民辦高校檔案管理辦法

1、頁眉XXXX學(xué)院檔案管理辦法（修訂稿）第一章總則第一條 為實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案建設(shè)和管理科學(xué)化、規(guī)范化，不斷提升服務(wù)水平，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、高等學(xué)校檔案管 理辦法和機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定本辦法。第二條檔案工作是維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌的重要工作，也 是衡量、評(píng)價(jià)學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志，是學(xué)校各部門的重要職責(zé)和主要工作之一。第三條 學(xué)校檔案是指學(xué)校從事教學(xué)、科研、管理、招生、外事、基礎(chǔ)建設(shè)等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)校、學(xué)生和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的文件材料。學(xué)校檔案由學(xué)校檔案室按照國(guó)家檔案工作管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一管理。第二章管理人員

2、職責(zé)第四條 檔案工作實(shí)行部門一把手負(fù)責(zé)制，各部門指定一名 工作人員，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。第五條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法， 愛崗敬業(yè)，忠于職守，具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和相應(yīng)的科學(xué)文化知識(shí)以及現(xiàn)代化管理技能。 第六條檔案室工作人員職責(zé)（一）負(fù)責(zé)檔案整理、編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)、排列和檢索工具 編制等工作。（二）負(fù)責(zé)庫(kù)房檔案的收進(jìn)和移出工作，嚴(yán)格履行交接手續(xù)，準(zhǔn)確掌握室內(nèi)檔案全宗、案卷數(shù)量及檔案的保管期限。（三）負(fù)責(zé)庫(kù)房?jī)?nèi)部整理。案卷排放整齊、科學(xué)、有序，保 證庫(kù)內(nèi)整潔、無灰塵。（四）及時(shí)檢查檔案安全保管情況， 發(fā)現(xiàn)對(duì)檔案有害因素時(shí)，要及時(shí)上報(bào)并采取措施。做到以防為主，防治

3、結(jié)合，保證檔案的完整與安全。（五）正確處理好利用和保密的關(guān)系，增強(qiáng)保密觀念，嚴(yán)守 黨和國(guó)家機(jī)密，嚴(yán)格執(zhí)行借閱、查閱登記制度。（六）積極主動(dòng)地做好使用工作，不斷提高服務(wù)質(zhì)量。做到 提供準(zhǔn)確、及時(shí)主動(dòng)。用后及時(shí)清退，按時(shí)入庫(kù)歸位。（七）應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)編目檢索、貯存及調(diào)用檔案；利用裱 糊及復(fù)印技術(shù)，對(duì)紙張破損、 字跡褪變、擴(kuò)散的現(xiàn)行檔案進(jìn)行搶 救。（八）依法依規(guī)銷毀無保存和利用價(jià)值的各類檔案及有關(guān)資 料。第三章檔案歸檔第七條各部門要按照本辦法規(guī)定的時(shí)間及時(shí)、完整的辦理 歸檔手續(xù)。重大、重要檔案要及時(shí)歸檔。第八條文件材料的歸檔范圍（一）DQ 黨群主要包括學(xué)校黨群部門在工作中形成的材料。（二）XZ行政主

4、要包括行政職能部門（教務(wù)、科研、基建、外事、財(cái)務(wù)等 部門除外）工作中形成的文件材料。（三）JX教學(xué)主要包括教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的文件材料。（四）KY科研主要包括科研管理和科研實(shí)踐活動(dòng)過程中形成的文件材料。（五）CP 產(chǎn)品生產(chǎn)與科技研發(fā)主要包括產(chǎn)品生產(chǎn)、科技開發(fā)管理及活動(dòng)過程中形成的文件 材料。（六）JJ 基建主要包括基本建設(shè)管理和項(xiàng)目建設(shè)中形成的文件材料。（七）SB儀器設(shè)備主要包括在儀器設(shè)備工作管理和儀器設(shè)備申購(gòu)、開箱驗(yàn)收、 安裝調(diào)試、管理使用、 維修改造、申請(qǐng)報(bào)廢等環(huán)節(jié)中形成的文件 材料。（八）CB 出版主要包括出版工作管理和出版活動(dòng)過程中形成的文件材料。（九）WS外事主要包括外事工

5、作管理和外事活動(dòng)中形成的文件材料。（十）CK 財(cái)會(huì)主要包括財(cái)務(wù)工作管理和會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的文件材料。（一） RW 人物主要包括在學(xué)校或曾在本學(xué)校學(xué)習(xí)、 工作過的黨政領(lǐng)導(dǎo)及著 名專家學(xué)者，在從事各種活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、 學(xué)校和社會(huì)具有 保存價(jià)值的各種文字、圖表、音像等歷史記錄。第九條歸檔要求（一）能正確反映學(xué)校在教學(xué)、科研、管理各項(xiàng)活動(dòng)中的真 實(shí)內(nèi)容和歷史過程。（二）材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。（三）質(zhì)地優(yōu)良、書繪工整、聲像清晰、符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo) 準(zhǔn)的要求。（四）移交存檔的文件材料， 不能米用易褪色的書寫材料 （如 紅色、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、熱敏紙、鉛筆等）書寫繪制， 應(yīng)符合耐久性要求

6、（一般為碳素墨水或黑色水筆） 。（五）移交材料格式要求：打印文件統(tǒng)一采用A4紙，標(biāo)題要求為黑體三號(hào)居中，正文字體為小四號(hào)仿宋 _GB2312。行間 距20 26磅值，裝訂線設(shè)置為左（或上） 30mm。（六）凡是歸檔的文件材料應(yīng)移交原件（學(xué)籍審批材料除 外）。（七）各部門按自然年度歸檔的應(yīng)在次年三月底前完成歸檔 工作。重要檔案材料應(yīng)隨時(shí)歸檔。（八）科研類檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)后兩個(gè)月內(nèi)歸檔，基建類檔案應(yīng)在工程完成后三個(gè)月內(nèi)歸檔。（九）會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)部門保管三年， 期滿后次年六月底前 轉(zhuǎn)交檔案室。（十）職代會(huì)，黨代會(huì)文件材料，應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后15天內(nèi)歸檔。（一）歸檔材料移交應(yīng)履行移交手續(xù)，填寫移交登記表，

7、一式兩份，交接雙方簽名確認(rèn)無誤后方可移交。 紙質(zhì)版歸檔材料 移交時(shí)應(yīng)由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)并加蓋部門印章（附帶電子版），不履行移交手續(xù)的，檔案管理員有權(quán)拒收。第十條 對(duì)學(xué)校規(guī)定應(yīng)歸檔的文件材料，應(yīng)按要求向檔案室 移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理， 任何人不得據(jù)為己有， 凡是不按規(guī)定 要求移交的，檔案室應(yīng)及時(shí)報(bào)告校領(lǐng)導(dǎo)按本辦法規(guī)定處理。第四章檔案管理第十一條 學(xué)校檔案室根據(jù)高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法和河南省檔案局 歸檔文件整理規(guī)則 實(shí)施細(xì)則，在充分反映檔 案的形成規(guī)律和內(nèi)容特點(diǎn)的前提下，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系， 對(duì)檔案進(jìn)行分類、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、組織室藏。第十二條 檔案鑒定和銷毀（一）根據(jù)國(guó)家檔案局 機(jī)

8、關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定，確定檔案材料的保管期限。（二）對(duì)保管期限已滿、已失去保存價(jià)值的檔案，由主管校領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，辦公室、教務(wù)處、人事處、基建辦公室、學(xué)生處、招 生就業(yè)辦公室、財(cái)務(wù)處、評(píng)建辦公室等部門負(fù)責(zé)人參加，成立檔 案保管期限鑒定小組。 對(duì)無保存價(jià)值的文件材料登記造冊(cè)，經(jīng)理事會(huì)批準(zhǔn)后予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。第十三條 檔案庫(kù)房應(yīng)堅(jiān)固安全，應(yīng)有防盜、防火、防光、 防蟲、防潮、防腐蝕等安全措施，防止檔案破損、褪色、霉變和 散失。對(duì)已經(jīng)破損或字跡褪色的檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。應(yīng)定期檢查檔案保管情況，消除安全隱患。遇有特殊情況，向校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并及時(shí)處理。第十四條建立健全

9、檔案統(tǒng)計(jì)制度。對(duì)檔案的接收、管理、 利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。 認(rèn)真執(zhí)行檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度， 按國(guó)家 有關(guān)規(guī)定報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。第十五條學(xué)校全體工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守學(xué)校保密工作規(guī)定。（一）檔案在未公開前，任何組織和個(gè)人無權(quán)公布檔案內(nèi)容 或擅自擴(kuò)大利用范圍。（二）嚴(yán)禁將檔案帶出單位， 不準(zhǔn)將檔案帶到家里和公共場(chǎng) 所；除政策規(guī)定外，檔案一般不得郵寄；外出工作必須攜帶檔案時(shí)應(yīng)經(jīng)過學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要安保措施。（三）不得在公共場(chǎng)所、電話和通信中以及在家屬、子女、親友面前談?wù)摍n案的秘密問題。第五章借閱管理第十六條檔案庫(kù)房是機(jī)要重地，非檔案管理人員未經(jīng)許可 不得隨便進(jìn)入。第十七條本校檔案僅限于本

10、校教職工及學(xué)生（含畢業(yè)生） 利用。凡到本校檔案室查、借、閱檔案（含查、借、閱自己產(chǎn)生 的檔案或移交檔案），必須遵守本校各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度，履 行登記手續(xù)，填寫借閱檔案材料登記表和重要檔案材料使 用申請(qǐng)表（見附件），如實(shí)填寫查、借、閱案卷題名（內(nèi)容）、目的和結(jié)果。第十八條 學(xué)校教職工因工作需要，憑有效證件可借（查） 閱與工作有關(guān)的一般檔案材料。第十九條借（查）閱檔案應(yīng)在檔案閱覽室進(jìn)行，如需摘錄、 復(fù)制須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，重要檔案須經(jīng)理事長(zhǎng)同意。第二十條檔案借出、歸還都應(yīng)嚴(yán)格履行審查簽字手續(xù)。檔 案材料用畢后應(yīng)及時(shí)歸還檔案室，由檔案室工作人員核對(duì)檢查完 整無誤后，如實(shí)登記歸還相關(guān)情況。第二十一條

11、檔案一經(jīng)借出，檔案使用者必須對(duì)檔案的保密、 安全和完整性負(fù)責(zé)，應(yīng)妥善保管、愛護(hù)檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、 圈劃、增刪、勾畫、抽頁、剪裁、拆散等，更不允許丟失。第二十二條學(xué)校畢業(yè)生或在校生需查閱與個(gè)人相關(guān)檔案 的，須持本人有效證件（畢業(yè)證、學(xué)生證、身份證等）或院（部） 證明方可借（查）閱。委托他人辦理的，受委托人須持其本人身 份證和委托書，并提供委托人的身份證或畢業(yè)證，方可借（查） 閱檔案。第二十三條 檔案使用者離職或長(zhǎng)時(shí)間因公外出，應(yīng)在離校 或外出前將借閱的檔案資料歸還檔案室，辦理借閱注銷手續(xù)。第二十四條 外單位或個(gè)人來檔案室借（查）閱檔案者，須 持有單位介紹信，經(jīng)理事長(zhǎng)批準(zhǔn)同意。第六章違紀(jì)處理第二十五條有下列情況之一的取消部門和責(zé)任人的全年評(píng)先資格；情況嚴(yán)重的給予降職或降級(jí)處理直至解除勞動(dòng)合同；違法的，追究法律責(zé)任。（一）不按照規(guī)定時(shí)間移交歸檔材料、移交材料不完整或移 交材料不符合要求的； 違反本條的，同時(shí)緩發(fā)部門負(fù)責(zé)人和檔案 管理人員當(dāng)月工資；（二）因個(gè)人人為