管理溝通與寫(xiě)作溝通.ppt

1、管理溝通與書(shū)面溝通, 寫(xiě)作是一種重要的溝通方式 寫(xiě)作是一種特殊的溝通方式 寫(xiě)作是一個(gè)不斷發(fā)展的概念,正確(Correct)清晰(Clear)完整(Complete)簡(jiǎn)潔(Concise),一、寫(xiě)作要?jiǎng)t4C：,1收集資料2組織觀點(diǎn) (1) 分組 (2) 篩選 (3) 歸納標(biāo)題 (4) 有策略地編排 3提煉材料 設(shè)想讀者只是瀏覽 概括你的觀點(diǎn) 灌輸你的觀點(diǎn) 使用“電梯間談話”技巧 使用“惜字如金”技巧,二、寫(xiě)作過(guò)程,4起草文章不要在乎寫(xiě)作順序 不要邊寫(xiě)邊改 使用打印件 安排時(shí)間間隔 5修改文稿 從策略上進(jìn)行修改 從宏觀上進(jìn)行修改 從微觀上進(jìn)行修改 就正確性進(jìn)行修改,二、寫(xiě)作過(guò)程,1、不要強(qiáng)調(diào)你為讀

2、者做了什么，而要強(qiáng)調(diào)讀者能獲得什么或能做什么。 今天下午我們會(huì)把你們9月21日的訂貨裝船發(fā)運(yùn)。 你們訂購(gòu)的兩集裝箱服裝將于今天下午裝船，預(yù)計(jì)在 9月30日抵達(dá)貴處。 2、參考讀者的具體要求或指令。 你的訂單 你定購(gòu)的真絲服裝,三、書(shū)面溝通的6方面技巧,3、除非你有把握讀者會(huì)感興趣，否則盡量少談自己的感受。 我們很高興授予你5000元信用額度。 你的牡丹卡有5000元的信用額度。 4、不要告訴讀者他們將會(huì)如何感受或反應(yīng)。 你會(huì)很高興聽(tīng)到你被公司錄用的消息。 你通過(guò)了公司的全部考核，你被錄用了。,三、書(shū)面溝通的6方面技巧,5、涉及褒獎(jiǎng)內(nèi)容時(shí)，多用“你”而少用“我” 。 我們?yōu)樗械膯T工提供健康保險(xiǎn)

3、。 作為公司的一員，你會(huì)享受到健康保險(xiǎn)。 6、涉及貶義的內(nèi)容時(shí)，避免使用“你”為主語(yǔ)，以保護(hù)讀者的自我意識(shí)。 你在發(fā)表任何以在該機(jī)構(gòu)工作經(jīng)歷為背景的文章時(shí)，必須要得到主任的同意。 本機(jī)構(gòu)的工作人員在發(fā)表以在此工作經(jīng)歷為背景的文章時(shí)，必須要得到主任的同意 。,三、書(shū)面溝通的6方面技巧,學(xué)習(xí)你單位的書(shū)寫(xiě)公函風(fēng)格并予以掌握 有一本字典在手，以檢查拼寫(xiě)及單詞 如果你寫(xiě)一個(gè)沒(méi)有技術(shù)背景的人，別忘了有一個(gè)技術(shù)語(yǔ)的附注 學(xué)會(huì)用圖表來(lái)說(shuō)明問(wèn)題 學(xué)會(huì)用積極的動(dòng)詞來(lái)加重你的信息 減少用“模糊的詞”，如 “很”、“非?！敝?lèi)的詞 保持段落簡(jiǎn)潔，一段一意 書(shū)寫(xiě)時(shí)要有時(shí)間感，讓對(duì)方及時(shí)答復(fù)你 書(shū)寫(xiě)完成后，多檢查幾遍，再

4、發(fā)出去,四、書(shū)面溝通需要注意的幾個(gè)問(wèn)題,A寫(xiě)信前 1信的主題是什么? 2你為什么寫(xiě)這封信? 3信的讀者是誰(shuí)? 主要讀者 其他讀者 4讀者對(duì)信的主題已了解多少，還需知道什么? 現(xiàn)有知識(shí) 需要知道的知識(shí) B信寫(xiě)完后 你撰寫(xiě)的信（回答“是”“否”） 清楚 按邏輯順序編排 語(yǔ)法正確 沒(méi)有行話和俚語(yǔ) 語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了 惹入喜愛(ài)、有禮貌、有益 準(zhǔn)確 完整 迅捷,五、書(shū)信撰寫(xiě)的具體技巧,1報(bào)告的主題、標(biāo)題是什么? 2看報(bào)告的讀者是什么人? 主要讀者 其他讀者 3撰寫(xiě)這份報(bào)告的原因是什么? （回答“是”“否”） 獲取讀者的支持 報(bào)告調(diào)查的結(jié)果 影響或說(shuō)服讀者 對(duì)讀者提出的問(wèn)題進(jìn)行答復(fù) 對(duì)讀者以外的人提出的問(wèn)題進(jìn)行

5、答復(fù) 解釋說(shuō)明問(wèn)題 報(bào)告進(jìn)展情況 記錄事實(shí)、信息或觀點(diǎn) 在某一點(diǎn)上樹(shù)立權(quán)威或聲望 推銷(xiāo) 宣傳公司組織內(nèi)外的努力和結(jié)果 通知一大群體 為正在進(jìn)行的工作提供證據(jù) 引入或推動(dòng)關(guān)于主題的討論 指示命令,六、報(bào)告撰寫(xiě)的具體技巧,七、應(yīng)用文的語(yǔ)言特點(diǎn),莊重 平實(shí) 明確 簡(jiǎn)約 得體,語(yǔ)言特點(diǎn),1、莊重： 莊嚴(yán)、鄭重。 “板起面孔說(shuō)話” （1）使用書(shū)面語(yǔ)言，不用或少用口語(yǔ)、俗語(yǔ) （2）使用標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)言 （3）忌濫用文學(xué)語(yǔ)言 （4）語(yǔ)言實(shí)在，言之有物 2、平實(shí)： 平易、樸實(shí)、明白、易懂。樸實(shí)，不裝腔作勢(shì)、嘩中取寵。 （1）寫(xiě)作態(tài)度要誠(chéng)實(shí) （2）少做作，勿賣(mài)弄,七、應(yīng)用文的語(yǔ)言特點(diǎn),反面的例子：,有位大學(xué)生錢(qián)花完了，

6、寫(xiě)信卻說(shuō)“囊中羞澀”父母不知所云。 發(fā)請(qǐng)?zhí)?，本?yīng)說(shuō) “敬請(qǐng)光臨”，卻有人在結(jié)尾說(shuō)，“不得有誤”很不舒服。 遼寧有公路交通管理部門(mén)，在路邊的警示牌上寫(xiě)道“違章撞死白撞”。,3、明確： 明白、確切，不犯語(yǔ)法邏輯錯(cuò)誤。 （1）用語(yǔ)慎審周密，分寸恰當(dāng) （2）用限制性的詞語(yǔ)表示出事物的差別 （3）運(yùn)用數(shù)字明確表述事物 （4）注意前后照應(yīng)，避免互相矛盾 （5）不生造詞語(yǔ)，不寫(xiě)錯(cuò)別字，正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào) 4、簡(jiǎn)約： 簡(jiǎn)潔、精當(dāng)、準(zhǔn)確。 （1）從特定目的、對(duì)象出發(fā)，根據(jù)工作需要，寫(xiě)最重要的 （2）運(yùn)用各種簡(jiǎn)省的表述方法 （3）認(rèn)真修改,七、應(yīng)用文的語(yǔ)言特點(diǎn),反面的例子：,應(yīng)用文的簡(jiǎn)約也是有度的，不能太簡(jiǎn)，不能簡(jiǎn)

7、到讓人不能理解的地步。 如: “自行車(chē)剎車(chē)廠”不能簡(jiǎn)化為“自剎廠” 不能把“上海吊車(chē)公司”簡(jiǎn)化成“上吊公司”。,5、得體： 要符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定，適合交際題旨和語(yǔ)境 （1）要適合發(fā)文者的身份 （2）要適合題旨 （3）要適合對(duì)象 （4）要適合語(yǔ)境,七、應(yīng)用文的語(yǔ)言特點(diǎn),找錯(cuò)誤?,劇團(tuán)負(fù)責(zé)同志： 為幫助我校舉辦藝術(shù)節(jié)排練節(jié)目，你們及時(shí)給我們派來(lái)了，兩位老師，協(xié)助我們*在二位老師的幫助下，經(jīng)過(guò)全校廣大師生的努力，大家的水平得到了很大提高，排練出了很多精彩的節(jié)目，使我校藝術(shù)節(jié)獲得了很大成功?，F(xiàn)在兩位老師回去了，謹(jǐn)代表貴校全體師生向二位老師及你們表示衷心感謝，并希望今后繼續(xù)得到你們的難得的支援。此致 敬禮

8、 二中總務(wù)處（公章） 年月日,刪掉“經(jīng)過(guò)全校廣大師生的努力”,在“謹(jǐn)代表”前加“我們”,將“難得的支援”改為“大力支持”。,將“總務(wù)處”改為“校長(zhǎng)室 ”。,將“貴?！备臑椤拔倚！?八、常用公文,常用的幾種公文：通知、通報(bào)、公告、報(bào)告、請(qǐng)示、函、會(huì)議紀(jì)要。,（一）通知與通報(bào),1、通知涵義： 發(fā)布法規(guī)和規(guī)章，批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。 特點(diǎn)： 1.發(fā)布性 2.批示性 3.中轉(zhuǎn)性 4.廣泛性 5.告之性,2、通報(bào)涵義： 對(duì)典型的先進(jìn)事跡、人物進(jìn)行表彰，對(duì)嚴(yán)重的錯(cuò)誤予以批評(píng)教育，對(duì)重要的經(jīng)審核情況予以傳遞溝通

9、特點(diǎn)：典型性、引導(dǎo)性、嚴(yán)肅性、時(shí)效性 種類(lèi)：批評(píng)通報(bào)、表彰通報(bào)、情況通報(bào) 性質(zhì)：下行文,（一）通知與通報(bào),3、通報(bào)與通知的異同,A、制發(fā)時(shí)間不同 B、通知和通報(bào)均屬于知照性公文，都有溝通情況、傳達(dá)信息的作用。 C、通知通過(guò)具體事項(xiàng)的安排，要求下級(jí)機(jī)關(guān)在工作中照此執(zhí)行或辦理，具有較強(qiáng)的約束力。 D、通報(bào)的目的在于宣傳教育或信息溝通。,1、報(bào) 告涵義： 向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見(jiàn)或建議、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)。 特點(diǎn)：行文的單向性(上行公文)、表達(dá)的陳述性,（二）報(bào)告與請(qǐng)示,2、請(qǐng)示涵義： 下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某項(xiàng)工作或問(wèn)題作出指示、答復(fù)或者批準(zhǔn) 特點(diǎn)： 使用范圍廣泛 主送明確，內(nèi)容單一

10、 不能超越職權(quán)請(qǐng)示,（二）報(bào)告與請(qǐng)示,3、請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別,A、行文目的不同。 B、行文時(shí)間不同。報(bào)告是在事后、事中事前都可。而請(qǐng)示則必須在事前行文，不得先斬后奏。 C、主送機(jī)關(guān)不同。 報(bào)告可多頭主送，請(qǐng)示只能有一個(gè)主送機(jī)關(guān)。 D、事項(xiàng)的多少不同。報(bào)告的事項(xiàng)可以是一件，如專(zhuān)題報(bào)告，也可以是多件，如綜合報(bào)告。而請(qǐng)示的內(nèi)容必須遵循“一文一事”的原則。 E、答復(fù)的形式不同。報(bào)告不要求上級(jí)機(jī)關(guān)回復(fù)。而請(qǐng)示則要求上級(jí)機(jī)關(guān)及時(shí)批復(fù)回文，給予明確答復(fù)。,1、含義： 不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)等所使用的公文稱(chēng)為函。 特點(diǎn)： 靈活簡(jiǎn)便 往來(lái)性 法定效用,（

11、三）函與書(shū)信,2、函與書(shū)信的區(qū)別,A、函是處理公務(wù)的信件，書(shū)信是個(gè)人與組 織之間、個(gè)人與個(gè)人之間使用 B、函較莊重嚴(yán)肅，書(shū)信較自由 C、函在文字表述上更為簡(jiǎn)潔,1、會(huì)議紀(jì)要的含義： 記載、傳達(dá)會(huì)議情況、議定事項(xiàng)和主要精神，要求與會(huì)單位共同遵守、執(zhí)行。 會(huì)議紀(jì)要的特點(diǎn)： A、概括性 B、紀(jì)實(shí)性 C、系統(tǒng)性 D、約束性,（四）會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄,2、會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的區(qū)別,A、性質(zhì)上 B、內(nèi)容上 C、形式上 D、發(fā)布方式上,（五）批復(fù)的概念,概念：批復(fù)是用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)的回復(fù)性公文。,小測(cè)驗(yàn),一、判斷題 1報(bào)告、請(qǐng)示、通知都屬于上行文。 （ ） 2某大學(xué)和某縣城小學(xué)之間的行文關(guān)系是上下級(jí)

12、關(guān)系。 （ ） 3公文格式中的成文時(shí)間要用阿拉伯?dāng)?shù)碼寫(xiě)清年、月、日全稱(chēng)。 （ ）,4公文的成文時(shí)間與印發(fā)時(shí)間是一致的。 （ ） 5報(bào)告與請(qǐng)示都可以在事前、事中、事后行文。 （ ） 6請(qǐng)示不能越級(jí)，也不能多頭遞送，但請(qǐng)示可以一文一事，也可以一文多事。 （ ）,7通告、決定、啟事、廣告等都是公務(wù)文書(shū)。 （ ） 8公文的印發(fā)日期就是成文日期。 （ ） 9所有行政公文都應(yīng)標(biāo)明密級(jí)。 （ ） 10報(bào)告、請(qǐng)示、通知都屬于上行文。 （ ）,11請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要時(shí)可以抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。 （ ） 12我國(guó)現(xiàn)行國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定，行政公文分為4類(lèi)13種。 （ ） 13報(bào)告是用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、答復(fù)詢(xún)問(wèn)的一種上行公文。 （ ） 14通知是使用頻率較高、應(yīng)用十分廣泛的一種公文文種。 （ ）,15批復(fù)具有針對(duì)性極強(qiáng)的特點(diǎn)。 （ ） 16.報(bào)告與請(qǐng)示不屬于同一種類(lèi)的公文，兩者寫(xiě)法也存在著明顯的區(qū)別。 （ ）,二、選擇題 1在下列三種稱(chēng)謂中，帶有強(qiáng)調(diào)其重要性的色彩的稱(chēng)謂是（ ） 文書(shū) 文章 公文 答案： 2對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排應(yīng)使用（ ） 決定函會(huì)議紀(jì)要 答案： ,3全部屬于下行文的一組是（ ） 請(qǐng)示、命令、函、決定 函、會(huì)議紀(jì)要、報(bào)告、通知 通知、命令、決定、批復(fù) 答案： 4屬