房地產(chǎn)收發(fā)存管理制度

*開(kāi)發(fā)有限公司材料收發(fā)存管理流程單位負(fù)責(zé)人：財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人： 一、 部門(mén)權(quán)責(zé)：1、生產(chǎn)部門(mén)或者使用部門(mén)負(fù)責(zé)材料申報(bào)及材料領(lǐng)用后的有效使用，申報(bào)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按所需材料申報(bào)、使用，如申報(bào)購(gòu)回后又不使用的，或者使用后又有剩余超過(guò)5%的，將追究申報(bào)人的責(zé)任。在由其協(xié)調(diào)供應(yīng)部門(mén)退貨或降價(jià)處理的情況下。承擔(dān)處理后的材料價(jià)款差額的相應(yīng)額。2、供應(yīng)部門(mén)負(fù)責(zé)市場(chǎng)考察、比價(jià)、采購(gòu)及物資入庫(kù)的全過(guò)程，供應(yīng)人員嚴(yán)格按“材料申購(gòu)單”上填寫(xiě)的品種、數(shù)量、質(zhì)量和期限要求進(jìn)行采購(gòu)。對(duì)超期不辦的，除追究供應(yīng)人員責(zé)任外，相關(guān)部門(mén)應(yīng)承擔(dān)連帶責(zé)任。3、質(zhì)檢（使用）部門(mén)負(fù)責(zé)材料的質(zhì)量驗(yàn)收，并承擔(dān)由于質(zhì)量把關(guān)不嚴(yán)造成損失的責(zé)任。4、倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)負(fù)責(zé)材料申報(bào)內(nèi)容的初審和購(gòu)進(jìn)后的數(shù)量驗(yàn)收，收、發(fā)、存的具體管理及資產(chǎn)的完整保管工作。5、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)材料付款的初審及其應(yīng)付款項(xiàng)的結(jié)算、予付帳款的管理，財(cái)務(wù)部門(mén)有義務(wù)提報(bào)合同違約、材料積壓等異常信息。6、企業(yè)廠長(zhǎng)、經(jīng)理或授權(quán)人員負(fù)責(zé)材料采購(gòu)的申報(bào)簽批、合同擬定、材料入庫(kù)和領(lǐng)用以及材料付款的申報(bào)工作。承擔(dān)材料采購(gòu)入庫(kù)全部過(guò)程的相關(guān)責(zé)任及異常問(wèn)題處理的相關(guān)責(zé)任。二、材料采購(gòu)的申報(bào)1、常用材料：生產(chǎn)部門(mén)按照月初預(yù)算耗用量填制“材料申購(gòu)單”注明采購(gòu)日期，按采購(gòu)程序報(bào)企管中心備案，供應(yīng)部門(mén)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行采購(gòu)；超過(guò)采購(gòu)期限的申報(bào)單自動(dòng)作廢。2、非常用材料：使用部門(mén)應(yīng)提前按采購(gòu)程序報(bào)企管中心批準(zhǔn)，供應(yīng)部門(mén)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行采購(gòu)；3、急用材料：可根據(jù)實(shí)際情況要求的時(shí)間要求進(jìn)行采購(gòu)，事后補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。4、“材料申購(gòu)單”由使用部門(mén)填制，材料申購(gòu)單一式四聯(lián)，一聯(lián)存根聯(lián)，由申報(bào)部門(mén)自留；二聯(lián)交物資采購(gòu)部門(mén)；三聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)作入庫(kù)附件；四聯(lián)由倉(cāng)庫(kù)留存?zhèn)洳?，?jīng)倉(cāng)庫(kù)部門(mén)核定庫(kù)存限量，由企業(yè)負(fù)責(zé)人或授權(quán)人員批準(zhǔn)后,轉(zhuǎn)交供應(yīng)部門(mén)進(jìn)行采購(gòu)。5、倉(cāng)庫(kù)保管員應(yīng)對(duì)所申購(gòu)材料的種類(lèi)及數(shù)量，在短時(shí)間內(nèi)檢查廠內(nèi)庫(kù)存情況，確定現(xiàn)有庫(kù)存中沒(méi)有的，按程序辦理手續(xù)，由供應(yīng)部門(mén)采購(gòu)。6、企業(yè)申報(bào)的材料如果公司內(nèi)部有的，應(yīng)優(yōu)先采購(gòu)內(nèi)部單位的；外部市場(chǎng)價(jià)格低于內(nèi)部單位生產(chǎn)同類(lèi)材料價(jià)格的，企業(yè)可以外部采購(gòu)但是必須取得內(nèi)部加工單位簽署同意或取得比價(jià)報(bào)告（如加工方拒不簽字，可記錄下報(bào)價(jià)人、報(bào)價(jià)等比價(jià)全過(guò)程）后方可采購(gòu)。三、材料采購(gòu)及訂價(jià)1、所屬各單位的主要材料、大宗的輔助材料與五金配件單項(xiàng)價(jià)值在1萬(wàn)元以上的購(gòu)進(jìn)應(yīng)由供應(yīng)人員提供市場(chǎng)考察、比價(jià)報(bào)告，考察比價(jià)報(bào)告交企業(yè)廠長(zhǎng)確認(rèn)“擬訂”采購(gòu)合同，并由分管副總把關(guān)簽訂，采購(gòu)合同應(yīng)通過(guò)公司法務(wù)部審核后生效執(zhí)行。2、合同簽署要求：合同的擬定應(yīng)由專業(yè)技術(shù)人員、供應(yīng)人員共同參加，如下的合同條款約定的必須清楚，譬如仲裁地為我方法院；確認(rèn)價(jià)格是否含稅、包運(yùn)不包運(yùn)價(jià)；違約責(zé)任的扣罰比例；合理?yè)p耗的比例是多少？合理?yè)p耗外的損失由哪方承擔(dān)？驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)是國(guó)標(biāo)、行標(biāo)還是我方的標(biāo)準(zhǔn)；何種類(lèi)型發(fā)票的提供應(yīng)在合同中注明，未注明發(fā)票類(lèi)型的視同提供增值稅發(fā)票。3、經(jīng)法務(wù)部審核后的采購(gòu)合同原件留存本企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)，以便在付款過(guò)程中嚴(yán)格把關(guān)并監(jiān)督合同執(zhí)行的全過(guò)程。對(duì)于主要材料、大宗的輔助材料與五金配件超1萬(wàn)元的購(gòu)進(jìn)沒(méi)有合同的財(cái)務(wù)部門(mén)不予付款。4、材料供應(yīng)環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的問(wèn)題：倘若因價(jià)格造成的問(wèn)題，追究采購(gòu)人員的責(zé)任；到廠后因技術(shù)化驗(yàn)造成的問(wèn)題，應(yīng)追究技術(shù)驗(yàn)收人員的責(zé)任；因合同簽訂不合理造成的問(wèn)題，追究合同簽訂人和審核人的責(zé)任。四、材料的驗(yàn)收、計(jì)量：1、材料到廠后，由供應(yīng)人員將購(gòu)貨合同、購(gòu)貨發(fā)票交倉(cāng)庫(kù)保管人員，倉(cāng)儲(chǔ)人員應(yīng)例行檢查合同及所送貨物是否有材料申購(gòu)單及是否與申購(gòu)單相符。2、計(jì)量：標(biāo)準(zhǔn)（袋、桶等）盛裝的材料經(jīng)質(zhì)檢人員檢驗(yàn)質(zhì)量后，由倉(cāng)儲(chǔ)人員監(jiān)磅，取過(guò)磅數(shù)與標(biāo)準(zhǔn)袋重量最低數(shù)量入庫(kù)。（1）、監(jiān)磅人員應(yīng)先要求送貨人員必須離開(kāi)駕駛室，然后親自檢查駕駛室內(nèi)是否有人員、可移動(dòng)的重物存在，檢查完畢后才能過(guò)磅。（2）、在檢查過(guò)程中，監(jiān)磅人員發(fā)現(xiàn)送貨人員不主動(dòng)離開(kāi)駕駛室的，監(jiān)磅人員在取得對(duì)方簽字認(rèn)可后，扣除對(duì)方雙倍的重量。（3）、在檢查中，發(fā)現(xiàn)監(jiān)磅人員檢查不力駕駛員未下車(chē)的，對(duì)監(jiān)磅人員處以造成損失雙倍罰款。3、對(duì)于需要稱重的材料，由倉(cāng)庫(kù)保管員安排供應(yīng)商到華盛地磅室過(guò)磅并負(fù)責(zé)監(jiān)磅。 （1）、不需過(guò)車(chē)皮的，監(jiān)磅人直接從過(guò)磅單上蓋章（分辨經(jīng)辦人責(zé)任的圖章）處相應(yīng)的位置簽字并注明具體時(shí)間。（2）、需過(guò)車(chē)皮的，監(jiān)鎊人員必須跟蹤材料毛重、皮重、凈重的全過(guò)程，并在過(guò)磅單上蓋章（分辨經(jīng)辦人責(zé)任的圖章）處相應(yīng)的位置簽字并注明具體時(shí)間，過(guò)磅業(yè)務(wù)較多的企業(yè)可以專設(shè)財(cái)務(wù)監(jiān)磅人員輪流監(jiān)磅。（3）、檢驗(yàn)人員質(zhì)檢后同意卸貨的，檢驗(yàn)人員在過(guò)磅單或質(zhì)量檢驗(yàn)單上簽字；如果質(zhì)量達(dá)不到要求，質(zhì)檢人員應(yīng)在過(guò)磅單或質(zhì)量檢驗(yàn)單上注明扣除噸數(shù)，收料員必須現(xiàn)場(chǎng)收料，以確保送貨人將原料卸干凈，然后在過(guò)磅單上簽字并注明具體收料時(shí)間，對(duì)于有扣噸數(shù)的過(guò)磅單應(yīng)要求送貨人在“承運(yùn)人或送貨人欄”簽字確認(rèn)數(shù)量。確認(rèn)質(zhì)量、數(shù)量后的過(guò)磅單由收料員填制材料入庫(kù)單。過(guò)磅單、材料入庫(kù)單由收料員轉(zhuǎn)交企業(yè)負(fù)責(zé)人或授權(quán)人員簽批“同意入庫(kù)”。（4）、對(duì)未在現(xiàn)場(chǎng)收料的保管員，發(fā)現(xiàn)一次處以50-200元罰款。（5）、若任何部門(mén)對(duì)所購(gòu)材料有異議，原料不能入庫(kù)。（6）、非生產(chǎn)急需的材料，原則上不得夜間收貨，避免因質(zhì)量驗(yàn)收和計(jì)量不準(zhǔn)確造成損失。4、質(zhì)檢部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照化驗(yàn)單上的化驗(yàn)結(jié)果確定材料扣減的比率，確實(shí)無(wú)法化驗(yàn)的，應(yīng)由二人以上的專業(yè)人員驗(yàn)收，因質(zhì)量、水分需要扣除數(shù)量的材料應(yīng)在“質(zhì)量驗(yàn)收單”上填寫(xiě)清楚，對(duì)實(shí)際驗(yàn)收的數(shù)量、質(zhì)量與要求不一致的必須取得供應(yīng)商的簽字確認(rèn)。五、材料入庫(kù)：1、對(duì)于入庫(kù)材料超出“材料申購(gòu)單”范圍以外的，倉(cāng)庫(kù)保管人員有權(quán)拒絕辦理入庫(kù)手續(xù)。2、對(duì)有隱蔽質(zhì)量問(wèn)題的材料，化驗(yàn)結(jié)果不能及時(shí)確定的，需經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，倉(cāng)庫(kù)保管員可先預(yù)收數(shù)量，并填寫(xiě) “代保管物品收到條”，待質(zhì)檢部門(mén)出具“質(zhì)量驗(yàn)收單”后，方可按上述要求填制入庫(kù)單辦理入庫(kù)，并收回“代保管物品收到條”作廢。3、 門(mén)對(duì)于當(dāng)天收到的材料應(yīng)當(dāng)天開(kāi)具入庫(kù)單（對(duì)需要化驗(yàn)期的材料應(yīng)以“質(zhì)量驗(yàn)收單”出具之日為材料入庫(kù)日），嚴(yán)禁以各種理由拖延開(kāi)具入庫(kù)單或直接為客戶開(kāi)具收到條。4、 特殊情況嚴(yán)禁各使用部門(mén)不經(jīng)過(guò)倉(cāng)庫(kù)部門(mén)驗(yàn)收入庫(kù)，將購(gòu)買(mǎi)的材料直接使用，然后將發(fā)票交倉(cāng)庫(kù)部門(mén)補(bǔ)辦入庫(kù)單、領(lǐng)料單。5、 入庫(kù)單上的材料價(jià)格如是運(yùn)到價(jià)格，在入庫(kù)單上同時(shí)開(kāi)出運(yùn)費(fèi)金額，并列出計(jì)算過(guò)程，材料運(yùn)費(fèi)和材料價(jià)款要分別列在同一份入庫(kù)單上，入庫(kù)單結(jié)算運(yùn)費(fèi)聯(lián)交運(yùn)輸部門(mén)作為結(jié)算運(yùn)費(fèi)的依據(jù)（絕不允許以其它聯(lián)次代替）。6、 公司內(nèi)部轉(zhuǎn)移的材料，必須帳隨物走，轉(zhuǎn)移材料的同時(shí)辦理轉(zhuǎn)帳手續(xù)，不予辦理由轉(zhuǎn)出單位與轉(zhuǎn)入單位單位負(fù)責(zé)人與主管會(huì)計(jì)共同承擔(dān)責(zé)任。7、 各單位財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，對(duì)各供應(yīng)商材料供貨、付款、予付款情況進(jìn)行跟蹤管理，每季度必須通過(guò)對(duì)帳函或電話等方式與供應(yīng)商核對(duì)往來(lái)帳項(xiàng)。8、 倉(cāng)庫(kù)部門(mén)對(duì)簽批齊全的“材料申購(gòu)單”、“質(zhì)量驗(yàn)收單”、“過(guò)磅單”“材料入庫(kù)單”“領(lǐng)料單”應(yīng)于次日早轉(zhuǎn)交到財(cái)務(wù)部門(mén)入帳。財(cái)務(wù)部門(mén)依據(jù)入庫(kù)單作暫估入帳，待供應(yīng)商持發(fā)票附材料入庫(kù)單結(jié)算。9、 材料入庫(kù)單供應(yīng)商名稱必須與合同的簽約方及收款單位一致，發(fā)票類(lèi)型要在入庫(kù)單上注明。10、 材料入庫(kù)單附發(fā)票聯(lián)、結(jié)算運(yùn)費(fèi)聯(lián)集中發(fā)放，領(lǐng)單人（承運(yùn)方或供應(yīng)商）在附發(fā)票聯(lián)、結(jié)算運(yùn)費(fèi)聯(lián)發(fā)放登記表上簽字。六、原材料出庫(kù)控制1、根據(jù)生產(chǎn)需要，材料使用部門(mén)開(kāi)具材料出庫(kù)單（注明用途），經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人或授權(quán)人簽批后，由領(lǐng)料人到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取，嚴(yán)禁以急用為理由，先領(lǐng)用后開(kāi)單或白條頂庫(kù)。大宗主要生產(chǎn)用材料，按配方加合理?yè)p耗后，由使用部門(mén)填制領(lǐng)料單，辦理簽批手續(xù)后出庫(kù)。2、確因特殊情況，需要未驗(yàn)收就使用的，應(yīng)由使用部門(mén)填寫(xiě)“急用材料報(bào)告”，經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可使用。3、對(duì)于生產(chǎn)過(guò)程中經(jīng)常使用的材料，領(lǐng)用量不準(zhǔn)超過(guò)一天的使用量，嚴(yán)禁超額領(lǐng)用，或以使用方便為由，在車(chē)間（工地）另設(shè)倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)存材料。倉(cāng)庫(kù)保管人員應(yīng)對(duì)領(lǐng)用的材料進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，按月對(duì)材料的使用情況進(jìn)行清查，必要時(shí)應(yīng)責(zé)成使用單位建立材料使用備查薄。4、對(duì)于材料領(lǐng)用后又在兩天內(nèi)未使用的，應(yīng)責(zé)成使用單位退回，使用單位退回的材料應(yīng)由使用單位填寫(xiě)材料退回申請(qǐng)單，注明退回原因經(jīng)使用單位負(fù)責(zé)人、單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后到倉(cāng)庫(kù)辦理退料手續(xù)。并追究領(lǐng)料人員的責(zé)任，每次處以50-200元罰款。5、領(lǐng)料單當(dāng)日內(nèi)有效，在當(dāng)日內(nèi)如有退貨，要把領(lǐng)料單所有聯(lián)次全部附在領(lǐng)料單上，并加蓋“作廢”章，如在次日退貨，用領(lǐng)料單紅沖作為退貨入庫(kù)依據(jù)。6、銷(xiāo)售材料的出庫(kù)：應(yīng)與銷(xiāo)售產(chǎn)品一樣，必須有財(cái)務(wù)部門(mén)開(kāi)具的銷(xiāo)貨清單（或出門(mén)證、出租出借物料單），倉(cāng)庫(kù)保管人員才能發(fā)貨，保衛(wèi)部門(mén)才能放行。嚴(yán)禁以企業(yè)負(fù)責(zé)人或其他部門(mén)負(fù)責(zé)人的話語(yǔ)或批條發(fā)貨、放行，發(fā)現(xiàn)一次，提請(qǐng)總公司保衛(wèi)部門(mén)對(duì)保衛(wèi)人員處以貨物價(jià)值50%-100%并不低于100元的罰款。七、材料庫(kù)存保管：1、材料的存放應(yīng)按區(qū)域排放整齊、便于清點(diǎn)，當(dāng)日業(yè)務(wù)要及時(shí)記帳和更新卡片，必須做到日清月結(jié)，確保倉(cāng)庫(kù)物資每時(shí)每刻的帳、卡、物相符，并且記帳依據(jù)要齊全、完整。2、 倉(cāng)庫(kù)保管人員應(yīng)對(duì)所保管的材料要定期進(jìn)行清查，發(fā)生的盤(pán)盈、盤(pán)虧、火災(zāi)、被盜、腐爛變質(zhì)、貶值和超過(guò)三個(gè)月積壓未用等無(wú)形的損失，應(yīng)及時(shí)上報(bào)主管部門(mén)（企業(yè)負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)部門(mén)），同時(shí)應(yīng)注明原因及責(zé)任人。3、 倉(cāng)庫(kù)保管員應(yīng)確保材料的安全存放，作好六防工作：即防火、防盜、防丟失、防蟲(chóng)叮鼠咬、防霉變、防雨雪。保持倉(cāng)庫(kù)的衛(wèi)生清潔。八、廢品、廢料管理1、車(chē)間（鋁合金、木工車(chē)間）生產(chǎn)或工地建設(shè)產(chǎn)生的廢品、廢料要求及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，入庫(kù)時(shí)必須進(jìn)行過(guò)磅或通過(guò)其他可行的計(jì)量手段準(zhǔn)確確認(rèn)數(shù)量，由倉(cāng)庫(kù)保管員監(jiān)磅并驗(yàn)收入庫(kù)，入庫(kù)單上要求有生產(chǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字，以證明確屬?gòu)U品、廢料。2、已經(jīng)入庫(kù)廢品、廢料的管理視同庫(kù)存材料的管理要求。3、需要出售時(shí)，總公司有規(guī)定的