公司印章、證照管理制度

1、廣西慧景軟件有限責(zé)任公司深圳市飛天慧景科技有限公司文件編碼gx-hj-001版 本a修改狀態(tài)0名 稱印章、證照管理制度頁 數(shù)1/5公司印章、證照管理制度第一章 總則為加強公司印章、證照管理，保護(hù)公司合法權(quán)益確保印鑒及證照使用的合理性、有效性和可控性，特制定本制度。人力行政部負(fù)責(zé)公司印鑒及證照管理工作，發(fā)放、回收印章及證照，監(jiān)督印章及證照的保管和使用。第二章 公司印章、證照類別說明一、印鑒包括公章、合同專用章、財務(wù)專用章、發(fā)票章、法人章、各部門章等印章。二、證照包括公司營業(yè)執(zhí)照（正、副本）、組織機構(gòu)代碼證（正、副本）、銀行賬戶、稅務(wù)登記證及公司開展經(jīng)營活動所需的其他證照。第三章 公司印章、證照保

2、管一、公司的公章、法人章、合同章由公司行政部管理；財務(wù)專用章由公司財務(wù)部管理。各管理部門必須設(shè)專人進(jìn)行管理，特殊情況不能按以上崗位規(guī)定管理的，由公司負(fù)責(zé)人安排專人進(jìn)行管理，各部門章由部門負(fù)責(zé)人管理。二、公司的營業(yè)執(zhí)照正、副本、組織機構(gòu)代碼（正、副本）、稅務(wù)登記證及其它證照由公司行政管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理，管理落實到個人。三、公司各部門必須明確各印章、證照管理責(zé)任人。第四章 公司印章、證照管理一、印章、證照使用前應(yīng)填寫公章使用登記表或證照使用登記表（見附件1、2），并報行政部負(fù)責(zé)人審批。對于重要文件，如合同、協(xié)議、對外承諾等文件，必須填寫印章、證照使用申請單，由部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理簽字后，方可使用。二

3、、對公司的各種證照復(fù)印件要加強管理，各部門在使用復(fù)印件辦理業(yè)務(wù)時必須在復(fù)印件上注明使用內(nèi)容（此復(fù)印件僅限xxxx使用）。三、證照的使用管理1、各部門因工作需要，借閱、借用、復(fù)印證照資料，須到行政部門填寫證照使用申請表寫明事由及擬用證照資料名稱、件數(shù)、歸還期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，可以到行政部門辦理相應(yīng)手續(xù)。2、行政部門證照保管人僅憑主管領(lǐng)導(dǎo)簽批的申請書辦理借用、借閱、復(fù)印北京博興寶信息技術(shù)有限公司文件編碼xz-zd-006版 本a修改狀態(tài)0名 稱印章、證照管理制度頁 數(shù)2/5等業(yè)務(wù)，其它任何人提出的任何要求，均不予受理。3、凡借閱、借用證照資料，必須在申請日期內(nèi)歸還，不能按

4、時歸還的應(yīng)申請延期，手續(xù)與上述1相同，但最長不得超過7天。4、公司證照不得丟失、損壞。如出現(xiàn)損壞或丟失，除立即向主管領(lǐng)導(dǎo)報告外，要立即與發(fā)證機關(guān)聯(lián)系，及時辦理證照的掛失和補辦手續(xù)。5、公司的營業(yè)執(zhí)照正、副本不得外借，不得與其他單位、組織及第三人共同使用。不得擅自以公司的名義為本人、其他單位、個人提供擔(dān)保、貸款、抵押，也不得擅自以公司的名義向其他單位、組織、個人借款6、電子檔證件必須妥善保存，在對外辦理業(yè)務(wù)時需按照公司規(guī)定并結(jié)合客戶需要傳送文件。7、公司各員工不得利用公司證照簽訂各種假經(jīng)濟(jì)合同，不得利用證照進(jìn)行違法活動等。四、印章的使用管理1、印章的刻制、啟用（1） 公司各部門需刻制印章時，按要

5、求填寫印章刻制申請表，報部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。申請批準(zhǔn)后，由行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一刻制，啟用前頒布印鑒啟用通知的紅頭文件，在啟用日期前使用視為無效。（2）公司批準(zhǔn)成立的新部門待正式紅頭文件下發(fā)后，根據(jù)工作需要方可申請刻制該部門印章。（3）各種印鑒均由行政管理部頒發(fā)，頒發(fā)時應(yīng)留下印模并登記備案。（4）專人領(lǐng)取印鑒時，需要印鑒備案表上簽字。（5）印章丟失時應(yīng)立即向公司負(fù)責(zé)人報告，并依法公告作廢，重新刻制。2、印章的使用、停用（1）公司的印章未經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)和授權(quán)，不得擅自重刻、復(fù)制、注銷。（2）公司各員工不得利用公司印章簽訂各種假經(jīng)濟(jì)合同，不得利用印章進(jìn)行違法活動等。（3）公章、合同專用章的使用決定

6、權(quán)為總經(jīng)理，其它各印章的使用決定權(quán)由總經(jīng)理根據(jù)實際工作需要進(jìn)行授權(quán)。（4）公司員工因私一般不予用?。ü拢┐_需用印時，必須報清用印目的，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，填寫用印登記表，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理簽字后方可用印。重要合同及公司級文件需用印，總經(jīng)理因事不在，可電話向總經(jīng)理匯報，北京博興寶信息技術(shù)有限公司文件編碼xz-zd-006版 本a修改狀態(tài)0名 稱印章、證照管理制度頁 數(shù)3/5確認(rèn)后方可使用，事后補辦手續(xù)。（5）財務(wù)人員依日常的權(quán)限及常規(guī)工作內(nèi)容自行使用財務(wù)專用章。（6）因遺失而依法公告作廢的印章于公告日起即停用。（7）公司因名稱變更、部門撤銷、印章式樣改變等情況需啟用新印章時，舊印章停止使用

7、，由行政管理部下發(fā)關(guān)于停止xx印章使用的通知。（8）行政部將停用的作廢章收回，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，應(yīng)封存的予以切邊或存入檔案里封存，無須封存的則銷毀。3、用印的方法（1）合同、合同性質(zhì)協(xié)議等重要文件要加蓋公章。（2）正確按行文規(guī)定和格式要求加蓋印章；文件正本、重要文件或頁碼較多文件要加蓋騎縫章，副本也要蓋章。五、正常情況下印章或證照嚴(yán)禁外攜，如有特殊需要，按照以下程序辦理：1、使用人填寫印章、證照使用申請單，由部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理簽字。2、印章或證照外攜，使用時始終保持兩人同時在場，并保證印章或證照的安全。3、外攜印章或證照使用完畢后應(yīng)迅速歸還印章保管者，辦理交接手續(xù)。4、公司內(nèi)部使用的文件，除特殊要

8、求外可省去公章。5、如需使用證照的復(fù)印件，證照保管者對其理由進(jìn)行審查，無疑問后可按照手續(xù)，填寫印章、證照使用請示單，行政部負(fù)責(zé)人簽字后方可使用。六、證照管理責(zé)任人離調(diào)職時，應(yīng)按離職制度的規(guī)定填寫移交單，并逐項清點移交。第五章 介紹信管理一、公司介紹信由人力行政部負(fù)責(zé)保管開具。二、保管人員在開具介紹信時，應(yīng)對事由把關(guān)，難以把握的事由應(yīng)請示公司領(lǐng)導(dǎo)后再決定是否開具。三、嚴(yán)控開具蓋有公章的空白介紹信。如確需開具，當(dāng)事人應(yīng)書面申請并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才可開具；事后，當(dāng)事人要書面報告使用情況。四、介紹信開具后，如因情況變化未使用，應(yīng)退還保管人員，將其貼在原存根處，并注明原因。五、介紹信存根應(yīng)存檔備查。北京

9、博興寶信息技術(shù)有限公司文件編碼xz-zd-006版 本a修改狀態(tài)0名 稱印章、證照管理制度頁 數(shù)4/5第六章 證照的年檢公司必須按照各地有關(guān)部門（工商局、稅務(wù)局等）的要求，按時辦理各種證照的年檢、變更、更換工作，保證公司經(jīng)營主體資格符合法律法規(guī)的要求。一、證照的年審、變更、延期等相關(guān)手續(xù)辦理：1、行政類證照由行政部門專人負(fù)責(zé)辦理。2、財務(wù)類證照由財務(wù)部門專人負(fù)責(zé)辦理。3、其他證件由最初辦理證件的部門辦理，證件歸屬部門負(fù)責(zé)在規(guī)定的時間內(nèi)完成手續(xù)辦理和申報具體工作。二、根據(jù)企業(yè)年度檢驗辦法第五條的規(guī)定，年檢起止日期為每年的3月1日至6月30日。登記主管機關(guān)在規(guī)定的時間內(nèi)，對企業(yè)上一年度的情況進(jìn)行檢

10、查。行政部負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)于3月15日前向登記主管機關(guān)送報企業(yè)年檢材料。第七章 相關(guān)責(zé)任 一、 證件管理人管理的所有證件都應(yīng)有清單和目錄，確保證件數(shù)量的準(zhǔn)確性，對于借閱和歸檔都應(yīng)有相應(yīng)人員的簽字確認(rèn)，證件管理人負(fù)有登記的及時性和完整性的責(zé)任。二、 證件借閱人負(fù)責(zé)借閱期間的文件保管，確保公司證件的完整性和整潔性，使用完畢后應(yīng)及時歸檔。借閱，不得將證件轉(zhuǎn)借其他人使用。三、 公司有下列違規(guī)情形之一的，給予責(zé)任人通報批評，并按照造成的不良影響、名譽損毀和經(jīng)濟(jì)損失程度，對責(zé)任部門和責(zé)任人給予相應(yīng)的違規(guī)處罰：1、證照使用、保管單位（部門）和個人擅自翻動、復(fù)印或外借公司證照類文件，對責(zé)任人給予500元罰款，后果嚴(yán)

11、重的加倍處罰并給予扣除全年績效工資的處分。觸犯法律的，立即開除并移交司法機關(guān)處理。2、不按規(guī)定上報資料，造成證照申報、登記、變更、年檢、注銷等不能按時辦理的，給公司造成損失者，視情節(jié)輕重進(jìn)行200-500罰款。3、公司及所屬單位各種認(rèn)證證書、標(biāo)志未按認(rèn)證機構(gòu)有關(guān)證照使用和管理規(guī)定，造成不良后果的，視情節(jié)輕重進(jìn)行200-500元罰款。4、不按公司證照管理辦法使用證照而被投訴，造成公司及所屬各單位名譽損毀和其他利益受到侵害的，對責(zé)任人給予300元罰款。北京博興寶信息技術(shù)有限公司文件編碼xz-zd-006版 本a修改狀態(tài)0名 稱印章、證照管理制度頁 數(shù)5/55、印章、證照借出期間，要妥善保管。如遇證、照丟失，要及時上報公司并按有關(guān)規(guī)定刊登公告，聲明作廢，補證的一切費用由當(dāng)事人負(fù)責(zé)，并處罰款300元。此外如情節(jié)嚴(yán)重，還將追究責(zé)任人的法律責(zé)任。7、如發(fā)現(xiàn)偽造公司證照和印鑒時，應(yīng)立即向公司匯報，開除當(dāng)事人并由公司配合司法部門追究當(dāng)事人的刑事責(zé)任。8、超出審批范圍使用公司證照的外部人員，對責(zé)任人罰款500元；造成嚴(yán)重?fù)p失和影響者追究其法