服務(wù)性行業(yè)公司辦公管理制度.doc

辦公管理制度為了規(guī)范辦公秩序，提高本公司工作質(zhì)量與效率，結(jié)合公司制定的工作手冊，特制定如下辦公管理制度。希全體職工認(rèn)真執(zhí)行。一、辦公室接待工作1、外來人員洽談業(yè)務(wù)或其他事務(wù)時，由辦公室人員專門接待，做好對客人的接待服務(wù)，并要明確的了解客人的來意。若辦公室人員未在場的，則由其他在場人員負(fù)責(zé)接待。2、首問責(zé)任制。即外來人員洽談事務(wù)時，由第一接待人對客人提出的問題作出解釋；需要領(lǐng)導(dǎo)或其他人員解釋的，第一接待人應(yīng)及時向客人介紹，并將客人帶到相關(guān)人員的辦公室；相關(guān)人員未在場時，接待人員應(yīng)將客人的情況作詳細(xì)記錄，留下聯(lián)系方式，并及時轉(zhuǎn)告有關(guān)人員。3、上班時間內(nèi)，公司員工原則上不得長時間會見與工作無關(guān)的親朋好友。4、接待工作完畢，接待人員應(yīng)立即整理好接待區(qū)的衛(wèi)生清潔。二、考勤管理1、辦公室指派專人負(fù)責(zé)公司考勤管理，員工到班時應(yīng)先簽到。2、如因事不能按時到班的，需向考勤人員說明，并在公示牌上公示。3、公司實(shí)行輪流值班制，由辦公室安排值班次序，每日做好交接班。值班主要任務(wù)：A、工作時間內(nèi)及中午留守辦公室；B、監(jiān)督檢查各區(qū)域衛(wèi)生狀況；C、下班時最后下班，并與物管交接清楚后，方能離開公司。三、文件、書籍管理公司所有辦公文件、書籍由辦公室派專人管理。1、項(xiàng)目已完成的文件、書、表、圖等，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人匯集完整，交辦公室專人保管。2、項(xiàng)目未完成的文件、書、表、圖等，由項(xiàng)目經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)保存。待項(xiàng)目完成后，交辦公室專人保管。3、辦公室負(fù)責(zé)檔案管理的人員，應(yīng)將文件、書、表、圖等做好分類，并逐一登記、建檔，妥善保管。4、公司員工需借用已建檔的檔案，須先寫借條注明歸還日期（限期1個月），并在使用后及時歸還。借用期限已到，但還需要繼續(xù)借用的，先辦理歸還手續(xù)后，再辦理借用手續(xù)。5、文件、書籍和檔案管理人員必須每月整理一次，當(dāng)月已收集完整的所有文件， 并編制相關(guān)文檔保管目錄。四、電腦管理1、員工對公司配備自己使用的電腦應(yīng)妥善保管和維護(hù)，并保持系統(tǒng)資料的完整性。不得故意造成損害。2、電腦系統(tǒng)如出現(xiàn)故障，使用人員應(yīng)及時報告負(fù)責(zé)人，以便及時維修，保障業(yè)務(wù)工作順利進(jìn)行。3、不得利用電腦進(jìn)行與工作無關(guān)的活動。五、辦公用品采購及管理1、公司日常辦公用品由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)采購。各部門應(yīng)提前將所需辦公用品清單報辦公室，采購人員在采購前需征詢各部門意見，做好采購項(xiàng)目統(tǒng)計，并列出采購清單，經(jīng)公司負(fù)責(zé)人審查后，進(jìn)行采購。日常用品發(fā)放需做好登記，使用人員簽字。人為損壞的照價賠償。2、重要辦公用品（如電腦等）和經(jīng)久耐用的辦公用品（如辦公桌等），辦公室應(yīng)逐一進(jìn)行統(tǒng)計，并建立該類辦公用品檔案。3、所有員工對自己使用的辦公用品都應(yīng)加以愛護(hù)，并妥善保管。六、清潔衛(wèi)生管理1、公司辦公室內(nèi)要經(jīng)常保持良好的秩序。每個辦公區(qū)和公共區(qū)域要隨時保持清潔、美觀，以樹立公司的良好形象。2、辦公區(qū)衛(wèi)生實(shí)行分區(qū)負(fù)責(zé)制：1)、各辦公桌區(qū)域及獨(dú)立辦公室的衛(wèi)生，由各辦公室人員自行負(fù)責(zé)整理。2)、辦公室負(fù)責(zé)下列區(qū)域的衛(wèi)生整理：A、大廳接待區(qū)； B、會議室； C、大廳內(nèi)花卉； D、經(jīng)理辦公室。3)、環(huán)評部負(fù)責(zé)下列區(qū)域的衛(wèi)生整理：A、辦公大廳除接待區(qū)以外的其余區(qū)域（含廳內(nèi)衛(wèi)生間）； B、平臺。4)、男廁所衛(wèi)生，由 等同志負(fù)責(zé)整理；女廁所衛(wèi)生，由 等同志負(fù)責(zé)整理。5)、窗戶衛(wèi)生，主要由 等同志負(fù)責(zé)，其他同志協(xié)作。6)、公司原則上至少每半年請清潔公司徹底整理一次衛(wèi)生。3、每天早上上班時，先做好各自負(fù)責(zé)區(qū)域的衛(wèi)生，再進(jìn)行例行辦公。4、各衛(wèi)生區(qū)原則上每周至少進(jìn)行一次地毯吸塵。5、公司不定期檢查各個區(qū)域的衛(wèi)生狀況。對衛(wèi)生不合格區(qū)域的有關(guān)人員，在工資中扣發(fā)1020元現(xiàn)金。七、辦公區(qū)安全管理1、辦公室人員負(fù)責(zé)辦公大門的開關(guān)，并妥善保管好鑰匙。2、每天下班前，各辦公人員應(yīng)先將