí)行印章專人保管、負(fù)責(zé)人印章與財(cái)務(wù)專用章分管制度，并嚴(yán)格執(zhí)行保管人交接制度。 正式印章、人事專用章啟用前有關(guān)部門應(yīng)將印章保管人員名單報(bào)公司主管部門備案。印章使用過程中，保管人員如有變動，應(yīng)在變動當(dāng)日內(nèi)通知公司主管部門。 3分支機(jī)構(gòu)啟用負(fù)責(zé)人章、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人章前 ，應(yīng)將該印章保管人員名單分別報(bào)上級主管部門和該單位辦公室備案。印章使用過程中，保管人員如有變動，應(yīng)在變動當(dāng)日內(nèi)通知上級主管部門和該單位辦公室。 4印章保管人因故臨時請假，須更換印章保管人。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)指定臨時保管人，并做好交接記錄。 5印章頒發(fā)單位和使用單位均須把已啟用的各類印章印模，批準(zhǔn)啟用的有關(guān)文件立卷歸檔，永久保存。 6印章應(yīng)存放在安全、保密處。 第十六條 印章的使用 （一）嚴(yán)格執(zhí)行審批制度。除領(lǐng)導(dǎo)核簽批準(zhǔn)的文件外，在使用正式印章前必須填寫印章使用申請單 ,進(jìn)行審批。 1使用董事會章、法定代表 人簽名章須經(jīng)董事長或其授權(quán)委托人批準(zhǔn)，由董事會辦公室辦理。 2使用公司章經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，按規(guī)定權(quán)限報(bào)正、副董事長或正、副總裁審批后交總裁辦公室辦理；經(jīng)總裁明確授權(quán)總裁辦主任的事宜 ,經(jīng)總裁辦主任審批后辦理。 3使用專用印章由公司主管部門審批辦理； 4公司其他印章、分支機(jī)構(gòu)印章的使用按有關(guān)規(guī)定審批辦理。 （二）嚴(yán)格執(zhí)行用印登記制度。用印時，印章保管人員必須在印章使用登記簿內(nèi)做好記錄，并將印章使用申請單存檔，作為用章備查依據(jù)，重要文件用章后應(yīng)同時保留一份原件或復(fù)印件備查。 （三）嚴(yán)格執(zhí)行保管及程序 制度 1各類印章不得攜帶外出使用。確因工作需要，欲將印章帶出單位使用的，必須經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。由印章保管人親自到場（兩人以上）監(jiān)印。 2遇有業(yè)務(wù)需要急須用印的，印章保管人應(yīng)事先征得單位主管領(lǐng)導(dǎo)同意，方可用印，但事后必須補(bǔ)辦手續(xù)。 3印章保管人必須嚴(yán)格按有關(guān)用印規(guī)定和操作程序進(jìn)行。對無手續(xù)或手續(xù)不全的、不符合用印規(guī)定或違反操作程序的，印章保管人有權(quán)拒絕使用印章。 4各類印章使用、保管、審批憑證應(yīng)按年度裝訂成冊，立卷歸檔保存。 第五章 印章的停用 第十七條 印章內(nèi)容需要變更或機(jī)構(gòu)終止時，應(yīng)停止 使用有關(guān)印章并予以封存或銷毀。 第十八條 因印章內(nèi)容變更或機(jī)構(gòu)終止而停止使用印章時，印章管理部門在印章停用五日內(nèi)，由保管人寫出印章停用說明，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后上報(bào)主管單位。 第十九條 停用的印章，按分級管理原則報(bào)批后，由上級主管單位銷毀或封存。 第六章 對違反本規(guī)定行為的處罰 第二十條 對下列違反本管理辦法的行為人員，將給予批評、警告、嚴(yán)重警告、記過、記大過、留司察看等紀(jì)律處分： （一）印章保管不善，造成印章丟失的； （二）未經(jīng)有關(guān)審批人批準(zhǔn)，擅自用印的； （三）超越職權(quán)范圍、業(yè)務(wù)范圍