關(guān)于合同管理應注意的問題

1、合同管理應注意的問題今天和大家一塊探討一下企業(yè)經(jīng)營合同管理應注意的一些問題， 希望通過我今天的課題可以帶給大家一些啟發(fā)，對大家今后的工作 有所幫助。今天和大家探討的是所有合同的共性，不是針對哪一類 合同，具體到哪一類合同，涉及的法律知識和合同條款也不盡相同。一、合同的作用說到合同，我們首先要認識到合同的重要性，合同的作用是什么？ 或者也稱為合同存在的意義，合同的作用是合理劃分合同主體之間 權(quán)利義務的書面文件，確保合同當事人之間的合作順利進行，是指 引各方工作的規(guī)范，當然這種規(guī)范，僅是在合同當事人之間有效， 具有約束力，合同是處理合同當事人之間糾紛的法律依據(jù)，是各方 權(quán)利得到實現(xiàn)的有效保證。通常

2、我們對合同的重要性認識不夠，認為合同僅僅是應付財務 付款，應付公司規(guī)章制度的要求，這種認識是大錯特錯。一個企業(yè)， 除非是公益性企業(yè)，都是以追求利潤的最大化為目的 ,順利實現(xiàn)利潤 需要做好兩個方面：一是成本控制，另一個就是風險控制，而成本 控制和風險控制的最大法寶就是合同。通過圖紙、規(guī)劃設(shè)計等提前 測算制定目標價格、預測工作進展和資金情況確定支付方式，然后 預計達到這一個利潤目標或完成這個項目需要做哪些工作，以及一 些具體工作過程中可能發(fā)生的風險和如何妥善解決這些風險，然后 將這些都以合同條款的形式組合成合同內(nèi)容。因此假設(shè)說合同 =利潤 也是毫不夸張的，當然利潤還牽涉其他很多重要因素。我這么說可

3、 能大家還有所疑，認為我夸大了合同的作用，那我舉兩個簡單的例 子。案例一， AB 兩個公司一直是多年的合作伙伴，合作關(guān)系極其良好，A公司對B公司每次的貨款也都及時結(jié)清，在 2008年，A公司 因業(yè)務需要，電話通知E公司采購了價值幾百萬的機械設(shè)備，鑒于 雙方以往的良好合作關(guān)系，E公司沒有等到簽署合同便立即發(fā)貨， 更甚者其中有一批貨，A公司說最后一塊給開具收貨單，然后金融 危機爆發(fā)了， B 公司等待很多天，也沒有等到 A 公司的資金打入賬 戶，E公司這才感覺到事態(tài)有些不妙，于是找到 A公司要求付款， 這時A公司領(lǐng)導也發(fā)生變動，新領(lǐng)導對這批貨根本不承認，E公司 多次討要無果，只能將A公司告上法庭，但

4、是沒有合同你這個案子 怎么能立案，姑且不說這個案子能否能勝訴，如這個案例中 B 公司 發(fā)貨前先與 A 公司訂立合同并按合同約定履行，根本不會出現(xiàn)這些 難題。我通過這個案子想說明一個問題，同合作單位的合作不能只 看到當前的良好關(guān)系，合同履行是個漫長的過程，各種不確定的因 素太多，影響合同履行的變數(shù)太多，我們只有事先想到不好的方面 并設(shè)計好應對措施，先小人后君子，把風險點及時把控住，而不是 等到發(fā)生糾紛了才后悔，埋怨對方不講信義，這樣豈不是為時已晚， 我們要多做一些未雨綢繆的工作，這樣才能確保雙方的合作能良性 發(fā)展。即使合同履行中發(fā)生爭議，我們也可立于不敗之地。案例二，AE公司訂立一個合同，E公司

5、在這個合同中利潤也 很可觀，雙方在履行過程中因質(zhì)量問題發(fā)生糾紛，多次協(xié)商未果， 隨后訴至法院，經(jīng)法庭調(diào)查，雙方簽署的合同違反了國家相關(guān)強制 性規(guī)定，當然這個合同是無效的，合同無效的后果就是合同自始不 生效，各方返還財產(chǎn)，恢復到合同訂立前的狀態(tài)，利潤也就更無從 談起了，E公司白白損失了一個商業(yè)機會，即便E公司各項工作都 做得再完美無瑕，又有什么意義呢。我的這兩個案例，主要是提醒 大家一定要注意合同的重要性。合同不僅關(guān)系到公司利益，也和個 人利益密切相關(guān)，一份違法違規(guī)的合同可能會追究合同責任人的責 任，不僅牽涉民事賠償責任，情形嚴重的，還會被追究刑事責任， 尤其是國有控股公司，如在合同簽署過程中違

6、法違規(guī)，承擔的個人 責任要比私企更重。二、合同的定義說起合同我們大家都耳熟能詳，但是什么叫合同，也就是法律 是怎么給合同定義的呢。合同法第二條規(guī)定:合同是平等主體的 自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務關(guān)系 的協(xié)議。合同的表現(xiàn)形式有書面形式、口頭形式和其他形式。盡管 合同有多種形式，但是我們強調(diào)合同應以書面的形式簽訂，我們?nèi)?常工作中面對的也主要是書面形式合同。三、合同內(nèi)容合同應具備的內(nèi)容，也就是合同應具備的條款，合同一般包括以 下內(nèi)容:1當事人的名稱或者姓名和住所；2標的；3數(shù)量；4質(zhì)量； 5.價款或者報酬；6.履行期限、地點和方式；7.違約責任；8.解決爭 議的方法。四、

7、合同成立的條件合同的成立要具備三個要件： 1.有兩個或兩個以上的當事人。 2. 當事人意思表示須一致，即合意，這是合同成立的根本要件。 3.當 事人的意思表示須以訂立合同的為目的。五、合同的生效 合同的生效條件，依法成立的合同才生效；違反法律規(guī)定的合同 是自始無效的，合同生效要具備三個要件： 1.當事人具有相應訂立 合同的能力，即合同主體據(jù)以獨立訂立合同并獨立承擔合同義務的 主體資格； 2.意思表示真實； 3.不違反法律、行政法規(guī)的強制性規(guī)定、 社會公共利益和第三人的合法利益。六、合同無效和合同條款無效的情形合同無效的情形： 1.一方以欺詐、脅迫的手段訂立合同，損害國 家利益；如訂立虛假合同騙

8、取銀行貸款。 2.惡意串通，損害國家、 集體或者第三人利益； 3.以合法形式掩蓋非法目的； 4.損害社會公共 利益； 5.違反法律、行政法規(guī)的強制性規(guī)定。合同條款的無效：就是合同中約定的己方免責條款， 1.造成對方 人身傷害的；諸如勞動合同中約定，員工在工作過程中受到的人身 傷害，公司不承擔責任等 2.因故意或者重大過失造成對方財產(chǎn)損失 的。諸如合同約定，雙方合作過程中對，一方員工故意損害了另一 方的財產(chǎn)，不負賠償責任等。七、合同簽訂前的準備工作合同訂立前的準備工作： 1.預測將簽訂的合同是否要經(jīng)過行政審 批前置手續(xù)，諸如必須進行招投標等方面的規(guī)定。一旦合同未經(jīng)過 這些程序，將可能導致已簽訂的

9、合同無效。 2. 簽訂前對合作對象的 審查（調(diào)查），我們也稱作盡職調(diào)查，主要是了解合作對象的基本情 況，有助于在簽訂合同的時候，在供貨及付款條件上采取相應的對 策，避免風險的發(fā)生。（1）審查合作單位的基本情況，查看其營業(yè) 執(zhí)照原件及是否按時年檢并留存營業(yè)執(zhí)照復印件，如果合作單位為 個人，應查看其身份證號碼及留存復印件、通信地址或家庭住址要 登記清楚、以及聯(lián)系電話登記。審查這些信息是為確保合同的順利 履行，同時，一旦雙方發(fā)生糾紛，這些資料的準備也是為訴訟和法 院的執(zhí)行打下基礎(chǔ)。（2）審查合作單位有無履約資質(zhì)，如合同的標 的與其資質(zhì)遠不相符，且不說發(fā)生風險公司的損失無法得到保障， 即使合作單位的履

10、約水平能否滿足公司要求也是個問題；以及是否 超出營業(yè)范圍。我國法律對某些行業(yè)的從業(yè)資格做了限制性規(guī)定 （諸如壓力泵生產(chǎn)、安裝等），沒有從業(yè)資格的單位和個人不得從事 特定的業(yè)務，如果與沒有資格的合作單位簽訂此類合同將給簽約方 帶來巨大的經(jīng)濟損失。 3、調(diào)查合作單位的商業(yè)信譽和履約能力，以 及承接過經(jīng)典案例；如對方信譽很差，質(zhì)量問題頻發(fā)，官司纏身， 這種情況就要慎重考慮擬簽約的合作單位了。（4）調(diào)查對方的公司 的成立、股東情況、營業(yè)情況、財務情況、資產(chǎn)負債、重大擔保、 授權(quán)委托書等。這些均有可能影響合作單位的履約，條件允許的情 況下，盡量到對合作單位所在地和承接項目現(xiàn)場查看。 3.企業(yè)在合 同磋商

11、過程中要避免發(fā)生締約過失責任，也可稱作先合同義務，約 過失責任產(chǎn)生的前提是一方違背基于誠實信用原則所應負的義務。 依據(jù)誠實信用原則，在締約過程中，在當事人之間產(chǎn)生一定的附隨 義務，主要包括以下幾種： （1）與合同訂立有關(guān)的重要事項的告知 義務；（2）相互協(xié)作和保護的義務，即締約當事人在締約之際應盡 必要的注意，盡力保護對方的利益，盡可能地為其提供方便； （3） 忠實與保密義務，即當事人在締約之際，不得欺詐、脅迫以及濫用 優(yōu)勢地位，也不得隨意泄露其在締約過程中知曉的對方的商業(yè)秘密。 也就是說我們要對簽約過程中知曉的對方信息給予保密，不要構(gòu)成 違約，也不要造成假借訂立合同，惡意進行磋商的情形。八、

12、合同的起草 一份合同怎么起草呢，我圍繞合同的訂立目的為中心來闡述一下 合同是怎么起草的，首先是簽署合同要達到一個什么樣的商業(yè)目的， 也可稱作商業(yè)目標，考慮要達到這個目標雙方應該做哪些工作，以 及具體做這些工作中應注意哪些風險并設(shè)定解決風險的方法，然后 將這些都羅列進來，這樣就組成了一個合同的草稿。應注意的問題，具體包括： 1.檢查合同的各項條款及合同架構(gòu)是 否齊備（見合同內(nèi)容），有無漏項情況；2.合同條款是否設(shè)計合理， 是否構(gòu)成違法、違規(guī)，構(gòu)成條款可撤銷或無效的情形； 3.合同條款 是否符合公司規(guī)章制度的規(guī)定； 4.前后條款是否約定重復，銜接是 否妥當，條款之間是否有沖突； 5.用詞要嚴謹，用

13、字要準確，不能 有歧義，對合同中的一些關(guān)鍵詞句，一定要謹慎推敲，不能含糊遷 就，有時僅一字之差，卻“失之千里”，再就是格式要規(guī)范。 6.應注 意的特殊條款，如圖紙規(guī)劃設(shè)計、咨詢、技術(shù)類合同，要注意保密 條款、知識產(chǎn)權(quán)的歸屬約定、侵犯他人知識產(chǎn)權(quán)的約定、是否需要 備案登記，施工合同中，施工單位采購產(chǎn)品、采用的施工方案是否 侵犯第三人知識產(chǎn)權(quán)，采購合同的異議期等； 7.各方權(quán)利義務是否 約定詳盡，盡可能的做出前瞻性的約定； 8.合同中涉及己方的義務 是否符合客觀情況，是否符合公司內(nèi)部流程，避免制定明顯不能按 約完成的義務。簡單舉兩個例子，一是約定合同簽訂之日起三日內(nèi) 付款多少元，根據(jù)公司流程這種約

14、定執(zhí)行起來一定會違約；二是按 相關(guān)規(guī)定明顯屬于對方的義務，約定由己方承擔。 9.違約條款要約 定清楚，而不能制定違約方承擔違約責任這樣模糊的約定，要約定 明確的違約金或違約金計算方法； 10.合同的解除條款需要引起大家 的重視，盡量不要規(guī)定對方太多的合同解除權(quán)，我曾經(jīng)看到一個合 同，有這么一條約定，甲方違背其任何一項義務時，乙方有權(quán)解除 合同，這樣的合同實在太危險了，如果因為甲方一個微不足道的義 務，對方就可以單方解除合同，這對合同履行而言是個巨大的定時 炸彈，起草合同時一定要注意； 11.合同爭議處理方式要約定明確， 或仲裁，或訴訟，兩者不能同時選擇，仲裁是一裁終局，效率較高， 但救濟方法只

15、能申請法院撤銷裁決；訴訟是兩審制，不服一審判決 還可以上訴，以及判決生效后還可以申訴，時間跨度比較長。九、合同的簽訂合同簽訂時應注意的問題： 1.合同要清楚、整潔、不能因為缺墨粉而使用打印不清楚的合同，也不能用二次紙打印合同；2.審查合同簽約人是否擁有簽約權(quán)，非法定代表人或公司負責人的，委托代 理人是否有書面的授權(quán)委托書（授權(quán)委托書隨合同入檔），簽約行為 是否超出授權(quán)權(quán)限，表現(xiàn)為除單位負責人以外的人沒有授權(quán)或授權(quán) 不明而簽訂合同的情形。3簽字、簽章要清晰，合同為多頁的應加 蓋騎縫章。4.合同文本經(jīng)過修改的，應由雙方在修改過的地方蓋章 確認。5.如施工合同等約定必須備案的合同要及時備案，不然可能

16、 導致簽訂的合同未經(jīng)備案不生效。十、合同存檔合同檔案管理，看起來是最無關(guān)緊要的一個環(huán)節(jié)，但對訴訟糾紛 案件處理來說卻是非常關(guān)鍵的，許多企業(yè)明明在合同履行中非常誠 信，但因合同管理不善，訴訟糾紛發(fā)生后不能使出有力的證據(jù)，最 終反而吃了大虧，相反，一些企業(yè)雖然違約在先，但其抓住了對方 沒有證據(jù)的弱點，反而打贏了官司，所以合同檔案管理，這一企業(yè) 風險管理的重要一環(huán)，絕不能、也不應該被忽視。1.合同簽訂后，一定要將合同原件、對方的營業(yè)照、資質(zhì)及盡職 調(diào)查等資料（有條件的，存原件）存檔。2.合同的使用要嚴格把控, 查看原件的批準權(quán)需嚴格授權(quán)相關(guān)領(lǐng)導；檔案管理人做好登記，及 時歸還。3.補充協(xié)議、合同變更

17、單等應嚴格審批并及時存檔，保持 合同履約過程全程資料的原件留存，尤其是蓋章文件、工作人員簽 字的原件。卜一、合同履行合同簽訂完成了，許多人感覺合同一事可以告一段落了，殊不知， 萬里長征這才剛剛開始，合同的簽訂是為了確保合同各方的合作順 利開展，合同履行才是達到各方目標的關(guān)鍵，因此合同履約情況的 跟蹤尤為重要，合同的履行過程應注意以下問題： 1.合同相對方的 義務履行是否符合合同約定，具體表現(xiàn)為交付的貨物是否合格，數(shù) 量、質(zhì)量是否無瑕疵，工程的進度、質(zhì)量、安全文明施工、機械使 用等是否符合合同約定和施工方案約定； 2.索賠證據(jù)的收集，出現(xiàn) 了索賠事件要及時留存證據(jù)，如拍照、監(jiān)理處罰單、工作聯(lián)系函

18、等 形式對這些證據(jù)進行固定，因為一些如隱蔽工程、腳手架使用不合 規(guī)范、違反安全文明施工的事實很快就會消失，后續(xù)再取證也不可 能了。 3.審慎辦理簽證，對合作單位的簽證（順延工期、順延工期 索賠等）、施工變更經(jīng)濟簽證、索賠要及時批復，切不可拖而不決， 因為超過審批時效，將很可能構(gòu)成對前述文件的默認，如施工合同 31.3約定，工程師應在收到變更工程價款報告之日起 14 天內(nèi)予以確 認，工程師無正當理由不確認時，自變更工程價款報告送達之日起 14 天后視為變更工程價款報告已被確認。 4.合同對口工作人員對合 作單位出具任何形式的證明材料應慎重考慮（包括只有簽字無蓋章 的文件，因為工作人員代表公司，個人行為將由公司進行買單） ，其 他相關(guān)部門也不宜出具任何形式證明材料，以免構(gòu)成了對方的索賠 證據(jù)。尤其是要注意任何工作人員不得向合作單位出具任何變更合 同約定的簽字文件，以免構(gòu)成合同的實際變更，公司對違反此項規(guī) 定的人員應嚴厲處罰。 5.很多時候因為公司對合作單位的不正當要 求拒絕辦理，合作單位會以快件方式郵寄公司，以達到形成已通知 的事實，因此各部門的資料接受人最好統(tǒng)一歸口，避免接收混亂， 溝通不及時給公司造成損失； 6.對與各方往來的資料信函，要及時 編號歸檔。我曾經(jīng)