標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)議流程（參考模板）

1、傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對(duì)您有幫助，可雙擊去除！一、會(huì)議前準(zhǔn)備工作1、會(huì)前所需準(zhǔn)備的文件：會(huì)議通知、會(huì)務(wù)手冊(cè)、主持詞、參會(huì)人員表、會(huì)議議程、桌簽、座次表、餐券、會(huì)議背景PPT、會(huì)務(wù)資料領(lǐng)取表、會(huì)議資料、簽到處。2、會(huì)前準(zhǔn)備工作流程2.1、會(huì)議的計(jì)劃：（1）確定會(huì)議的目的，試圖達(dá)到的效果，會(huì)議預(yù)期取得的成果等。（2）確定會(huì)議的名稱，初步擬訂出席對(duì)象、主持人、規(guī)模、規(guī)格、召開時(shí)間、需用時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。（3）決定會(huì)議的工作人員和服務(wù)人員，必要時(shí)成立籌備組、臨時(shí)秘書處或籌備委員會(huì)。2.2、確定會(huì)議日程。編排會(huì)議日程表，并與會(huì)前發(fā)給各參會(huì)人員。（1）議程表。將會(huì)議議題按照內(nèi)在聯(lián)系、主次和先后排

2、列次序，編排議程，印成文字，即議程表，會(huì)前發(fā)給與會(huì)人員。（2）日程表與作息時(shí)間表。會(huì)期超過一天的會(huì)議，還應(yīng)訂出日程表和作息時(shí)間表。2.3、會(huì)議成本預(yù)算。會(huì)議的成本=場(chǎng)地租借費(fèi)+文件資料費(fèi)+交通費(fèi)+食宿費(fèi)+活動(dòng)費(fèi)。2.4、準(zhǔn)備會(huì)議資料。（1）開幕詞、工作報(bào)告、發(fā)言稿等（2）會(huì)議所用的技術(shù)性、程序性文書材料，如：會(huì)議通知、會(huì)議議程表、日程表、作息時(shí)間表、與會(huì)人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車輛調(diào)度表等。2.5、發(fā)送會(huì)議通知會(huì)議通知：采用口頭、電話、書面通知等方式通知。會(huì)議通知可采用郵寄(包括電子郵件)、傳真、專人送達(dá)等方式，對(duì)重要的邀請(qǐng)對(duì)象可用發(fā)送書面通知或邀請(qǐng)柬，再加電話征

3、詢、確定的雙重方式。2.6、會(huì)場(chǎng)布置，會(huì)場(chǎng)根據(jù)與會(huì)人數(shù)選擇適當(dāng)場(chǎng)所，具體要求如下：(1) 會(huì)場(chǎng)要整潔、安靜、明亮、通風(fēng)、安全，大小應(yīng)與人數(shù)相適應(yīng)。按地區(qū)、系統(tǒng)、單位等分組，事先劃分席位，擺放好桌簽。(2)主席臺(tái)席位。第一排的正中為首席其次是左位，再次為右位-先左后右，左高右低前排為主。后排為次，其他的依次類推。在席位前放置姓名桌簽，便于按位入座。(3)會(huì)場(chǎng)設(shè)施。會(huì)場(chǎng)的所有設(shè)施必須在開會(huì)前準(zhǔn)備齊全，如擴(kuò)音、錄音、放音、唱片，錄像、攝影、投影儀、LED顯示屏、放映機(jī)、燈光照明、風(fēng)扇或空調(diào)、記錄紙、文具、茶具，等等。儀器、設(shè)備等應(yīng)事先反復(fù)檢查、調(diào)試(如擴(kuò)音器的音量大小)，以免臨時(shí)發(fā)生故障或出現(xiàn)差錯(cuò)。

4、2.7、其他準(zhǔn)備會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)備與會(huì)人員的就餐、住宿。會(huì)議計(jì)劃中如安排提問等活動(dòng)，必須提前做好準(zhǔn)備。二、會(huì)議期間工作1、會(huì)議期間需準(zhǔn)備的文件：簽到表、會(huì)務(wù)發(fā)放表。2、會(huì)議期間的工作流程2.1、做好外地員工接待工作，確認(rèn)和分發(fā)房間，確認(rèn)重要與會(huì)人員用房及整理記錄有關(guān)信息。確認(rèn)用餐時(shí)間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。2.2、會(huì)場(chǎng)桌椅擺設(shè)確認(rèn)：燈光、音響、麥克風(fēng)、銀幕、講臺(tái)一一檢視無誤。檢查會(huì)議所需資料是否完備。傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對(duì)您有幫助，可雙擊去除！2.3、會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)：專人負(fù)責(zé)參會(huì)人員的引領(lǐng)，簽到。2.4、專人負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)的協(xié)調(diào)事務(wù)工作（包括銀幕的準(zhǔn)備、飲水的準(zhǔn)備

5、、以及會(huì)場(chǎng)溫度控制等）。2.5、確認(rèn)并保障會(huì)議期間會(huì)場(chǎng)防盜、消防等安全工作、參會(huì)人員的人、財(cái)、物等安全工作。2.6、協(xié)調(diào)會(huì)議期間的交通工具的安排。三、會(huì)議后續(xù)工作1、會(huì)議后需準(zhǔn)備的文件：參會(huì)人員通訊錄、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議總結(jié)、會(huì)議證明。2、會(huì)議后的工作流程2.1、在與會(huì)和未與會(huì)的人中間傳閱會(huì)議記錄。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確。會(huì)議中所形成的決策要突出承擔(dān)行動(dòng)的責(zé)任人姓名、時(shí)間及標(biāo)準(zhǔn)。2.2、會(huì)議的總結(jié)、評(píng)估、意見反饋及處理工作。2.3、會(huì)議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿的總結(jié)。2.4、會(huì)議費(fèi)用的結(jié)算工作。四、人員職責(zé)1、會(huì)務(wù)負(fù)責(zé)人1)聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)負(fù)責(zé)與所有領(lǐng)導(dǎo)及各部門負(fù)責(zé)人的溝通，制定會(huì)議計(jì)劃書及工作進(jìn)度表，確保會(huì)議順

6、利完成；負(fù)責(zé)與參會(huì)人員之間的聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)人員名單及行程安排；協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作人員的活動(dòng)。2)制定會(huì)議方案并實(shí)施負(fù)責(zé)擬定和調(diào)整會(huì)議方案，會(huì)議組織程序，并上報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核；負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各職能組分工，并確認(rèn)工作安排和進(jìn)程。3)會(huì)場(chǎng)及住宿安排負(fù)責(zé)會(huì)議酒店（場(chǎng)地）接洽、預(yù)訂及協(xié)議簽訂；負(fù)責(zé)會(huì)議期間與會(huì)人員的食宿等問題的安排。會(huì)場(chǎng)布置的審核。5)制定可行性預(yù)算6)同會(huì)議發(fā)言人及各位貴賓聯(lián)系2、會(huì)務(wù)助理1)各類文本的起草、修改，資料的編排、制作根據(jù)會(huì)議的要求，負(fù)責(zé)會(huì)議通知書的設(shè)計(jì)、制作；負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)背景效果圖的設(shè)計(jì)與制作；2)負(fù)責(zé)與與會(huì)代表聯(lián)絡(luò)事宜負(fù)責(zé)會(huì)議通知的傳達(dá)；負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)資料的收集、確認(rèn)；如會(huì)議信息有變，負(fù)責(zé)與與會(huì)代表聯(lián)系，及時(shí)告知。4)負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)的管理工作負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)及儀器設(shè)備的管理；提前做好儀器設(shè)備的調(diào)試工作；負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)影像、通訊的管理(計(jì)算機(jī)、PPT資料收集匯總、同傳設(shè)備等)；確保會(huì)議期間演講嘉賓PPT的收集、正常播放及保密工作。傳播優(yōu)秀Word版文檔 ，希望對(duì)您有幫助，可雙擊去除！5)負(fù)責(zé)交通管理及安全措施負(fù)責(zé)用車計(jì)劃；負(fù)責(zé)確定車輛行走路線和確保路線的暢通及用車安全。6)負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)安全保障工作負(fù)責(zé)對(duì)可能存在和未知的安全隱患進(jìn)行檢查并制定解決方案。7)會(huì)務(wù)帳務(wù)管理會(huì)前負(fù)責(zé)制定收入、支出預(yù)算表會(huì)后負(fù)責(zé)制作收入