前臺(tái)文秘工作職責(zé)秘書基礎(chǔ)

1、前臺(tái)文秘工作職責(zé)秘書基礎(chǔ)2. 負(fù)責(zé)公司電話總機(jī)的接線工作。電話接人準(zhǔn)確及時(shí) , 使用禮貌用語、聲音清晰、態(tài)度和藹。做好未能聯(lián)系上的電話記錄并及時(shí)轉(zhuǎn)告。3. 負(fù)責(zé)信函、包裹的收發(fā)工作。4. 負(fù)責(zé)公司高管分配的文檔處理工作。5. 負(fù)責(zé)公司會(huì)議室計(jì)劃安排。6. 負(fù)責(zé)管理監(jiān)視器、廣播音響、文體用品。7. 協(xié)助環(huán)保員做好白天公司消防、電力、防盜等安全事項(xiàng)的工作。8. 完成上級(jí)交辦的其他工作。前臺(tái)文秘工作職責(zé)21. 負(fù)責(zé)前臺(tái)服務(wù)熱線的接聽和電話轉(zhuǎn)接，做好來電咨詢工作，重要事項(xiàng)認(rèn)真記錄并傳達(dá)給相關(guān)人員，不遺漏、延誤；2. 負(fù)責(zé)來訪客戶的接待、基本咨詢和引見，嚴(yán)格執(zhí)行公司的接待服務(wù)規(guī)范，保持良好的禮節(jié)禮貌；3

2、. 對(duì)客戶的投訴電話，及時(shí)填寫登記表，并于第一時(shí)間傳達(dá)到客戶服務(wù)團(tuán)隊(duì)，定期將客戶投訴記錄匯總給副總經(jīng)理；4. 負(fù)責(zé)公司前臺(tái)或咨詢接待室的衛(wèi)生清潔及桌椅擺放，并保持整潔干凈；5. 接受行政經(jīng)理工作安排并協(xié)助人事文員作好行政部其他工作；第1頁共6頁認(rèn)真執(zhí)行目標(biāo)卡的管理規(guī)定，完成本部門分配的工作和任務(wù)前臺(tái)文秘工作職責(zé)31、接待工作：訪客進(jìn)入接待廳，應(yīng)抬頭行注目禮“您好 , 請(qǐng)問找誰 ?”, 并請(qǐng)?jiān)L客入坐，請(qǐng)示后引入相關(guān)區(qū)域，在一分鐘內(nèi)端上茶水，并負(fù)責(zé)加水、更新煙缸;2 、衛(wèi)生清潔工作：煙缸不得超過五個(gè)煙蒂，訪客離去后，三分鐘內(nèi)清洗好煙缸、茶杯;3、總機(jī)服務(wù)工作：鈴響三聲內(nèi)必須接聽，“您好，XX公司。

3、” ; 若自動(dòng)轉(zhuǎn)撥，三分鐘內(nèi)必須轉(zhuǎn)為人工; 來電找“總經(jīng)理”，判定是廣告類，不應(yīng)直接轉(zhuǎn)入，應(yīng)問清何事后轉(zhuǎn)接相關(guān)部門;4、傳真信息必須在五分鐘內(nèi)送達(dá)相關(guān)人員;5、負(fù)責(zé)收發(fā)管理報(bào)紙、信函;6 、安全工作：下班前檢查復(fù)印機(jī)關(guān)機(jī)，關(guān)閉所有電源，負(fù)責(zé)關(guān)好門窗 ;7 、接受行政助理 ( 助理招聘 ) 安排的其它工作。前臺(tái)文秘工作職責(zé)41、熟悉各部門的各項(xiàng)服務(wù)項(xiàng)目及辦卡的種類、優(yōu)惠政策、所用產(chǎn)品；2 、負(fù)責(zé)接待顧客，并對(duì)顧客提出的各項(xiàng)咨詢進(jìn)行解答；3 、接聽咨詢、預(yù)約電話，準(zhǔn)確記錄客人咨詢的問題。預(yù)約客人的預(yù)約時(shí)間，并通知預(yù)約員工作好準(zhǔn)備工作；4 、持卡消費(fèi)客人，接待員工將客人送到相應(yīng)部后，拿客人消費(fèi)第2頁

4、共6頁卡到前臺(tái)領(lǐng)取顧客資料表交服務(wù)員工，以便服務(wù)員工更好地為客人服務(wù)；5 、接待顧客時(shí)要主動(dòng)、禮貌、熱情、迅速，并作到微笑服務(wù)；6 、協(xié)助其他部門搞好接待工作?！厩芭_(tái)文秘服務(wù)規(guī)范】造訪：1 客戶或來訪者進(jìn)門，前臺(tái)馬上起身接待，并致以問候或歡迎辭。如站著則先于客人問話而致以問候或歡迎辭。單個(gè)人問候標(biāo)準(zhǔn)語如下：“先生，您好！”或“先生，早上好！” “小姐，您好！”或“小姐，早上好！” “您好！歡迎來到 XX公司?！眮碚呤嵌?，標(biāo)準(zhǔn)問候語則為：“二位先生好！” “二位小姐好”“先生、小姐，你們好！”來者為三人以上，標(biāo)準(zhǔn)問候語則為：“各位好！”或“各位早上好！”“各位下午好” “大家好！”或“大家早上

5、好！”“大家下午好！”對(duì)已知道客戶或來訪者姓名的，標(biāo)準(zhǔn)問候語如下：第3頁共6頁“X先生好！”“X小姐好！”對(duì)已是第二次或二次以上來公司的客戶、來訪者，在沿用“單個(gè)人問候標(biāo)準(zhǔn)語”并看到客戶點(diǎn)頭或聽到客戶跟說“你好”之后，還可選用如下標(biāo)準(zhǔn)問候語：“先生，我記得您前不久（以前）來過我們公司，今天光臨，再次表示歡迎！”a) 引導(dǎo)客戶或來訪者到咨詢廳就座，遞上茶水，送上公司營(yíng)銷宣傳資料；b) 當(dāng)場(chǎng)解答或電話通知相關(guān)業(yè)務(wù)接待人員出現(xiàn)，介紹時(shí)先介紹主人，后介紹客人；c) 引領(lǐng)客戶或來訪者接觸相關(guān)人員，行走時(shí)走在客戶或來訪者側(cè)前位置，并隨時(shí)用手示意。途中與同事相遇，點(diǎn)頭行禮，表示致意；d) 進(jìn)入房間，要先輕輕

6、敲門，聽到回應(yīng)再進(jìn)。進(jìn)入后，回手關(guān)門；e) 介紹雙方，退出。如相關(guān)人員抽不開身回應(yīng)，則安撫客戶或來訪者稍等，退出。7 當(dāng)值前臺(tái)為女性，著職業(yè)套裝，化淡妝。男性，則著西裝，打領(lǐng)帶。禁忌：頭發(fā)臟且蓬亂；穿拖鞋或穿皮鞋而不穿襪；口腔不衛(wèi)生。第4頁共6頁電話：1 聽到鈴響，至少在第三聲鈴響前拿起話筒；2 聽話時(shí)先問候，并自報(bào)公司、部門。標(biāo)準(zhǔn)語如下：“您好， XX公司！”或“您好，這里是XX公司！”對(duì)方講述時(shí)留心聽并記下要點(diǎn)，未聽清時(shí)，及時(shí)告訴對(duì)方。隨后根據(jù)對(duì)方的初次問話，迅速判斷出他有何需求？作出標(biāo)準(zhǔn)回話。咨詢家裝業(yè)務(wù)：先生（小姐），關(guān)于這方面情況（家裝咨詢），讓我們公司客戶顧問X 先生為您服務(wù)吧，他可以全面、專業(yè)地解釋您所想了解的問題，我把電話轉(zhuǎn)過去，請(qǐng)稍等。聯(lián)系業(yè)務(wù)：與本公司關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)則轉(zhuǎn)接相關(guān)部門相關(guān)人員；無關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)，則直接回答：先生（小姐），我們公司現(xiàn)在沒有這方面需要，請(qǐng)您聯(lián)系其他公司吧，謝謝！找人：先生（小姐），您找的X 先生（小姐）名字叫什么？您跟他（她）預(yù)約了嗎？請(qǐng)您稍等。（然后接通本公司X 先生的電話，詢問轉(zhuǎn)接與否。）不指明的電話，判斷自己不能處理時(shí)，