師范高等?？茖W(xué)校公文管理暫行辦法

1、師范高等專科學(xué)校公文管理暫行辦法為規(guī)范學(xué)校公文管理，做好公文處理工作，提高辦公效率，根據(jù)國家行政機關(guān)公文處理辦法（國發(fā) 200023 號）等文件精神，結(jié)合我校實際，特制定本辦法。一、公文種類按照公文分類，學(xué)校公文的主要種類有：1 決定：用于對重要事項或重大活動作出決策和安排。2 決議：適用于經(jīng)過會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的重要事項。3 意見：用于對重要問題提出見解和處理辦法。4 規(guī)定：用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。5 通告：用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。6 通報：用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神、交流情況等的下行文。7 通知：用于發(fā)布規(guī)章制度， 傳達(dá)上

2、級機關(guān)的指示、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公 文，批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，要求下級機關(guān)及有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項。8 報告：用于向上級機關(guān)匯報工作、 反映情況、 提出建議， 答復(fù)上級機關(guān)詢問的上行文9 請示：用于向上級機關(guān)請求指示和批準(zhǔn)的上行文。10 批復(fù)：用于上級機關(guān)答復(fù)下級機關(guān)的請示事項的下行文。11 函：用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題；向有關(guān)主管部門請求 批準(zhǔn)等的平行文。二、公文格式（一）校黨組織公文版頭1 “中共馬鞍山師范高等?？茖W(xué)校委員會文件”版頭， 適用于印發(fā)學(xué)校黨委的決議， 以 學(xué)校黨委名義下發(fā)的綜合性通知、 工作安排、 黨組織和黨員管理的規(guī)章制度， 向上級黨

3、組織的請 示、報告等。該版頭公文可向上級黨組織上行，也可對學(xué)校各內(nèi)設(shè)機構(gòu)下行。該版頭字號為：馬師黨XX（年份）xx號。2. “中共馬鞍山師范高等?？茖W(xué)校委員會”版頭，印發(fā)以校黨委名義下發(fā)的表彰、懲處 決定（通報）、工作安排；向不相隸屬黨組織詢問、商榷、答復(fù)、請求批準(zhǔn)有關(guān)事項等；印發(fā)上 級黨組織領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重要講話等。 該版頭公文在校內(nèi)只對內(nèi)設(shè)機構(gòu)下行，可對不相隸屬黨組織平行。該版頭字號為：馬師黨秘XX（年份）XX號。3. “中共馬鞍山師范高等?？茖W(xué)校紀(jì)律檢查委員會文件”版頭，適用于印發(fā)學(xué)校紀(jì)委的 決議，以學(xué)校紀(jì)委名義下發(fā)的綜合性通知、工作安排、有關(guān)規(guī)章制度，向上級紀(jì)檢機關(guān)的請示、報告等。

4、該版頭公文可對上級紀(jì)委上行和對學(xué)校內(nèi)設(shè)機構(gòu)下行，也可對不相隸屬紀(jì)檢機構(gòu)平行。該版頭字號為：馬師紀(jì)XX（年份）XX號。4. “中共馬鞍山師范高等?？茖W(xué)校XXX總支委員會文件”、“中共馬鞍山師范高等專 科學(xué)校直屬附屬幼兒園支部委員會文件”版頭， 印發(fā)本組織向?qū)W校黨委的報告、 請示； 本組織內(nèi) 部的決議、意見；組織發(fā)展與制度建設(shè)有關(guān)事項等。 該版頭公文可對校黨委上行和對本組織內(nèi)部下行。該版頭字號分別為：人文系黨總支：馬師黨文XX（年份）XX號；理工系黨總支：馬師黨理XX（年份）XX號;外語系黨總支：馬師黨外XX（年份）XX號;藝術(shù)系黨總支：馬師黨藝XX（年份）XX號;基礎(chǔ)部黨總支：馬師黨基XX（年份

5、）XX號; 行政教輔黨總支：馬師黨機XX（年份）XX號； 直屬附屬幼兒園黨支部：馬師黨幼XX（年份）XX號。（二）學(xué)校行政公文版頭1 “馬鞍山師范高等專科學(xué)校文件”版頭， 適用于印發(fā)學(xué)校決定、 以學(xué)校名義下發(fā)的綜 合性通知、工作安排等；常設(shè)或臨時專業(yè)的設(shè)置、調(diào)整方案；學(xué)校行政管理的各項規(guī)章制度；向 上級機關(guān)的請示、報告等。該版頭公文可向上級單位上行，也可對學(xué)校內(nèi)設(shè)行政機構(gòu)下行。該版頭字號為：馬師XX（年份）XX號。2. “馬鞍山師范高等?？茖W(xué)?！卑骖^，印發(fā)以學(xué)校名義下發(fā)的校級表彰、懲處決定（通 報）、工作安排；向不相隸屬單位詢問、商榷、答復(fù)、請求批準(zhǔn)有關(guān)事項等；印發(fā)上級領(lǐng)導(dǎo)和學(xué) 校領(lǐng)導(dǎo)的重要講

6、話；啟用或廢止校內(nèi)印章等。 該版頭公文在校內(nèi)只對內(nèi)設(shè)行政機構(gòu)下行，可對不相隸屬單位平行。該版頭公文字號為：馬師秘XX（年份）XX號。3. “馬鞍山師范高等?？茖W(xué)校 （XX） ”版頭， 適用于印發(fā)各處室、系 （部） 行政用文處室用該版頭行文只能對學(xué)校上行，不允許向校外行文；系（部）行文僅對學(xué)校上行和對本系部內(nèi)部下行。該版頭公文字號分別為：辦公室：馬師辦XX（年份）XX 號；組織人事處：馬師組人XX(（年份）XX號；監(jiān)察審計處：馬師監(jiān)審XX(（年份）XX號；教務(wù)處：馬師教XX（年份）XX 號；總務(wù)財務(wù)處：馬師后財XX(（年份）XX號；學(xué)生處：馬師學(xué)XX（年份）XX 號；保衛(wèi)處：馬師安XX（年份）X

7、X 號；圖書館信息中心：馬師圖信XX（年份）XX號;人文系：馬師文XX（年份）XX 號；理工系：馬師理XX（年份）XX 號；外語系：馬師外XX（年份）XX 號；藝術(shù)系：馬師藝XX（年份）XX 號；基礎(chǔ)部：馬師基XX（年份）XX 號。（三）群團(tuán)組織公文版頭1 “中國教育工會馬鞍山師范高等?？茖W(xué)校委員會文件”版頭，適用于印發(fā)學(xué)校工會的決定，以學(xué)校工會名義下發(fā)的綜合性通知、工作安排、規(guī)章制度，向上級工會組織的請示、報告等。該版頭公文可向上級工會組織、校黨委上行，也可對校內(nèi)工會組織下行。該版頭字號為：馬師工XX（年份）XX號。2. “中國教育工會馬鞍山師范高等?？茖W(xué)校委員會”版頭，印發(fā)以學(xué)校工會名義下

8、發(fā)的 表彰、懲處決定（通報）、工作安排；向不相隸屬單位詢問、 商榷、答復(fù)、 請求批準(zhǔn)有關(guān)事項等； 印發(fā)上級工會領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校工會領(lǐng)導(dǎo)的重要講話等。 該版頭公文只對校內(nèi)工會組織下行，也可對不相隸屬工會組織平行。該版頭字號為：馬師工秘XX（年份）xx號。3 “共青團(tuán)馬鞍山師范高等?？茖W(xué)校委員會文件”版頭，適用于印發(fā)學(xué)校團(tuán)委的決議， 以校團(tuán)委名義下發(fā)的綜合性通知、工作安排、規(guī)章制度，向上級機關(guān)、校黨委的請示、報告等。 該版頭公文可向上級團(tuán)組織、校黨委上行，也可對校內(nèi)團(tuán)組織下行。該版頭字號為：馬師團(tuán)XX（年份）XX號。4. “共青團(tuán)馬鞍山師范高等?？茖W(xué)校委員會”版頭，印發(fā)以學(xué)校團(tuán)委名義下發(fā)的表彰、 懲處決

9、定（通報）、工作安排；向不相隸屬團(tuán)組織詢問、商榷、答復(fù)、請求批準(zhǔn)有關(guān)事項等。 該版頭公文在校內(nèi)只對內(nèi)設(shè)團(tuán)組織下行，也可對不相隸屬單位平行。該版頭字號為：馬師團(tuán)秘XX（年份）XX號。（四）其它公文版頭1 “馬鞍山師范高等專科學(xué)校會議紀(jì)要”版頭，適用于反映黨委會、 黨政聯(lián)席會議、 校長辦公會議形成的決定等。2 “師專信息”版頭，適用于宣傳、報道學(xué)校改革與發(fā)展的成績和重大事件；傳達(dá)上級機關(guān)的重要文件精神；介紹國內(nèi)外高教發(fā)展的最新動態(tài)等。三、公文制發(fā)、接收程序（）公文制發(fā)程序：擬稿T校核T打印清樣T填寫公文處理標(biāo)簽T領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)T登記編號 T公文紙打印T用印T分發(fā)T存檔。1 擬稿。以學(xué)校名義制發(fā)的公文，

10、根據(jù)需要或校領(lǐng)導(dǎo)要求，由學(xué)校辦公室或?qū)W校有關(guān)部 門草擬；學(xué)校其它二級黨政機構(gòu)制發(fā)的文件由發(fā)文部門草擬。擬稿注意事項：（ 1）須一律使用規(guī)定的 A4 型紙。（ 2）用詞準(zhǔn)確、規(guī)范。人名、地名、專用術(shù)語、數(shù)字、事物名稱、引文準(zhǔn)確無誤。使用簡稱，應(yīng)先用全稱在括號內(nèi)注明“以下簡稱XX”。簡稱應(yīng)規(guī)范化。時間應(yīng)寫具體的年月日，不要把“ 19XX年”簡寫成“XX年”，一般不用“明年”、“上月”、“前日”等概念。（ 3）公文中的數(shù)字，除發(fā)文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語，具有 修辭色彩的語句作為詞素的數(shù)字必須用漢字外， 應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 公文中應(yīng)使用國家法定的 計量單位。（ 4）引用公文

11、應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。（ 5）起草公文的依據(jù)文件、重要參考資料及有關(guān)說明材料，應(yīng)附在文稿之后。2 校核。公文草擬后，應(yīng)先經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核，確保文稿在政策上、內(nèi)容上、文字上 準(zhǔn)確無誤。3打印清樣。文稿經(jīng)審核無誤后，用A4 打印紙打印清樣。4填寫公文處理標(biāo)簽。擬稿人負(fù)責(zé)填寫公文處理標(biāo)簽中擬稿、主送、抄報（送）、標(biāo)題 等欄目，擬稿和校對欄目分別由文稿草擬人員和校對者簽名。5 領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。學(xué)校制發(fā)的文件由擬稿人將校核后的文稿、公文處理標(biāo)簽、附件及電子文稿等報送學(xué)校辦公室， 送校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)； 學(xué)校二級黨政機構(gòu)制發(fā)的文件由分管校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)內(nèi)容包括：是否同意發(fā)文、簽發(fā)人（簽署全名）、簽發(fā)時間（注明年、

12、月、日）。6 登記編號。以學(xué)校名義上報或下發(fā)的公文，經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后， 由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)做發(fā) 文登記，并編排發(fā)文序號。學(xué)校二級黨政機構(gòu)制發(fā)的公文， 經(jīng)校分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由各單位負(fù)責(zé) 做發(fā)文登記、編排發(fā)文序號。7 公文紙打印。按本辦法第二條規(guī)定的公文格式打印。8 加蓋印章。除會議紀(jì)要，一般文件用印與落款一致。9 分發(fā)。學(xué)校制發(fā)的文件一般由學(xué)校辦公室指派專人或工作承辦部門分發(fā)； 學(xué)校部門制 發(fā)的文件由各部門自行分發(fā)。10 存檔。文件發(fā)送完畢，將正式文件一式兩份與文件原稿、文稿附件、校領(lǐng)導(dǎo)重要修 改稿及公文處理標(biāo)簽一并存檔，并于次年 6 月 30 日前按要求交學(xué)校檔案室完成歸檔。公文存檔 的原件、修改

13、稿、簽發(fā)意見等須使用黑色、藍(lán)黑色墨水鋼筆（或符合存檔要求的簽字筆）填寫。（二）校外公文的接收程序：收文登記T閱批T承辦T傳遞T催辦T歸檔。1 收文登記。對收進(jìn)的外來文件、電傳等，由學(xué)校辦公室分別簽收、拆封，填寫馬鞍山師范高等專科學(xué)校校外文件處理標(biāo)簽 ，并在馬鞍山師范高等?？茖W(xué)校接收校外文件登記簿 登記。校領(lǐng)導(dǎo)親收件，交本人拆封。親收人認(rèn)為需要學(xué)校存查或處理的，可以交學(xué)校辦公室按收文登記辦理。2 閱批。收文登記后，由學(xué)校辦公室提出擬辦意見，呈送校領(lǐng)導(dǎo)閱批后，再由學(xué)校辦公 室文書負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)有關(guān)職能部門承辦或組織傳閱。 急件應(yīng)即時閱批。 審批公文時， 對有具體請示事項 的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和

14、日期，其它審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱 表示已閱知。3 承辦。承辦部門應(yīng)按公文要求，根據(jù)校領(lǐng)導(dǎo)批示的意見認(rèn)真、負(fù)責(zé)、迅速地辦理，并 將辦理結(jié)果記入馬鞍山師范高等專科學(xué)校校外文件處理標(biāo)簽。（ 1）批辦的公文涉及兩個部門以上，由主辦部門負(fù)責(zé)承辦，主辦部門應(yīng)及時將公文交校辦公室轉(zhuǎn)給有關(guān)部門閱辦，并限期交學(xué)校辦公室存檔。（2） 批辦的公文有規(guī)定期限的，必須按規(guī)定期限辦理完畢，無規(guī)定期限的一般應(yīng)在10 天內(nèi) 辦理完畢，如有困難不能按期辦理完畢時， 應(yīng)先向?qū)W校辦公室報告，說明理由， 提出預(yù)計完成日 期。（3）一般參閱性文件， 各部門從收到文件之日起， 必須在 3天內(nèi)閱畢， 送交學(xué)校辦公室存檔。

15、 4傳遞。各部門傳達(dá)文件應(yīng)由專人負(fù)責(zé)。在文件份數(shù)少，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理。在進(jìn)行 文件傳閱時，應(yīng)以文書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱， 即一位領(lǐng)導(dǎo)閱后直接退回給文書， 注銷后再由 辦公室文書送給另一位領(lǐng)導(dǎo)閱讀，而不是讓領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間直接傳閱。5 催辦。文書工作人員應(yīng)及時掌握公文運轉(zhuǎn)和處理情況， 對辦理的公文要負(fù)責(zé)檢查催辦， 承辦的公文辦理完畢后，立即報告學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人，防止漏辦或延誤。6 歸檔。學(xué)校辦公室文書對承辦完的校外公文要及時進(jìn)行歸檔，并核查馬鞍山師范高等?？茖W(xué)校校外文件處理標(biāo)簽各項填寫是否規(guī)范，相關(guān)事項要注明清

16、楚。7 學(xué)校辦公室對各部門公文處理情況有催辦、督促和檢查的責(zé)任。四、校內(nèi)公文的運行程序校內(nèi)公文運行程序： 報送簽收T登記T擬辦T批辦T承辦T催辦T歸檔（以上報校黨委、校長辦公室公文為例）。1 報送簽收。凡學(xué)校內(nèi)上報校領(lǐng)導(dǎo)、主管校領(lǐng)導(dǎo)的公文，如請示、報告等文件，一律先 送達(dá)學(xué)校辦公室，由學(xué)校辦公室文書簽收、編號。便函、請柬、介紹信、廣告等，不作登記，直接交相關(guān)部門辦理。2 登記。校辦公室對簽收、編號的文件進(jìn)行校內(nèi)收文登記。先填寫馬鞍山師范高等專 科學(xué)校校內(nèi)文件處理標(biāo)簽，再登記至馬鞍山師范高等?？茖W(xué)校校內(nèi)收文登記簿。3 擬辦。辦公室負(fù)責(zé)人在馬鞍山師范高等?？茖W(xué)校校內(nèi)文件處理標(biāo)簽上填寫擬辦意 見。4

17、 批辦。由校辦公室文書按照擬辦意見呈送校領(lǐng)導(dǎo)閱批。5 承辦。承辦部門按文件要求，根據(jù)校領(lǐng)導(dǎo)批示的意見認(rèn)真、負(fù)責(zé)、迅速地辦理，將辦 理結(jié)果記入文件流轉(zhuǎn)單。6 催辦。校辦公室文書應(yīng)及時掌握文件流轉(zhuǎn)和處理情況，根據(jù)承辦時限的要求，及時對文件承辦情況進(jìn)行督促和檢查。 完成后立即報告辦公室負(fù)責(zé)人， 并進(jìn)行歸檔管理， 防止漏辦或延 誤。7 歸檔。校辦公室文書對承辦完的校內(nèi)文件要及時進(jìn)行歸檔，并要核查 馬鞍山師范高等?？茖W(xué)校校內(nèi)文件處理標(biāo)簽各項是否填寫齊全、規(guī)范，相關(guān)事項要注明清楚、完整。 其他收文單位參照上述流程運轉(zhuǎn)公文。五、公文歸檔1 公文辦理完畢后， 應(yīng)當(dāng)根據(jù) 馬鞍山師范高等專科學(xué)校檔案管理條例 將公

18、文的擬稿、 正本和有關(guān)材料及時收集齊全，立卷歸檔，個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。2 擬制、修改和簽發(fā)公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。3 學(xué)校制發(fā)的文件由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)立卷歸檔、移交檔案室； 學(xué)校二級單位制發(fā)的文件由各單位負(fù)責(zé)立卷歸檔、移交學(xué)校檔案室。4 歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向?qū)W校檔案室移交。六、公文管理1 學(xué)校公文由學(xué)校辦公室統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔。2 各二級單位公文應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)本部門公文管理工作，本單位的各類收、 發(fā)文件均要按學(xué)校公文管理要求設(shè)立收、 發(fā)文卷內(nèi)目錄； 發(fā)文處理標(biāo)簽、 登記簿； 收文處理標(biāo)簽、 登記簿， 卷內(nèi)目錄、發(fā)文收文處理標(biāo)簽均要符合歸檔要求，登記簿供文件查詢使用。3 上級機關(guān)的公文，除保密和注明不準(zhǔn)翻印的以外，各部門負(fù)責(zé)人需翻印文件，必須經(jīng) 學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以翻印。七、本辦法自公布之日起執(zhí)行，并由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)解釋附件：公文樣式簽發(fā)人:XXX馬師2009XX號（3號仿宋）（3號仿宋）（3號楷體）（2號小標(biāo)宋體）關(guān)于的請示（空1行，行距30磅，段后間距自動）（3號仿宋）XXX:XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX:一、 XXXXXXXX（黑體3號）（一）