檔案管理制度(超詳細(xì))

1、檔案管理制度（超詳細(xì)）上海大富豪土豆公司檔案管理制度第一章總則第一條為加強(qiáng)和規(guī)范上海大富豪土豆公司檔案工作， 充分發(fā)揮檔案在公司運(yùn)營管理、風(fēng)險(xiǎn)防控等工作中的作 用，確保檔案工作質(zhì)量滿足國家檔案現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)中 華人民共和國檔案法等法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合公司 實(shí)際，特制定本制度。第二條本制度所稱的檔案是指公司在經(jīng)營和管理等各 項(xiàng)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式、各種載體的文 件，包括各種文字、聲像、實(shí)物等檔案材料的總稱，是公 司各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)記錄和原始憑證、是考察公司工 作、研究公司歷史的重要依據(jù)。第二章檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置及其職責(zé)第三條公司檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分類管理。 綜合部為公司檔案管

2、理部門，負(fù)責(zé)公司文件與檔案管理， 并對各部門檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。第四條 公司各部門應(yīng)指定專（兼）職檔案人員，負(fù)責(zé) 本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，并將檔案工作納入 有關(guān)人員的職責(zé)范圍。各部門負(fù)責(zé)人為部門檔案管理責(zé)任 人，對本部門歸檔文件的完整和系統(tǒng)負(fù)責(zé)。6第五條 檔案工作機(jī)構(gòu)及專（兼）職檔案人員主要職 責(zé)：（-）宣傳和貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的法令、政 策和規(guī)定，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案工作；（二）制訂和完善公司檔案規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)監(jiān)督、 檢查和指導(dǎo)執(zhí)行情況；（三）負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)公司檔案 及有關(guān)資料；（四）建立和健全檔案管理工作，對檔案人員進(jìn)行業(yè) 務(wù)培訓(xùn)，促進(jìn)

3、檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化；（五）負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極 開發(fā)檔案信息資源；（六）負(fù)責(zé)管理公司專業(yè)檔案和重點(diǎn)項(xiàng)目檔案，對所 屬公司檔案管理進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督；（七）組織開展檔案的開放和利用工作；（A）組織實(shí)施對無存檔價(jià)值和已超過保管期限的檔 案的鑒定、銷毀工作；（九）開展檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)；（十）嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)保密制度，切實(shí)保護(hù)檔案的 安全和完整，保障國家和集團(tuán)公司秘密不散失、不泄密；（一）完成上級交辦的其他工作任務(wù)。第三章歸檔范圍和歸檔要求第六條 公司檔案的保管期限根據(jù)有關(guān)規(guī)定劃分為永 久、30年、10年。公司文件材料歸檔范圍和檔案保管期限參見上海大 富豪

4、土豆公司文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。第七條歸檔要求：（一）整理歸檔的文件材料應(yīng)遵循文件材料形成的特 性，保持其有機(jī)聯(lián)系，并符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求；（二）歸檔的文件材料應(yīng)為原件，因故無原件的可歸 檔具有憑證作用的文件材料，文件材料歸檔后不得更改；（三）歸檔的文件材料必須齊全完整，擬文稿必須有 領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)和加蓋印章。（四）反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料需保持其 一致性；（五）歸檔文件材料須有保存價(jià)值，一般一式一份， 重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)；（六）歸檔文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要 求，歸檔的文件材料不得用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙書寫。第八條歸檔時(shí)間：（一）各部門一般應(yīng)

5、在每年一季度末完成上一年度文 件材料的歸檔工作；（二）企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料應(yīng)隨時(shí)歸 檔；（三）變更、修改、補(bǔ)充的文件材料及其他臨時(shí)活動(dòng) 中形成的文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔；（四）公司員工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料及 錄音、照片、底片、實(shí)物等形式的文件應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及 時(shí)歸檔；（五）公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部 門或個(gè)人手中的文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔。第九條歸檔手續(xù)：各部門檔案管理人員應(yīng)檢查歸檔文件的齊全、完整與 準(zhǔn)確情況，整理完畢后編制移交清單，由部門負(fù)責(zé)人簽字 核準(zhǔn)后向綜合部移交。綜合部接收時(shí)應(yīng)全面檢查歸檔文件 材料的質(zhì)量。移交雙方根據(jù)移交清冊清點(diǎn)核對，并履行簽 字手續(xù)，移交清

6、冊各留一份以備查考。第四章檔案的類目設(shè)置及分類編號第十條類目設(shè)置：根據(jù)國家檔案局頒發(fā)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案著錄規(guī)則等文 件要求，結(jié)合公司情況，公司檔案設(shè)6個(gè)一級類目。即： 管理類、合同類、業(yè)務(wù)類、會(huì)計(jì)類、人事類以及特殊載體 類。第十一條公司的全宗號為“DFH”。公司檔案類目標(biāo) 識采用漢語拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合編號方法，全 宗號（DFH）與分類號之間、分類號與案卷順序號（管理類 及合同類檔案為件號）之間用短橫線“一”隔開，分類號 之間用間隔號“ ”隔開。第十二條管理類檔案分類編號（一）管理類檔案代碼為“GL” o（二）保管期限，按永久、30年、10年設(shè)置三個(gè)二級 類目，用“永久、30年、10年”標(biāo)

7、識。（三）在同一保管期限內(nèi)按年度設(shè)置三級類目，用四 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。（四）同一年度，同一保管期限下以件為單位進(jìn)行整 理，件號用四位阿拉伯?dāng)?shù)字從“0001”依次編號。例：2018年永久管理類文件第1件的檔號為:件號三級類目（年度）二級類目（保管期一級類目（管理類）全宗號（單位代碼）第十三條合同檔案分類編號（一）合同類檔案代碼為“HT” o（二）保管期限，按永久、30年、10年設(shè)置三個(gè)二級 類目，用“永久、30年、10年”標(biāo)識。（三）在同一保管期限內(nèi)按年度設(shè)置三級類目，用四 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。（四）同一年度，同一保管期限下以件為單位進(jìn)行整 理，招投標(biāo)文件等為合同附件視為1件，件號用四位阿拉 伯?dāng)?shù)

8、字從“0001”依次編號，每份文件使用歸檔簽，歸檔 簽同管理類檔案。例：2018年合同檔案第1件的檔號為：DFHHT 30 年 2018 0001件號三級類目（年度） 二級類目（保管期 限）_級類目（合同類） 全宗號（單位代碼）第十四條業(yè)務(wù)類檔案分類編號（一）業(yè)務(wù)類檔案代碼為“YW” o（二）業(yè)務(wù)所屬公司代碼，根據(jù)公司類別，用兩位阿 拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識,用“01、02、03”標(biāo)識。（三）項(xiàng)目編號，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。（四）同一公司的業(yè)務(wù)類文件，以項(xiàng)目為單位進(jìn)行整 理，項(xiàng)目卷號用阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行編號。例：大富豪公司（代碼為01）業(yè)務(wù)類文件第1個(gè)項(xiàng)目的檔號 為：DFHYW 01 0001 1234T1

9、7卷號（項(xiàng)目卷號）三級類目（項(xiàng)目編號）二級類目（業(yè)務(wù)所屬公司代碼）一級類目（業(yè)務(wù)類） 全宗號（單位代碼）第十五條會(huì)計(jì)檔案分類編號會(huì)計(jì)檔案（代碼KJ）是指各單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬 簿和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)專業(yè)材料，是記錄和反映各單位 交易或事項(xiàng)的重要史料和證據(jù)。（一）按憑證、報(bào)表、帳薄及其他（會(huì)計(jì)檔案移交清 冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊、銀行余額調(diào) 節(jié)表、銀行對賬單等）設(shè)置四個(gè)二級類目，分別用兩位阿 拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識如下：01 憑證02 帳薄03 報(bào)表04 其他（二）二級類目下用阿拉伯?dāng)?shù)字“001”開始分年度 依次編案卷號，若干年為一個(gè)斷號（每個(gè)斷號不超過 1000） o同一年度不得跨越兩個(gè)

10、斷號，若某年的案卷續(xù)接 上年案卷號超過1000時(shí)，必須重新啟用新的斷號，從 “001”開始編案卷號。例：會(huì)計(jì)憑證的第100號案卷的檔號為:DFH KJ01100第十六條人事檔案分類編號公司人事檔案設(shè)置在職、離職、退休、死亡四個(gè)一級 類目，分別用“01”、“02”、“03”、“04”標(biāo)識。例：在職職工的第5個(gè)案卷（即第5名職工）的檔號為：DFH01 5案卷號（第5名職工檔案） _級類目（在職）全宗號第十七條特殊載體檔案分類編號特殊載體檔案包括聲像、照片及榮譽(yù)實(shí)物檔案，是公 司檔案中的一個(gè)重要組成部分，是反映機(jī)關(guān)發(fā)展面貌和歷 史的真實(shí)紀(jì)錄。包括公司在經(jīng)營管理、科研、建設(shè)等活動(dòng) 中形成的，具有價(jià)值的

11、聲像、照片、榮譽(yù)實(shí)物檔案。（一）照片檔案（代碼ZP）:按照片歸檔的先后順序 進(jìn)行編號，按年度進(jìn)行分類，在年度內(nèi)照片從1開始依次 排列。例：第1冊照片的檔號為：（二）電子文件（代碼GP）:編號的格式設(shè)為：全宗 號一分類號一件號。例：永久保存的第1張光盤檔案號為：DFHGP1件號（光盤號）一級類目（電子文件）全宗號（三）實(shí)物檔案（代碼SW）:編號的格式設(shè)為：全宗 號一分類號一件號。例：第1件實(shí)物檔案檔號為：DF1ISW 1件號一級類目（實(shí)物檔案）全宗號第十八條 反映同一內(nèi)容而載體形式不同，并另行保 存的檔案案卷應(yīng)用互見號標(biāo)注，互見號應(yīng)在案卷或檔案盒 內(nèi)備考表固定的位置注明。第五章檔案整理第十九條檔

12、案整理：（一）管理類及合同類文件材料，按歸檔文件整理規(guī) 則、文書檔案案卷格式進(jìn)行整理，按件裝訂后裝 盒。（二）會(huì)計(jì)檔案按會(huì)計(jì)檔案案卷格式、上海大富 豪土豆公司會(huì)計(jì)檔案管理制度整理組卷，即憑證按月進(jìn) 行整理組卷，帳薄按單個(gè)不同賬本整理組卷，報(bào)表按冊整 理組卷，其他類文件材料按冊進(jìn)行整理組卷。（三）人事檔案按干部人事檔案材料收集歸檔規(guī) 定、上海大富豪土豆公司人事檔案管理制度整理歸 檔。（四）特殊載體檔案根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)照片檔案管理規(guī) 范電子文件歸檔與管理規(guī)范等規(guī)定，結(jié)合公司具體 情況整理歸檔。（五）信貸業(yè)務(wù)檔案按照上海大富豪土豆公司信貸檔 案管理制度進(jìn)行整理歸檔。（六）檔案目錄和檔案盒的樣式、規(guī)格按照

13、國家檔案標(biāo) 準(zhǔn)規(guī)范由綜合部統(tǒng)一制作標(biāo)準(zhǔn)。第六章檔案保管第二十條 檔案保管實(shí)行“集中統(tǒng)一管理”原則。綜合 部在接收檔案時(shí)，要依據(jù)移交清單仔細(xì)核對，編制檢索工 具。不同類別和載體的檔案按照規(guī)范排列入柜，檔案柜架 排放整齊。第二十一條檔案密級分為“絕密”、“機(jī)密”、“祕 密”三級。凡“絕密”、“機(jī)密”檔案要專人單獨(dú)保管； 對一定時(shí)期內(nèi)不宜公開的文件材料也按“秘密”檔案管 理。第二十二條檔案管理人員應(yīng)定期檢查入庫檔案，發(fā)現(xiàn) 破損、變質(zhì)的檔案要及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制，并作記錄。做好防 火、防潮、防高溫、防強(qiáng)光、防塵、防鼠、防蟲和防盜的 “八防”工作，定時(shí)記錄庫房溫濕度，確保檔案安全。第二十三條 檔案管理人員應(yīng)做

14、好檔案的入庫、移出、 保管、利用等情況統(tǒng)計(jì)。第二十四條檔案室應(yīng)配置計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、 光盤刻錄機(jī)等設(shè)備，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要。第二十五條檔案室應(yīng)加強(qiáng)檔案的各項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作， 促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，逐步使檔案工作現(xiàn)代化、數(shù)字 化和網(wǎng)絡(luò)化。第二十六條檔案室根據(jù)國家檔案行政管理部門的有關(guān) 規(guī)定，定期組織對檔案進(jìn)行鑒定，銷毀不需要保存的檔 案。銷毀檔案應(yīng)嚴(yán)格審批手續(xù)。第二十七條 檔案工作經(jīng)費(fèi)，應(yīng)單獨(dú)立項(xiàng)，列入公司年 度費(fèi)用預(yù)算，統(tǒng)籌解決。第七章檔案借閱第二十八條 公司員工借閱檔案必須嚴(yán)格履行借閱手 續(xù)，利用人必須填寫檔案借閱登記表。借閱本部門歸 檔文件需由部門負(fù)責(zé)人審批后辦理借閱，具體流

15、程為：檔 案利用人填寫檔案借閱登記表一部門負(fù)責(zé)人審批f綜 合部辦理借閱。凡查閱不屬于自己職能范圍內(nèi)的檔案，必 須經(jīng)綜合部的分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意，具體流程為：利用人填 寫檔案借閱登記表一分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意f綜合部辦理 借閱。查閱有密級規(guī)定的文件，需根據(jù)上海大富豪土豆 公司檔案保密制度規(guī)定進(jìn)行審批。人事檔案借閱參照上海大富豪土豆公司人事檔案管 理制度辦理手續(xù)；會(huì)計(jì)檔案借閱參照上海大富豪土豆 公司會(huì)計(jì)檔案管理制度執(zhí)行辦理手續(xù)。第二十九條檔案文件一般不準(zhǔn)外借，確因工作需要必 須借出時(shí)，需經(jīng)綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并限期歸還，一般 最長時(shí)間不得超過1周。第三十條對借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴(yán)禁私自 拆卷、勾劃、涂改、撕頁、照相等。借出的檔案不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借 他人，要嚴(yán)加保管。如發(fā)現(xiàn)丟失、損壞，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定追 究相關(guān)人員責(zé)任。第三十一條 在交還檔案時(shí)檔案管理員要認(rèn)真檢查案卷 的完整情況，發(fā)現(xiàn)問題立即追查責(zé)任。第三十二條借閱檔案人員要嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁 把檔案內(nèi)容向無關(guān)人員泄露，違者按有關(guān)規(guī)定處理。第八章檔案鑒定和銷毀第三十三條 根據(jù)國家檔案行政管理部門的有關(guān)規(guī)定， 定期組織對檔案進(jìn)行鑒