借款、費(fèi)用報(bào)銷與對外付款審批制度

1、v1.0可編輯可修改借款、費(fèi)用報(bào)銷與對外付款審批制度添維信息科技（天津）發(fā)展有限公司二零一七年十二月版目錄目錄1第一章總則2第二章內(nèi)部借款3第三章費(fèi)用報(bào)銷5第四章對外付款9第五章審批流程11第六章付款方式12第七章各類費(fèi)用表單及票據(jù)填寫規(guī)范 13第八章附則14第一章總則第一條為了保障公司經(jīng)營活動高效、有序的開展，規(guī)范費(fèi)用報(bào) 銷、對外付款等各項(xiàng)業(yè)務(wù)開支的財(cái)務(wù)審核與審批，根據(jù)國務(wù)院頒發(fā)的 現(xiàn)金管理暫行條例及中國人民銀行制定的現(xiàn)金管理暫行條例實(shí) 施細(xì)則、支票使用管理暫行規(guī)定，并結(jié)合公司的實(shí)際情況，特 制定本制度。第二條 本制度所指的各項(xiàng)業(yè)務(wù)開支指公司經(jīng)營管理活動中，日常發(fā)生的費(fèi)用開支、成本開支、投資

2、性開支、關(guān)聯(lián)公司之間的往來開 支等所有以貨幣資金支付的業(yè)務(wù)。其中：費(fèi)用，包括直接形成費(fèi)用和 開支及先形成資產(chǎn)，然后以攤銷、折舊等形式形成費(fèi)用的各類資本性 支出。第三條公司簽訂的涉及款項(xiàng)收付的合同、協(xié)議、文件處理卡或 其他內(nèi)部審批文件，應(yīng)交一份原件給財(cái)務(wù)部存檔（如果合同原件只有 一份，按照有關(guān)規(guī)定原件不合適存放在財(cái)務(wù)部的，要提交一份復(fù)印件 并注明原件存放位置及本復(fù)印件與原件相符，加蓋公章），財(cái)務(wù)部嚴(yán)格按合同及相關(guān)文件的約定進(jìn)行審核，并辦理款項(xiàng)支付。第四條 公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)開支、總額控制的前提下，實(shí)行授權(quán)審批。 公司財(cái)務(wù)部必須嚴(yán)格按照審批權(quán)限，辦理款項(xiàng)支付。第五條 本規(guī)定適用于添維信息科技（天津）發(fā)展

3、有限公司所有 本部（以下簡稱“公司本部”）及下屬單位（包括獨(dú)立核算的 全資法人企業(yè)，控股以及控制公司，以下簡稱“下屬公司”） 本制度所稱“公司”包含“公司本部”與“下屬公司”。第二章內(nèi)部借款第六條適用范圍內(nèi)部借款，是指員工因業(yè)務(wù)需要向公司借支現(xiàn)金或支票， 包括臨 時(shí)借款和備用金借款。第七條單據(jù)要求內(nèi)部借款需填寫借款審批單，在借款審批單附相應(yīng)借款 事項(xiàng)的審批單據(jù)。如因出差借款需在借款審批單后附出差申請 審批單；因招待需借款則后附業(yè)務(wù)招待審批單。第八條對各類借款的具體規(guī)定（一）臨時(shí)借款及核銷1、滿足下列條件的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)可辦理臨時(shí)借款手續(xù)：（1）經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)尚未發(fā)生，必須預(yù)支款項(xiàng)，否則既定的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù) 不能

4、進(jìn)行。（2）具有能證明業(yè)務(wù)有效性的文件，如合同、協(xié)議、會議通知、 出差申請審批表、車輛維修申請表、采購申請單、專業(yè)培訓(xùn)申請表等。（3）發(fā)票等合法有效的原始憑證尚未取得（已取得發(fā)票等合法有 效憑證的直接進(jìn)入費(fèi)用報(bào)銷程序）。2、借款時(shí)間，應(yīng)在出差回公司或業(yè)務(wù)完成后的 5個(gè)工作日內(nèi)到 財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷或還款手續(xù)。3、 原則上實(shí)行“一事一借，一借一清，前款不清，后款不借”。4、公司出納要根據(jù)借款審批單編制員工借款臺賬，并與總 賬會計(jì)定期（每月月底）核對，核對完成后編制員工借款明細(xì)清單及時(shí) 通知各部門負(fù)責(zé)人及借款員工，對于逾期沒有歸還的，財(cái)務(wù)部下發(fā)催 款通知單給借款人，在下發(fā)催款通知單 5個(gè)工作日借款人仍

5、沒 有歸還借款的，財(cái)務(wù)部將從借款人的工資中逐月扣還， 扣還后發(fā)放的 工資余額不低于公司所在地最低工資標(biāo)準(zhǔn)。（即當(dāng)月實(shí)發(fā)工資-扣還借 款公司所在地最低工資標(biāo)準(zhǔn)）（二）備用金借款及核銷1、公司原則上不實(shí)行備用金制度，若員工確因業(yè)務(wù)需要頻繁使用現(xiàn)金，經(jīng)公司批準(zhǔn)可根據(jù)實(shí)際需要申請一定金額的備用金，借款金額原則上不能高于借款人的稅后月薪。2、備用金可在一個(gè)年度內(nèi)可循環(huán)使用，使用后應(yīng)及時(shí)憑發(fā)票等合法有效的憑證報(bào)銷，報(bào)銷的金額補(bǔ)充原定額。若異地公司處前期階 段，并在財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)未到位時(shí)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以申請最高額度5萬元的 備用金，同時(shí)行政部負(fù)責(zé)人可以申請最高額度 2萬元的備用金，用于 項(xiàng)目前期管理。財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)到位

6、時(shí)，以上兩項(xiàng)備用金應(yīng)在1個(gè)月內(nèi)還清。3、借款人須在公歷年度結(jié)束前還清借款。若在新的公歷年度有 需要時(shí)，需重新辦理借款申請手續(xù)。4、若員工工作性質(zhì)或崗位發(fā)生變化，不再需要使用備用金或者 需要調(diào)增備用金額度的，需在工作性質(zhì)或崗位發(fā)生變化后5個(gè)工作日 內(nèi)辦理還款手續(xù)，未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)還款的，從借款人當(dāng)月工資中扣除， 直到扣完為止。需要調(diào)增備用金額度的，按新借備用金的審批流程辦 理。5、若員工離職，需在辦理離職手續(xù)前還清所有借款。若未還款， 公司有權(quán)從該員工應(yīng)發(fā)工資中扣回，不足部分應(yīng)由該員工補(bǔ)足后方可 辦理相關(guān)離職手續(xù)。第九條借款歸還其他事項(xiàng)1、當(dāng)借款人以現(xiàn)金方式向公司出納歸還借款時(shí)，由出納向還款 人開

7、具相應(yīng)金額的收據(jù)。2、若借款人以相關(guān)經(jīng)審批的單據(jù)沖抵借款時(shí)，報(bào)銷單據(jù)上需填 明沖借款，差額部分執(zhí)行“多退少補(bǔ)”原則辦理支付。由借款人在報(bào) 銷領(lǐng)款人處簽字確認(rèn)，同時(shí)出納依據(jù)沖抵借款金額加上現(xiàn)金還款金額 之和向借款人開具收據(jù)，收據(jù)上應(yīng)注明明細(xì)情況。3、若以上還款或借款以網(wǎng)銀或轉(zhuǎn)賬形式支付的，以銀行單據(jù)作 收付款憑證，不需開具收據(jù)。4、借款人以現(xiàn)金歸還或報(bào)銷沖抵借款后，出納應(yīng)即日調(diào)整員工 借款臺賬。第三章費(fèi)用報(bào)銷第十條適用范圍公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)辦理完畢并已取得合法報(bào)銷憑據(jù)的各項(xiàng)費(fèi)用支出。第十一條 對費(fèi)用報(bào)銷的基本要求（一）對報(bào)銷人的要求：費(fèi)用報(bào)銷必須由經(jīng)辦人自己報(bào)銷，嚴(yán)禁代報(bào)、代簽名。（二）對報(bào)銷單位的要

8、求：費(fèi)用報(bào)銷嚴(yán)格按照受益單位填寫報(bào)銷公司名稱。（三）對報(bào)銷時(shí)間的要求：為保證財(cái)務(wù)核算的正確性、及時(shí)性，費(fèi)用的報(bào)銷時(shí)限原則上在費(fèi)用發(fā)生之日起5個(gè)工作日內(nèi)到財(cái)務(wù)部報(bào)銷。但通訊費(fèi)、快遞費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)、停車及過路過橋費(fèi)等頻繁發(fā)生的小金額費(fèi)用需于每月25日前，由各部門統(tǒng)一收集，集中進(jìn)行報(bào)銷。（四）對報(bào)銷發(fā)票的要求：所有發(fā)票均需加蓋收款單位的發(fā)票專用章或財(cái)務(wù)專用章， 沒有蓋 章的或印章不清的一律視為無效發(fā)票，不得予以報(bào)銷。系統(tǒng)內(nèi)公司若為增值稅一般納稅人，則員工在辦理報(bào)銷增值稅范 疇業(yè)務(wù)時(shí),需提供增值稅發(fā)票。（五）其他：費(fèi)用報(bào)銷嚴(yán)禁分拆，屬于同一項(xiàng)目、同一時(shí)間或同一性質(zhì)的費(fèi)用 按照單筆費(fèi)用報(bào)銷。一次申請業(yè)務(wù)

9、，原則上一次性報(bào)銷完畢。若存在 不同部門涉及同一項(xiàng)目，同一時(shí)間或同一性質(zhì)的費(fèi)用支出，則應(yīng)由費(fèi) 用主辦部門分類歸結(jié)所有費(fèi)用，一次性辦理報(bào)銷；若存在與供應(yīng)商月 度結(jié)算費(fèi)用，須填列月結(jié)費(fèi)用明細(xì)表。第十二條對使用單據(jù)的要求：屬于出差的，應(yīng)填寫差旅費(fèi)報(bào)銷單，非出差性質(zhì)市內(nèi)交通須 填寫費(fèi)用報(bào)銷單并以交通費(fèi)報(bào)銷登記表作為附件。所有的原 始單據(jù)均需按照要求，規(guī)整粘貼在票據(jù)粘貼單上作為封底。第十三條對各類費(fèi)用報(bào)銷的具體規(guī)定（一）業(yè)務(wù)招待費(fèi)的報(bào)銷1、 業(yè)務(wù)招待費(fèi)是指公司用于維護(hù)公共關(guān)系發(fā)生的費(fèi)用，包括宴 請、饋贈禮品等發(fā)生的費(fèi)用。嚴(yán)禁用業(yè)務(wù)招待費(fèi)公款私請，也不得用 于宴請本公司員工。本部內(nèi)各公司、部門之間嚴(yán)禁用公

10、款相互贈送禮 物。對外招待標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)保持節(jié)約原則。2、除公司總裁、股東、總經(jīng)理、副總經(jīng)理外，業(yè)務(wù)招待費(fèi)的使 用實(shí)行事前審批制度。凡因工作需要使用業(yè)務(wù)招待費(fèi)，經(jīng)辦人須事先 填寫業(yè)務(wù)招待審批單，按照審批流程申請同意后，方可宴請或購 買禮品等。3、報(bào)銷業(yè)務(wù)招待費(fèi)，除了附上發(fā)票及業(yè)務(wù)招待審批單之外, 原則上需提供各類發(fā)票補(bǔ)充信息：如POS機(jī)刷卡單、消費(fèi)電腦小票等， 如確屬難以提供補(bǔ)充信息，需有其他所有參與人員的書面證明。 公司 參加業(yè)務(wù)招待的人員須是與業(yè)務(wù)相關(guān)的人員，且需所有參加人員在業(yè)務(wù)招待審批單上一并簽字。4、招待費(fèi)用報(bào)銷經(jīng)手人遵循從高原則。即在參加人員中，應(yīng)由 最咼級別人員作為報(bào)銷人。（二）差旅費(fèi)的

11、報(bào)銷1、差旅費(fèi)的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)按公司頒布的出差管理制度執(zhí)行，報(bào) 銷時(shí)應(yīng)提供經(jīng)批準(zhǔn)的出差申請審批單原件。（三）市內(nèi)交通費(fèi)的報(bào)銷1、市內(nèi)交通費(fèi)包括在市內(nèi)的出租車費(fèi)及公交車、地鐵車費(fèi)。2、員工外出辦事，一般應(yīng)乘坐地鐵、公交車。在一些緊急事務(wù) 或辦理業(yè)務(wù)乘坐公共交通不方便時(shí)， 可以乘坐出租車。一般包括下列 情況可乘坐出租車：出納存、取大額現(xiàn)金時(shí)；攜帶公司貴重物品、重要文件、模型等時(shí)；陪同業(yè)務(wù)主管部門或業(yè)務(wù)往來單位的人員外出公務(wù)時(shí)；員工加班超過晚上九點(diǎn)；其他緊急事項(xiàng)，搭乘地鐵或公交不便的，但需提供經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審 批的書面材料。3、市內(nèi)交通費(fèi)報(bào)銷須填寫費(fèi)用報(bào)銷單，并以交通費(fèi)報(bào)銷 登記表作為附件，在附件上注明時(shí)間、

12、起止地點(diǎn)、辦事內(nèi)容、經(jīng)手 人等。4、交通費(fèi)一律憑發(fā)票報(bào)銷，報(bào)銷時(shí)發(fā)票需按時(shí)間順序粘貼。（四）通訊費(fèi)的報(bào)銷1、因工作需要，有關(guān)通訊費(fèi)的補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)，按公司相關(guān)批文執(zhí)行。2、通訊費(fèi)需按月，由部門統(tǒng)一集中收集，進(jìn)行報(bào)銷，并附明細(xì) 清單和注明通訊費(fèi)的所屬時(shí)間，不可跨月報(bào)銷。通訊費(fèi)發(fā)票的客戶名 稱必須與報(bào)銷人一致。3、如果員工調(diào)離本公司，15日之前離職的員工，報(bào)銷當(dāng)月通 訊費(fèi)補(bǔ)貼的一半；15日之后離職的員工，可報(bào)銷當(dāng)月全額通訊費(fèi)補(bǔ) 貼。（五）汽車保養(yǎng)維修費(fèi)的報(bào)銷報(bào)銷時(shí)需提供發(fā)票、維修清單及經(jīng)批準(zhǔn)的車輛維修申請表，所有車輛維修原則上應(yīng)在公司簽約的指定公司定點(diǎn)維修。（六）固定資產(chǎn)、低值易耗品及辦公用品的報(bào)銷報(bào)銷

13、時(shí)需提供發(fā)票、入庫單、驗(yàn)收單及采購申請報(bào)告。對于大 額采購或需供應(yīng)商保證對某些資源作長期或穩(wěn)定供應(yīng)的物品還需簽 訂采購合同。（七）部門及公司活動費(fèi)的報(bào)銷部門及公司組織活動，均需事前審批，需由擬活動部門事前書面 報(bào)告并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，活動結(jié)束后再按公司流程報(bào)銷。報(bào)銷金 額不超過部門未使用活動經(jīng)費(fèi)。第四章對外付款第十四條 適用范圍對外付款是指除上述費(fèi)用報(bào)銷外，在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生過程中， 由于購買商品或勞務(wù)等所應(yīng)支付給公司外部法人單位或個(gè)人的款項(xiàng)。 主要包括工程項(xiàng)目付款及非工程項(xiàng)目付款。第十五條 對外付款的基本要求（一）已簽訂有效的合同協(xié)議或?qū)徟戤叺纳暾埼募ǘ┌春贤?guī)定已達(dá)到付款條件，并按合

14、同中的要求提供付款 資料；合同中要求確認(rèn)的成果性文件一般應(yīng)由主管領(lǐng)導(dǎo)及以上人員簽 字確認(rèn)。（三）提供合同、發(fā)票、收據(jù)、保函、送貨單、出入庫單、驗(yàn)收 單等有效單據(jù)的原件，付款申請需提供完整收款路徑（全稱、開戶行 和銀行賬號）。（四）原則上沒有發(fā)票的情況下不得付款 （有關(guān)政府部門的規(guī)費(fèi) 等需要先付款后開票的除外）。若業(yè)務(wù)經(jīng)辦人事先無法取得發(fā)票或其他有效單據(jù)，經(jīng)辦人必須 在付款申請上注明“發(fā)票后補(bǔ)”字樣及提供發(fā)票時(shí)限。經(jīng)辦人在取得 發(fā)票及相關(guān)單據(jù)后，需另行填寫費(fèi)用報(bào)銷單，并在備注欄內(nèi)注明 “已審批對外支付，沖賬”，在原借款欄填寫已付款金額，經(jīng)審批后， 給予沖賬。（五）收款單位全稱必須與合同訂立人、發(fā)

15、票或收據(jù)上的開具單 位名稱一致。（六）業(yè)務(wù)經(jīng)辦與貨物驗(yàn)收應(yīng)由不同的人辦理，營銷用采購物資 的保管人和申請人要求崗位分離。第十六條 對使用單據(jù)的要求有合同的對外付款需填寫 合同付款審批單，無合同的對外付 款需填寫付款單并認(rèn)真按審批流程辦理。同一合同項(xiàng)下超過二次 以上的付款需填寫付款審批記錄表一式一份，付款完畢后，付款審批記錄表由財(cái)務(wù)部存檔。（三）營銷類付款1、項(xiàng)目施工成果需由參與部門的主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。15第10頁共15頁2017年1月6日星期五v1.0可編輯可修改2、廣告費(fèi)付款：需提供能證明廣告成果的資料，如報(bào)紙、雜志、 網(wǎng)絡(luò)截圖等。（四）其他對外付款1、支付地價(jià)、質(zhì)檢、安檢等支付給政府部門的

16、各項(xiàng)費(fèi)用，需提 供相關(guān)政府文件資料。2、支付房租、物業(yè)管理費(fèi)、信息服務(wù)費(fèi)、招聘費(fèi)等行政類費(fèi)用， 需提供發(fā)票，并注明支付期間和服務(wù)內(nèi)容。3、支付工資、獎金，由行政人事部和財(cái)務(wù)部共同編制工資表和 資金發(fā)放表，并填寫付款單。4、往來款支付，根據(jù)經(jīng)審批后調(diào)撥通知，及時(shí)填寫付款單 辦理付款。5、在銀行托收的利息、管理費(fèi)、水電費(fèi)、電話費(fèi)、房租、社保 等費(fèi)用，經(jīng)辦部門需按月填寫付款單，并索取發(fā)票后辦理審批程 序。6、稅款支付參照公司涉稅業(yè)務(wù)管理等相關(guān)制度執(zhí)行。第五章審批流程第十七條 審批職責(zé)（一）業(yè)務(wù)審批人對費(fèi)用、成本支出的真實(shí)性、合理性負(fù)責(zé)。（二）財(cái)務(wù)審批人對票據(jù)的合法性、合規(guī)性、費(fèi)用金額是否超預(yù)算 或額

17、度及審批流程的完整性負(fù)責(zé)。第十八條 公司本部審批流程公司的審批流程分為業(yè)務(wù)體系審批流程和財(cái)務(wù)體系審批流程。 其 中業(yè)務(wù)體系審批流程由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人自行報(bào)送審批， 財(cái)務(wù)體系審批流程 由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一收單、審核及傳遞審批。公司本部的報(bào)銷流程：按照本部審批權(quán)限和審批流程辦理；下屬公司的報(bào)銷流程：按照下屬公司審批權(quán)限和流程辦理。第六章付款方式第十九條 付款方式（一）現(xiàn)金現(xiàn)金的使用范圍為：1、員工的日常報(bào)銷支出；2、出差人員必須隨身攜帶的差旅費(fèi)；3、1000元以下的零星支出；4、備用金;5、因業(yè)務(wù)需要支付現(xiàn)金的其他支出。（二）轉(zhuǎn)賬付款不屬于現(xiàn)金結(jié)算范圍的各項(xiàng)支出， 均需通過銀行轉(zhuǎn)賬支付，付款 方式包括：轉(zhuǎn)賬支票

18、、電匯、匯票等。所有轉(zhuǎn)賬付款均由財(cái)務(wù)部直接轉(zhuǎn)入收款方賬號。收款方賬號信息 必須與合同約定相一致，若合同沒有約定的，則必須與對方提供的書 面收款信息相一致，或注明與本制度第十四條的約定相符。第七章各類費(fèi)用表單及票據(jù)填寫規(guī)范第二十條 對原始單據(jù)的要求（一）必須使用合法、真實(shí)的發(fā)票（由稅務(wù)機(jī)構(gòu)監(jiān)制）、行政事業(yè) 單位（由財(cái)政部門監(jiān)制）的收據(jù)等原始單據(jù)，所有原始單據(jù)均要求票面 完整、清潔。（二）票據(jù)規(guī)范，金額大小寫一致，各項(xiàng)目填寫齊全，不得有涂 改痕跡，顧客欄須填寫公司全稱。（三）票據(jù)必須版次有效，加蓋有發(fā)票專用章且印章清晰，同次 取得的定額發(fā)票，同一面值的，原則上須連號。（四）所有涉及支出的請示，內(nèi)部審批文件原件，均作為報(bào)銷的 附件，交財(cái)務(wù)部存檔。如無法提供原件，由經(jīng)辦部門提供復(fù)印件，并 蓋上與原件相符的印章。第二十一條對填寫及粘貼各類報(bào)銷單據(jù)的要求（一）欄目填寫齊全、無涂改。（二）字跡規(guī)整清晰、工整，簽名用黑色、藍(lán)黑色鋼筆、簽字筆 填寫，不得使用圓珠筆，字體一律用正楷或者行書體書寫。在規(guī)定欄 目內(nèi)填寫不得超出欄目范圍，并合理預(yù)留空白以便其