農(nóng)商銀行公文處理制度

1、農(nóng)商銀行公文處理制度某某農(nóng)村商業(yè)銀行股份有限公司公文處理制度（草案）第一章總 則第一條 為使本行公文處理工作規(guī)范化、 制度化、科學(xué)化根據(jù)國務(wù)院關(guān)于發(fā)布（國家行政機關(guān)公文處理辦法）的通知 （國發(fā)號）、中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例 （中辦發(fā)號）和陜西省農(nóng)村信用社公文處理規(guī)范 （陜信聯(lián)發(fā)號）結(jié)合某某農(nóng)村商業(yè)銀行股份有限公司（以下簡稱 “本行 ”）實際制定本制度。第二條 公文是本系統(tǒng)在日常工作中普遍使用的具有行政約束力和規(guī)范體式的文書是依法經(jīng)營和進行公務(wù)活動的重要工具。各網(wǎng)點、各部門（以下簡稱各單位）的主要負責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作模范遵守本辦法并加強對公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。第三條 公文處理是指

2、公文的辦理、管理、整理（立卷） 、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理包括收文處理和發(fā)文處理兩部分內(nèi)容。公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、精簡、高效的原則做到及時、準(zhǔn)確、安全。第四條 在公文處理工作中必須嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密法律、法規(guī)和有關(guān)規(guī)定保守黨和國家秘密及本系統(tǒng)秘密。第五條 行政綜合部是本行公文處理的管理者主管本行的公文處理工作同時有對各單位公文處理的指導(dǎo)職責(zé)。行政綜合部應(yīng)認真負責(zé)地做好有關(guān)公文處理的各項工作確保公文處理的質(zhì)量與效率。第二章智能辦公自動化公文處理系統(tǒng)規(guī)程第六條為進一步提高工作效率有效降低和節(jié)約辦公成本加快辦公自動化建設(shè)使本行公文處理工作規(guī)范化、制度化從年月起正式啟用辦

3、公自動化公文處理系統(tǒng)（以下簡稱 OA ）。今后本行所有下發(fā)的各種公文一律通過智能辦公自動化處理系統(tǒng)發(fā)送。第七條各單位要建立健全電子公文辦理制度加強管理。管理人員要有高度責(zé)任感認真負責(zé)切實做到不錯不漏、不遲不誤確保電子公文及時傳輸和辦理。第八條各部門負責(zé)本部門文件的起草擬稿人在處理電子公文時須套用符合規(guī)范的文件格式模板。行政綜合部負責(zé)文件的編號、蓋章以及紙質(zhì)文件的存檔和電子公文的下發(fā)。第九條信息管理部負責(zé)系統(tǒng)操作培訓(xùn)運行設(shè)備的維護、管理。信息管理部應(yīng)定期對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行殺毒建立防火墻防止黑客侵入確保系統(tǒng)安全。第十條行政綜合部、信息管理部對系統(tǒng)電子公文每年整理一次備份至移動存儲器存入檔案室。第十一條

4、所有系統(tǒng)用戶應(yīng)保管好用戶密碼口令不得隨意泄露給無關(guān)人員。第十二條正式文件及其他需要簽發(fā)的公文嚴(yán)格按照 OA 辦公流程提交、審核、簽發(fā)。一般性的公文從擬稿人提交分發(fā)到收文單位不得超過兩個工作日。電子文件發(fā)送后各單位工作人員應(yīng)根據(jù)公文的緩急程度對所發(fā)公文的接收情況進行檢查、 催辦、督辦發(fā)現(xiàn)問題及時與綜合部或相關(guān)部室聯(lián)系。第十三條所有 OA 用戶在每日工作時間都必須及時登錄 OA 系統(tǒng)查看文件并始終使 OA 系統(tǒng)處于 “在線 ”狀態(tài)確保信息和聯(lián)絡(luò)暢通有緊急公文時綜合部將及時通知單位負責(zé)人如因出差休假須指定授權(quán)的公文代辦人代辦。如有貽誤將追究相關(guān)人員的責(zé)任。第十四條 OA 用戶根據(jù)權(quán)限和要求批閱處理文

5、件如電子簽名前無任何批示內(nèi)容的視為同意。第十五條各單位在電子公文傳輸工作中要嚴(yán)格遵守國家保密制度凡涉密和依有關(guān)規(guī)定不予公開的文件不得在網(wǎng)上傳輸。第三章 公文種類第十六條 適用公文的主要種類： （一）決定適用于對重要事項或重要活動作出安排獎懲有關(guān)單位及人員變更或者撤銷下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。（二）決議 適用于董事會、股東大會、監(jiān)事會就行使職權(quán)表決有關(guān)事項。（三）通告 適用于向社會各有關(guān)方面公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。（四）通知適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬機關(guān)的公文批轉(zhuǎn)下級的公文發(fā)布規(guī)章傳達要求下級單位辦理和需要有關(guān)單位周知或共同執(zhí)行的事項任免和聘用干部。（五）通報適用于表彰先進批評錯誤傳達重要

6、精神或者情況。（六）報告 適用于向上級匯報工作反映情況答復(fù)上級單位的詢問。（七）請示適用于向上級單位請求批示、批準(zhǔn)有關(guān)事項。（八）批復(fù)適用于答復(fù)下級單位請示事項。（九）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（十）函 適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。（十一）會議紀(jì)要 適用于記載和傳達會議情況或議定事項。第四章 公文格式第十七條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。（一）涉及國家秘密和本行業(yè)商業(yè)機密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明

7、密級和保密期限其中 “絕密 ”、“機密 ”級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。（二）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急 ”、“急件 ”。其中電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明 “特提 ”、“特急 ”、“加急 ”、“平急 ”。（三）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中 “請示 ”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。（四）公文標(biāo)題包括發(fā)文機關(guān)名稱、文件主要內(nèi)容、文件種類。公文標(biāo)題文字應(yīng)力求扼要簡短除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外一般不用標(biāo)點符號。標(biāo)題置于紅色橫線下空行用小標(biāo)宋體字居中排列。如有回行應(yīng)做到詞意完整排列對稱間距恰當(dāng)。（五）主送單位指公文的主要受理單位應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。主送機關(guān)置于標(biāo)題下空一行左側(cè)頂

8、格用號仿宋字體標(biāo)識回行時仍頂格。最后一個主送機關(guān)后標(biāo)全角冒號。（六）公文正文。主送機關(guān)名稱下行每自然段左空字回行頂格。用號仿宋字體數(shù)字、年份不能回行。（七）公文如有附件應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。如屬轉(zhuǎn)發(fā)文件被轉(zhuǎn)發(fā)的文件不作為附件標(biāo)注。在正文下行左空字用號仿宋體字標(biāo)識 “附件 ”后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如 “附件：、 ”）附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與正文一起裝訂并在附件左上角第一行項格標(biāo)識 “附件 ”有序號時標(biāo)識序號附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。（八）公文除 “會議紀(jì)要 ”和以電報形式發(fā)出的以外應(yīng)當(dāng)加蓋印章聯(lián)合上報的公文由主辦單位加蓋印章聯(lián)合下發(fā)的公文發(fā)文單位都應(yīng)加蓋

9、印章。加蓋印章應(yīng)上距正文端正、居中下壓成文時間即僅以下弧壓在成文時間上當(dāng)印章下弧有文字時采用中套方式即印章中心線壓在成文時間上。（九）成文日期以負責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。用漢字將年、月、日標(biāo)全“零”寫為 “”。成文時間右空個字（十）公文如有附注（需要說明的其他事項如“此件不公開報道 ”等）用號仿宋體字居左空字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行。（十一）特殊情況說明。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決務(wù)使印章與正文同處一面不得采取標(biāo)識 “此頁無正文 ”的方法解決。（十二）抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知

10、曉公文的其他單位應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。在主題詞下行用號仿宋體字標(biāo)識 “抄送 ”后標(biāo)全角冒號抄送機關(guān)間頓號隔開回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊。（十三）本單位發(fā)送。在抄送欄下標(biāo)識發(fā)送單位。字體、字號、樣式與抄送項目相同。（十四）聯(lián)系人。在本單位發(fā)送欄下標(biāo)注聯(lián)系人姓名及聯(lián)系電話。用號仿宋體字標(biāo)識。（十六）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間。位于聯(lián)系人及校對條目之下占行位置用號仿宋體字標(biāo)識。印發(fā)時間以公文付印的日期為準(zhǔn)。用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。第五章發(fā)文種類及使用說明第十八條我行發(fā)文種類（一）黨委系列 本行黨委用文文種主要用通知、 報告、請示、批復(fù)、通報、決定、意見、函、會議紀(jì)要。（二）行政系列鎮(zhèn)坪農(nóng)商行發(fā)：文種主

11、要用于下行文。如通知、決定、通報、批復(fù)、函、會議紀(jì)要、稽核處理決定等。鎮(zhèn)坪農(nóng)商行字：文種主要用于上行文如報告、請示。鎮(zhèn)坪農(nóng)商行傳字：內(nèi)部傳真專用文種可用通知、意見、決定、函。鎮(zhèn)坪農(nóng)商行工會字：工會用文文種可用通知、決定、請示、報告、批復(fù)、通報、函、會議紀(jì)要。第六章 行文規(guī)則第十九條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定一般不得越級行文。因特殊情況必須越級行文時應(yīng)當(dāng)抄送越過的單位。第二十條向上級單位的請示不得同時抄送下級單位。向下級單位的重要行文應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級單位。第二十一條“請示 ”應(yīng)當(dāng)一事一文 “報告 ”中不得夾帶請示事項。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外“請示 ”不得直接送領(lǐng)導(dǎo)人。第二十二條向上

12、級單位的行文一般只寫一個主送單位。如需同時送其他單位應(yīng)當(dāng)用抄送形式但不得同時抄送下級單位。第二十三條各單位可以和同級政府機關(guān)聯(lián)合行文。聯(lián)合行文主辦機關(guān)名稱排列在前并使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。如聯(lián)合行文機關(guān)過多必須保證行文首頁顯示正文。第七章 發(fā)文辦理程序第二十四條 本行發(fā)文（含黨委下同）的辦理程序一般是：主辦部室擬稿人擬稿 主辦部室負責(zé)人審核 綜合部綜合秘書核稿 綜合部負責(zé)人核簽 送分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（如須送董事長、行長簽發(fā)的由綜合部按分管領(lǐng)導(dǎo)的意見送簽） 綜合部編號、蓋章、分發(fā)（存檔）。第八章 公文起草第二十五條 起草公文要做到：（一）符合黨和政府的方針、政策符合國家的法律、法規(guī)及有關(guān)部門的規(guī)定。（

13、二）全面、準(zhǔn)確地反映客觀實際情況完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文單位的意圖提出的措施切實可行。（三）觀點明確條理清楚內(nèi)容充實結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)。文字精煉表述準(zhǔn)確標(biāo)點正確篇幅簡短。（四）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。（五）擬制緊急公文應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因并根據(jù)實際需要確定緊急程度。（六）人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確日期應(yīng)寫具體的年、月、日。（七）必須使用國家法定計量單位。（八）公文中的數(shù)字除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修飾辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外其余應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。（九）引用公文應(yīng)注明發(fā)文機關(guān)、原文件標(biāo)題及原發(fā)文字號。引用順序是：

14、先引發(fā)文機關(guān)后引文件標(biāo)題發(fā)文序號在文件標(biāo)題后并用括號括起來。（十）在使用專用名詞的簡稱時應(yīng)使用規(guī)范化的簡稱或約定俗成的簡稱。否則要先用全稱再用簡稱并加以注明。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。（十一）行文結(jié)構(gòu)序數(shù)第一層為 “一”第二層為 （“一）”第三層為 “”第四層為 “（） ”。（十二）“制度 ”、“辦法 ”等文件的結(jié)構(gòu)一般是第一層為 “章”第二層為“條”（“條”內(nèi)結(jié)構(gòu)順序一般為 “（一） ”、“”、“（） ”）。第二十六條擬稿人在系統(tǒng)中除正文外需將發(fā)文起草單內(nèi)容填寫清楚。如發(fā)文種類、聯(lián)系電話、文件標(biāo)題、主題詞、主送機關(guān)、抄送機關(guān)、行內(nèi)發(fā)送、附件等。第九

15、章公文簽發(fā)第二十六條本行發(fā)公文由本行領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。上行文和報送外單位發(fā)文一律由董事長簽發(fā)其他發(fā)文按照分工負責(zé)原則由主管領(lǐng)導(dǎo)審核后送行長簽發(fā)重要的或涉及面廣的發(fā)文由分管領(lǐng)導(dǎo)審核后送董事長簽發(fā)。簡訊、簡報或信息由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件不得隨意變更如需變更要經(jīng)原簽發(fā)人同意。第二十七條 主辦部門一般應(yīng)指定擬稿人為該公文聯(lián)系人并在文件版記中注明姓名及聯(lián)系電話以便下級在處理公文中與之聯(lián)系。印發(fā)的文件由主辦部門負責(zé)校對校對人員應(yīng)對所有要素負責(zé)。第二十八條 已簽批的本行發(fā)文件在蓋章分發(fā)之前行政綜合部要做好最后把關(guān)檢查隨文的附件是否齊全確認符合規(guī)定后加蓋公章進行發(fā)文登記然后按文件要求發(fā)送。第十章 收文的辦

16、理第二十九條 收文的辦理包括簽收、登記、擬辦、批辦、傳閱、承辦、催辦、存檔等程序。由行政綜合部負責(zé)。（一）簽收 收到有關(guān)公文并以簽字或蓋章的方式給發(fā)文方以憑據(jù)。簽收公文應(yīng)當(dāng)逐件清點如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時向發(fā)文機關(guān)查詢并采取相應(yīng)的處理措施急件中應(yīng)注明簽收的具體時間。（二）登記公文辦理過程中就公文特征和辦理情況進行記載。登記應(yīng)當(dāng)將公文標(biāo)題、密級、發(fā)文機關(guān)、發(fā)文字號、成文日期、主送機關(guān)、份數(shù)、收文日期及辦理情況逐項填寫清楚。（三）擬辦行政綜合部對收到的公文應(yīng)當(dāng)進行審核重點審核是否應(yīng)由本單位辦理是否符合行文規(guī)則文件是否完整。同時提交領(lǐng)導(dǎo)批示。緊急公文應(yīng)當(dāng)提出辦理時限。（四）批辦商行領(lǐng)導(dǎo)將文件批注有關(guān)部門辦理

17、。（五）傳閱 行政綜合部根據(jù)有關(guān)規(guī)定或領(lǐng)導(dǎo)批示按照規(guī)定程序?qū)⒐乃陀嘘P(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門閱示辦理。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時掌握公文去向避免漏傳、誤傳和延誤。（六）承辦 承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理確有困難的應(yīng)當(dāng)及時予以說明對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的應(yīng)當(dāng)及時退回交辦的部門并說明理由。（七）催辦行政綜合部對公文的承辦情況進行督促檢查。對緊急或者重要公文應(yīng)當(dāng)及時催辦對一般公文應(yīng)當(dāng)定期催辦并隨時或者定期向領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理情況。第十一章公文的歸檔與銷毀第三十條 公文辦完后行政綜合部綜合崗人員要根據(jù) 中華人民共和國檔案法 和省聯(lián)社檔案管理等規(guī)定及時將公文原稿、附件和有關(guān)材料收集、整理、歸檔 OA 系統(tǒng)公文除打印紙質(zhì)文件歸檔外需定時備份電子檔案切實做好平時歸檔工作。第三十一條 公文歸檔應(yīng)根據(jù)公文的相互聯(lián)系、特征和保管期限分別整理正確反映本行主要工作情況便于保管、檢索和使用