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文檔簡介
1、公司客服人員費用管理辦法一、目的:1、加快費用報銷進度。2、方便統(tǒng)計管理,合理控制費用。二、適用范圍適用于客戶服務部相關管理人員及所有客服中心工作人員;三、職責1、分公司客服中心主管:負責對所在區(qū)域客服人員的費用審核的初審,負責審核轄區(qū)內產生的售后費用的真實性、合理性和票據(jù)的數(shù)量;對費用報銷出現(xiàn)的異常問題及時提出報警;2、分公司總經(jīng)理:負責對所在區(qū)域客服人員的費用審核(包含客服主管)的復審;3、費用審核專員:負責審核全國分中心產生的售后費用的真實性、合理性和票據(jù)的數(shù)量,對費用報銷出現(xiàn)的異常問題及時提出報警并上報客服部經(jīng)理;4、客戶服務部經(jīng)理:負責客服部成本費用的管控以及售后費用報銷的合理性;5
2、、報銷人:負責真實地將報銷相關材料按照公司標準粘貼;6、國內銷售公司副總經(jīng)理:單張報銷單超過2000元審核權。四、報銷流程1、報銷附帶憑證和相關規(guī)定:1) 出差審批單:每個人的報銷憑證后均需附上一張出差匯總審批表,必須要有相關負責人(客服主管)審批簽字,上面填寫清楚每半個月出差概況;2) 工作單(即安裝單、維修單、巡檢單);3) 客服人員的電話費、市交費實行包干制度的客服中心,每月最高限額,超出部分費用自理。(以和各分公司郵件確認金額為準,如有特殊情況費用超出需向領導申請審批)2、報銷周期和報銷憑證郵寄時間規(guī)定:說明:1)總部為各客服中心每月辦理兩次報銷;2)辦事處每個月寄2次報銷到總部,每次
3、提前或按照上述日期寄出報銷;3)每月報銷時,把當日之前的所有費用整理粘貼好;4)期間遇節(jié)假日依次順延。5)報銷周期不能超過一個月,如果超期則不予報銷。3、報銷審核流程1)客服現(xiàn)場工程師的費用報銷將相關憑證按照公司要求規(guī)定粘貼好,將費用報銷內容錄到crm費用系統(tǒng)里后直接將票據(jù)交給客服中心主管;2)客服中心主管收到費用單據(jù)后,進行審核,同時客服中心主管自己的費用報銷相關憑證按照公司要求規(guī)定粘貼好,一并交給分公司總經(jīng)理審核;如無誤則按照規(guī)定日期全部寄往總部客服部,每次寄出費用報銷之前,登記整理好費用明細和匯總表,每月報銷時發(fā)送至總部審核專員郵箱;(備注:各中心主管每月發(fā)送費用明細時,需將每月非客服產
4、生費用單獨列出明細表,并詳細備注具體費用)3)客服部費用審核專員按照公司要求對辦事處的報銷進行審核,如無誤則轉交客服部經(jīng)理審核;(要求費用審核專員在三個工作日內審核完畢)4)客服部經(jīng)理在一個工作日內審核完畢后由費用審核專員轉給財務部審核;5)財務部收到費用單據(jù)后在七個工作日內發(fā)放報銷款。(注:財務部在當月29日至次月9日期間由于月度結賬,故不收任何費用報銷單據(jù);)注明:每月各分公司客服上報費用報銷至總部時請?zhí)峁┵M用明細,并排序列好費用單編號(同一個人的費用單編號要求為連號),以便總部能確定發(fā)票等報銷憑證是否在運輸途中遺失。如不提供費用明細和匯總,或是報銷單填寫不清楚的總部將不予受理。費用審核流程圖如下:4、考核規(guī)定1)對報銷票據(jù)中出現(xiàn)多票情況,則按照報銷單上金額進行報銷;2)對報銷虛假(例如報銷沒有產生的費用),一經(jīng)查出則不報銷該筆金額。并予以報銷人及客服中心主管每人每次50元罰款處理,報銷人當月度考核直接評c;3)對于客服中心超出規(guī)定日期提報費用的,不予報銷;(節(jié)假日等特殊情況除外)4)對于不按照公司費用報銷規(guī)范填寫和粘貼票據(jù),及少票、無效票、假發(fā)票等,視情節(jié)予以報銷人和客服中心主管每人每次20元罰款處理。5)對費用審核專員不按照規(guī)定時間及時審核費用,予以逾期每天/分公司20元罰款處理;(節(jié)假日、臨時性工作延誤等特
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