信息化時代醫(yī)院綜合檔案管理的工作策略探討

1、信息化時代醫(yī)院綜合檔案管理的工作策略探討 【摘要】 隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，給醫(yī)院綜合檔案的管理帶來許多便利，也給管理工作人員提出更高的要求。因此，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加強醫(yī)院綜合檔案管理的信息化建設，已成為醫(yī)院綜合檔案室十分關(guān)注的一個重要課題。本文結(jié)合筆者的工作實際，分析了醫(yī)院綜合檔案信息化管理的重要性，探討了實現(xiàn)綜合檔案信息化管理的有效工作策略。 【關(guān)鍵詞】 信息化時代；醫(yī)院綜合檔案；綜合檔案管理；工作策略 doi：10.3969/j.issn.1004-7484（x）.2013.06.663 文章編號：1004-7484（2013）-06-3404-01 醫(yī)院綜合檔案室是醫(yī)院的重

2、要組成部門，負責醫(yī)院各類檔案的收集整理、保管儲存及開發(fā)利用等管理工作。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，給醫(yī)院綜合檔案的管理帶來許多便利，也給管理工作人員提出更高的要求。因此，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加強醫(yī)院綜合檔案管理的信息化建設，已成為醫(yī)院綜合檔案室十分關(guān)注的一個重要課題。 1 實施醫(yī)院綜合檔案信息化管理的重要性 1.1 符合現(xiàn)代醫(yī)療衛(wèi)生工作的實際需要 醫(yī)院綜合檔案的內(nèi)容繁雜、種類繁多，包括了醫(yī)院各個門診、臨床、科室及職能部門長期積累下來的檔案資料，如人事檔案、病人檔案、財會檔案、醫(yī)療器械檔案、藥品統(tǒng)計資料、科教圖書檔案、研究資料、基建檔案等等。綜合檔案資料可以為醫(yī)院各科室的工作人員提供重要的信

3、息參考，為醫(yī)務人員的臨床、實驗、教學、研究等工作提供科學的數(shù)據(jù)資料。通過對綜合檔案的信息化管理，可以將各類檔案信息資源有機地整合在一起，又能分門別類地歸納區(qū)分，可以實現(xiàn)在全院范圍內(nèi)的檔案信息共享，方便各科室隨時查詢、利用檔案資料。所以，實施醫(yī)院綜合檔案的信息化管理符合現(xiàn)代醫(yī)療衛(wèi)生工作的實際需要。 1.2 提高綜合檔案管理的工作效率 傳統(tǒng)的綜合檔案管理方式是采取紙質(zhì)方式，主要通過人工收集、整理、加工、保存檔案來實現(xiàn)。這樣的方式，不僅會出現(xiàn)記錄錯誤、檔案不完整的情況，還會使得檔案查閱、更新十分麻煩，浪費大量的人力、物力和時間，工作效率比較低下。而實施信息化管理，運用計算機技術(shù)替代人工操作，不僅可以

4、擴大檔案的信息量，還可以減少漏檔、錯檔、丟檔等失誤，實現(xiàn)“一次輸入、多次輸出、全院共享”的新資源模式。這樣，就可以大大縮小人力、減少浪費，提高綜合檔案管理的工作效率，為醫(yī)療衛(wèi)生工作提供更加優(yōu)質(zhì)高效的服務。 2 實現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案信息化管理的工作策略 在醫(yī)院綜合檔案管理過程中，充分應用信息化技術(shù)已經(jīng)成為大勢所趨。那么，具體應該采取哪些有效的策略來加強醫(yī)院綜合檔案的信息化管理呢？ 2.1 運用信息化手段進行收集整理 收集整理資料是綜合檔案管理的第一步，也是實現(xiàn)信息化管理的開端。在信息化時代，醫(yī)院綜合檔案管理室可以減少人工收集整理資料信息的方式，而是充分運用互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)字化方式進行檔案資料的收集、傳送、

5、接收等。醫(yī)院各個部門或臨床科室有資料需求、或檔案資料更改等情況，也可以及時反饋給綜合檔案室，有綜合檔案管理人員負責采集、補充、完善檔案資料，為全院各部門做好信息服務工作。另外，在進行檔案整理時也可以采取信息化方式，在計算機上實現(xiàn)文檔快速歸納分類、編目錄編號、整理順序、數(shù)據(jù)保存等，構(gòu)建醫(yī)院綜合檔案的資料庫、數(shù)據(jù)庫及資料目錄庫。這樣不僅擺脫了傳統(tǒng)重復、瑣碎、單個、被動的手工歸檔、裝訂等繁雜的工作程序，還減少了人工整理時的錯誤，節(jié)約了檔案管理人員的工作時間。 2.2 運用信息化手段進行加工處理 首先，對綜合檔案資料進行電子錄入。根據(jù)綜合檔案的內(nèi)容，以部門為單位進行分類錄入，改變?nèi)斯さ怯浡?、繁、亂的狀

6、況，還為日后的檔案查詢、更改、檢索提供便利。其次，對綜合檔案資料進行電子化加工。傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式只能保存文字和照片資料，而采取信息技術(shù)可以使得檔案資料更加多元化、形象化。除了文字和圖片資料外，還可以充分應用電子掃描儀、電子視頻、照相機等對圖片、視頻、錄音、照片等進行數(shù)字化加工處理。這類形象的方式特別適合對醫(yī)院重要實驗、重大臨床手術(shù)、醫(yī)院重要活動、醫(yī)院重大研究成果等進行記錄和保存，為醫(yī)院積累豐富寶貴的信息資源。最后，對綜合檔案數(shù)據(jù)信息進行統(tǒng)計分析。一方面對檔案資料中涉及的數(shù)據(jù)信息，如財務收支數(shù)據(jù)、人事變動人數(shù)、各科室的病例、中西藥品的數(shù)目需求量等進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析、對比，為下一步的醫(yī)院工作目標、計

7、劃等提供數(shù)據(jù)參考。另一方面，對綜合檔案信息進行深入的加工處理。比如以部門檔案、或?qū)ｎ}資料為單位，進行深層次的加工和提煉，并在信息系統(tǒng)上進行發(fā)布，為各部門提供更好的服務。 2.3 運用信息化手段進行保管儲存 首先，運用信息化手段選擇多樣化的保管儲存方式元?？梢酝ㄟ^電腦、網(wǎng)絡硬盤、移動硬盤、磁盤、光盤等多種電子儲存介質(zhì)對綜合資料進行保管儲存。這樣，不僅節(jié)約保存綜合檔案資料的時間和空間，還可以保存文字、圖片、數(shù)據(jù)、音頻、視頻等多種形式的檔案資料。其次，運用計算機進行準確高效的保管儲存。計算機是智能化的，準確率高、速度又快，不會出現(xiàn)人工操作時容易犯的低級錯誤。所以，運用計算機對綜合檔案資料進行編輯、編

8、碼儲存，將文字圖片信息轉(zhuǎn)化成有聲的音頻或視頻信息，可以加強對檔案資料的保存效率。最后，運用計算機進行科學的保管儲存。計算機具有海量儲存的功能，可以將整個醫(yī)院的全部業(yè)務資料、資料同時進行保管儲存。 2.4 運用信息化手段進行開發(fā)利用 為了充分發(fā)揮醫(yī)院綜合檔案資料的資源優(yōu)勢，為醫(yī)院各部門提供更優(yōu)質(zhì)的服務，還需要運用信息化手段對綜合檔案進行開發(fā)利用。首先，多渠道開發(fā)綜合檔案信息資源。圍繞醫(yī)院各部門、各科室的實際需求，多渠道、多層次、多角度開發(fā)資源，將與時俱進的信息資料與檔案室原有資料有機整合起來，開發(fā)編著新的檔案資料，以豐富檔案資料庫的內(nèi)容和質(zhì)量。針對檔案室中許多未被充分利用的檔案信息進行深層次開發(fā)

9、，將原有的基礎資料進行研究總結(jié)，形成新的檔案資料報告。其次，加強溝通與反饋。綜合檔案管理人員要主動與各科室人員進行溝通，了解他們檢索信息資源的情況，使用檔案資料的頻率等，從而改進檢索方式、優(yōu)化服務方式。最后，實現(xiàn)檔案資料信息資源共享。以醫(yī)院局域網(wǎng)為基礎，借助綜合檔案管理信息系統(tǒng)，將各種文字、圖片、音頻、視頻等檔案資料進行上網(wǎng)發(fā)布，實現(xiàn)醫(yī)院全院檔案資料信息共享。綜合檔案管理人員可以全方位掌控檔案資料信息的發(fā)布情況，動態(tài)更新檔案信息內(nèi)容，提高對各類檔案資料信息的利用率。 總之，信息時代的醫(yī)院綜合檔案管理工作，必須要由封閉邁向開放，由單一變?yōu)槎嘣?，充分運用先進的信息技術(shù)為綜合檔案管理工作服務。 參考文獻 1 馮華.信息化時代電子檔案和紙質(zhì)檔案長期并存的