公司年度預算編制及管理實務

1、K1+478K1+5888段左側片石混凝土擋土墻第1部分1頁腳內容公司年度預算編製及管理實務目次零、前言一、總預算編製的步驟與程序1. 統一會計科目之定義2. 決定費用預算率及大項費用額3. 辦說明會4. 各部門單位編擬時應有的工作底稿5. 彙總評估預算合理性與原定比率金額之差異6. 進行調整與確認7. 彙編總預算與通知相關單位，作為執(zhí)行依據二、預算編制前的準備1. 會計科目應統一2. 重點預算應明確3. 辦說明會4. 準備工作底稿5. 各部門單位應有年度工作計劃6. 採零基預算制三、預算的內容1. 一般費用預算2. 專案費用預算3. 資本支出預算4. 各部門單位的收支預算5. 每一科目居應有

2、工作底稿作為說明四、預算管理1. 專案及資本支出預算執(zhí)行時應送審核單位審核2. 各部門主管應審核控制其一般費用預算3. 每月應編出預算與實際之比較（含當月與累計）4 進行差異分析甌討5.研討控制與調整對策6注意總預算與營業(yè)目標之關係7. 進行資金運用之管理零、前言由於零基預算制準確度高，建議各位公司年度預算編製與管理，不要 用傳統預算制，採零基預算制對企業(yè)較有幫助。以作者曾主持32家以及輔 導導400家公司的經驗，20多年來，所採行零基預算，最高誤差僅4%，最低 誤差達0.37%，效果顯著。K1+478K1+5888段左側片石混凝土擋土墻第1部分2頁腳內容用傳統預算制，其做法為僅需以去年的預算

3、為基礎，稍事加加減減即 告完成。用零基預算制的前提則是，公司一定要實施年度計劃。若公司未 實施年度計劃，貝（I一定要跟CEO溝通設法改善。否則沒有年度計劃，則預 算是不可能展開管控地。零基預算制的前身是美國太空總署用的計劃專案預算制度（PPBS : Plan Project Budget System）。零基預算又叫歸零預算（Zero Base Budget）， 其涵義為當事情起始時將所有狀態(tài)與數值歸零，當事情結束時亦將將所有狀態(tài)與數值歸零。本國企業(yè)約於40年前開始引用零基預算制，而目前稍具規(guī)模與觀念的本國企業(yè)也多採用此方法。零基預算制強調的是由部門年度計劃產生部門預算，然後由各部門預算彙總成

4、總預算。老師建議的程序與時程如下:總目標（十月初）部門計劃預算（十一月初完成）彙總預算（十一 月初十二月初）預算完成（十二月中旬）f 對董事會呈報新年度 的年度總計劃（十二月二十五日）一、總預算編製的步驟與程序目前所探討的總預算編製，是以零基預算為基礎。年度總計劃中的總預 算部分，並含有：預估損益表（元月十二月）、預估資負表（十二月三十一日） （元月十二月）、以及預估資金運用表（元月十二月）。所述預算是絕不會跨 年度的，否則即為錯誤。以下說明總預算編製的步驟與程序：1.統一會計科目之定義編製年度預算一定要做事先的準備工作，就如首先會計科目的定義一 定要先加以統一。如果會計科目僅有會計清楚，就算

5、簡單如計程車費，也 會有人報差旅費、有人報交通費、還有人報雜支，而最後會計收回時該如 何處理呢？將會計科目書面化，並對主管級人員做教育訓練使之徹底了 解，則是可行的好方法?？傊?，會計科目是年度一開始即統一，並不能由 各部門私自或隨時編。主管如何能領悟會計科目的內涵？其實與企業(yè)以往是否已對他進行 系統化的養(yǎng)成訓練有關。老師主持企業(yè)針對基層主管，即要求其懂會計科 目，要有成本與費用的觀念。齣匕選優(yōu)秀基層主管，參加中階主管的儲備 訓練時，課程的內容會更進而涵蓋：行銷、產銷、財務、計劃管理、MIS、 以及專案管理。而最終能造就通才才能當主管；全才才能當高階主管。下 圖為上述內容的圖示：K1+478K1

6、+5888段左側片石混凝土擋土墻第1部分3頁腳內容2.決定費用預算率及大項費用額公司重大科目的預算要明確，其實公司CEO在年度總目標中應已明訂重要 費用預算率及大項費用額。以下舉例說明：(1)人事費用要佔預估營業(yè)額的%或確切總金額。(2)行銷費用要佔預估營業(yè)額的%或確切總金額。行銷費用指：廣告、 型錄、以及參展費用.等。(3)研發(fā)費用要佔預估營業(yè)額的%或確切總金額。研發(fā)的人事費不要讓 人事編，讓硏發(fā)編，以期享有免稅。(4)租金費用要佔預估營業(yè)額的%或確切總金額。(5)訓練費用要佔預估營業(yè)額的%或確切總金額。訓練費用應注意其免 稅優(yōu)惠。3.辦說明會說明會是一定要舉辦的，玆將說明的內容列舉如下：(

7、1)要告知會計科目有哪些，各部門的預算比例是多少。(2)告知前一年的一般費用科目狀況(行政方面、書報、交通費)(3)提供訓練課程，教導編製預算的方法(老師所主持公司，皆讓部門 主管編其部門人員薪資的年度預算)4.各部門單位編擬時應有的工作底稿任何一個部門皆須編製如下三種預算；而須準備的工作底稿則一共有 兩種，一為行政費用預算的工作底稿，這種格式也可用在資本支出；另一 種為專案費用預算的工作底稿：(1) 行政費用預算：行政費用預算的工作底稿，如下圖所示。將每個行 政費用科目編一張，且按月份M2月排列及加總，即 可獲得該費用科目一年費用總數。年度行政費用預算編製工作底稿部門：單位：仟元費用科目名稱

8、：編製日期：年 月曰月份工作內容說明合計K1+478K1+5888段左側片石混凝土擋土墻第1部分4頁腳內容K1+478Kl+5888段左側片石混凝土擋土墻第1部分總計核示：審核：部門主管：製表：(2)專案費用預算：專案計劃預算的工作底稿 如下圖所示。原則上採每個專案編製一張為原則，且按月份112月排列及 加總，即可獲得該專案所有費用科目一年費用總數。 專案在年度計劃編製時 present通過後 即應已認 定其預算 無須再等事後的書面Approve 即可動工。專案計劃預算編製工作底稿檔案編號：專案代號：單位：仟元部門別：專案名稱：製表日期：月份 會計科目工作內容說明總公司門市合計備註合計核示：主

9、管：製表人:以下試舉一案例說明：專案計劃預算編製工作底稿4頁腳內容K1+478K1+5888段左側片石混凝土擋土墻第1部分6頁腳內容檔案編號：專案代號：單位：仟元部門別：專案名稱：德國漢諾威Cebit Show製表日期：月份會計科目工作內容說明總公司門市合計備註元市場推廣費租攤位4個V$A1三運費參展品運出V$A2三市場推廣費攤位裝潢$A3三市場推廣費珮5000份$A4五差旅費$*4+機票費用$A5合計ATotal核示：主管：製表人：現再說明有關上述表單的填寫方式：專案代號：指專案的電腦代號。月份：在其中填入須花費用的月份。市場推廣費：當報支市場推廣費，可減免所得稅。所以攤位租金、攤 位裝潢、

10、以及DM皆可盡量採用市場推廣費。若DM報印 刷費則不能減免所得稅。運費則不能硬以市場推廣費報 支，因為會計師多半不可能同意這樣子認定。工作內容說明：第五個案例$*4+機票費用，表示單人一天的出差費 用*4天，加上往返機票費用。研發(fā)費：有關產品相關及附帶的東西，例如Manual，皆可以報支屬 於研發(fā)費用。而每個研發(fā)的Project皆可以如是處理。研發(fā) 費用是有一定額度的免稅優(yōu)惠的。營造業(yè)、建設公司可以是一個工地一個預算工作底稿。(3)資本支出預算：資本支出指資產購置，包括：生財器具、原物料、零組件、以及進貨。資本支出預算所使用工作底稿與行 政費用預算所用雷同。當預估某個月有資本支出，則 工作底稿

11、才有那個月的記錄，並非1-12月皆一定有 記錄。雜項購置可讓各部門自行編入資本支出，但到 會計部門時，還須將10多萬者拆到6萬以下，以利 節(jié)稅。一定要有年度經營計劃書 才知道哪個月要用 些什麼，會產生哪樣的資本支出？5.彙總評估預算合理性與原定比率金額之差異K1+478K1+5888段左側片石混凝土擋土墻第1部分7頁腳內容會計單位負責將全公司所有部門的預算彙總，即成為公司的總預 算。其過程為協助CEO決定重大支出的比率金額，評估各部門預算彙總後 總預算的合理性，例如：邀集負責人力資源的部門，來共同review各部 門所提人事費用預算的合理性?當發(fā)現有比率或金額的偏差或超額的現 象時，則需做調整

12、以及獲得相關單位的確認。6.進行調整與確認在部門預算present之前，皆由各部門獨立規(guī)劃。直到present與確 認之後，會計單位才進入，然後在11-12月間，則全力進行此方面的調整 作。7. 彙編總預算與通知相關單位，作為執(zhí)行依據?？偼瓿舍岬目傤A算除要通知各該單位的主管外，還要知會相關的單 位。例如：各部門所編列以及最終彙總的薪資預算，要知會人力資源單位； 各部門所編列的雜項費用及其彙總，要知會總務單位；資產負債表的內容 要知會資材單位。會計部門彙總完成可具以作為執(zhí)行依據的費用預算總表，究竟有哪 些呢？以全公司不以個別部門為單位的費用預算總表共計有13張，因為 每個月一張全公司的當月費用預

13、算總表，在一年12個月中就有12張，在 加上一張全年的彙總 於是總共就有13張。各部門皆有一張全年度的費 用預算總表，公司有幾個部門，就有幾張具部門另啲全年度的費用預算總表。此外還有一張年度預估損益表。有關部門年度費用預算總表的格式如下：年度費用預算明細彙總表檔案編號：製表日期：預算單位：單 位：仟元科目月別一月 二月三月第一季 四月 五月六月 第二季十二月第四季合計職工薪資教育訓練費伙食費加班費員工福利修繕費保險費交際費雜瑣購置郵資電話費文具用品旅費水電費K1+478Kl+5888段左側片石混凝土擋土墻第1部分8頁腳內容書報雜誌費連費人事廣告費全國性廣告費服務費捐贈交通費勞務費稅捐租金支出折

14、舊各頊11提其他費用小計利息支出其他損失費用合計核示： 審核：部門主管：製表：另提供設備需求明細預算表的建議格式如下。設備需求明細預算表常 用於電腦與辦公桌椅設備，可方便彙總預算的單位用以彙總所有部門的需 求蒯。年度各單位設備需求明細預算表檔案編號：製表日期：預算單位：單 位：仟元項次 設備名稱 數量 單價一月二月 十一月 十二月設備用途說明合計核示： 審核：部門主管：製表:二、預算編制前的準備K1+478K1+5888段左側片石混凝土擋土墻第1部分9頁腳內容1.會計科目應統一請參照一、1.2.重點預算應明確請參照一、2.3.辦說明會請參照一、3.4.準備工作底稿請參照一、4.5. 各部門單位

15、應有年度工作計劃部門年度計劃書的內容，包含如下項目：(1)年度檢討(2)環(huán)境分析(3)年度目標(4)執(zhí)行計劃(5)組織與人力配置(6)訓練(7)管理措施(8)部門預算(9)所須支援事項：指須要上級主管或平行單位，怎樣的支援。(10) 執(zhí)行計劃表現試舉一些案例說明各部門單位年度工作計劃的分工方式及內容要點:(1)由人事或由各部門作薪資預算，有何不同？部門能更精確的知道未來一年要用什麼樣的人，會花多少的薪資。人 事編全公司的薪資預算不易精確，且負擔太重；常會既不實用，又不 討好。但目前仍有本國仍有許多公司交人事或會計作全公司的薪資預 算，他們亦不免常被責難。(2)公司若不大，則行政費用統籌由行政部

16、門編製即可。公司小到有如一個部門，則可由CEO作整個公司的年度計劃，而全體員工照著執(zhí)行 即可，此時會計請從旁協助CEO。(3)一個公司只要三個部門以上，就要做部門預算以及總預算。(4)哪怕是一個老闆帶著一個兵也要做預算。(5)若年度目標僅有數值無結構，例如因去年業(yè)績?yōu)?億，今年想做到 10億，則會不知道該如何達成?另外如薪資預算有增加的繊值 而無結構，貝|不知道是否須增加新團隊，或僅作平均的調薪。(6)通常製造業(yè)的製造部門，會需要業(yè)務部門先精確預估業(yè)務目標，然 後製造部門才有能據以擬定實用的生產計劃，此即為具有相當困難度的產銷平衡問題。然而若於年度開始時，公司即已擬定有共同的總目 標數值以及欲

17、達成所須的細部結構，之後又已經協調與整合獲致個別 的部門目標，貝J整個年度製造部門皆無須等待業(yè)務部門的工作計劃， K1+478K1+5888段左側片石混凝土擋土墻第1部分10頁腳內容即可擬定自身的部門工作計劃，而且亦會自然擁有相互間的整合性。 此時製造部門唯一須依賴的是一業(yè)務部門每月產品別業(yè)績表的規(guī)劃， 之後才能作生產排程表，也只有此張表有相互的關聯性，其他方面兩 部門皆可獨立作業(yè)。(7)車子的購置可放在設備支出或採租斷的費用報銷車子的購置若採設備支出則須採五年折舊攤提。車子的購置若採2年 租斷，則可加速折舊以兩年攤提諾車子的價值200萬，則200萬/ 2=100 萬 f加速折舊+利息+手續(xù)費

18、，上述費用皆可當年認列，對賺 錢公司的節(jié)稅有幫助。除兩年租斷外，尚可之後賣給個人，然後在賣 回公司再做一次五年折舊攤提，又會更有幫助。140 M/5=100萬。6.採零基預算制部門年度計劃(有目標)一零基預算制(其精神在工作底稿，因有目 標 f 即可擬定計劃一即可預估花費產生預算)f 即可落實執(zhí)行計 劃(年度經營計劃)三、預算的內容1.一般費用預算一般費用包括有每月固定開支的行政費用，例如：文具、書報、薪資. 等。2.專案費用預算營業(yè)部門的促銷屬專案費用預算，因其不為routine的開支。促銷的專案 分為如下兩種類型：(1)行銷：為提升公司形象、知名度的活動；例如:商品參展活動. 等。(2)業(yè)

19、務：獎勵案的活動；對夕帝針對市場與客戶；對內有針對業(yè)務團 隊的獎勵措施。上述活動就算每月舉辦，亦非行政費用。3. 資本支出預算4. 各部門單位的收支預算(1)業(yè)務員的交際費預算與其業(yè)績數值相關。主管要將此觀念教育所屬 業(yè)務員，使之了解其權限範圍與注意不亂花交際費。(2)承攬公共工程的營建業(yè)，當承攪到工作時，才能編專案預算。營建 業(yè)於年度開始時，只編薪資總數，得到一個專案後，才從年度總數中 加以扣除.此乃營建業(yè)較為特別處。(3)一般而言，衛(wèi)生紙等總務費用，不要部門編；可先在會計科目中定 義釐清，使各部門明確知道不需要編。只有當公司實施責任中心或事 業(yè)部制時才須ira以進行分攤；否則僅是徒然增加管

20、理的複雜度，成為 多此一舉。必要進行分攤時，亦可每月抓一個分攤總數給各單位即可。 例如：管理費、文具費、以及水電費各以部門人頭數分攤，抓一總數。 辦公室租金以各部門使用坪數分攤，抓一總數。K1+478K1+5888段左側片石混凝土擋土墻第1部分11頁腳內容5 .每一科目均應有工作底稿作為說明四、預算管理企業(yè)作預算並不難，但進行預算管理及執(zhí)行則相當困難。1.專案及資本支出預算執(zhí)行時應送審核單位審核(1) 有關公司的專案費用或資本支出要提申請時,須先經過預算管理單 位的審核通過，才可以呈核。其相關流程將依據各該公司權責表，下圖 為一典型案例：送審轄各單位申請 核或會計單位 一核決單位(預算管理單位

21、)(2)預算管理單位審核預算時，通常僅須於相關表單上打勾或打三角即 可；所以審核預算這件工作，並不會使之太忙碌。通常預算管理單位 除負責審核預算夕卜，還須負責公司年度計劃的執(zhí)行、內控流程、以及 其他交辦劇。(3)老師所主持企業(yè)一般的核決權責如下：A. 已建立預算者：a.單筆費用在50萬以上，須由副總簽核。b.單筆費用介於10萬以上50萬以下，須由理級主管簽核。c.單筆費用在1萬以下，須由課級主管簽核。B. 未建立預算者：a.一塊錢也要寫簽呈送總經理。當最後的工作底稿與預算彙總表皆已確認，在有明確預算的前提下， 主管是可充分授權，而不用擔心下級主管越權。另不在預算內，就算 是一塊錢也要寫簽呈送總

22、經理，如此嚴苛的環(huán)境將易於訓練及造就主 管作計劃的嚴謹性與完整性。2.各部門主管應審核控制其一般費用預算行政費用由各部主管在其權責範圍內自行核決。行政費用的控制交各 部主管，則其須擔負貴任。在每個月的主管會議時，各部門主管須提出下 述報告：(1)上月經營續(xù)效報告(2)年度計劃執(zhí)行報告(3)上月費用預算執(zhí)行報告：每個科目的差異不得超過1000元，部門 月份費用的總差異亦不得超過1000元。3.每月應編出預算與實際之比較(含當月與累計)以下列舉主管如何控制預算的一些案例：(1)主管可於每次核簽時，皆將核簽的數值Keyin進如下圖的電腦檔，以K1+478K1+5888段左側片石混凝土擋土墻第1部分1

23、2頁腳內容觀察預算還剩多少？每個月的最後5天，要求Sales坐公車。科目預算9/19/3 交通費100050100 4.進行差異分析舷討(1)行政費用通常由部門主管核決，並進行比較分析及差異分析。(2)上個月預算未用完的，不可挪用於下個月。(3)企業(yè)第一年做預算，誤差會較大，可稍留Tolerance 之後即應嚴 格執(zhí)行。嚴格執(zhí)行並耳環(huán)盡人情，因相關數值由當事人填寫，自應由 當事人負責。(4)下表為提供各部門所用的每月預算檢討表：年度月份預算檢討檔案編號：預算單位：製表日期：科目月別預算數%實際數%差異數%累計預算數%累計實際數%累計差異數%差異說明職工薪資教育訓練 費伙食費加班費員工福利修繕費

24、保險費交際費雜項購置郵資電話費文具用品旅費水電費書報雜誌 費人事廣告 費全國性廣 告費服務費交通費勞務費稅捐租金支出K1+478K1+5888段左側片石混凝土擋土墻第1部分13頁腳內容折舊各項提其他費用小計利息支出其他損失費用合計核示： 審核：部門主管：製表:(5)上述每月預算檢討表乃部門主管每月參加月會所須提報的表單淇 上 有過去月份的歷史記錄，以及目前新月份的提報資料。於月會中，須 將當月資料與累計記錄(指一月至當月)皆提出檢討，會後交予會計部 門收執(zhí)。一月至當月的累計記錄實質上已具有掌控年度預算的效用。5.研討控制與調整對策(1)當年度中有主管異動，新的主管必須沿用舊有預算；確有必要修改

25、 時，應待季檢討時提出。(2)通常年度預算，滿半年才做修正。資訊業(yè)年度中異動較頻繁，可以 季為單位檢討修正。(3)調整預算時，不要忘記調整其前面的兩個源頭，其完整的過程如下調整目標 一調整計劃 調整預算(4)曾有實際個案，業(yè)務助理於所有業(yè)務員出門後，仍將一樓層的電燈 與冷氣完全打開並穿上毛衣，老闆詢問時告知怕黑與穿上毛衣涼爽又 舒適。之後改採新措施，每月公佈水電費，與標準比較省下多少可作 為大家的福利金，則前述毛病立即改善。(5)因零基預算所計算出多少計劃花多少預算。老師所主持企業(yè)，從預 算中所省下的費用，50%回饋團隊，50%交回公司，皆大歡喜。不論研 發(fā)、行政的費用皆適用之。省下的錢，亦可

26、置入年終獎金一次加發(fā)。 有這些誘因，可鼓舞全公司一起動起來。(6)經營是在有限的框框中達成。不計成本把任務達成，是沒有Performace 的表現 MIS主管漏編防火牆預算，總經理會讓他在編，但同時會加以處分。(8)在沙鹿的一家寶島眼鏡，曾於一夜之間失竊損失2000萬。竊賊主 要假借隔壁進行裝修之便，以六個鐘頭以上的時間，以器械燒洞打開 保險箱。主管未遵照員工手冊的規(guī)定，若隔鄰進行裝修，貝U須每天檢 査保全金庫的狀況，因此遭到革職的命運。(9)總經理未依照正規(guī)的時間前往各單位開會及吃飯，如此在各單位所 耗費的時間與花費，並未存在於各單位的預算中，此時報支應歸總經 理。(10) 如果董事長超過預

27、算，可以設法提醒他，或於股東大會中提出。K1+478K1+5888段左側片石混凝土擋土墻第1部分14頁腳內容(11) 如果某專案已到收尾階段 發(fā)現須密集加班，花費將超出預算。此 時很難判定困難度因外在環(huán)境的改變而提高，抑且是原預算估計錯誤。老師提出下述兩種解法：一為針對業(yè)務與研發(fā)工作，公司可規(guī) 定不負擔加班費。二為可與CEO商談追加預算。通常在彙總預算最 後的時間，會規(guī)劃預算預備金，但未來是留由CEO追加用，但非各 部門所可動用。預算預備金通常為總費用預算的2%，但亦可能是能 將總費用額湊成整數的那些零頭。預算預備金不建議用營業(yè)額的比 率或相關數值來抓，怕直接影響利潤，與費用link較好。(12)SR-SC %成本率GM-E%費用率 SNP%毛利