會議經(jīng)費審計發(fā)現(xiàn)的常見問題及對策

1、    會議經(jīng)費審計發(fā)現(xiàn)的常見問題及對策    錢洪羽摘 要近期中央密集下發(fā)了關(guān)于公務(wù)接待、因公出國、培訓費、會議費、差旅費等“三公”經(jīng)費節(jié)儉令，部消防局也結(jié)合消防部隊實際印發(fā)了關(guān)于厲行節(jié)約反對浪費嚴格經(jīng)費管理的意見，目的在于緊緊圍繞部隊防滅火和應(yīng)急救援工作中心，嚴格控制三公經(jīng)費和行政消耗性開支，集中財力辦大事，不斷提高經(jīng)費使用效益，為建設(shè)現(xiàn)代化公安消防鐵軍、圓滿完成各項工作任務(wù)提供強有力的保障。這里筆者就會議經(jīng)費審計發(fā)現(xiàn)的幾種常見問題進行歸納梳理總結(jié)，供大家參考。關(guān)鍵詞會議經(jīng)費；審計；問題；對策會議經(jīng)費控制的重要性、艱巨性和緊迫性日益凸顯，如何加大會議

2、經(jīng)費使用情況的審計監(jiān)督力度，建立健全和完善會議經(jīng)費控制制度，是審計工作必須重視和深思的課題。一、會議費審計中發(fā)現(xiàn)的主要問題1.會議費無預(yù)算或預(yù)算編制不夠完整和具體。一是開會不報批，想開就開，列支會議費無預(yù)算；二是部門（單位）編報、財政部門批復(fù)下達給各部門的年度部門預(yù)算指標中，會議費預(yù)算無具體支出事項內(nèi)容，沒有分性質(zhì)和工作量逐項確定開支標準。2.會議經(jīng)費內(nèi)控制度不健全。不少單位會議經(jīng)費內(nèi)部管理較薄弱，如列支會議經(jīng)費，無預(yù)、結(jié)算清單或明細項目（如參會人數(shù)、天數(shù)、會費開支標準、會議預(yù)算、結(jié)算金額清單等相關(guān)資料），無會議相關(guān)文件材料（如會議議程、會議簽到等佐證資料）；有的會議經(jīng)費先行支出但未見書面審核

3、；有的會議經(jīng)費發(fā)票真實性難以確定或報銷票據(jù)不規(guī)范；有的會議經(jīng)費結(jié)賬模糊，分不清是一次會議一結(jié)，幾次會議一結(jié)還是一段時間會議一結(jié)，也分不清結(jié)的是哪些費用；有的開票單位有賓館、酒店、旅行社等，但是沒有寫明具體提供哪些會務(wù)服務(wù)，有的開票單位甚至根本不具備承辦會務(wù)服務(wù)的資質(zhì)。3.超額業(yè)務(wù)招待費擠占會議費。受業(yè)務(wù)招待費支出金額和比例的限制，不少單位為防止大量超支，就采用各種手段掩蓋業(yè)務(wù)招待費超支的現(xiàn)實，粉飾財務(wù)報表。最常見的就是將部分業(yè)務(wù)招待費轉(zhuǎn)嫁到會議費上，這已經(jīng)是公開的秘密。他們把超支的業(yè)務(wù)招待費變成賓館、酒店等開具的會議費發(fā)票，從而為超支的業(yè)務(wù)招待費披上合法外衣。同時，私人請客、宴請領(lǐng)導、朋友聚會

4、等私人交際目的的招待費也堂而皇之地出現(xiàn)在其中。業(yè)務(wù)招待費屈身一變?yōu)闀h費，容易找到貌似合理的支出理由或借口，容易逃避相關(guān)部門的監(jiān)督檢查。4.小會議大預(yù)算虛列會議支出。虛增會議經(jīng)費支出并返利的現(xiàn)象已成為賓館、酒店業(yè)拉攏客戶的“潛規(guī)則”。有的賓館、酒店為招攬客源，對會議組織者實施返利行賄。因此，個人憑借會議組織及結(jié)賬的職務(wù)便利，將儲值卡等套現(xiàn)資金流入自己腰包，這實質(zhì)是貪污會議經(jīng)費的行為。有的單位為套取專項資金，在財政資金預(yù)算支出中故意做大會議經(jīng)費，虛列會議成本套現(xiàn)設(shè)立“小金庫”。有的單位隱瞞召開會議取得的收入，經(jīng)費結(jié)余賬外存放或私分；有的單位將會議結(jié)余資金存放在承辦單位，套取現(xiàn)金；有的單位沒有將會

5、議購置的設(shè)備和器材入法定賬套，形成賬外資產(chǎn)或者挪為私用。5.虛構(gòu)會議套取會議項目資金。如果單位會議費項目經(jīng)費預(yù)算足夠多，完成預(yù)算執(zhí)行也會成為問題。若不需要花光全部經(jīng)費也可以完成會議費預(yù)算，有些人便打起了“多余經(jīng)費”的主意，以虛假的會議通知和會議費發(fā)票報銷會議費，便是他們套取財政資金的一條途徑。從會議通知、會議安排、與會人員的名單、簽名，到申請單、領(lǐng)導的審批件、會議費發(fā)票，凡是需要附在記賬憑證后面的資料，全部編造一份，使本不存在的會議看起來手續(xù)完備而真實。6.變相公款送禮。一些單位為了所謂的業(yè)務(wù)發(fā)展需要，將財務(wù)上無法報銷的購買禮品支出，由賓館、酒店通過換開發(fā)票的形式，搖身一變?yōu)闀?wù)費，從而逃避監(jiān)

6、督。購置的各類禮品、紀念品，數(shù)量、規(guī)格、檔次都節(jié)節(jié)攀高。除了贈送上級單位、兄弟單位、業(yè)務(wù)往來單位等外，還摻雜了私人的禮尚往來。有的將對上級部門的節(jié)日慰問，禮金，參加有關(guān)單位的開業(yè)、奠基和搬遷等禮金支出轉(zhuǎn)嫁到會務(wù)費上。有的索性把會議經(jīng)費先預(yù)存進賓館、飯店或會議中心的專門賬戶，用于自己或小團體的后續(xù)高檔娛樂消費，或授權(quán)、饋贈利益關(guān)系方的簽單消費，有的甚至用于個人私下提現(xiàn)送禮行賄。7.變相公款旅游。有的單位利用異地開會，包含所謂的參觀考察，進一步創(chuàng)新拓展為夾帶旅游功能的變相公款旅游。一張旅行社或旅游公司發(fā)票，不僅包括往返旅費、住宿費、旅游景點門票等，還包含禮品、紀念品等額外福利。于是，會議經(jīng)費被用于

7、參會者的福利工具，有的還延伸到家庭成員、親朋好友，甚至作為邀請相關(guān)部門異地開會的禮尚往來用途。往往開會地點都是熱門旅游路線，而會議后沒有任何與會議有關(guān)的議題與成果。有的單位則索性將參加旅行社旅游的費用直接轉(zhuǎn)嫁到會務(wù)費上。8.套現(xiàn)發(fā)放職工福利。有的單位為了提高整體福利待遇，解決資金來源途徑，擴大額外收入列支梁道，彌補規(guī)范津補貼后的所謂損失。采用會議經(jīng)費發(fā)票套取現(xiàn)金發(fā)放職工福利，如由賓館、酒店代為購買各類消費卡、健身卡等發(fā)放給職工作為獎金、補貼，或代為購買職工年貨、月餅、粽子等，然后用賓館、酒店加上手續(xù)費后開具的會議經(jīng)費發(fā)票列支。有的將應(yīng)由職工個人承擔的費用作為會議經(jīng)費集體報銷。這樣的普惠性福利發(fā)

8、放，掩蓋了單位真實的收入水平，不易被外界關(guān)注，同時單位領(lǐng)導贏得了所謂的支持率。9.利用會議公司“洗錢”。會議費的違規(guī)行為，以前往往發(fā)生在單位內(nèi)部賓館或定點飯店召開的會議。因為所有這些行為，都需要取得與實際情況不符的發(fā)票才能順利實施，需要承辦會議的賓館飯店進行配合。近年來，隨著對內(nèi)部賓館的清理和對定點飯店的規(guī)范，隨意取得會議發(fā)票不再那么容易，這時又衍生出一個新的中介機構(gòu)會議公司。會議舉辦方將會議交由會議公司承辦，會議公司負責聯(lián)系賓館飯店，并與賓館飯店進行結(jié)算；而會議舉辦方直接將會議費打入會議公司賬戶中，用會議公司開其的發(fā)票入賬，招待費、禮品、高檔煙酒等通過會議公司購買、支付后統(tǒng)一開具會議費發(fā)票；

9、會議結(jié)束后，會議公司將會議舉辦方支付的資金和實際支出金額之間的差額在扣除一定的營業(yè)稅和勞務(wù)費后，直接提現(xiàn)交由會議舉辦方相關(guān)人員。這樣既免去了取得與實際金額不符發(fā)票的障礙，又由于會議公司專業(yè)的“洗錢”能力，給監(jiān)督檢查部門的核查帶來了更大的困難。 10.會議費轉(zhuǎn)移到下屬單位或二級機構(gòu)。不少單位為了逃避監(jiān)督檢查，將部分會務(wù)費轉(zhuǎn)嫁給下屬單位，由下屬單位分散列支。如某單位的幾筆會議費會計憑證摘要顯示為上級單位召集會議，后面只有幾張酒店發(fā)票和消費卡發(fā)卡公司的發(fā)票，經(jīng)過與該單位核實，確實是為上級單位列支有關(guān)費用。二、會議費審計的主要內(nèi)容1.審查會議經(jīng)費資金來源合規(guī)合法性。會議經(jīng)費的資金來源是確定會議經(jīng)費審計

10、方案的基礎(chǔ)。如會議經(jīng)費是財政資金，要審查會議經(jīng)費是否有立項、預(yù)算計劃等相關(guān)審批手續(xù)。如經(jīng)費來自其他渠道，要查看是否有向下屬單位或有業(yè)務(wù)往來單位攤派會議經(jīng)費的情況。同時，要審查會議的立項、預(yù)算計劃、實際籌資與開支的差異性，判斷資金來源方面存在的其他問題。2.審查會議相關(guān)資料齊全完備性。會議相關(guān)資料包括立項、審批、舉辦過程、財務(wù)收支等資料。其中立項資料包括舉辦會議的依據(jù)文件、申請報告，會議經(jīng)費來源和使用的預(yù)算報告，審批資料包括會議名稱、地點、天數(shù)、人數(shù)、議程、經(jīng)費來源與額度，審批簽字情況等；舉辦資料包括會議名稱、地點、議程日期表、參會人員簽到表、會議主要材料等；財務(wù)收支資料根據(jù)情況不同，如果是委托

11、辦會，需要附受托方的結(jié)算明細清單、票據(jù)、合同等。如果自辦會議，要辦會經(jīng)費使用明細清單，如果大型會議，要有物品或設(shè)備器材等購置和使用清單，制作工程或服務(wù)的承包勞務(wù)合同，涉及大額經(jīng)費還要有招投標程序，最后是決算報告等資料。3.審查會議經(jīng)費審批程序的健全合規(guī)性。會議經(jīng)費的審批程序是否健全，是確認舉辦會議活動合法性的重要依據(jù)。舉辦大型會議或活動須報請相關(guān)部門審批同意，其中申辦、承辦和舉辦國際會議或活動還須履行外事審批程序。有些單位可能沒有建立健全會議經(jīng)費管理制度或辦法，可以先比照行政和財政管理體制，辦理會議經(jīng)費的審批程序手續(xù)。如果沒有相應(yīng)的立項批件和預(yù)算計劃，相關(guān)經(jīng)費就不得列支會議經(jīng)費。4.審查大型會

12、議相關(guān)內(nèi)容是否經(jīng)過招投標程序。有些大型會議需要租場地、器材、布展、運行管理等，內(nèi)容較多。一些主辦單位為了方便起見，將會議交由相關(guān)公司協(xié)助承辦，并支付一定的服務(wù)費。根據(jù)政府采購法和政府集中采購目錄的相關(guān)規(guī)定，對政府采購服務(wù)項目，單項達到一定金額以上就必須進行公開招投標。因此，審計要關(guān)注這些承辦公司的確定是否經(jīng)過公開招投標。如果應(yīng)公開招投標而沒有履行該程序或明招暗定，要進一步審查是否有相關(guān)人員以權(quán)謀私或利用職務(wù)之便收受賄賂的情況。5.審查會議經(jīng)費收支的真實完整性。審查會議經(jīng)費收支的真實完整性、財務(wù)處理的規(guī)范性是會議經(jīng)費審計的關(guān)鍵步驟。其一，要審查會議經(jīng)費收入的完整性。通過核對出席人員簽到表、收款收

13、據(jù)等，審查是否存在隱瞞收入，如果涉及商業(yè)贊助，還需要審查贊助收入是否全額納入收入管理。其二，要審查會議經(jīng)費支出的真實合法性。不少單位為了虛列會議經(jīng)費，會采用各種手法。如虛開住宿時間或房間數(shù)量，將招待費虛報成會議費或?qū)⒉糠謺?wù)費轉(zhuǎn)嫁給下屬單位，分散列支。因此，要通過審查參會人數(shù)、就餐和住宿記錄，審核經(jīng)費使用審批程序是否完善，是否有虛假列支，不合理支出或貪污浪費等情況，識別會議費的真實性。6.審查會議經(jīng)費使用的合法合規(guī)性。根據(jù)會議經(jīng)費使用中出現(xiàn)的常見問題，審計中就要注意關(guān)注單位是否存在置換招待費、變相公款送禮、變相公款旅游、返利受賄私分、套觀發(fā)放職工福利、費用轉(zhuǎn)嫁給下屬單位等情況。因此，要仔細核對

14、會議資料，計算住宿人數(shù)和天數(shù)等，準確核實會務(wù)費；仔細查閱場地租賃協(xié)議、餐費的消費清單、交通用車記錄等，識別會務(wù)費真實性。必要時要延伸審計下屬單位，核對會議方案、內(nèi)容、規(guī)模等，數(shù)據(jù)量較大時，可采用年度趨勢分析法，觀察審計時間段內(nèi)數(shù)據(jù)是否有異常，查看是否存在與下屬單位無關(guān)的會務(wù)費支出。7.審查會議經(jīng)費結(jié)余和物資處理合法合規(guī)性。根據(jù)規(guī)定，召開會議取得的各項收入必須統(tǒng)一納入預(yù)算管理，屬于財政資金安排的會議活動費結(jié)余應(yīng)全額上交財政。因此，要審查是否存在隱瞞會議經(jīng)費結(jié)余，賬外存放的情況；是否有未經(jīng)審計，自行結(jié)算的情況。必要時，要延伸審計會議承辦單位，審查有無將會議結(jié)余資金存放在承辦單位形成賬外“小金庫”的

15、情況。一般會議購置的設(shè)備和器材等都應(yīng)登記入賬，會議購置或贊助取得的各項財產(chǎn)物資在會議結(jié)束后應(yīng)列入單位固定資產(chǎn)，或及時變價上交財政。三、完善會議經(jīng)費管理的建議和對策1.加強會議經(jīng)費內(nèi)控制度。提高財經(jīng)紀律和廉政紀律的執(zhí)行力，嚴格預(yù)算編制與執(zhí)行，規(guī)范費用支出審核，強化會計核算，做到一會一結(jié)算。應(yīng)制定明確、規(guī)范和細化會務(wù)費管理規(guī)定。具體到財務(wù)報銷憑證應(yīng)附會議通知、細化預(yù)算、費用支出明細、支付憑證等。要明確規(guī)范會議經(jīng)費支出的責任界限。2.強化會議經(jīng)費預(yù)算管理。合理編制會議經(jīng)費預(yù)算，提高科學性和可操作性，盡可能細化預(yù)算。要嚴格按照預(yù)算批復(fù)執(zhí)行，控制項目和金額支出，進一步提高預(yù)算執(zhí)行的及時性和有效性，減少會

16、議經(jīng)費支出的隨意性和盲目性。定期分析經(jīng)費支出的預(yù)算執(zhí)行情況，提高經(jīng)費使用效率。3.嚴格會議經(jīng)費審批程序。單位領(lǐng)導、財務(wù)及會議經(jīng)辦人要明確各自在會議經(jīng)費管理工作中的責任。單位分管財務(wù)的領(lǐng)導要嚴把會議經(jīng)費的審批關(guān)。4.規(guī)范會議經(jīng)費臺賬。財務(wù)人員在支付會議經(jīng)費的同時，要建立會議經(jīng)費臺賬，與記賬憑證、原始憑證相關(guān)內(nèi)容對應(yīng)。主要包括：一是立項資料。包括舉辦項目的依據(jù)文件、申請報告、經(jīng)費來源和使用的預(yù)算報告；二是審批資料。包括舉辦項目的具體情況、經(jīng)費來源與額度、審批簽字等情況等；三是舉辦情況資料。會議項目包括級別類型、會議地點、會議議程及天數(shù)（議程日期表）、參加人數(shù)（簽到花名冊）、會議主要材料文本集、財務(wù)

17、成員及負責人名單與分工等；四是財務(wù)收支資料。收據(jù)領(lǐng)用、使用、繳銷記錄、銀行賬戶及賬號，財務(wù)收支賬冊及記賬憑證與報表，物品購置清單、入庫驗收單、出庫審批單、設(shè)備器材購置清單等；五是結(jié)算資料。包括立項批件、預(yù)算計劃、實際籌資與實際開支，通過數(shù)據(jù)之間的差異性，判斷項目經(jīng)費來源方面存在的其他問題。 5.審查支出的真實性。通過走訪調(diào)查審計法、追蹤資金流向?qū)徲嫹ā嵨镉^察與計量審計法和分析性復(fù)核審計法。主要包括：一是召集有關(guān)人員座談，了解部門、單位在會議費的管理程序和操作流程，研究探討在會議的管理上，各單位和部門是否存在著計劃、預(yù)算和實際執(zhí)行之間相互脫節(jié)等問題；二是了解承辦單位的業(yè)務(wù)處理流程，摸清承辦單位

18、內(nèi)部的結(jié)算關(guān)系，關(guān)注部門間的對接方式，是人工還是賓館業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動結(jié)轉(zhuǎn)等；三是進一步核實其提供的會計記錄的真實性、完整性、合法性和一致性，通過審計人員的分析與復(fù)核，作出具有證明力的審計結(jié)論，從而揭示出問題存在的根源。6.關(guān)注資金利用的效益性。主要通過結(jié)構(gòu)分析、趨勢分析、比率分析、對比分析、橫向上采用多個單位，縱向上采用多個年度，從整體層次對會議費的情況進行全面系統(tǒng)地分析，把握其主要特點、規(guī)律和趨勢，充分追溯問題的根源。7.加強審計監(jiān)督力度。審計部門在預(yù)算執(zhí)行審計、經(jīng)濟責任審計和其他常規(guī)審計時，應(yīng)有針對性地加大對會議費的審計力度，將會議經(jīng)費支出情況作為一個重要指標。特別是大額會議費支出，要運用分析

19、性復(fù)核和專業(yè)判斷。對有疑問的會議費要進行延伸審計和調(diào)查；發(fā)現(xiàn)舞弊問題，嚴格依法處理。8.嚴格管控會議培訓。召開會議必須堅持厲行節(jié)約、反對浪費、規(guī)范簡樸、務(wù)實高效的原則，嚴格控制會議數(shù)量和規(guī)模，嚴格落實會議審批制度，嚴格執(zhí)行會議費標準和管理辦法。必須事先報批會議計劃和預(yù)算，會議費預(yù)算要細化到具體會議項目，執(zhí)行中不得突破。會議期間，不得安排宴請，不得組織旅游以及與會議無關(guān)的參觀活動，不得以任何名義發(fā)放紀念品。未經(jīng)批準以及超范圍、超標準開支的會議費用，一律不予報銷。經(jīng)批準召開的會議，盡量使用部隊內(nèi)部招待所、禮堂和會議室，在外召開的會議安排在四星級以下（含四星）地方財政部門定點飯店，嚴禁在黨中央、國務(wù)院明令禁止的風景名勝區(qū)召開會議。研究工作、起草材料、編輯書籍等日常性工作，不得以集中辦公等名義租住招待所（飯