世界500強(qiáng)前十央企集團(tuán)公司子公司行政公文處理實(shí)施細(xì)則

1、世界 500 強(qiáng)前十央企集團(tuán)公司子公司行政公文 處理實(shí)施細(xì)則第一條 為使公司行政公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，按照 中華人民共和國國務(wù)院 2000年 8月24日公布， 2001年1月 1日起施行的 國家行政機(jī)關(guān)公文處理方法 ，結(jié)合公司實(shí)際，制定本實(shí)施細(xì)則。第二條 * 有限公司行政公文（以下簡稱“公文” ），是公司在行政 治理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公 務(wù)活動的重要工具。第三條 公文處理指公文的辦理、治理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜 接有序的工作。第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實(shí)事求是、精簡、高效的原則，做到及時、 準(zhǔn)確、安全。第五條 公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密

2、法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定， 確保國家隱秘的安全。第六條 各單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，加大對本單位公 文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。第七條 綜合辦公室是公文處理的治理機(jī)構(gòu)，主管公司公文的處理工 作。第八條 各單位行政秘書負(fù)責(zé)該單位的公文處理工作。公文種類第九條 公司行政公文的種類要緊有： 決定適用于對公司重要事項(xiàng)或重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員。 通告運(yùn)用于公布公司各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。 通知適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文， 傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。（四）通報 適用于表彰先進(jìn)，批判錯誤，傳達(dá)重要精神或者情形

3、。（五）報告 適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情形，答復(fù)上級機(jī)關(guān)詢咨詢。（六）請示 適用于向上級機(jī)關(guān)要求指示、批準(zhǔn)。（七）函 適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢咨詢和答復(fù)咨詢題，要求批準(zhǔn) 和答復(fù)審批事項(xiàng)。會議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會議情形和議定事項(xiàng)。公文格式第十條 公文一樣由隱秘等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、 發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件講明、成文日期、印章、 附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。（二）緊急公文應(yīng)當(dāng)按照緊急程度分不標(biāo)明“特急” 、“急件”。（三）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。以公司 名義印發(fā)的上行文，使用“ * ”

4、紅色公文首頁（見附圖 1）；以公司名義 印發(fā)的一些平行文、下行文，視實(shí)際情形酌情使用“廣東 * 工程有限公 司”紅色公文首頁（見附圖 2）；以公司名義印發(fā)的信函式公文使用“ * * 工程有限公司” 信函紙（見附圖 3）。（四）發(fā)文字號由機(jī)關(guān)代字、年份、序號組成。以公司名義印發(fā)的公 文，由綜合辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號。機(jī)關(guān)代字一樣由發(fā)文機(jī)關(guān)代字和發(fā)文機(jī) 關(guān)主辦文件的部門代字組成。以公司名義印發(fā)的上行文，發(fā)文字號為 *20xxx號；以公司名義印發(fā)的平行、下行文，機(jī)關(guān)代字應(yīng)包括“ * * ”和主辦文件部門代字，如綜合辦公室起草的文件發(fā)文字號為“ * 辦20xxx號”，人力資源部起草的文件為“ *人事20x

5、xx號”， 財務(wù)部起草的文件為“*財務(wù)20XXJX號”等；以公司名義印發(fā)的 信函式公文，發(fā)文字號為“ *函20xxx號”。（六）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的要緊內(nèi)容并標(biāo)明公文種類， 一樣應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一樣 不用標(biāo)點(diǎn)符號。（七）主送機(jī)關(guān)指公文的要緊受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡 稱、統(tǒng)稱。以公司名義下發(fā)全公司的公文，主送機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱為：各部門。（八）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。（九）公文除會議紀(jì)要外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。（十）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。（十一）公文如有附注（需要講明的其他事項(xiàng)） ，應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。（十二）公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞

6、。上行文按照上級機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題 詞。（十三）抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)， 應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（十四）文字從左至右橫寫、橫排。第十一條 公文中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則，參照公司公文格式模板 執(zhí)行。第十二條 公文用紙采納標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mmX 297mm）,左側(cè)裝訂。 發(fā)文辦理第十三條 發(fā)文辦理指以本單位名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審 核、簽發(fā)、復(fù)核、用印、登記、分發(fā)等過程。以公司名義印發(fā)的公文制作流轉(zhuǎn)程序要緊包括：主辦單位擬稿、綜合 辦登記審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)、綜合辦排印樣稿、擬稿單位校對、綜合 辦印刷、加蓋印章、擬稿單位分發(fā)等。第十四條 草擬公文應(yīng)

7、當(dāng)做到：（一）符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等,要切實(shí)可行并加以講明（二）情形確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清晰，直述 不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡短。（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)按照行文的目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī) 關(guān)的行文關(guān)系確定。（四）擬制緊急公文，應(yīng)體現(xiàn)緊急的緣故，并按照實(shí)際需要確定緊急 程度?！疤丶奔睉?yīng)提早一個工作日、 “急件”應(yīng)提早二個工作日送達(dá)綜合 辦公室。（五）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引 發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、 ”，第二層為“（一）”

8、，第三層為 “1.”，第四層為“（1）”。（七）應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。（八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際 組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次顯現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。（九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、 慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外， 應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。第十五條 草擬以公司名義印發(fā)的公文，擬稿單位應(yīng)按要求填寫“ * * 發(fā)文稿紙”（見附圖 4）有關(guān)內(nèi)容，連同按公文規(guī)范格式打印的文稿和公 文電子版一并送綜合辦公室，由綜合辦公室按程序辦理。第十六條 公司所屬各單位擬制的以公司名義印發(fā)的公文送公司領(lǐng)導(dǎo) 簽

9、發(fā)前，由綜合辦公室進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方 式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符 合本實(shí)施細(xì)則和有關(guān)規(guī)定等。第十七條 公司發(fā)文內(nèi)容如涉及多個部門業(yè)務(wù)，應(yīng)事先會簽。會簽部 門必須明確簽署意見或表明態(tài)度。第十八條 各單位職權(quán)范疇內(nèi)的事務(wù)，由各單位自行發(fā)文或聯(lián)合發(fā)文， 自行編號，要緊負(fù)責(zé)人簽發(fā)，須經(jīng)公司審批的事項(xiàng)，經(jīng)公司同意也能夠由 下屬單位行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)公司同意。第十九條 除以公函形式商洽工作、詢咨詢和答復(fù)咨詢題、審批事項(xiàng) 外，一樣不應(yīng)向公司系統(tǒng)外企事業(yè)單位正式行文。確需向企事業(yè)單位行文 的，應(yīng)按公司行文程序辦理。第二十條 擬制公文，對涉及其他

10、單位職權(quán)范疇內(nèi)的事項(xiàng)，主辦單位 應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)單位協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦單 位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面和諧，仍不能取得一致時，主辦單位能夠列明各方理據(jù)， 提出意見，并與有關(guān)單位會簽后報請上級機(jī)關(guān)和諧或裁定。第二一條 公文正式印制前，辦公室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、 簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。收文辦理第二十二條 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、 審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。流轉(zhuǎn)程序要緊包括：簽收、登記、辦公室按分工送公司領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng) 導(dǎo)批辦、有關(guān)部門承辦、綜合辦公室催辦、反饋執(zhí)行信息等。第二十三條 收到公文，辦公室負(fù)責(zé)人提出擬

11、辦意見，按分工送公司 領(lǐng)導(dǎo)批辦。需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng) 明確辦理時限。第二十四條 承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、 推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時予以講明。 對不屬于本單位職權(quán)范疇或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)及時退回綜合辦 公室并講明理由。第二十五條公文辦理中遇有涉及其他單位職權(quán)的事項(xiàng)，主辦單位應(yīng) 當(dāng)主動與有關(guān)單位協(xié)商；如有分歧，主辦單位負(fù)責(zé)人要出面和諧，如仍不 能取得一致，能夠報請上級機(jī)關(guān)和諧或裁定。第二十六條 送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，綜合辦公 室要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一樣公

12、文定 期催辦。請示報告第二十七條 嚴(yán)格執(zhí)行請示、報告制度，保證公司政令暢通、和諧統(tǒng) 一。需要向上級單位請示、報告的事項(xiàng)，由綜合辦公室歸口，按規(guī)定渠道 上報。第二十八條 各單位需向公司請示或報告的事項(xiàng)，包括：（一）需要公司經(jīng)理辦公會議研究決定的事項(xiàng)；（二）公司財務(wù)、人事、資本運(yùn)營、項(xiàng)目治理和行政后勤中規(guī)定需要 請示或報告的事項(xiàng)；（三）公司決定和部署的執(zhí)行情形及工作中遇到的重大咨詢題；（四）重大工程項(xiàng)目的開工建設(shè)及進(jìn)展情形；（五）對市場及有關(guān)專業(yè)領(lǐng)域的重大研究成果及分析推測；（六）重大公共和突發(fā)事件以及重特大安全、環(huán)保事故和可能引發(fā)次 生事故或引發(fā)公共事件的事故及重大隱患；（七）涉及全局穩(wěn)固的重大

13、群體性上訪事件以及顯現(xiàn)的帶有普遍性的 傾向和咨詢題；（八）各單位機(jī)構(gòu)及編制的調(diào)整；（九）各單位舉辦的確需邀請公司領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人參加的各種會議、 周年慶祝、開工典禮、奠基儀式、體會交流、總結(jié)、表彰和團(tuán)隊活動等各 類活動；（十）各單位要緊負(fù)責(zé)人離開駐地（緊急情形，可電話報告總經(jīng)理， 事后補(bǔ)辦手續(xù)并在總部總經(jīng)理辦公室備案） ；（十一）其他應(yīng)向公司請示、報告的事項(xiàng)。第二十九條 公司各單位向公司領(lǐng)導(dǎo)請示、報告事項(xiàng)，應(yīng)填寫“公文呈 批表”（見附圖 5），經(jīng)部門要緊負(fù)責(zé)人簽字后方可呈報。 連同“請示”或“報 告”原件送交綜合辦公室辦理，不宜直截了當(dāng)送領(lǐng)導(dǎo)個人。第三十條 涉及兩個及兩個以上部門事項(xiàng)的，主辦部

14、門報送公司領(lǐng)導(dǎo) 前，經(jīng)各有關(guān)部門會簽，協(xié)商一致；如情形專門，意見難以統(tǒng)一，由主辦 部門將各種不同意見以附件形式一并上報。會簽部門明確簽署意見或表明 態(tài)度。會簽后的請示、報告呈報，由綜合辦公室統(tǒng)一治理。第三十一條 堅持重要事項(xiàng)逐級請示報告制度。除突發(fā)事件外，公司 所屬各單位一樣不得越級向公司領(lǐng)導(dǎo)請示和報告。第三十二條 除上級單位負(fù)責(zé)人直截了當(dāng)交辦的事項(xiàng)外，不得以單位 名義向上級單位負(fù)責(zé)人報送“請示”和“報告” 。確需請示的事項(xiàng)，由單位 負(fù)責(zé)人提出，以部門名義呈文至綜合辦公室辦理。第三十三條 “請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一樣只寫一個主送機(jī)關(guān)，不要 同時多頭報送?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項(xiàng)。第三十四條 公司

15、領(lǐng)導(dǎo)審批公文時，對有具體請示事項(xiàng)的，主批人應(yīng) 當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示 事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。第三十五條 突發(fā)公共事件處置，按照 * 公司有關(guān)應(yīng)急預(yù)案和有關(guān) 規(guī)定執(zhí)行。公文治理第三十六條 公文由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸 檔和銷毀。第三十七條 公司各行政單位應(yīng)當(dāng)建立健全本單位公文處理的有關(guān)制 度。第三十八條 公布公布行政公文，必須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。公文復(fù)印件 作為正式公文使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。第三十九條 公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)按照中華人民共和國檔案法 和其他有關(guān)規(guī)定， 及時整理 （立卷）、歸檔。個人不得儲存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。第四十條

16、 歸檔范疇內(nèi)的公文按照其相互聯(lián)系、特點(diǎn)和儲存價值等整 理（立卷），要保證歸檔公文齊全、完整，能正確反映本單位的要緊工作情 形，便于保管和利用。第四十一條 不具備歸檔和存查價值的公文，通過鑒不并經(jīng)辦公室負(fù) 責(zé)人批準(zhǔn)，能夠銷毀。公文的保密按有關(guān)規(guī)定辦理。第四十二條 各單位的辦公室或主管領(lǐng)導(dǎo)對上級部門和本單位發(fā)出公 文的貫徹落實(shí)情形應(yīng)當(dāng)進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。第四十三條本實(shí)施細(xì)則自年月日起施行。公司過去印發(fā)和施行的有 關(guān)公文處理的各種文件同時廢止。第四十四條本細(xì)則由綜合辦公室負(fù)責(zé)講明。附圖一:*有限公司文件XXXXXXXXXXXXXXXXX請示XXXXXXXXXXXXXX：XXXXXXXXXXX

17、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX附件：1.XXXXXXXXXXX2.XXXXXXXXXXX二OXX年X月X日主題詞：XX XX XX請示抄送：XXX, XXX, XXX。附圖二:*有限公司文件* XXt 20XXJX號XXXXXXXXXXXXXXXXXXX通知XXXXXXXXXXXXXXXXX：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

18、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX附件：1.XXXXXXXXXXX2.XXXXXXXXXXX二OXX年X月X日主題詞：XX XX XX通知抄送：XXX, XXX, XXX。附圖三：*有限公司* 函20XXJX號XXXXXXXXXX函XXXXXXXXXXXXXXXXX：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX