第三章 文檔技術(shù).ppt

1、第一部分 會計信息系統(tǒng)導(dǎo)論,第三章 文檔技術(shù),上海財經(jīng)大學(xué)會計學(xué)院 錢玲,學(xué)習(xí)目標(biāo),1、了解文檔技術(shù)的概念 2、了解數(shù)據(jù)流圖 3、了解流程圖及其他文檔技術(shù),學(xué)習(xí)重點,1、掌握數(shù)據(jù)流圖的繪制 2、理解流程圖及其他文檔技術(shù),第一節(jié) 文檔技術(shù)概述,一、什么是文檔技術(shù) 本章所指的文檔，主要指和信息系統(tǒng)的設(shè)計和使用密切相關(guān)的材料，是用來解釋系統(tǒng)運行情況的。 文檔主要分為開發(fā)性文檔和使用性文檔。 開發(fā)性文檔描述了系統(tǒng)開發(fā)過程中的各種分析、設(shè)計情況。 使用性文檔主要用來指導(dǎo)用戶對信息系統(tǒng)更好地操作、利用。 可以采用文字說明的形式、流程圖的形式、或者表格等形式,二、掌握文檔技術(shù)的必要性 首先的要求是，應(yīng)該能夠

2、看得懂別人繪制的文檔，能夠理解所說明的系統(tǒng)的運作情況。 其次，要能夠評價文檔所描述的系統(tǒng)的內(nèi)部控制情況，對內(nèi)部控制的健全與否進(jìn)行判斷，并提出改進(jìn)意見。 最后，最好是能夠?qū)W會編制文檔。,第二節(jié) 數(shù)據(jù)流圖,一、數(shù)據(jù)流圖的特點及其用途 數(shù)據(jù)流圖用于描述數(shù)據(jù)在組織內(nèi)部的流動和處理情況。它描繪的是系統(tǒng)的邏輯模型，不包含任何具體的物理元素，也沒有計算機(jī)術(shù)語，所以能夠很容易地被大多數(shù)人所理解。 數(shù)據(jù)流圖的特點 抽象性 概括性,二、數(shù)據(jù)流圖的基本符號 較常用的有Gane and Sarson符號體系、SSADM符號體系、Yourdon符號體系等。 本課程主要采用Yourdon符號體系。,表示外部實體,表示單向

3、的數(shù)據(jù)流,表示數(shù)據(jù)存儲,表示處理,三、數(shù)據(jù)流圖的繪制方法 自頂向下的方法 首先繪制最概括的、最頂層的、只具有一個處理環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)流圖，也就是總括數(shù)據(jù)流圖（Context Level DFD），它總括地描述了系統(tǒng)的數(shù)據(jù)源點、終點和處理。 將它進(jìn)一步細(xì)化，比較細(xì)致地描繪系統(tǒng)的主要功能。這樣，就得到了0層、1層、2層.數(shù)據(jù)流圖。當(dāng)把系統(tǒng)中的處理分解到最詳細(xì)后（也就是最底層數(shù)據(jù)流圖），就不需要再分解了。,例示 星星工廠的人事部門負(fù)責(zé)記錄和管理每一個員工的基本信息，包括工號、姓名、所屬部門、級別、基本工資等。 如果這些信息有調(diào)整，如職工離職、調(diào)換崗位、基本工資增減等，也是由人事部門負(fù)責(zé)記錄。 有關(guān)員工的基

4、本信息在每次工資計算時都需要用到，由人事部門負(fù)責(zé)將數(shù)據(jù)傳送到財務(wù)部門。,每個月結(jié)束后，各個部門要將員工的考勤、加班和產(chǎn)量工時記錄等送交財務(wù)部門進(jìn)行工資核算。 財務(wù)部門的工資核算員根據(jù)員工的基本情況和考勤等情況計算每一個員工的工資，并代為繳納個人所得稅。 還要按照部門進(jìn)行工資費用的匯總、分配。 根據(jù)工資的計算情況，通知銀行劃賬。 財務(wù)部門將各個部門員工的工資計算情況傳遞到各個部門，并通過各個部門將每一個員工的工資條發(fā)放到員工手中。 財務(wù)部門對工資進(jìn)行各種統(tǒng)計分析，這些統(tǒng)計數(shù)據(jù)要報給相關(guān)管理部門。,繪制總括數(shù)據(jù)流圖 如果一個實體所涉及的活動都不是信息處理活動，則這個實體就是外部實體。如果一個實體涉

5、及信息處理活動，則這個實體就是內(nèi)部實體。 人事部門、各個部門、銀行、員工、管理部門和稅務(wù)部門是外部實體，財務(wù)部門是內(nèi)部實體。,職工考勤等信息,職工基本信息,人事部門,各個部門,員工,銀行,管理部門,工資核算,工資條信息,劃賬通知,稅務(wù)部門,統(tǒng)計信息,納稅申報信息,工資條信息,職工工資信息,劃賬通知,工資統(tǒng)計信息,工資匯總、分配信息,納稅申報信息,職工考勤等信息,職工基本信息,固定工資數(shù)據(jù)文件,人事部門,各個部門,員工,銀行,管理部門,稅務(wù)部門,1. 0 工資計算,變動工資數(shù)據(jù)文件,工資計算文件,2. 0 計算并代繳稅額,3. 0 工資匯總、分配,工資匯總、分配文件,4. 0 工資統(tǒng)計分析,繪制

6、0層數(shù)據(jù)流圖,四、數(shù)據(jù)流圖繪制中的注意事項 數(shù)據(jù)流圖是系統(tǒng)的一個綜合、抽象的描述，它刪除了各種具體的物理因素而表示了整個系統(tǒng)的邏輯結(jié)構(gòu)，即邏輯模型。數(shù)據(jù)流圖的基本要領(lǐng)是描繪“做什么”而不是考慮“怎樣做”。 數(shù)據(jù)流圖關(guān)注的是正常的信息流動過程，通常忽略出錯處理，也不包括諸如打開或關(guān)閉文件之類的內(nèi)部處理。 要明確系統(tǒng)的邊界，要明確系統(tǒng)的起點和終點，要明確哪些內(nèi)容需要包括在系統(tǒng)中。 當(dāng)一個圖中出現(xiàn)的處理超過9個（或者7個）時，應(yīng)該采用畫分圖的方法，也就是把每個主要功能都細(xì)化為一張數(shù)據(jù)流分圖。,數(shù)據(jù)流圖不反映時間的順序；不反映判斷和控制條件；不反映循環(huán)過程。 一般從左向右進(jìn)行繪制。 數(shù)據(jù)流圖中各符號分

7、布要合理、整齊，盡量避免線條的交叉。 各個處理必須具有唯一的名稱。 處理的輸入應(yīng)與其輸出不同。 處理不可能只有輸入而無輸出，只有數(shù)據(jù)去向才可以只有輸入而無輸出。 處理不可能只有輸出而無輸入，只有數(shù)據(jù)來源才可以只有輸出而無輸入。 不能將數(shù)據(jù)從一項數(shù)據(jù)存儲直接移到另一項數(shù)據(jù)存儲。,不能將數(shù)據(jù)從數(shù)據(jù)來源直接移到數(shù)據(jù)存儲。 不能將數(shù)據(jù)從數(shù)據(jù)存儲直接移到數(shù)據(jù)去向。 與系統(tǒng)有關(guān)的任何數(shù)據(jù)都不能從數(shù)據(jù)來源直接移到數(shù)據(jù)去向，必須通過處理來完成。 數(shù)據(jù)流采用單向箭頭來表示。 數(shù)據(jù)流的分叉表示來自同一位置的相同數(shù)據(jù)流向兩個或多個不同的處理、數(shù)據(jù)存儲或數(shù)據(jù)去向。 數(shù)據(jù)流的接合表示來自兩個或多個不同的處理、數(shù)據(jù)存儲或

8、數(shù)據(jù)來源的數(shù)據(jù)流向相同的位置。 數(shù)據(jù)流不能直接回到原來的處理。 數(shù)據(jù)流流向數(shù)據(jù)存儲意味著更新，例如增加、修改、刪除。 數(shù)據(jù)流流出數(shù)據(jù)存儲意味著檢索或使用。,五、數(shù)據(jù)流圖的優(yōu)缺點 優(yōu)點 總體概念強，每一層都明確強調(diào)“干什么”、“需要什么”、“給出什么”； 可以反映出數(shù)據(jù)的流向和處理過程； 由于自頂向下分析，容易及早發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)各部分的邏輯，容易與計算機(jī)處理相對應(yīng)。 缺點 不直觀，一般都要在作業(yè)流程分析的基礎(chǔ)上加以概括、抽象、修正而來； 如果沒有計算機(jī)系統(tǒng)幫助，人工繪制太麻煩，工作量較大。,第三節(jié) 流程圖,一、流程圖的特點及其用途 流程圖使用一些標(biāo)準(zhǔn)的符號形象地表示了業(yè)務(wù)處理過程和數(shù)據(jù)的流動。 數(shù)據(jù)流

9、圖強調(diào)的是數(shù)據(jù)的流動，而流程圖強調(diào)的是包含數(shù)據(jù)的文檔或者記錄的流動； 數(shù)據(jù)流圖表示的是數(shù)據(jù)的邏輯流動，而流程圖表示的是數(shù)據(jù)的物理流動，集中反映信息流和處理的物理特性； 數(shù)據(jù)流圖沒有表示處理和數(shù)據(jù)流的順序，而流程圖表示了處理和數(shù)據(jù)流的順序。,二、流程圖中的符號 輸入/輸出類符號 這類符號表示向處理過程提供輸入或者從處理過程向外輸出的設(shè)備或者介質(zhì)。 處理類符號 這類符號或者表示處理數(shù)據(jù)所用的設(shè)備類型，或者表示手工處理何時完成。 存儲類符號 這類符號表示用來存儲系統(tǒng)現(xiàn)在不用的數(shù)據(jù)的設(shè)備。 流動和其他符號 這類符號表示數(shù)據(jù)和物品的流動。有些符號表示流程圖的開始、結(jié)束、進(jìn)行決策和解釋性說明等。,文檔,表

10、示一份文檔或報告。文檔或報告可以手工編制，也可以由計算機(jī)編制。,多文檔,表示一份文檔的多個副本。在右上角用1、2、3等該副本的編號。,輸入/輸出； 日記賬/分類賬,在程序流程圖中，表示輸入或輸出或者既輸入又輸出。 在文檔流程圖中，表示會計日記賬和分類賬。,輸入/輸出類符號,顯示,CRT終端或類似的顯示部件，可用于輸入或輸出，也可既輸入又輸出。,人工輸入數(shù)據(jù)的脫機(jī)處理，例如，填寫表格,人工輸入,CRT終端，個人電腦,將顯示和人工鍵入符號一起使用，表示CRT終端和個人電腦。,傳輸磁帶,手工準(zhǔn)備的控制總數(shù)，用來和計算機(jī)產(chǎn)生的總數(shù)進(jìn)行比較，起到控制的作用。,處理類符號,計算機(jī)操作,計算機(jī)執(zhí)行的處理功能

11、，通常能改變數(shù)據(jù)值。,人工操作,輔助操作,脫機(jī)鍵入處理,人工完成的處理功能，例如，會計在工資支票上簽名。,使用脫機(jī)鍵入設(shè)備的處理，例如，鍵入磁盤。,不是由計算機(jī)而是由其他設(shè)備完成的脫機(jī)操作,預(yù)先定義的處理,用于程序流程圖中表示預(yù)先定義的處理,磁盤,磁帶輸入/輸出，或表示一個磁帶文件。,磁盤輸入/輸出，也可表示存儲在磁盤上的文件或數(shù)據(jù)庫。,存儲類符號,磁帶,手工存儲和檢索的文檔的文件。如果上面標(biāo)有N，表示按照數(shù)字順序存放；標(biāo)有A，表示按照字母順序存放；標(biāo)有D或者C，表示按照時間順序存放。,表示任何種類的聯(lián)機(jī)存儲，包括磁帶、磁鼓、軟盤和海量存儲器件等。,聯(lián)機(jī)存儲,文件,N,文檔或者處理的流動,表示

12、處理或者文檔的流向。一般流向是從上向下，從左向右。,流動和其他符號,數(shù)據(jù)/信息的流動,表示數(shù)據(jù)/信息的流向，往往用來表示數(shù)據(jù)從一個文檔復(fù)制到另一個文檔。,通信鏈路,數(shù)據(jù)通過遠(yuǎn)程通信線路或鏈路從一個地方傳送到另一個地方,同頁連接符,換頁連接符,指出轉(zhuǎn)到圖的另一部分或從圖的另一部分轉(zhuǎn)來，通常在同一頁上。使用同頁連接符可以避免頁面上連線雜亂無章。,指出轉(zhuǎn)到另一頁圖上或由另一頁圖轉(zhuǎn)來。,物品的流動,表示物品的移動。主要用在文檔流程圖中。,開始或停止,表示起點、終點、處理或者程序中的斷點。也用來表示一個外部實體。,選擇（分支）,表示一個選擇。用于計算機(jī)程序流程圖中表示不同情況下的分支。,注釋,表示解釋性

13、說明，可以使流程圖更加清楚。,多分支,表示多分支。用于計算機(jī)程序流程圖中表示不同情況下的多個分支。,三、流程圖的繪制規(guī)則 首先要了解系統(tǒng)。 識別哪些實體需要用流程圖來表示。 如果有多個實體需要繪制，那么將流程圖分為幾列，每列有一個標(biāo)簽。每一個實體的活動在單獨列中表示。 僅僅需要將正常的處理活動表示出來，確保所有處理的順序是正確的。使用注釋符號表示例外過程。 在流程圖中，流程應(yīng)從上而下、從左向右表示。 流程應(yīng)該有一個清晰的起點和終點。 使用標(biāo)準(zhǔn)的流程圖符號。 對所有符號命名。,如果使用文檔的多個副本，在文檔的右上角標(biāo)上文檔編號。 每一個手工處理符號都有一個輸入和一個輸出。在同一列中，不要直接將文

14、檔連接起來。如果文檔移動到另一列，在兩列中都表示文檔。 如果流程圖在一張紙上繪制不下，就需要分在幾張紙上。每張紙要進(jìn)行編號。還要使用換頁連接符進(jìn)行連接。 在產(chǎn)生文檔、報告的列中顯示文檔。對文檔的后續(xù)處理使得文檔移動到其他列。 當(dāng)經(jīng)過一個計算機(jī)程序的處理時，要顯示所有進(jìn)入或從計算機(jī)文件中取出的數(shù)據(jù)。,使用一根線從文檔指向文件，表明文檔被歸檔。一個手工處理不需要表明文檔被輸入文件。 必須反復(fù)多次。 重新設(shè)計流程圖。避免聚集和交叉線。 由對系統(tǒng)熟悉的人員對流程圖進(jìn)行檢查，保證流程圖的正確。 完成流程圖的繪制。標(biāo)上流程圖的名稱、日期、繪制者姓名等。,四、流程圖的種類 文檔流程圖，它描述了系統(tǒng)中文檔的起

15、點、流向、終點和對文檔執(zhí)行的操作。 系統(tǒng)流程圖，它描述了整個系統(tǒng)的配置，包括系統(tǒng)的輸入、處理和輸出。 程序流程圖，它描述了計算機(jī)程序的邏輯和處理步驟。,車間或科室部門,勞動工資或人事部門,財會部門,考勤簿,出勤匯總表,工資單,工資匯總表,五、文檔流程圖,職工固定信息,職工變動信息,編輯,工資表,錯誤,編輯后的變動信息,計算工資,職工工資情況,輸出工資表,六、系統(tǒng)流程圖,存儲,輸入,處理,輸出,系統(tǒng)流程圖,程序流程圖,輸入數(shù)據(jù),條件是否滿足？,否,是,進(jìn)行計算,更新記錄,七、程序流程圖 程序流程圖和系統(tǒng)流程圖的關(guān)系,工齡 A,A的大小,A=8,扣款率=0,A=5,扣款率=0.1,A=2,扣款率=

16、0.3,A2,扣款率=0.5,缺勤扣款=日基本工資*扣款率*缺勤天數(shù),程序流程圖,八、數(shù)據(jù)流圖和流程圖的區(qū)別 數(shù)據(jù)流圖強調(diào)的是數(shù)據(jù)的流動和系統(tǒng)中正在發(fā)生的事情；流程圖強調(diào)的是包含數(shù)據(jù)的文檔或者記錄的流動。 流程圖主要用來記錄現(xiàn)有系統(tǒng)，因為它們強調(diào)的是數(shù)據(jù)怎樣被處理和存儲。數(shù)據(jù)流圖主要用于設(shè)計新系統(tǒng)，而且不考慮新系統(tǒng)的物理設(shè)備，如處理、存儲和交換數(shù)據(jù)等物理設(shè)備。 數(shù)據(jù)流圖主要只使用四種符號。流程圖使用很多符號，可以表示更詳細(xì)的信息。 流程圖表示了處理和數(shù)據(jù)流的順序。數(shù)據(jù)流圖中沒有。數(shù)據(jù)流圖也不表示事件的時間，流程圖可以表示出來。,第四節(jié) 實體關(guān)系圖,實體關(guān)系圖（Entity Relationsh

17、ip Diagram，簡稱為ERD）是一種用于表示實體與實體之間關(guān)系的圖示表達(dá)方式。 實體（entity）就是指組織感興趣的事物，組織需要了解有關(guān)它的信息。 屬性（attribute） 主關(guān)鍵字（key field）,一對一的關(guān)系 一對多的關(guān)系 多對一的關(guān)系 多對多的關(guān)系,Microsoft Access 2007所提供的示例數(shù)據(jù)庫Northwind（羅斯文）公司數(shù)據(jù)庫中幾個表的關(guān)聯(lián)關(guān)系,第五節(jié) 實體生命歷史圖,實體生命歷史圖（entity life history，簡稱ELH）表示了組織中一個實體從出現(xiàn)到消失整個存在階段所發(fā)生的處理和事件。 從左向右表示事件發(fā)生的時間順序；從上到下逐步深入；

18、用“*”表示這是一個重復(fù)多次的事件；用“O”表示這是一個選擇。,第六節(jié) 決策表,一、決策表的繪制目的 決策表（Decision Table，也有人翻譯為判定表）是決策邏輯的表格化表示形式。對于一個給定的情形，決策表列出了在決策中可能發(fā)生的所有條件，它也列出了所有行動。如果某一個條件成立，則采取某種行動，這就是決策規(guī)則。 決策表的好處是它清楚地解釋了所有可能的邏輯關(guān)系，所以，程序的編寫可以直接針對每一個決策規(guī)則進(jìn)行。,決策表的一般形式,二、決策表的形式,三、例示 某個企業(yè)的折扣政策：如果往來客戶的應(yīng)收賬款余額小于2000元，并且賬齡小于2個月的話，則折扣率為5%；如果上述有一個條件不滿足，則折扣率為2%；如果上述兩個條件都不滿足，則沒有折扣；如果上述兩個條件都滿足，并且往來時間超過3年，則折扣率再增加2%。,來往時間3年,來往時間3年,四、擴(kuò)充條目決策表和混合條目決策表 擴(kuò)充條目決策表 當(dāng)條目指明特定行動、特定條件或提及其他決策表時，就需要用到擴(kuò)充條目決策表（Extended Entry Decision Table）。,混合條目決策表 如果將有限條目決策表和擴(kuò)充條目決策表結(jié)合起來，就形成了混合條目決策表（Mixed Entry Decision