股份會計電算化管理制度

1、股份會計電算化管理制度第一章 會計電算化管理崗位職責一、會計電算化管理崗位根據(jù)本公司會計核算的特點及上級對會計電算化管理崗位設置的要求， 特設如下管理崗位： 總會 計師、會計主管兼系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員、數(shù)據(jù)管理員。以上崗位可以一人多崗，也可一人一崗，但數(shù)據(jù)審核員與數(shù)據(jù)錄入員不能兼任。二、崗位職責1. 總會計師 企業(yè)電算化發(fā)展方向、規(guī)模及重大應用項目進行決策，保證會計電算化工作的健康發(fā)展。2. 會計主管兼系統(tǒng)管理員2.1 參與制定本公司財務電算化發(fā)展規(guī)劃；2 2 根據(jù)用友財務軟件的特點和本單位會計核算的實際情況來建立本公司的會計電算化體系和 核算方式。會計科目的設置、報表數(shù)據(jù)格式必

2、須符合會計制度與本公司核算管理的要求；2.3 負責會計電算化系統(tǒng)的日常管理工作，并保證和監(jiān)督系統(tǒng)的有效、安全和正常運轉，發(fā)生故 障時應及時查明原因，盡快糾正；2.4 協(xié)調系統(tǒng)內各類人員之間的工作關系；2.5 負責系統(tǒng)運行環(huán)境的建立和完善以及系統(tǒng)建立時的各項初始化工作；2.6 負責系統(tǒng)信息資源 （ 包括設備、軟件及文檔資料等 ）的調用，提出更新軟件及修改軟件的需求 報告；2.7 對系統(tǒng)的安全、正確性負責，并做好上機記錄的整理工作和系統(tǒng)運行情況的，按規(guī)定及時歸檔；2.8 負責設置上機人員的使用權限。3. 數(shù)據(jù)錄入員3.1 根據(jù)原始憑證編制記賬憑證，編制記賬憑證符合財務制度要求，做到內容完整、數(shù)據(jù)正

3、確、 代碼準確、摘要簡明規(guī)范。3.2 執(zhí)行系統(tǒng)管理員對本崗位工作的具體指揮和要求；3.3 嚴格執(zhí)行電算化管理中有關操作、使用的各項規(guī)定；3.4 發(fā)現(xiàn)問題，及時反映給系統(tǒng)管理員。4. 數(shù)據(jù)審核員4.1 審核原始憑證的合理、合法性及是否有經辦人、驗收人、主管領導簽字；4.2 及時對原始憑證、報表進行稽核，確保錄入數(shù)據(jù)的及時、準確；4.3 發(fā)現(xiàn)不合法的原始憑證及記賬憑證有誤時， 退回數(shù)據(jù)錄入員處進行處理， 審核人員不得擅自 修改；4.4 發(fā)現(xiàn)問題通知有關人員并協(xié)助處理；5. 數(shù)據(jù)管理員5.1 數(shù)據(jù)管理5.1.1 對存貯磁盤 （含硬盤及軟盤 ）上的憑證、賬表等要及時備份，備份軟盤要編號及蓋章歸檔；5.

4、1.2 對硬盤上的會計數(shù)據(jù)和作為正式備份軟盤上的會計數(shù)據(jù)負責，不允許任何人進行非會計系 統(tǒng)許可的任何操作；5.1.3 注意保管、 查閱計算機操作記錄， 發(fā)現(xiàn)問題及時向系統(tǒng)管理員報告并負責操作記錄的整理、 裝訂及歸檔；5.1.4 按檔案管理要求移交檔案，認真填寫檔案移交登記簿 ；5.2 系統(tǒng)維護5.2.1 定期或不定期地檢查硬件和軟件的運行情況；5.2.2 負責系統(tǒng)運行中硬件和軟件的維護工作 （包括各環(huán)境庫的修改和更新操作 ）；5.2.3 負責系統(tǒng)的安裝和調試工作。5.2.4 按規(guī)定的程序實施軟件的質量性、適應性和正確性的維護；5.3 檔案管理5.3.1 嚴格按照會計電算化檔案管理制度的要求進行

5、日常工作；5.3.2 對會計核算結果的歷年資料要保存二份，分別存放在不同地點；5.3.3 對購置或自行開發(fā)的會計軟件，要作為會計檔案妥善保管并負責督促計算機憑證、賬簿、 報表的裝訂歸檔；5.3.4 注意查閱檔案移交登記簿 ，對接收的計算機檔案資料負責。第二章 會計電算化操作使用管理制度一、機房的管理1. 有條件的管理處應設置專門的機房，機房由會計主管負責協(xié)調管理，未經允許非電算化工作 人員禁止入內；2. 保持機房環(huán)境衛(wèi)生，定期 （ 每周末下午 ）清潔微機以及其他設備的塵埃和臟物；3. 嚴禁在機房內吸煙和在微機前用水，以免引起火災或其他損失。4. 為防止意外事故的發(fā)生，機房內應配備滅火設備，并杜

6、絕一切火源，機房內一切電器設備須 經用電管理部門同意后方可安裝，其他人員不得安裝或拆卸；5. 在工作中突然停電，應注意及時關閉有關設備電源，操作人員離開微機時應關閉微機電源， 下班前應檢查電源的關閉情況；6. 機房無人時應加鎖，以確保主機安全。二、操作使用管理為了避免因誤操作而導致數(shù)據(jù)失真和丟失， 保證發(fā)生故障時能及時發(fā)現(xiàn)、 糾正， 同時保證會計電 算化信息資源的正確性、完整性和連續(xù)性，現(xiàn)就操作使用做以下規(guī)定：1. 系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員、數(shù)據(jù)管理員以及其他有關人員有權上機操作本系統(tǒng)；2. 上機使用注意事項見附錄上機操作注意事項之規(guī)定；3. 上機操作人員必須使用其真實姓名，操作密碼

7、注意保密，一旦泄密，操作人員有權修改自己 的口令，否則，出現(xiàn)問題，操作人員和會計主管有不可推卸的責任；4. 上機人員必須按照各自的權限進行操作，不得越權，為防止此類情況的發(fā)生，上機人員操作 完畢后，必須退出系統(tǒng)；5. 應及時作好各自的備份工作，以防止意外事故的發(fā)生；6. 不能使用來歷不明的軟盤和光盤進行各種非法拷貝工作。以防病毒傳入；7. 未經批準，不能使用格式化和刪除等命令；8. 嚴禁在微機內安裝或運行游戲軟件；9. 對應用軟件 UFO、CCED、WPS 、FOXBASE 、OFFICE 等的使用，必須建立自己的子目錄， 存放自己的文件，系統(tǒng)文件子目錄不可存放任何非系統(tǒng)文件，數(shù)據(jù)管理員有權刪

8、除這些非系統(tǒng)文件。 如文件被刪除文件編輯者自負后果。附錄：上機操作注意事項一、開機步驟l. 打開電源開關；2. 打開 UPS 電源開關；3. 打開打印機開關；4. 打開顯示器開關5. 打開主機開關；二、關機步驟1. 關上主機開關；2. 關上顯示器開關；3. 關上打印機開關；4. 關上 UPS 電源開關；5. 關上電源開關。三、每次關機后再一次開機要間隔一至二分鐘。四、停電后 UPS 不間斷電源會發(fā)出警告聲，要及時將數(shù)據(jù)存盤，通過 ESC 鍵退出。五、使用鍵盤時要輕擊，切記不可重打。第三章 會計電算化操作記錄制度為更好地完成系統(tǒng)維護任務，及時、全面、準確地了解故障發(fā)生原因、時間以及處理結果等情況

9、 是非常必要的，為此規(guī)定如下：一、所有上機操作人員必須詳細登記上機操作情況，要求填寫日期、操作員姓名、操作內容、運 行時間和運行情況。二、操作過程中若沒有問題則應在運行情況欄填寫運行正常字樣，若有問題則應及時登記記錄， 并向系統(tǒng)管理員報告。三、數(shù)據(jù)管理員在維護過程中發(fā)現(xiàn)的異?，F(xiàn)象和處理方法， 處理結果都應有明確記戴。 對于嚴重 或重大運行故障，除按規(guī)定登記外還須另外填寫運行故障報告單，并向系統(tǒng)管理員匯報。四、操作記錄年終整理歸檔。第四章 賬務系統(tǒng)管理制度本制度包括賬務系統(tǒng)人員組成、操作管理、賬務處理程序、業(yè)務標準等內容。一、人員的組成 賬務系統(tǒng)配備系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員、數(shù)據(jù)管理員

10、等人員具體職責參看會計電 算化管理崗位職責 。二、操作管理制度1. 日常業(yè)務管理1.1 必須以自己的真實姓名進入賬務系統(tǒng)， 工作完畢后要及時退出系統(tǒng)， 以免他人利用系統(tǒng)進行 其他操作；1.2 不得將口令泄露給他人，并定期修改自己的口令；1.3 原始憑證的審核及記賬憑證的錄入數(shù)據(jù)錄入員在收到原始憑證后，應首先根據(jù)財務制度的有關規(guī)定審查其真實性及合法性，其次， 再審查有無部門負責人或主管領導、經辦人的簽字，確認無誤后，依照正確的摘要編制、錄入憑證， 錄入單位簡稱時應嚴格遵守關于單位簡稱的規(guī)定；1.4 記賬憑證的審核 數(shù)據(jù)審核員應及時、認真地審核憑證的規(guī)范性、清晰性，會計分錄和數(shù)據(jù)的準確性、合法性。

11、如 無誤后再檢查憑證科目的平衡關系。 審核制單人是否蓋章。 數(shù)據(jù)錄入員錄入數(shù)據(jù)后， 對錄入的憑證及 時進行復核，數(shù)據(jù)審核員審核無誤后簽章；1.5 及時進行目錄 （包括單位、部門、個人及支票 ）維護；1.6 審核后的憑證必須打印輸出，并經有關人員確認并簽章后方可進行記賬操作；1.7 各數(shù)據(jù)錄入員對各自負責的業(yè)務， 應通過查詢未記明細賬進行自審， 這樣可彌補錄入和復核 中沒有發(fā)現(xiàn)的問題，及時在記賬前得以糾正。2. 年度結轉系統(tǒng)管理員應依照年初賬務工作流程圖在新會計年度開始后的 20 天內完成年初結轉，根據(jù) 現(xiàn)行財務制度，運用當前在用系統(tǒng)的規(guī)則正確地設置、調整全部級次的會計科目。3. 其他3.1 數(shù)

12、據(jù)審核必須在屏幕上直接對計算機存儲的記賬憑證進行審核簽字， 同時要對打印輸出的記 賬憑證簽字蓋章。同一張記賬憑證，制單和審核不能是同一人，記賬憑證在記賬以前，必須打印輸出 科目匯總表 。出納人員必須登記訂本日記賬。3.2 每月電算化會計信息都必須進行數(shù)據(jù)備份。備份前應填寫備份數(shù)據(jù)登記簿（見第五章附錄 1） ，每月備份至少一次，此項工作由數(shù)據(jù)管理員執(zhí)行。備份軟件應分別存放在兩個地點，一份交 數(shù)據(jù)管理員，一份交系統(tǒng)管理員。三、嚴格遵循賬務處理程序四、關于賬簿打印1. 會計電算化賬簿按要求打印兩份，一份存在本單位，一份報送公司（貼印花稅） 。總賬、銀行式填制“賬簿啟用及交接記錄表”，按會計基礎工作規(guī)

13、范要求簽章、貼印花稅；并在次頁填制“賬戶目錄 表”列明本賬簿的“科目名稱” “頁次（整本賬簿統(tǒng)一用打碼機在正式賬頁上角編碼）。2. 各數(shù)據(jù)錄入員負責其分管明細賬及總賬的打印。會計年度終了時，按檔案交接制度及時交檔案管理員保存。3作為正式的賬簿不能出現(xiàn)“查詢”字樣，否則為非正式賬簿。4. 每年年末必須將全部明細賬簿打印輸出，各種輔助賬的打印可視管理上的需要隨時打印。第五章會計電算化報表管理制度一、會計電算化報表示公司編制財務會計報告的主要依據(jù)。二、內部會計報表根據(jù)公司業(yè)務需要設定。對內部基層部門上報的會計報表格式也要由主管領導統(tǒng)一規(guī)定，一經確定不允許輕易變動。三、嚴格遵循報表處理程序日常報表處理

14、流程如下：憑證記帳資產負債表月末結賬損益表現(xiàn)金流量表四、由計算機自動生成的會計報表，與賬簿數(shù)據(jù)必須銜接一致。五、各管理處上報公司總部的會計報表，要求各賬務科將報表數(shù)據(jù)交財務部，輸入計算機進行匯總，以保證表與表之間的勾稽嚴密，數(shù)據(jù)一致。六、存貯在硬盤上的會計報表數(shù)據(jù)必須建立備份，備份次數(shù)每月一次，做備份前要填寫備份數(shù) 據(jù)登記簿（見附錄1）。七、每月的會計報表必須以書面形式打印出來，并按規(guī)定簽蓋章。八、每月的會計報表必須以電子和書面兩種形式并存，軟盤會計報表和書面會計報表的數(shù)據(jù)必須一致。九、每月3號以前各管理處財務報表必須以書面和電子郵件的形式上報公司財務部。十、每年年終時，必須將全年會計報表數(shù)據(jù)

15、（包括電子和書面報表）統(tǒng)一整理，由數(shù)據(jù)管理員辦理存檔手續(xù)，具體要求詳見會計電算化檔案管理制度。附錄1備份數(shù)據(jù)登記簿備份日期備份盤備份內容序號和盤數(shù)備份狀態(tài)操作員第六章會計電算化系統(tǒng)維護制度一、人員配備為完成會計電算化系統(tǒng)維護任務，系統(tǒng)由系統(tǒng)管理員和數(shù)據(jù)管理員共同維護。二、系統(tǒng)維護任務1. 實施對系統(tǒng)的日常檢查和維護，以保證系統(tǒng)的正常運行；2. 在系統(tǒng)發(fā)生故障時，排除故障和恢復運行；3. 根據(jù)電算化工作實際需要，提出系統(tǒng)擴充報告，上報主管領導；4. 在系統(tǒng)擴充時負責安裝、調試、直至運行正常；5. 在系統(tǒng)環(huán)境發(fā)生變化時，隨時做好適應性的維護工作。三、硬件系統(tǒng)的維護1. 硬件設備的管理會計電算化專用

16、硬件設備由財務部門統(tǒng)一管理和使用期其他部門一般情況下不得使用，確需使用時必須經主管領導批準， 并確認不影響會計電算化之正常工作， 必須進行操作登記， 并在上機登記表 上注明批準人姓名、批準時間等事項。會計電算化硬件設備專門用于運行賬務處理系統(tǒng)、 報表處理系統(tǒng)和其他會計事務處理軟件。 任何 人不得用于對外服務。為保證硬件安全，不得帶電拔插任何接口線路及打印電纜、顯示器連接線等。2. 硬件設備的維護 會計電算化硬件設備的維護工作由數(shù)據(jù)管理員負責進行，一般維護工作需填寫 系統(tǒng)維護登記 表（見附錄 ），大的硬件維護還需做系統(tǒng)維護報告，報會計主管。四、軟件系統(tǒng)的維護 軟件系統(tǒng)的維護是指為保證軟件原設計功

17、能的正常實現(xiàn)而實施的程序修正、 參數(shù)調整和數(shù)據(jù)的更 正與恢復等工作。1. 會計軟件的維護1.1 由于財務部門應用用友公司軟件， 程序修正和會計軟件參數(shù)的調整一般由用友實施， 會計數(shù) 據(jù)的更正與恢復一般由系統(tǒng)維護員負責， 其他操作人員一律不得進行維護操作。 數(shù)據(jù)管理員實施數(shù)據(jù) 更正與恢復必須作好詳細記錄。1.2 程序修正與會計軟件參數(shù)的調整1.2.1 操作人員在實際工作中發(fā)現(xiàn)“用友財務軟件”的原設計功能未正常實現(xiàn)（如套打控制不準確 ）時，立即作詳細記錄后報告會計主管。1.2.2 會計主管員對用友公司提出程序修正和會計軟件參數(shù)調整要求。1.2.3 財務部門在收到用友公司修正程序或調整參數(shù)后的正確軟

18、件時，應由會計主管進行安裝和 運行，測試通過后才能正式投入運行。1.2.4 對軟件所實施的維護，必須填寫系統(tǒng)維護登記表 。1.3 會計數(shù)據(jù)的修正與恢復1.3.1 會計數(shù)據(jù)的修正與恢復操作由會計主管和數(shù)據(jù)管理員或用友公司專業(yè)維護人員負責，其他操作人員均不得進行維護操作。1.3.2 由于憑證填制或錄入錯誤而導致會計賬簿數(shù)據(jù)的錯誤只能通過憑證更正方法進行數(shù)據(jù)的 修正，不得通過維護操作給予修正。1.3.3 下述情況下數(shù)據(jù)管理員才能實施數(shù)據(jù)修正操作：1.3.3.1 未錄入年初余額或年初余額未平但已記賬；1.3.3.2 記賬時意外中斷；1.3.3.3 誤操作所引起的數(shù)據(jù)錯誤。1.3.4 一般情況下不允許實

19、施數(shù)據(jù)恢復操作，只有當硬盤數(shù)據(jù)已被破壞，并無法修正時，才能實 施數(shù)據(jù)恢復操作。1.3.5 數(shù)據(jù)修正與恢復：1.3.5.1 會計主管對數(shù)據(jù)管理員提出數(shù)據(jù)修改或恢復要求；1.3.5.2 數(shù)據(jù)管理員在會計主管的指導下修正或恢復會計數(shù)據(jù)；1.3.5.3 會計主管檢查修正或恢復后的數(shù)據(jù)，確認無誤后通知操作人員。1.4 會計科目的維護 會計科目不得隨意改動、增刪，在每年年初，由會計主管批準并授權有關人員進行一次性改動， 原則上年中不許改動、增刪會計科目，確需變動的要經主管領導批準，并作相應的并賬、分賬、撤賬 等處理。1.5 會計軟件的升級 應經主管領導批準，由會計主管組織，數(shù)據(jù)管理員具體實施，并編寫升級報

20、告，形成文檔進入檔 案。1.6 會計軟件的管理1.6.1 財務部門在獲得會計軟件的同時，必須做軟盤備份，并分別存放在檔案室、財務部門的專 用鐵柜內，由數(shù)據(jù)管理員統(tǒng)一保管。1.6.2 運行中的會計軟件必須安裝在計算機硬盤上，一般情況下不得重新安裝。附錄系統(tǒng)維護登記表時間報表人審批人維護人維護類型一、維護原因：二、維護操作：三、結果：四、備注：第七章會計電算化檔案管理制度電算化會計檔案是指存貯在磁盤 （硬盤和軟盤）或其他存貯介質上的會計數(shù)據(jù)和程序，以及打印輸 出的各種賬簿、報表、憑證等核算數(shù)據(jù)和系統(tǒng)開發(fā)運行中的全部文檔資料。電算化會計檔案是電算化會計活動的產物， 又是電算化會計活動的客觀表現(xiàn)， 在

21、經濟活動中具有 史料和查證作用。 所以加強電算化會計檔案管理， 是電算化會計工作連續(xù)進行的保證， 是電算化會計 信息系統(tǒng)內數(shù)據(jù)安全完整的保證，是電算化會計信息系統(tǒng)正常運行的保證。一、檔案管理的任務1收集和整理應入檔的會計資料；2保管和利用好會計檔案；3. 遵守會計檔案的保存期限。二、檔案管理制度的內容1. 會計憑證的收集和整理會計憑證是檔案的重要組成部分，是記載經濟活動的書面證明，是會計核算的重要依據(jù)。 對憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固，妥善保管，便于檢閱。首先要把所有應歸檔的會計憑證收集齊全，按 憑證順序號和本號檢查有無短缺，機制憑證和手工憑證是否齊全，刪除不屬于會計|檔案范圍和沒必要歸檔的

22、一些資料，補充遺漏的核算資料；其次，與主要負責憑證打印、裝訂工作的數(shù)據(jù)管理員辦理存檔手續(xù)。第三，根據(jù)適當厚度按本統(tǒng)一裝訂，避免裝訂過厚或過簿，過厚則事后翻閱不便，過簿則 不好保管容易散失，為避免憑證過多堆積，則規(guī)定憑證隔月裝訂。第四，認真填好會計憑證封面，封 面各記事欄是事后查賬有關事項的最基礎的索引和依據(jù)，年度和月份要寫全；匯總本號要寫清從第XXXX本到第XXXX本；憑證號也要注明從第XXXX號至第XXXX號；提本月的第XXXX本以及連續(xù)的第XXX X號都要填得清晰。2. 會計賬簿的收集的整理會計賬簿是由計算機提供的打印功能打印出總賬、 明細賬、銀行賬、日記賬等會計賬簿。 根據(jù)賬 務系統(tǒng)管理

23、制度的規(guī)定，各業(yè)務口的會計賬簿由各數(shù)據(jù)錄入員打印，分別保管。年度終了時，必須 將一年的會計賬簿都打印出來統(tǒng)一整理， 與數(shù)據(jù)管理員辦理存檔手續(xù)。 檢查打印的會計賬簿是否按序 號打印，是否有殘缺、有遺漏。然后將各賬簿按照會計科目排列，加封面后裝訂成本。會計賬簿封面 的有關內容要寫全。 “單位名稱”要寫全稱；“賬簿名稱”要寫賬簿的全稱，不要寫科目代碼； “賬簿頁數(shù)”要 寫賬的有效頁數(shù)；會計主管人員和記賬員都要蓋章或簽字。卷脊上必須寫上“XXXX年度XXX,賬便保存查閱。3. 會計報表的收集和整理會計報表是指由計算機根據(jù)上級主管部門統(tǒng)一規(guī)定設計的格式打印的報表。根據(jù)報表系統(tǒng)管理制度的規(guī)定，由主管報表的人員統(tǒng)一收集、整理和保存，年終，將全年的會計報表送交數(shù)據(jù)管理員 辦理存檔手續(xù)，在檢查無誤后，按時間順序加封面后裝訂成冊，封面要逐項寫明報表名稱、頁數(shù)、日 期等，經會計主管審核蓋章后，可歸檔保存。4. 會計電算化系統(tǒng)開發(fā)文檔資料的收集和整理會計電算化系統(tǒng)開發(fā)的文檔資料， 視同會計檔案保管。 由系統(tǒng)開發(fā)人員根據(jù)系統(tǒng)開發(fā)進展程序統(tǒng) 一收集