軟考-高級(jí)項(xiàng)目經(jīng)理-信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師論文-溝通管理.docx

溝通管理 -信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師論文2013年5月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理參與了 XX 市第一人民醫(yī)院PACS/RIS項(xiàng)目的建設(shè)，該項(xiàng)目投資共 80 萬元人民幣，建設(shè)工期為 3個(gè)月，通過該項(xiàng)目的建設(shè)，構(gòu)建了該醫(yī)院醫(yī)學(xué)影像的存儲(chǔ)、通訊及全影像科室信息管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)學(xué)影像信息數(shù)字化、集成化、網(wǎng)絡(luò)化的運(yùn)行和管理；實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)影像信息與醫(yī)院現(xiàn)有的跨系統(tǒng)信息集成及流程管理；最終達(dá)到全部影像資料的數(shù)字化存儲(chǔ)與歸檔管理，實(shí)現(xiàn)影像軟閱讀、無片化的院內(nèi)動(dòng)作模式。，該項(xiàng)目于 2013年 8 月， 通過了業(yè)主方的驗(yàn)收， 贏得了用戶的好評(píng)。 本文結(jié)合作者的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)， 以該項(xiàng)目為例，討論了信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)過程中的溝通管理，主要從如下幾個(gè)方面進(jìn)行了闡述： 編制溝通管理計(jì)劃、信息分發(fā)、績(jī)效報(bào)告、項(xiàng)目干系人管理。2013 年 5 月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理參與了XX市第一人民醫(yī)院PACS/RIS項(xiàng)目的建設(shè)，該項(xiàng)目投資共 80 萬元人民幣，建設(shè)工期為 3個(gè)月 ，通過該項(xiàng)目的建設(shè)，構(gòu)建了該醫(yī)院醫(yī)學(xué)影像的存儲(chǔ)、通訊及全影像科室信息管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)學(xué)影像信息數(shù)字化、集成化、網(wǎng)絡(luò)化的運(yùn)行和管理；實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)影像信息與醫(yī)院現(xiàn)有的跨系統(tǒng)信息集成及流程管理；最終達(dá)到全部影像資料的數(shù)字化存儲(chǔ)與歸檔管理，實(shí)現(xiàn)影像軟閱讀、無片化的院內(nèi)動(dòng)作模式。該系統(tǒng)采用C+語言開發(fā)，數(shù)據(jù)庫(kù)采用sql server 2008 R2，采用C/S架構(gòu)，兩臺(tái)IBM X3850服務(wù)器采用windows 2008 R2雙機(jī)cluster群集架構(gòu)。由于本項(xiàng)目涉及一個(gè)管理科室，五個(gè)業(yè)務(wù)科室，因此，溝通管理尤為重要，在本項(xiàng)目中，我作為項(xiàng)目經(jīng)理，除了對(duì)其余管理領(lǐng)域進(jìn)行嚴(yán)格把控外，特別對(duì)溝通管理從如下幾個(gè)方面進(jìn)行了管理。1、 編制溝通管理計(jì)劃作為一名合格的項(xiàng)目管理者，做任何事情之前都應(yīng)該做好計(jì)劃，由于該項(xiàng)目涉及干系人較多，所以在指定項(xiàng)目溝通計(jì)劃之前，我首先對(duì)項(xiàng)目干系人進(jìn)行了分類，并對(duì)其各自的特點(diǎn)進(jìn)行了分析：該項(xiàng)目的主要干系人包括：客戶方的領(lǐng)導(dǎo)管理層?？蛻舴降膶?shí)際業(yè)務(wù)操作人員、我公司高層領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目開發(fā)團(tuán)隊(duì)成員。各類人員均有其不同的特點(diǎn)，同時(shí)也有著不同的溝通需求。客戶方的領(lǐng)導(dǎo)管理層是整個(gè)項(xiàng)目的關(guān)鍵干系人，必須對(duì)他們提車的需求予以高度重視，溝通方式也要比較正式，溝通文檔要規(guī)范化。對(duì)于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成員，他們的技術(shù)水平高，創(chuàng)造性槍，但同時(shí)也擁有一定的個(gè)性。因此在溝通過程中，更應(yīng)注重他們的特點(diǎn)，并且溝通方式要靈活多樣，這樣才能保障信息傳遞的高效和準(zhǔn)確。而作為我方公司的高層領(lǐng)導(dǎo)，他們所需要得到的信息則更偏向成本、效益方面；所以對(duì)于他們而言，簡(jiǎn)明扼要的項(xiàng)目匯報(bào)材料、績(jī)效報(bào)告就是與他們實(shí)現(xiàn)有效的溝通，并取得他們對(duì)項(xiàng)目的支持與信任的有效手段。比如：由于此次項(xiàng)目甲方的負(fù)責(zé)科室是信息科，我們平時(shí)也是和信息科的人員溝通，所以在做計(jì)劃時(shí)，把信息科主任作為甲方的第一溝通對(duì)象，進(jìn)行整個(gè)項(xiàng)目工作詳細(xì)的溝通，其他五個(gè)業(yè)務(wù)科室都各挑選一名科室管理員，進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施的溝通，但是信息科和下面科室是平級(jí)的，可能在協(xié)調(diào)事情時(shí)，下面科室會(huì)不配合，所以特意把主管信息這塊的院長(zhǎng)也列入到計(jì)劃中，遇到難以協(xié)調(diào)的問題到時(shí)可以讓其幫助協(xié)調(diào)。并計(jì)劃每周都要和信息科主任溝通項(xiàng)目的進(jìn)展情況以及需要協(xié)調(diào)的事宜，并且要在每周五下班前，將整理好的項(xiàng)目周報(bào)，以電子郵件的方式發(fā)給信息科主任。2、 信息的分發(fā)信息分發(fā)是向各項(xiàng)目干系人及時(shí)的提供所需要的信息。隨著項(xiàng)目的推進(jìn)，每到一個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，我都會(huì)要求項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)整理好各干系人需要的相關(guān)項(xiàng)目信息，經(jīng)過我審核確認(rèn)無誤后，按不同的干系人分別羅列不同的信息，比如，將整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度情況及需要醫(yī)院配合的信息打印出來，找信息科主任當(dāng)面溝通，并讓他簽收，還會(huì)通過電子郵件再發(fā)送給信息科主任，抄送給主管信息院長(zhǎng)。其他醫(yī)技科室就把他們本科室的項(xiàng)目進(jìn)展與科室管理員進(jìn)行溝通。我還建立了一個(gè)項(xiàng)目QQ群，把我們項(xiàng)目小組的成員，以及醫(yī)院相關(guān)的項(xiàng)目干系人都加進(jìn)來了，平時(shí)也能實(shí)時(shí)溝通交流，醫(yī)院有些人由于從未接觸過PACS/RIS，對(duì)一些專業(yè)用語不太了解，所以我們溝通時(shí)盡量把一些難懂的專業(yè)術(shù)語口語化解釋。而公司內(nèi)部我也會(huì)將每周項(xiàng)目周報(bào)，通過郵件發(fā)送給部門總監(jiān)以及此項(xiàng)目的銷售人員。3、 績(jī)效報(bào)告項(xiàng)目小組每周一都要召開項(xiàng)目周例會(huì)，各小組成員都要在會(huì)議上對(duì)照工作計(jì)劃，核對(duì)有無按照計(jì)劃完成應(yīng)該完成的工作，如果有工作未按計(jì)劃完成，需解釋具體原因，大家一起研究如何解決問題，并指定相關(guān)負(fù)責(zé)人，限期完成。檢查已完成的工作，并預(yù)測(cè)項(xiàng)目的進(jìn)展。會(huì)后整理好績(jī)效報(bào)告，按各干系人的需求發(fā)送給他們，起初各科室管理員認(rèn)為這些績(jī)效報(bào)告對(duì)他們無用，他們并不會(huì)去看這些文檔，并有些排斥，認(rèn)為是在浪費(fèi)他們的時(shí)間。我發(fā)現(xiàn)后，及時(shí)的與他們溝通，告訴他們這個(gè)績(jī)效報(bào)告能讓他們充分了解項(xiàng)目進(jìn)行情況，以及他們科室申請(qǐng)的變更狀態(tài)，這樣才能讓項(xiàng)目有序的進(jìn)行。通過我多次溝通后，他們都能理解這么做的原因，并且有時(shí)還會(huì)主動(dòng)過來與我們溝通項(xiàng)目情況。4、 項(xiàng)目干系人的管理本項(xiàng)目干系人較多，而且各干系人的立場(chǎng)都不相同，為了平衡各干系人的期望，干系人的管理就尤為重要。在項(xiàng)目實(shí)施的過程中，由于從他們之前使用的系統(tǒng)更換成我們的系統(tǒng)，難免會(huì)產(chǎn)生一些需求，用戶提出需求后，我們會(huì)積極與他們溝通，如果是一些不合理的需求，我們也會(huì)和他解釋，為什么不能這樣修改。比如我們系統(tǒng)有一個(gè)手工登記的功能，沒收費(fèi)的病人也可以錄入系統(tǒng)，并能發(fā)出報(bào)告，院長(zhǎng)認(rèn)為這樣會(huì)是個(gè)漏洞，方便醫(yī)技科室給熟人做免費(fèi)的檢查，影響醫(yī)院的收入，院長(zhǎng)想從管理的角度，限制這種情況，提出必須要收費(fèi)的檢查，我們系統(tǒng)才能錄入并出報(bào)告。經(jīng)過與各科室溝通，平時(shí)會(huì)有一些非常緊急的病人，必須要先檢查，出報(bào)告后再去補(bǔ)費(fèi)，如果限制了手工登記，則此部分特殊病人將無法及時(shí)檢查，會(huì)影響到醫(yī)生及時(shí)診斷，耽誤治療。最后各方商討出一個(gè)方案，通過賬號(hào)權(quán)限管理，每個(gè)醫(yī)技科室都有一部分醫(yī)生有手工登記的權(quán)限，這樣的話，能盡量減少科室醫(yī)生給熟人做檢查的情況，也能讓緊急病人正常就診。并且月底會(huì)將此部分手工錄入的檢查與醫(yī)院收費(fèi)系統(tǒng)逐一核對(duì)，如果手工錄入的報(bào)告無法找到對(duì)應(yīng)的收費(fèi)，則會(huì)追溯到此份報(bào)告的書寫醫(yī)生，進(jìn)行處理。院長(zhǎng)也認(rèn)可這個(gè)方案，最后這個(gè)矛盾順利解決。經(jīng)過我們團(tuán)隊(duì)的努力，項(xiàng)目如期通過甲方的驗(yàn)收，建成了醫(yī)院醫(yī)學(xué)影像的存儲(chǔ)、通訊及全影像科室信息管理系統(tǒng)，優(yōu)化了醫(yī)技檢查的流程，方便了臨床醫(yī)生快速的調(diào)閱病人的診斷報(bào)告和檢查影像，也方便了病人做檢查。得到了醫(yī)院各科室的一致好評(píng)。本項(xiàng)目的成功得益于本人成功的溝通管理，當(dāng)然，本項(xiàng)目中，還有一些不足之處，比如：在項(xiàng)目的實(shí)施過程中，由于醫(yī)