我國會計電算化的現(xiàn)狀發(fā)展進(jìn)程存在的主要問題及處理對策

我國會計電算化的現(xiàn)狀發(fā)展進(jìn)程存在的主要問題及處理對策摘要：在網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)時代,會計電算化已成為當(dāng)前會計工作的主要工具,是提高工作效率,運用計算機技術(shù)代替手工記賬的基本方式。但由于各方面的原因,我國的會計電算化在人們的思想上、法制上、軟硬件上及安全措施等方面卻存在著諸多問題。本文在研究我國企業(yè)會計電算化現(xiàn)狀及存在問題基礎(chǔ)上,有針對性地提出了解決問題的對策和措施。關(guān)鍵詞：會計電算化我國的會計電算化工作起步較晚,從20世紀(jì)70年代末才開始,經(jīng)歷了嘗試階段、自發(fā)發(fā)展階段和有組織、有計劃地穩(wěn)步發(fā)展階段,到目前的管理型會計軟件發(fā)展階段。在這多年的發(fā)展過程中,已取得了長足的進(jìn)步,商品化、通用化的財務(wù)軟件得到了廣泛的應(yīng)用。已經(jīng)通過財政部認(rèn)可的軟件就有40多種,加上各省財政部門認(rèn)可并使用的,總計達(dá)200多種,再加上各企事業(yè)單位自行開發(fā)的,更是不勝枚舉。許多會計軟件的開發(fā)已經(jīng)走向?qū)I(yè)化、商品化、社會化的軌道,但同時我們還應(yīng)看到我國目前會計電算化的普及程度還很低,約80%的企業(yè)還處在手工記賬階段的實際情況下,這就迫切要求大多數(shù)企、事業(yè)單位實施會計電算化。從已經(jīng)實現(xiàn)會計電算化單位的經(jīng)驗教訓(xùn)及將要實施電算化的單位來看,在開展會計電算化工作的過程中筆者認(rèn)為應(yīng)充分注意以下幾方面的問題。一、會計電算化進(jìn)程中存在的主要問題(一)尚未充分認(rèn)識到電算化的重要性。我國電算化事業(yè)起步較晚,人們的思維觀念還未充分認(rèn)識到電算化的意義及重要性。多數(shù)單位電算化應(yīng)用于代替手工核算,僅僅是從減輕會計人員負(fù)擔(dān)、提高核算效率方面入手,根本未認(rèn)識到建立完整的會計信息系統(tǒng)對企業(yè)的重要性,使現(xiàn)有會計提供的信息不能及時、有效地為企業(yè)決策及管理服務(wù)。同時,在軟件更新及硬件投入等方面支持力度不夠,更不用說建立企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)以及注冊自己的網(wǎng)站,根本沒能利用信息技術(shù)優(yōu)勢來提高企業(yè)運作效率。(二)會計軟件通用性差、集成化程度低。近幾年不少財務(wù)軟件廠商基本是一套軟件使用于不同類型、不同規(guī)模的用戶,對行業(yè)特征和單位的核算特點考慮不夠,導(dǎo)致不少施行電算會計的單位,仍要會計人員做大部分的輔助工作,致使一些企業(yè)對會計電算化處于觀望之中。我國會計電算化軟件的應(yīng)用暴露出一些難以克服的弱點,如系統(tǒng)初始化工作量較大,系統(tǒng)體積大, 企業(yè)難以增加自己所需要的功能等等,而僅就會計電算化系統(tǒng)看,其材料、工資等各核算子系統(tǒng)之間又彼此分隔,缺乏會計數(shù)據(jù)傳輸?shù)膶嵱眯浴⒁恢滦院拖到y(tǒng)性。另外,一個公司購買的會計軟件是不能與從另一個公司購買的其他軟件聯(lián)系在一起的,結(jié)果會計電算化系統(tǒng)往往獨立于其他子系統(tǒng),無法進(jìn)行數(shù)據(jù)交換、信息共享和控制管理,不能與企業(yè)內(nèi)其它管理子系統(tǒng)(庫存、銷售、人事等)集成融為一體,很難形成整個企業(yè)管理信息系統(tǒng)。(三)數(shù)據(jù)保密性、安全性差。很多時候,財務(wù)上的數(shù)據(jù),是企業(yè)的絕對秘密,在很大程度上關(guān)系著企業(yè)的生存與發(fā)展,但幾乎所有的軟件系統(tǒng)都在為完善會計功能和適應(yīng)財務(wù)制度大傷腦筋,卻沒有幾家軟件認(rèn)真研究過數(shù)據(jù)的保密問題。例如成都某公司計算機被盜,內(nèi)存價值百萬元的資料而無任何加密防范措施,該公司的損失已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了計算機本身的價值。而有些軟件所謂的加密,也無非是對軟件本身的加密,防止盜版,不能真正起到數(shù)據(jù)的保密作用,安全性上,更是難如人意,系統(tǒng)一旦癱瘓,或者受病毒侵襲, 或者突然斷電,很難恢復(fù)原來的數(shù)據(jù)。(四)會計電算化檔案管理制度不完善。由于許多單位實行會計電算化時間短,對會計電算化檔案的組成內(nèi)容不甚了解,缺乏管理經(jīng)驗,造成存儲會計檔案的磁盤和會計資料未能及時歸檔,已經(jīng)歸檔的內(nèi)容不完整。沒有及時制定相應(yīng)的會計電算化檔案保管人員職責(zé),從而造成會計檔案被人為破壞和自然損壞,乃至單位會計信息泄密。會計數(shù)據(jù)盤的備份和清理不規(guī)范。實行會計電算化后,應(yīng)及時備份硬盤數(shù)據(jù),并且每次備份不少于兩套,分兩地存放，按時清理磁盤備份,每年至少進(jìn)行一次清除過期數(shù)據(jù)。但一些單位對會計數(shù)據(jù)備份管理未形成制度,隨意性大,一旦會計電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障,會計數(shù)據(jù)將無法恢復(fù)。(五)應(yīng)用會計電算化后,會計制度沒有作相應(yīng)的修改?，F(xiàn)行的財務(wù)會計制度主要是以手工核算為基礎(chǔ)的,應(yīng)用會計電算化后,從賬戶設(shè)置、賬戶登記方法和賬務(wù)處理程序到會計工作的組織、會計系統(tǒng)設(shè)計、內(nèi)部控制的方式和會計檔案的保存介質(zhì)和方法都發(fā)生了變化,因此必須根據(jù)會計電算化的特點,財務(wù)會計制度做出相應(yīng)的修改。由于會計電算化的運用是近幾年才開始的,大多數(shù)單位把主要精力放在軟件使用上,財務(wù)會計制度的滯后影響了會計電算化的發(fā)展。(六)會計軟件的開發(fā)沒有考慮國際化。隨著世界經(jīng)濟(jì)日趨全球化,對外貿(mào)易不斷增加,國際間的交流合作不斷增強,而我國財務(wù)軟件還不具備有多國語言、多種貨幣處理能力,而且在會計核算和財務(wù)管理方面有些不符合國際慣例和國際會計準(zhǔn)則等。還有更深層次的會計文化問題,使得我國會計軟件不能夠滿足現(xiàn)代跨國企業(yè)經(jīng)營和企業(yè)集團(tuán)化發(fā)展的需要。(七)會計人員計算機業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低。目前,不少單位的電算化人員是由過去的會計、出納等經(jīng)過短期培訓(xùn)而來,他們在使用微機處理業(yè)務(wù)的過程中往往很多是除了開機使用財務(wù)軟件之外,對微機的軟硬件知識了解甚少,一旦微機出現(xiàn)故障或與平常見到的界面不同時,就束手無策,即使廠家在安裝會計軟件時都作了系統(tǒng)的培訓(xùn),但一些從未接觸過計算機的會計人員入門還是很慢,而且在上機時經(jīng)常出現(xiàn)誤操作,一旦出錯,可能就會使自己很長時間的工作成果付諸東流,使系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失,嚴(yán)重的導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰。二、對策及建議(一)提高人們對會計電算化的思想及理論認(rèn)識。會計電算化,顧名思義就是電子計算機在會計工作中應(yīng)用的簡稱,就是把以電子計算機為代表的現(xiàn)代化數(shù)據(jù)處理工具和以信息論、系統(tǒng)論、控制論、數(shù)據(jù)庫以及計算機網(wǎng)絡(luò)等新興理論和技術(shù)應(yīng)用于會計核算和財務(wù)管理工作中,以提高財會管理水平和經(jīng)濟(jì)效益,進(jìn)而實現(xiàn)會計工作的現(xiàn)代化。我們應(yīng)當(dāng)而且是必須認(rèn)識到會計電算化不僅改變了會計核算方式、數(shù)據(jù)儲存形式、數(shù)據(jù)處理程序和方法,擴(kuò)大了會計數(shù)據(jù)領(lǐng)域,提高了會計信息質(zhì)量,而且改變了會計內(nèi)部控制與審計的方法和技術(shù),因而推動了會計理論與會計技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展完善,促進(jìn)了會計管理制度的改革,是整個會計理論研究與會計實務(wù)的一次根本性變革。(二)建立一個通用統(tǒng)一的財務(wù)軟件協(xié)議,并與市場細(xì)分相結(jié)合。財務(wù)軟件協(xié)議可以規(guī)定相同的數(shù)據(jù)接口(譬如輸入輸出數(shù)據(jù)庫名稱、格式、類型、字段名稱等),或者規(guī)定公共的轉(zhuǎn)換接口,使不同的數(shù)據(jù)可以相互轉(zhuǎn)換,以被識別、被接受,這樣不同軟件系統(tǒng)下的數(shù)據(jù)可以直接使用,不必再作處理,這樣可降低對操作員的要求,也可使不同系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。建議按農(nóng)業(yè)、工業(yè)、商業(yè)、外貿(mào)、金融、行政機關(guān)、科研單位的特點,分別開發(fā)設(shè)計出適用這些行業(yè)的不同的通用會計電算化軟件,如銀行的流動資產(chǎn)、施工企業(yè)的產(chǎn)成品等,分別根據(jù)其行業(yè)不同或客戶需求設(shè)計出不同的模塊。(三)為了保證會計信息的真實、完整和安全要建立必要的防護(hù)措施。在財務(wù)軟件中增加安全功能,建立預(yù)防病毒的安全措施及必要的技術(shù)防護(hù)措施。會計電算化軟件各層數(shù)據(jù)處理應(yīng)層層設(shè)防,在軟件功能上增加必要的提示功能、檢驗功能和限制功能,要防止操作失誤造成數(shù)據(jù)破壞,操作人員進(jìn)入系統(tǒng)要設(shè)置口令和密碼,以防無關(guān)人員非法進(jìn)入。在系統(tǒng)中應(yīng)建立起操作日志,記錄所有人員對系統(tǒng)所做的操作,包括操作的時間、操作人員姓名、操作內(nèi)容等,這樣一旦出現(xiàn)問題,可以依據(jù)操作日志所提供的線索,對有關(guān)人員進(jìn)行核查。為了防止病毒的侵襲,要堅持使用正版軟件,不能使用盜版或來路不明的軟件,對外來的軟盤要先進(jìn)行病毒檢測,方可在計算機中使用，在計算機中裝入防病毒軟件,這樣在開機時進(jìn)行時實控制,對硬盤進(jìn)行病毒檢測,及時發(fā)現(xiàn)并殺死病毒;定期備份數(shù)據(jù)和文件;不打開和閱讀來歷不明的電子郵件等。此外,要建立必要的技術(shù)防護(hù)措施。為了防止非法用戶和黑客的侵入,可以通過設(shè)置防火墻、采用身份識別系統(tǒng)等技術(shù)防護(hù)措施,將非法用戶拒之網(wǎng)絡(luò)之外,面對重要商業(yè)秘密泄密的問題,可以對軟件的重要信息采用加密技術(shù),以防重要信息在傳輸過程中被泄露。(四)要做好電算化會計檔案管理工作。隨著我國會計電算化事業(yè)的不斷發(fā)展,應(yīng)做好會計電算化會計檔案的管理工作,使其發(fā)揮更大、更好的作用。為了更有效地做好電算化會計檔案管理工作,我們必須根據(jù)電算化會計檔案的特點,分別做好會計檔案的收集、保存、利用等方面的工作。所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(nèi)如一個會計年度,把計算機系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲到磁性介質(zhì)或光盤上,從而脫離于原計算機系統(tǒng)的會計檔案。還要做好電算化會計檔案的管理與保存工作,由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的,根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時應(yīng)準(zhǔn)備雙份即采用AB備份法進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份,并且每份上要注明形成檔案時的時間與操作員姓名,存放在兩個不同的地點,以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。同時還應(yīng)注意電算化會計檔案與對應(yīng)的財務(wù)軟件版本的一致性。電算化會計檔案的利用,即電算化會計檔案的調(diào)閱。在長期開展會計電算化的過程中,隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級,我們所調(diào)閱的會計檔案會有下述兩種情況,即所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當(dāng)前會計電算化系統(tǒng)版本號一致或不一致。前一種情況只需將所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱(或數(shù)據(jù)恢復(fù))功能進(jìn)行調(diào)閱即可，后一種情況只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應(yīng)版本的電算化系統(tǒng),然后再進(jìn)行調(diào)閱。(五)建立一致的會計電算化協(xié)議。應(yīng)由相關(guān)的上級組織部門協(xié)調(diào)各單位情況,提供一個適應(yīng)大多數(shù)單位情況的會計電算化協(xié)議,各單位遵照執(zhí)行,使各單位有共同的工作方式。同時,企業(yè)管理電算化軟件的良好運行,不僅需要具有豐富實踐經(jīng)驗的財會人員有效應(yīng)用系統(tǒng),還需要生產(chǎn)技術(shù)人員、企業(yè)管理人員以及企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)參與和配合,特別注意企業(yè)管理電算化各子系統(tǒng)之間的有機銜接,以保證數(shù)據(jù)的共享。(六)使系統(tǒng)開放并使軟件具有國際水準(zhǔn)。這就要加強自身軟件的更新和完善,使得我國會計軟件能夠滿足現(xiàn)代跨國企業(yè)經(jīng)營和企業(yè)集團(tuán)化發(fā)展的需要;研究如何從我國會計文化的傳統(tǒng)出發(fā),兼顧西方會計文化,開發(fā)出適應(yīng)全球范圍的會計軟件。(七)培養(yǎng)復(fù)合型的會計人才,適應(yīng)會計電算化工作的要求。會計電算化要求財會人員不僅應(yīng)掌握扎實的會計知識和技能,還應(yīng)對計算機和財務(wù)管理知識有比較深刻的了解。只有掌握了比較豐富的管理知識,才能根據(jù)本單位的自身特點,利用電算化會計的特點,為單位預(yù)測、決策和控制等管理工作服務(wù)。因此,在各單位實行會計電算化的過程中,更應(yīng)注意培養(yǎng)會計-計算機-管理型的復(fù)合型人才,以促進(jìn)會計電算化的順利發(fā)展?？傊?會計電算化的施行大大提高了會計信息處理的速度和準(zhǔn)確性,為用戶提供及時準(zhǔn)確的會計信息,有助于加強管理,提高企業(yè)的競爭力，能有效的減輕會計工作人員的負(fù)擔(dān),使他們能從簡單復(fù)雜而又枯燥的記賬算賬中解放出來,以更多的精力從事更主要的管理和決策工作,從而提高了會計人員的地位,使會計的兩個主要分支-財務(wù)會計和管理會計能更有效地互相結(jié)合,互相補充,充分發(fā)揮各自的職能等等。但如果我們對會計電算化工作中存在的上訴問題不重視或不及時解決,將嚴(yán)重阻礙我國會計電算化在會計實踐中的作用和發(fā)展;如果重視并及時解決了這些問題,它必然會促進(jìn)我國會計電算化向更深更遠(yuǎn)層次的發(fā)展,最大程度地提高會計工作水平和會計信息的質(zhì)量,更好地為提高各