文件和文檔管理制度

1、smk-dg 安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)文件文件編號aq-zd-013-b 文件頁碼1 / 6 文件名稱 ： 文件和檔案管理制度作成：審核人：批準(zhǔn)人：分發(fā)部門：總務(wù)部、財務(wù)部、業(yè)務(wù)部、生產(chǎn)部、金型治工具部、成型部、品質(zhì)部、技術(shù)部、沖壓表面處理部、制造部0. 更改記錄版本更新日期備件人更改簡述1.0 2013.6.1 新發(fā)行1.1 2015.5.6 根據(jù)新安全生產(chǎn)法進(jìn)行大范圍修訂1.2 2017-9-21 安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化項目更新1.目的2.范圍3.職責(zé)4.程序內(nèi)容5.相關(guān)文件6.相關(guān)記錄smk-dg 安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)文件文件編號aq-zd-013-b 文件頁碼2 / 6 文件名稱 ： 文件和檔案管理制度1

2、.目的為規(guī)范安全管理體系文件的管理，安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系運(yùn)行中使用的各類文件實(shí)施有效控制，以確保各過程、環(huán)節(jié)、場所使用的文件具有統(tǒng)一性、完整性、正確性和有效性，與體系運(yùn)行相關(guān)的部門均使用有效的現(xiàn)行版本文件，防止誤用作廢文件。對安全記錄檔案進(jìn)行有效控制，以證實(shí)符合規(guī)定要求，為安全管理體系有效運(yùn)行提供客觀證據(jù)，在必要時實(shí)現(xiàn)可追溯性。2.范圍本程序包含了文件的編寫、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等子過程。規(guī)定了各過程負(fù)責(zé)人的職責(zé)，適用于各過程管理體系文件的控制。本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。適用于公司各部門的安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化管理體系運(yùn)行中形成的所有記錄的控制。3.職責(zé)3.1安全生產(chǎn)

3、主要負(fù)責(zé)人組織安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行文件的編制，安全生產(chǎn)辦公室協(xié)助3.2安全生產(chǎn)辦公室負(fù)責(zé)符合性評審、相關(guān)培訓(xùn)。3.3安全生產(chǎn)主要負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)提供相關(guān)資源支持。3.4安全生產(chǎn)辦公室負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)計劃和制定實(shí)施。4.程序內(nèi)容4.1確定文件種類4.1.1為便于文件管理，根據(jù)不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來文件、綜合管理體系文件。4.1.2外來文件：外來文件系指國家、地方政府部門發(fā)布的法律、法規(guī)、條例和標(biāo)準(zhǔn)（見法律法規(guī)的識別與評價程序） ；上級部門下發(fā)的通知、要求、規(guī)定和辦法；相關(guān)方的期望和要求。4.1.3綜合管理體系文件a. 方針、目標(biāo)和指標(biāo)；b. 實(shí)現(xiàn)方針、目標(biāo)和指標(biāo)的策劃

4、；c. 控制各業(yè)務(wù)過程的程序、規(guī)定、指導(dǎo)書、表格。4.1.4 資料和記錄smk-dg 安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)文件文件編號aq-zd-013-b 文件頁碼3 / 6 文件名稱 ： 文件和檔案管理制度相關(guān)的資料包括但不限于：a. 各類分析 / 評價 / 統(tǒng)計數(shù)據(jù)（如osha 統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)） ；b. 特種設(shè)備（如壓力容器等）及其附件的安全技術(shù)監(jiān)察（檢測）資料；c. 建設(shè)（工程）項目可行性研究報告、hse 預(yù)評價報告、設(shè)計方案和圖紙、hse專篇、竣工驗收報告及相關(guān)審查結(jié)論和批復(fù)意見；d. 各類檢查、教育培訓(xùn)、演習(xí)及其他活動記錄；e. 專項風(fēng)險評價、環(huán)境因素識別及環(huán)境影響評價報告；f. 化學(xué)危險品安全標(biāo)簽、安

5、全技術(shù)說明書、儲存、使用防護(hù)指南；g. 危化品應(yīng)建立一欄三卡（職業(yè)危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡）h. 設(shè)施的設(shè)計、運(yùn)行技術(shù)資料；i. 供應(yīng)商和承包商檔案；j. 作業(yè)許可證等；k. 其他資料。4.2提出文件的編制和修改需求4.2.1公司所有人員都有提出編制和修改文件的權(quán)利，但是必須向過程負(fù)責(zé)人提出申請。4.2.2過程負(fù)責(zé)人確定所管理的過程的文件需求。4.3指定編寫人4.3.1如需要編制或修改，對所需的文件進(jìn)行策劃并安排專人編寫。4.3.2管理手冊由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)編制；部門各過程管理類文件（管理過程的程序、規(guī)定、表格）由過程負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織編制；4.4進(jìn)行編寫4.4.1按照體系文件

6、編寫的格式要求進(jìn)行文件編寫。文件格式基本內(nèi)容：a. 目的：明確編制本文件要達(dá)到的目的b. 范圍：本文件使用的范圍，包括活動范圍、職能范圍和管理范圍c. 定義：需要對使用人解釋的術(shù)語或詞匯d. 職責(zé)：本文件中的主要職責(zé)劃分，包括本文件的責(zé)任部門smk-dg 安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)文件文件編號aq-zd-013-b 文件頁碼4 / 6 文件名稱 ： 文件和檔案管理制度e. 程序 / 規(guī)定內(nèi)容：針對各項活動提出具體的要求、職責(zé)、時限f. 相關(guān)文件：編制本文件所依據(jù)的文件或引用的文件g. 相關(guān)記錄：本文件涉及到的文件、表格和記錄h. 修改記錄：本文件每次修改的主要概要的記錄i. 文件概要 / 流程：規(guī)定類文

7、件的概要及程序文件的流程圖4.4.2本公司根據(jù)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化文件的管理，需要將安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化文件進(jìn)行編號，文件的編號含義如下：版本號文件順序號文件分類編代號文件類別（ aq ）安全生產(chǎn)管理制度編號為：aq-zd-序號 - 版本號安全生產(chǎn)操作規(guī)程編號為：aq-gc- 序號 - 版本號安全生產(chǎn)相關(guān)表單編號為：aq-bd-序號 - 版本號其中：序號為阿拉伯?dāng)?shù)字，如：01， 02，03 等；版本號為26 個大寫字母，如a，b，c 等。所有文件（包括表格）必須有版本標(biāo)識，如有文件更新，版本隨之更新。4.5評審和審批4.5.1文件評審。文件由編制人在文件原件編制人欄中簽字，交部門主管審核同意，再送交安全生

8、產(chǎn)主要責(zé)任人批準(zhǔn)。4.5.2文件批準(zhǔn)人應(yīng)對文件進(jìn)行仔細(xì)審核后，如果同意在批準(zhǔn)欄簽字；如果不同意將文件返回文件編寫人（或部門） ，待修改完畢后再批準(zhǔn)。4.6發(fā)放控制4.6.1安全生產(chǎn)辦公室發(fā)布綜合管理體系文件, 建立外發(fā)文件清單， 該清單內(nèi)容包括： 文件名稱、 編號、smk-dg 安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)文件文件編號aq-zd-013-b 文件頁碼5 / 6 文件名稱 ： 文件和檔案管理制度版本、發(fā)放日期、數(shù)量、發(fā)至、接收人等。該文件清單在修改、增加/ 刪減文件過程中應(yīng)保持最新狀態(tài)。4.6.2安全生產(chǎn)辦公室需建立文件控制清單，在發(fā)布 / 修改文件的同時，文件與文件清單保持一致。4.7使用控制4.7.1安

9、全生產(chǎn)辦公室組織負(fù)責(zé)更新安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化管理體系有關(guān)文件，保證體系文件始終保持最新有效狀態(tài)；每季度備份一次電子版文件。4.7.2管理體系相關(guān)的文件必須妥善保存；各部門負(fù)責(zé)保管本部門相關(guān)文件；不得在文件上亂涂畫改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。4.8文件更新4.8.1文件更改時，由更改人員持原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)的文件（原件一份、電子一份）、填寫文件更改通知單 ，到安全生產(chǎn)辦公室登記備案后。同時更新文件控制清單，安全生產(chǎn)辦公室保存批準(zhǔn)的文件原件。同時各部門下發(fā)的綜合管理體系受控書面文件應(yīng)立即回收并更新，填寫文件與回收記錄 ，防止作廢文件非預(yù)期使用。4.8.2當(dāng)文件在實(shí)施過程中因組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品

10、、工作流程、法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等發(fā)生變化時，原文件編寫單位負(fù)責(zé)組織對文件進(jìn)行評審。如果需要進(jìn)行修改，由原文件編寫單位負(fù)責(zé)提出文件更改申請后組織對文件進(jìn)行編寫并按原文件的審批程序進(jìn)行審批。4.9安全記錄管理4.9.1建立記錄清單安全生產(chǎn)辦公室制訂安全記錄臺帳，使用統(tǒng)一表格。內(nèi)容包括：記錄名稱、保管人、收集方法、保存年限、索引、介質(zhì)、處置、類別等。4.9.2安全記錄的使用按規(guī)定的項目填寫，所有記錄應(yīng)及時、真實(shí)，字跡整潔、清楚，不得隨意涂改，不能使用鉛筆填寫。4.9.3收集定期對安全記錄進(jìn)行收集并整理記錄，放到指定的地點(diǎn)保存或交檔案室存檔。4.9.4儲存、保護(hù)4.9.4.1記錄可以是紙質(zhì)或電子媒體，對于電子媒體形式的記錄，必須保證所保存的記錄不被非記錄smk-dg 安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)文件文件編號aq-zd-013-b 文件頁碼6 / 6 文件名稱 ： 文件和檔案管理制度人員或計算機(jī)病毒干擾，應(yīng)留有備份。4.9.4.2記錄保存要做