有關水利建設檔案管理實踐思索

1、有關水利建設檔案管理實踐思索 水利工程技術檔案是工程歷史過程中所形成的針對具體工程對象的技術文件、圖樣、照片、原始記錄的原本或代替原本的復制本,包括規(guī)劃設計任務書、協(xié)議書、技術指標、審批文件、規(guī)劃設計計劃、研究方案、規(guī)劃設計大綱和技術措施、技術調(diào)查資料、設計計劃書、試驗項目、試驗方案、試驗記錄、試驗數(shù)據(jù)、設計圖紙及施工全過程的質(zhì)檢驗收和峻工驗收和交付管理后運行等,其內(nèi)容真實、準確,可為后人提供借鑒。 濟南市長清區(qū)崮頭水庫除險加固工程總投資4225萬元,分四年實施。作為濟南市長清區(qū)一項重點水利工程,從立項、審批、設計到開工建設,形成了大量的檔案資料。做好這些資料的收集與管理,對促進工程建設,保障

2、水庫工程今后的運行與管理,具有十分重要的意義。本文立足崮頭水庫除險加固工程建設,對工程建設中檔案資料的搜集、管理、利用等方面進行初步探討,以期對水利工程建設中的檔案管理工作有所裨益。 1加強領導,確保檔案資料的系統(tǒng)性、完整性 崮頭水庫位于長清區(qū)馬山鎮(zhèn)崮頭村南,始建于1959年,控制流域面積100平方公里,總庫容1305(改建后1530)萬方,興利庫容373(改建后676)萬方,是一座以防洪、灌溉、涵養(yǎng)水源、改善生態(tài)為主的中型水庫。水庫下游是104省道和華東輸油管道,涉及三個鄉(xiāng)鎮(zhèn)15萬人,地理位置十分重要。由于該庫的前身是小攔河壩,經(jīng)過三次較大的施工,施工質(zhì)量較差,在運行中出現(xiàn)大壩裂縫、壩基滲水

3、等問題,給下游人民生命財產(chǎn)安全帶來嚴重威脅。為此,我局于2000年5月編制了崮頭水庫安全鑒定報告,并通過省水利廳組織的專家評定。同年9月,國家水利部大壩安全管理中心批準為三類險壩。2001年10月編制了可行性研究報告,省計委進行了批復。2002年5月,省水利廳審查批復了初步設計。 在申請立項工作中,市、局領導多次明確指示,一定要做好立項過程中產(chǎn)生的檔案資料的整理歸檔工作,確保檔案資料的系統(tǒng)性、連續(xù)性和完整性。在組建工程建設處時,同時設立了工程檔案管理領導小組,由處主任任組長,有關科室負責人任成員,并明確了一名專職、四名兼職檔案管理員,具體負責工程項目資料的整理歸檔工作。對立項、設計、施工中形成

4、的報告、批復、圖紙、合同、標書、帳冊、備忘錄、協(xié)調(diào)文件及領導視察活動等資料悉數(shù)歸檔。 在一線跟班作業(yè)的技術人員,堅持做好施工記錄,工程階段驗收以后,即將記錄移交檔案室歸檔。對一時難以判定的材料,先整理歸檔,三個月后經(jīng)主任或分管主任審查后再決定取舍。利用磁帶、光盤、膠卷、實物等多種形式,盡量全面、系統(tǒng)地記錄工程建設原貌,展現(xiàn)建設風采。 水利工程一般都是國家重點工程,其建設規(guī)模大、時間長、要求嚴,在施工中還會創(chuàng)造許多新工藝、新技術,如不及時記錄、收集、歸檔,對工程建設和運行管理將會造成不可彌補的損失。而詳細、全面地記載施工過程,并及時收集歸檔,沒有領導的高度重視,沒有施工一線技術人員的認真負責,沒

5、有檔案管理人員的勤奮敬業(yè),是不可能做到的。 2健章立制,確保檔案管理規(guī)范化、標準化 為規(guī)范檔案資料的管理,工程建設處根據(jù)國家檔案法、保密法及水利部科學技術檔案管理暫行規(guī)定等有關法規(guī),制訂了檔案員崗位責任制、檔案管理制度、檔案借閱制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案保密制度等規(guī)章制度,對檔案資料的收集、立檔、管理、利用及安全保密等方面作了嚴格規(guī)定。為提高工程檔案管理水平,建設處采取走出去、請進來的辦法,派人赴其他水庫學習檔案管理經(jīng)驗,到檔案局參加檔案業(yè)務培訓,并請檔案業(yè)務專家指導、幫助建檔立冊。 為改善檔案保管條件,我們注重加強了檔案室的建設,配備了鐵制櫥、滅火器、吸塵器、空調(diào)、裝訂裱糊等一系列設備,保

6、證檔案管理達到防盜、防鼠、防蟲等八防要求。同時,還配備了計算機、錄像機、照相機等現(xiàn)代化管理設備,基本上實現(xiàn)了檔案管理與利用的現(xiàn)代化,使各類檔案資料條目清楚,存放有序,管理規(guī)范,從未發(fā)生過檔案資料的丟失、損壞、泄密等現(xiàn)象。 為做好檔案管理工作,工程檔案管理人員不斷加強業(yè)務學習,注重提高業(yè)務素質(zhì)和工作能力,增強責任心和榮譽感,在工作中注意遵循檔案材料形成規(guī)律,保持材料之間的有機聯(lián)系,力爭將水利工程建設的檔案管理達到高標準的管理水平。特別在工程檔案移交工程管理單位使用以后,要注意從計算機管理入手,利用網(wǎng)絡和多媒體技術,豐富信息資源,建立專題數(shù)據(jù)庫,逐步實現(xiàn)檔案管理的自動化、現(xiàn)代化,減輕管理人員的工作

7、強度,提高存檔質(zhì)量和工作效率。 3用活檔案,發(fā)揮檔案存史資政的積極作用 除險加固工程開工建設以后,增加了許多新的檔案材料,同時,查詢、借閱、復制檔案資料的工作明顯增多。圍繞工程建設的實際,檔案管理人員廣泛收集資料,盡力提供資料,注意用活檔案,讓檔案從工程建設中來,再服務于工程建設中去。在工作中,他們注意腿勤、口勤、手勤,講究熱心、細心、耐心。不論是領導還是一般技術人員查閱檔案資料,他們都熱情服務,不僅提供直接材料,還根據(jù)需要提供相關材料;不僅提供文字材料,還盡量提供圖片、錄像等直觀材料;不僅提供現(xiàn)有工程材料,還相應提供外地優(yōu)質(zhì)工程材料。在嚴格履行審批手續(xù),切實做好安全保密工作的同時,注意發(fā)揮檔案的服務功能,在服務中收集檔案,在服務中完善檔案,努力提高檔案的管理水平。 水利工程的檔案資料不同于一般的歷史資料,對工程的運行、安全有直接影響。因此,搜集與管理好工程建設時期的檔案資料至關重要。檔案管理者要增強服務意識,注重運用、發(fā)揮好工程檔案,實現(xiàn)檔案管理由封閉型向開放