信貸文件管理解決方桉

1、信貸文件管理解決方案概述xx銀行xx銀行與新中國(guó)同齡，是xx地區(qū)最悠久的金融機(jī)構(gòu)之一。擁有xx金融機(jī)構(gòu)中數(shù)量最多、分布最廣的服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)，資金實(shí)力雄厚，機(jī)構(gòu)遍布城鄉(xiāng)。數(shù)百個(gè)營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)分布于全市，為超過(guò)三分之二的市民提供金融服務(wù)。 紹林科技紹林科技是我國(guó)最早的文檔一體化軟件供應(yīng)商之一，自1989年推出第一個(gè)文檔一體化產(chǎn)品以來(lái)，紹林科技緊跟科技發(fā)展的步伐，精益求精，不斷進(jìn)取，始終處于計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件技術(shù)發(fā)展的前列，在公司自己取得成功的同時(shí)，亦帶給用戶成功的滿足與喜悅。 通過(guò)十余年的努力，紹林科技已將自己成功的轉(zhuǎn)型為知識(shí)類信息管理解決方案的開(kāi)發(fā)與供應(yīng)商，能為客戶提供各式各樣的知識(shí)類信息管理解決方案。 紹林科

2、技的下一個(gè)目標(biāo)是，在為客戶提供知識(shí)類信息管理軟件的同時(shí)，為客戶提供知識(shí)類信息管理系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)服務(wù)，即成為軟件運(yùn)營(yíng)商。 3hmisdoc文檔管理平臺(tái)3hmisdoc是采用紹林科技擁有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的3hmis內(nèi)核開(kāi)發(fā)而成的，其核心思想是：集成數(shù)字化管理、面向?qū)ο蟮墓芾硪约芭c職能相適應(yīng)的權(quán)限管理。 3hmis內(nèi)核的開(kāi)發(fā)者，通過(guò)把用戶的管理需求高度抽象化，提升為各種管理對(duì)象，并賦予不同的管理對(duì)象不同的管理功能，用戶可通過(guò)類型定義來(lái)形成自己的管理架構(gòu)，將各種信息集成統(tǒng)一管理，并通過(guò)屬性來(lái)定義信息的特征，通過(guò)授權(quán)來(lái)體現(xiàn)職責(zé)，以滿足自己的獨(dú)特的管理需求。 協(xié)作，現(xiàn)在是軟件行業(yè)的熱名詞，一般認(rèn)為，它有兩層含義，

3、即：人與人之間的協(xié)作和系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的協(xié)同。3hmis是一個(gè)通用而又專業(yè)的文檔類、知識(shí)類信息管理平臺(tái)，在同一系統(tǒng)內(nèi)，可滿足人與人之間協(xié)作的需要，在不同系統(tǒng)之間，亦能滿足系統(tǒng)間的協(xié)同需求。 3hmis內(nèi)核，提供了非常豐富的二次開(kāi)發(fā)函數(shù)與組件，使得3hmis成為能滿足不同行業(yè)需求的知識(shí)類信息管理平臺(tái)。 信貸業(yè)務(wù)文件與檔案的重要性一般認(rèn)為，信貸業(yè)務(wù)文件與檔案對(duì)xx銀行有效防范信貸風(fēng)險(xiǎn)起著極其重要的作用，其重要性主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)： 1、有效控制信貸風(fēng)險(xiǎn)源頭； 2、有效預(yù)警信貸風(fēng)險(xiǎn)； 3、有效防范借款人經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)； 4、有效規(guī)避借款人改制風(fēng)險(xiǎn)； 5、為依法管貸提供依據(jù)。 xx銀行信貸業(yè)務(wù)文檔管理系統(tǒng)實(shí)施

4、原則xx銀行決定采用3hmisdoc企業(yè)版作為信貸業(yè)務(wù)文檔管理系統(tǒng)，并確定以下實(shí)施原則： 1、 該系統(tǒng)由信貸業(yè)務(wù)內(nèi)部網(wǎng)站、信貸業(yè)務(wù)文檔與信息管理、信貸業(yè)務(wù)檔案與資料管理等三大核心模塊（三個(gè)獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件內(nèi)核）組成，三個(gè)內(nèi)核獨(dú)立并行運(yùn)行，并且，內(nèi)核之間的信息可以共享，可以交換，可以協(xié)作。 2、 在銀行總部創(chuàng)建數(shù)據(jù)中心，所有信貸業(yè)務(wù)文件與檔案集中統(tǒng)一管理，文件與檔案實(shí)體則根據(jù)需要與條件集中或分散保管。 3、 由于信貸業(yè)務(wù)分屬多個(gè)職能部門，在xx銀行整體管理原則的基礎(chǔ)上，賦予各部門相當(dāng)?shù)墓芾盱`活性，由各部門自主確定自己的文件與信息管理架構(gòu)。 4、 每一個(gè)信貸員都有一個(gè)信息保管箱，用于分門別類保管自

5、己的業(yè)務(wù)文件與信息。 5、 創(chuàng)建部門與個(gè)人博客，以方便內(nèi)部的工作溝通與協(xié)作。 6、 采用與組織架構(gòu)和工作職能一致的權(quán)限管理體系，提出崗位概念，并由上級(jí)授予下級(jí)權(quán)限。創(chuàng)建各種工作組，通過(guò)對(duì)組授權(quán)來(lái)簡(jiǎn)化授權(quán)。 7、 任何文件和信息都可提交流轉(zhuǎn)，并自動(dòng)記錄所有重要的處理痕跡，歸檔時(shí)，所有處理痕跡一并歸入檔案。 8、 所有文件與信息都要數(shù)字化，對(duì)于以往的信貸業(yè)務(wù)檔案，亦要逐步數(shù)字化，檢索利用原則上采用數(shù)字化信息，除非法律程序和管理需要，不再提供原件的借閱。 9、 利用內(nèi)嵌的手機(jī)短信平臺(tái)，擴(kuò)展管理的移動(dòng)性，并且，還可提供周期性、重復(fù)性工作的提醒服務(wù)。 注：3hmisdoc是一個(gè)伸縮自如的系統(tǒng)，如果用戶的

6、系統(tǒng)規(guī)模不大，或者出于投資的考慮，亦可將三大核心模塊集成在一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件內(nèi)核中，即采用3hmisdoc標(biāo)準(zhǔn)版。由此也可以看出3hmisdoc的靈活與強(qiáng)大。 1. 系統(tǒng)配置建議3hmisdoc本身，對(duì)系統(tǒng)的配置沒(méi)有任何特殊的要求，用戶在配置系統(tǒng)時(shí)，一般要考慮以下因素：可靠性對(duì)可靠性的要求，是影響系統(tǒng)配置方案的最為關(guān)鍵的因素之一。如果容許一個(gè)工作日以上的故障停機(jī)時(shí)間，帶磁盤陳列的單臺(tái)服務(wù)器就可滿足要求。隨著容許停機(jī)時(shí)間的縮短，系統(tǒng)配置的要求將顯著提高，亦會(huì)帶來(lái)設(shè)備投入的明顯增加。信息量文件與檔案數(shù)字化信息的容量，也決定著系統(tǒng)的配置方案。信息量的增加，需要更大容量的存儲(chǔ)設(shè)備，并且，也將帶來(lái)信息處理速

7、度的相對(duì)降低。所以，要處理的信息量越大，對(duì)系統(tǒng)的要求也就越高。并發(fā)用戶數(shù)服務(wù)器的配置和網(wǎng)絡(luò)帶寬應(yīng)能滿足最大并發(fā)用戶訪問(wèn)時(shí)的需要。服務(wù)器平臺(tái)軟件3hmisdoc的運(yùn)行，需要windows server 2003和sql server 2000/5的支持，用戶可根據(jù)本身的系統(tǒng)規(guī)模來(lái)選擇操作系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的版本。數(shù)據(jù)中心創(chuàng)建信貸業(yè)務(wù)文件與檔案數(shù)據(jù)中心，集中存儲(chǔ)和處理信貸業(yè)務(wù)文件與檔案的數(shù)字化信息，至于信貸業(yè)務(wù)的文件與檔案實(shí)體，則可根據(jù)工作的需要和庫(kù)房條件，考慮采用集中或分散保管的方式。對(duì)現(xiàn)有設(shè)備的利用可考慮在充分利用已有設(shè)備的情況下，再添置新的設(shè)備。 2. 建立信貸業(yè)務(wù)內(nèi)部網(wǎng)站信貸業(yè)務(wù)內(nèi)部網(wǎng)站，

8、是信貸業(yè)務(wù)文檔管理系統(tǒng)的門戶，是信貸業(yè)務(wù)部門面向全銀行的宣傳、推廣與交流平臺(tái)，也是信貸業(yè)務(wù)部門內(nèi)部宣傳、協(xié)作與溝通的基礎(chǔ)，以及信貸業(yè)務(wù)文件、信息與檔案管理的入口。 信貸業(yè)務(wù)內(nèi)部網(wǎng)站主要包含以下欄目：資訊（新聞及內(nèi)部公告等）現(xiàn)行文件（與信貸業(yè)務(wù)有關(guān)的政府、行業(yè)及本銀行文件）法律與規(guī)章（國(guó)家、政府及行業(yè)的法律與規(guī)章）電子期刊（可出版數(shù)種定期或不定期的電子期刊）表格和格式文件樣式下載（提供常用的報(bào)表及應(yīng)用文范例下載）信貸業(yè)務(wù)大事記（公布xx銀行的信貸業(yè)務(wù)大事記）信貸知識(shí)庫(kù)（對(duì)全銀行開(kāi)放的信貸知識(shí)庫(kù)）論壇中心（對(duì)全銀行開(kāi)放的論壇中心）登錄（授權(quán)用戶登錄進(jìn)入3hmisdoc后，根據(jù)其工作職能，管理和利用

9、文件與檔案信息。） 3. 信貸業(yè)務(wù)文件與信息管理文件與信息的分類 信貸業(yè)務(wù)文件與信息，概括起來(lái)，有四種類型，即：規(guī)范性、通用性文件信貸客戶與項(xiàng)目文件部門文件個(gè)人文件對(duì)于這四種類型的文件，3hmisdoc都提出了相應(yīng)的解決方案。規(guī)范性、通用性文件創(chuàng)建專門的信貸業(yè)務(wù)文件管理對(duì)象，用于管理規(guī)范性、通用性文件。該種文件的分類，可按年度和文件的性質(zhì)進(jìn)行。信貸客戶與項(xiàng)目文件為每一個(gè)客戶建立一個(gè)管理對(duì)象，用于保存該客戶的信貸業(yè)務(wù)文件，并且，為每一筆業(yè)務(wù)建立一個(gè)文件夾（一卷），以保管該筆業(yè)務(wù)的所有文件。部門文件在系統(tǒng)中創(chuàng)建與現(xiàn)實(shí)一致的組織架構(gòu)，各組織可根據(jù)自己的工作需要建立自己的文件與信息分類體系。個(gè)人文件可

10、在組織下面，為組織中的每一個(gè)人分配一個(gè)信息保管箱，用于個(gè)人分門別類管理業(yè)務(wù)文件與信息，信息保管箱的容量，由系統(tǒng)管理員根據(jù)需要設(shè)定。組織與個(gè)人博客創(chuàng)建組織機(jī)構(gòu)和個(gè)人信息保管箱時(shí)，該組織或該個(gè)人也就有了自己的內(nèi)部博客。3hmisdoc提供的博客頁(yè)面，非常簡(jiǎn)潔，適合于辦公室使用。內(nèi)部博客為企業(yè)內(nèi)部的溝通與協(xié)作，提供了不受時(shí)間與空間限制的新渠道。將博客引入企業(yè)內(nèi)部管理系統(tǒng)，已受到越來(lái)越多的機(jī)構(gòu)與企業(yè)的重視，應(yīng)該是大勢(shì)所趨。與職能一致的權(quán)限管理引入崗位概念，按崗位授權(quán)。可設(shè)立各種工作組，以簡(jiǎn)化授權(quán)。遵循現(xiàn)實(shí)中的組織原則，由上級(jí)授予下級(jí)權(quán)限。根據(jù)工作職能授權(quán)，滿足工作所需，又符合保密要求?？煽绮块T授權(quán)，符

11、合扁平化管理和跨部門協(xié)作的需要。文件的流轉(zhuǎn)與工作協(xié)作任何文件與信息都可提交流轉(zhuǎn)。在文件的審批過(guò)程中，實(shí)體文件可以跟隨流程同時(shí)流轉(zhuǎn)，也可以部份或全部無(wú)紙化。可將文件提交組織中的任何人處理，以符合扁平化管理與跨部門協(xié)作的需要。自動(dòng)保存所有流轉(zhuǎn)痕跡。系統(tǒng)提供了專門的流程郵局來(lái)處理文件與信息的流轉(zhuǎn)。文件與信息的查找最常用的是快速查找和信息查詢兩種方式。快速查找：在目錄列表的右上角，輸入要查找信息的關(guān)鍵詞，再點(diǎn)擊查找，即可快速查找出兩年內(nèi)的文件。信息查詢：點(diǎn)擊工具條上的信息查詢按鈕，或右鍵菜單上的信息查詢菜單項(xiàng)，即可進(jìn)入信息查詢頁(yè)面，可根據(jù)頁(yè)面的提示，進(jìn)行查找操作。提醒服務(wù)可對(duì)周期性、重復(fù)性的工作按日、

12、周、月、季或年提醒，每一份文件或信息都可點(diǎn)擊右鍵進(jìn)行提醒設(shè)置，提醒信息將按時(shí)在待辦事宜中顯示。提醒服務(wù)非常適用于收息日的提醒和貸款到期提醒等，以便信貸業(yè)務(wù)人員及時(shí)去了解信貸合同的執(zhí)行進(jìn)展。短信平臺(tái)可短信提示新郵件、短信提交流程郵件、短信批復(fù)郵件以及短信提醒服務(wù)和直接群發(fā)短信等，利用手機(jī)短信，可大大擴(kuò)展3hmisdoc的移動(dòng)性。短信功能為可選件。論壇中心面向信貸業(yè)務(wù)人員的內(nèi)部論壇，可分專業(yè)或行業(yè)、部門，設(shè)立不同的論壇，每個(gè)論壇都可提出不同的主題，供大家討論與交流。（組織和個(gè)人博客提供了論壇功能，每一組織或個(gè)人都可設(shè)立一個(gè)論壇。）文件歸檔在信貸業(yè)務(wù)處理過(guò)程中，信貸業(yè)務(wù)文件由相應(yīng)的部門或個(gè)人（信貸員

13、）錄入、修改和管理，信貸業(yè)務(wù)確定或終止后，即提交歸檔，形成信貸業(yè)務(wù)檔案。文件的所有處理痕跡，同時(shí)跟隨歸入檔案。 4. 信貸業(yè)務(wù)檔案與資料管理信貸業(yè)務(wù)檔案的分類信貸業(yè)務(wù)檔案的分類，遵循xx市xx銀行信貸業(yè)務(wù)檔案管理辦法的有關(guān)規(guī)定。檔案實(shí)體與數(shù)字化檔案信息數(shù)字化檔案集中統(tǒng)一管理，即建立整個(gè)銀行的信貸業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)中心，銀行的所有信貸業(yè)務(wù)數(shù)字化檔案信息，都保存在數(shù)據(jù)中心的信貸業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中。這種集中管理方式，不但可降低設(shè)備的整體投入成本，提高系統(tǒng)的可靠性與安全性，而且，利用和管理也更加方便和高效，至于實(shí)體檔案，則不一定要集中保管?？筛鶕?jù)工作的需要與方便，以及庫(kù)房條件，采取相應(yīng)的對(duì)策。管理分工與授權(quán)由

14、銀行風(fēng)險(xiǎn)管理部統(tǒng)一制定信貸業(yè)務(wù)檔案管理辦法，公司業(yè)務(wù)部、個(gè)人業(yè)務(wù)部、國(guó)際業(yè)務(wù)部、資產(chǎn)管理部、貸款審批部等業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)相應(yīng)的信貸業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理，并可以根據(jù)管理辦法制定各自所管理信貸業(yè)務(wù)的檔案管理細(xì)則。根據(jù)以上管理分工，由市銀行風(fēng)險(xiǎn)管理部設(shè)定信貸業(yè)務(wù)檔案的整體管理架構(gòu)，并將管理權(quán)限授予相應(yīng)部門的檔案管理人員，再下一級(jí)架構(gòu)的創(chuàng)建以及權(quán)限管理，則由相應(yīng)部門的檔案管理人員負(fù)責(zé)。一級(jí)檔案與二級(jí)檔案信貸業(yè)務(wù)檔案有一級(jí)檔案和二級(jí)檔案之分。在傳統(tǒng)的信貸業(yè)務(wù)檔案管理制度中，二級(jí)檔案需要包含一級(jí)檔案的復(fù)印件，但檔案數(shù)字化后，由于一級(jí)檔案中已有數(shù)字化信息，這種方式則顯得有點(diǎn)重復(fù)了。所以，檔案數(shù)字化后，二級(jí)檔案不必

15、再包含一級(jí)檔案的復(fù)印件。歸檔文件的檢查與審核銀行業(yè)，在金融業(yè)務(wù)的流程管理與審核方面，積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)。這種經(jīng)驗(yàn)，實(shí)際上，也可以移植到信貸文件與檔案的管理上來(lái)。也就是說(shuō)，可參照事后監(jiān)督的方式來(lái)檢查和審核數(shù)字化檔案信息。檔案數(shù)字化后的利用方式調(diào)整檔案信息數(shù)字化后，除非法律程序和管理需要，原則上不再提供檔案的原件借閱。信貸業(yè)務(wù)人員可依授權(quán)在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索所需要的檔案信息，對(duì)于沒(méi)有授權(quán)查閱的檔案，可按規(guī)定的流程提出申請(qǐng)，待批準(zhǔn)后，可由檔案管理人員代為查找，并以電子郵件方式發(fā)送給申請(qǐng)人，如果有需要，亦可打印輸出提供給申請(qǐng)人。如確因工作需要借閱原件，亦可無(wú)紙化完成整個(gè)審批流程，待批準(zhǔn)后，再按規(guī)定手續(xù)借閱。未實(shí)