XJX-QP-001合同與訂單評審管理程序文件

1、1.目的：明確顧客的需求、確保承諾顧客的要求得以滿足。促進(jìn)銷售管理的標(biāo)準(zhǔn)化。2.范圍：適用于本公司所有與產(chǎn)品銷售有關(guān)的合同與訂單管理過程。3.相關(guān)文件：（無）4.定義：4.1 常規(guī)產(chǎn)品：指公司批量生產(chǎn)并備有一定安全庫存的產(chǎn)品。4.2定制產(chǎn)品：指公司根據(jù)客戶要求在計劃外追加生產(chǎn)的產(chǎn)品或特殊工藝的產(chǎn)品，要求客戶預(yù)付定金。5.職責(zé)：5.1 銷售部：銷售人員負(fù)責(zé)發(fā)現(xiàn)客戶的需求與期望，促成銷售合同、訂單的最終產(chǎn)生。5.2市場部：內(nèi)勤負(fù)責(zé)客戶訂單評審（包括訂單收取、修改、取消）的組織，協(xié)調(diào)產(chǎn)品，與客戶的聯(lián)系和溝通，并保存相關(guān)記錄。5.3 財務(wù)部：負(fù)責(zé)客戶的付款程序，審核訂單及結(jié)算貨款。5.4 生產(chǎn)計劃部：

2、負(fù)責(zé)評審人力、設(shè)備產(chǎn)能、物料供應(yīng)進(jìn)度能否滿足客戶交期要求。5.5 儲運部：負(fù)責(zé)倉庫出貨、貨物物流追蹤。5.6 營銷總監(jiān)負(fù)責(zé)批準(zhǔn)合同、訂單或授權(quán)批準(zhǔn)合同、訂單。6.作業(yè)內(nèi)容：6.1 合同簽訂6.1.1銷售人員與客戶協(xié)調(diào)溝通，確認(rèn)客戶達(dá)到代理商標(biāo)準(zhǔn)并享受代理商價格，應(yīng)將客戶信息收集齊全，填寫經(jīng)銷商開戶申請資料表回傳營銷中心市場部。6.1.2 市場部匯總審核客戶資料后報營銷總監(jiān)簽批。6.1.3營銷總監(jiān)簽批增設(shè)經(jīng)銷商審批報告后由銷售人員與客戶簽訂新吉祥產(chǎn)品經(jīng)銷合同，對銷售區(qū)域、銷售目標(biāo)、付款方式、運輸、服務(wù)、違約處理進(jìn)行明確，市場部對客戶合同進(jìn)行歸檔。6.2 訂單產(chǎn)生6.2.1 經(jīng)過銷售人員與客戶的協(xié)

3、商溝通，客戶確認(rèn)訂貨的，由客戶直接填寫銷售訂單簽字回傳（以傳真、電子掃描版、電子郵件等形式）或由客戶、業(yè)務(wù)人員以短信等方式回傳市場部內(nèi)勤。6.2.2 銷售人員確認(rèn)發(fā)出銷售訂單后，及時通知市場部內(nèi)勤進(jìn)行查收。6.2.3 市場部內(nèi)勤對訂單進(jìn)行審核、匯總，確認(rèn)客戶信息、付款方式、價格等內(nèi)容，填寫并打印銷售訂單四聯(lián)單。6.3 訂單成立6.3.1 市場部內(nèi)勤向財務(wù)部核實，若該訂單為現(xiàn)金付款或預(yù)付款，客戶貨款已經(jīng)到賬且充足，訂單成立。6.3.2 市場部內(nèi)勤向財務(wù)部核實，若該訂單為現(xiàn)金付款或預(yù)付款，但客戶貨款沒有到賬或者貨款不足，訂單不成立，由市場部內(nèi)勤告知銷售人員并協(xié)助催促客戶打款，落實客戶貨款已經(jīng)到賬且

4、充足后，訂單成立。6.3.3 市場部內(nèi)勤同財務(wù)部確認(rèn)，若該訂單為物流代收款或控貨，訂單成立。6.3.4 市場部內(nèi)勤同財務(wù)部確認(rèn)，若該訂單為營銷總監(jiān)級以上領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)保發(fā)貨，訂單成立。6.3.5 市場部內(nèi)勤同財務(wù)部確認(rèn)，若該訂單品項為定制產(chǎn)品且財務(wù)已收到定金，訂單成立。6.4 訂單落實6.4.1 客戶下達(dá)采購訂單并以電子郵件的形式發(fā)給市場部內(nèi)勤6.4.2 市場部內(nèi)勤根據(jù)客戶下的采購訂單核實確定倉庫充足后，打印銷售訂單6.4.3 市場部內(nèi)勤將銷售訂單交財務(wù)部核對并確定簽字。6.4.4 市場部留第一聯(lián)，財務(wù)部留第二聯(lián)，生產(chǎn)計劃部留第三聯(lián)，儲運部留第四聯(lián)6.4.5 市場部內(nèi)勤將銷售訂單交給儲運部，儲運部跟椐

5、訂單進(jìn)行配貨、發(fā)貨。6.4.6 市場部內(nèi)勤第二天跟蹤貨物及到貨時間6.4.7 如貨品到后物流會通知儲運部，儲運部通知市場部內(nèi)勤，有市場部內(nèi)勤通過電話或網(wǎng)絡(luò)形式通知客戶貨品已到，請及時打款提貨3.4.8 財務(wù)部跟蹤確認(rèn)貨款已轉(zhuǎn)入我公司賬戶，通過電話或網(wǎng)絡(luò)通知市場部內(nèi)勤，市場部內(nèi)勤以電話形式通知物流改名放貨然后在以短信形式通知客戶可以提貨。3.4.9 短信通知格式：1 日期：X 月 X 日，地址：XXX，件數(shù)：XXX，物流：XXX，單號：XXX，金額：XXX 可以提貨。6.4.10 訂單產(chǎn)品到達(dá)客戶所在地后，市場部內(nèi)勤通過網(wǎng)站、電話咨詢的形式，確認(rèn)客戶是否已提貨，未提貨的，通知銷售人員催促客戶提貨

6、。6.4.10 訂單貨物到達(dá)客戶所在地 7 天內(nèi)客戶未提貨的，市場部內(nèi)勤通知貨物返回，所產(chǎn)生物流費用由發(fā)出訂單銷售人員承擔(dān)。6.5 訂單變更QMS程序文件文件名稱合同與訂單評審管理程序文件編號XJX-QP-001文件版本A0制定部門營銷中心制訂日期2014-04-18頁 碼6.5.1 客戶訂單變更1) 客戶需變更訂單時應(yīng)提前和當(dāng)區(qū)業(yè)務(wù)人員溝通，由業(yè)務(wù)人員向市場部內(nèi)勤提出變更申請。2) 若訂單已安排發(fā)貨，訂單不予變更，由業(yè)務(wù)人員和客戶協(xié)商解決。3) 若訂單未發(fā)貨，且訂單品項為預(yù)期生產(chǎn)類產(chǎn)品，原訂單作廢，新訂單重新按訂單管理程序執(zhí)行。4) 若訂單未發(fā)貨，但訂單品項為定制類產(chǎn)品，因客戶減少訂單數(shù)量或

7、更換品項產(chǎn)生的費用由客戶承擔(dān)。5) 若客戶需增加產(chǎn)品訂購數(shù)量和品項，原訂單按計劃進(jìn)行，增加量按新訂單流程處理。6.5.2 內(nèi)部變更1) 由于生產(chǎn)計劃等原因需要變更客戶產(chǎn)品或延期交貨的，由生產(chǎn)計劃部將產(chǎn)品變更通知或者延期時間通知市場部內(nèi)勤，由市場部內(nèi)勤通知業(yè)務(wù)人員并協(xié)助進(jìn)行客戶溝通協(xié)調(diào)。2) 根據(jù)業(yè)務(wù)人員與客戶溝通協(xié)調(diào)的結(jié)果，客戶同意訂單變更的由客戶或業(yè)務(wù)進(jìn)行短信確認(rèn)，市場部內(nèi)勤重新填寫訂單或通知相關(guān)部門延期發(fā)貨。3) 如果和客戶協(xié)商達(dá)不成一致，客戶可按客戶抱怨處理程序執(zhí)行。6.6 訂單完成6.6.1 倉庫在發(fā)貨時將出庫單附在產(chǎn)品中，發(fā)貨后將物流發(fā)貨單以傳真、電子掃描或照片發(fā)至市場部內(nèi)勤，市場部內(nèi)勤審核物流發(fā)貨單與訂單是否一致（重點審核付款方式） 并整理匯總。6.6.2 現(xiàn)金付款或預(yù)付款的訂單，貨物到達(dá)且客戶簽收后，訂單完成。6.6.3 物流代收款訂單客戶付款提貨后，物流公司將貨款匯入財務(wù)部門后，訂單完成。6.6.4 控貨的訂單，財務(wù)部確認(rèn)客戶將足額貨款轉(zhuǎn)入我公司賬戶后必須以郵件形式發(fā)送放貨通知單給儲運合作商或直屬分倉，通知物流公司放貨，并抄送市場部內(nèi)勤， 市場部