項(xiàng)目范圍管理分析與研究

1、項(xiàng)目范圍管理分析與研究 項(xiàng)目范圍管理分析與研究院系：經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院專業(yè)：電子商務(wù)姓名：馬 彬?qū)W號(hào):201209040220項(xiàng)目范圍管理分析與研究摘要： 項(xiàng)目范圍管理在項(xiàng)目的整個(gè)過(guò)程中起著重要的作用，是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵因素之一。本文研究了項(xiàng)目范圍管理的重要性和作用，項(xiàng)目范圍管理的步驟和原則，以及項(xiàng)目管理范圍問(wèn)題及原因分析。 關(guān)鍵字：項(xiàng)目管理 項(xiàng)目范圍管理 問(wèn)題分析與原則 重要性第一章：項(xiàng)目范圍管理概述一、 什么是范圍我們知道項(xiàng)目是為完成產(chǎn)品或服務(wù)所做的一次性努力。因此在這里，范圍的概念包含兩方面，一個(gè)是產(chǎn)品范圍，即產(chǎn)品或服務(wù)所包含的特征或功能，另一個(gè)是項(xiàng)目范圍，即為交付具有規(guī)定特征和功能的產(chǎn)品或服務(wù)

2、所必須完成的工作。在確定范圍時(shí)首先要確定最終產(chǎn)生的是什么，它具有哪些可清晰界定的特性。要注意的是特性必須要清晰，以認(rèn)可的形式表達(dá)出來(lái)，比如文字、圖表或某種標(biāo)準(zhǔn)，能被項(xiàng)目參與人理解，絕不能含含糊糊、模棱兩可，在此基礎(chǔ)之上才能進(jìn)一步明確需要做什么工作才能產(chǎn)生所需要的產(chǎn)品。也就是說(shuō)產(chǎn)品范圍決定項(xiàng)目范圍。二、 項(xiàng)目范圍的涵義在項(xiàng)目中，”范圍”(Scope)一詞的涵義有如下兩個(gè)方面：一是產(chǎn)品規(guī)范，即一個(gè)產(chǎn)品或一項(xiàng)服務(wù)應(yīng)該包含哪些特征和功能。以及這些特征和功能具體是怎樣的。二是工作范圍，即為了交付具有所指特征和功能的產(chǎn)品所必須要做的工作;簡(jiǎn)單地說(shuō)就是項(xiàng)目做什么，如何做，才能交付該產(chǎn)品。產(chǎn)品規(guī)范就是對(duì)產(chǎn)品要

3、求的度量，工作范圍在一定程度上是產(chǎn)生項(xiàng)目計(jì)劃的基礎(chǔ)。項(xiàng)目的產(chǎn)品規(guī)范和工作范圍應(yīng)高度一致，以保證項(xiàng)目最終能夠交付滿足特定要求的產(chǎn)品。工作范圍以產(chǎn)品范圍為基礎(chǔ)，工作范圍的確定是一個(gè)由一般到具體、層層深入的過(guò)程。產(chǎn)品本身包含一系列要素，有其各自的組成部分，每個(gè)組成部分又有其各自獨(dú)立的范圍，即使一個(gè)項(xiàng)目只是一個(gè)單一產(chǎn)品也不例外。例如，一個(gè)新的電話系統(tǒng)可能包含四個(gè)組成部分 硬件、軟件、培訓(xùn)及安裝施工，其中，硬件和軟件是具體產(chǎn)品，培訓(xùn)和安裝施工則是服務(wù)，具體產(chǎn)品和服務(wù)形成了新的電話系統(tǒng)這一產(chǎn)品的整體。三、 確定項(xiàng)目范圍的作用確定項(xiàng)目范圍對(duì)項(xiàng)目管理來(lái)說(shuō)有三個(gè)方面的作用：一是可提高項(xiàng)目費(fèi)用、項(xiàng)目時(shí)間和項(xiàng)目資源

4、估算的準(zhǔn)確性，二是提供了進(jìn)度衡量和控制的基準(zhǔn)。三是有助于清楚地分派責(zé)任。1.可提高項(xiàng)目費(fèi)用、時(shí)間和資源估算的準(zhǔn)確性。項(xiàng)目的工作邊界定義清楚了，項(xiàng)目的具體工作內(nèi)容明確了，這就為準(zhǔn)確估算項(xiàng)目所需的費(fèi)用、時(shí)間、資源打下了基礎(chǔ)。如果項(xiàng)目的具體工作內(nèi)容不明確，項(xiàng)目的費(fèi)用、時(shí)間和所需資源就不明確，項(xiàng)目完成的不確定因素大大增加，項(xiàng)目面臨極大的風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)2.有助于清楚地分派責(zé)任。項(xiàng)目任務(wù)的分派需要明確項(xiàng)目包括那些具體的內(nèi)容，具體有哪些要求，完成的產(chǎn)品應(yīng)達(dá)到什么水準(zhǔn)等內(nèi)容，也就要明確項(xiàng)目范圍。項(xiàng)目范圍的確定即確定了項(xiàng)目的具體工作任務(wù)，這為清楚地分派任務(wù)提供了必要的條件。3.提供了項(xiàng)目進(jìn)度衡量和控制的基準(zhǔn)。項(xiàng)目計(jì)劃

5、是項(xiàng)目組織根據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)的規(guī)定，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施工作進(jìn)行的各項(xiàng)活動(dòng)的具體安排。要做好計(jì)劃，就要明確有哪些具體的工作，應(yīng)達(dá)到什么要求，也就是要確定項(xiàng)目范圍?？梢哉f(shuō)項(xiàng)目范圍是項(xiàng)目計(jì)劃的基礎(chǔ)，項(xiàng)目范圍確定了，就為項(xiàng)目進(jìn)度衡量和控制提供了基準(zhǔn)。正確地確定項(xiàng)目范圍對(duì)項(xiàng)目成功非常重要，如果項(xiàng)目的范圍確定得不好，有可能造成最終項(xiàng)目費(fèi)用的提高，因?yàn)轫?xiàng)目范圍確定得不好會(huì)導(dǎo)致意外的變更，從而打斷項(xiàng)目的實(shí)施節(jié)奏，造成返工，延長(zhǎng)項(xiàng)目完成時(shí)間，降低勞動(dòng)生產(chǎn)率，影響項(xiàng)目組成員的干勁。第二章：如何做好范圍管理范圍管理保證項(xiàng)目包含了所有要做的工作而且只包含要求的工作，它主要涉及定義并控制哪些是項(xiàng)目范疇內(nèi)的，哪些不是。范圍管理的基本內(nèi)

6、容包括：項(xiàng)目啟動(dòng)、范圍計(jì)劃編制、范圍核實(shí)、范圍變更控制等等。以下所討論的是其中比較重要的啟動(dòng)過(guò)程。一、 啟動(dòng)過(guò)程啟動(dòng)是指組織正式開(kāi)始一個(gè)項(xiàng)目或繼續(xù)到項(xiàng)目的下一個(gè)階段。啟動(dòng)過(guò)程的一個(gè)輸出就是項(xiàng)目章程。項(xiàng)目章程是一個(gè)重要的文檔，這個(gè)文件正式承認(rèn)項(xiàng)目的存在并對(duì)項(xiàng)目提供一個(gè)概覽。啟動(dòng)過(guò)程明確指定這一過(guò)程有一個(gè)重要的輸出文檔項(xiàng)目章程，項(xiàng)目章程將粗略地規(guī)定項(xiàng)目的范圍，這也是項(xiàng)目范圍管理后續(xù)工作的重要依據(jù)。項(xiàng)目章程中還將規(guī)定項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)利以及項(xiàng)目組中各成員的職責(zé)，還有項(xiàng)目其他干系人的職責(zé)，這也是在以后的項(xiàng)目范圍管理工作中各個(gè)角色如何做好本職工作有一個(gè)明確的規(guī)定，以致后續(xù)工作可以更加有序地進(jìn)行。因此，千萬(wàn)不能

7、忽略項(xiàng)目的啟動(dòng)過(guò)程部分。二、 編制范圍計(jì)劃 “公欲善其事，必先利其器”。一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理要想真正管理好項(xiàng)目范圍，沒(méi)有必要的技術(shù)和方法是肯定不行的。國(guó)外曾經(jīng)有人對(duì)項(xiàng)目失敗原因進(jìn)行調(diào)查，其中計(jì)劃被放到了首位，可見(jiàn)它在項(xiàng)目管理中的重要性。我們這里首先強(qiáng)調(diào)的就是周密地做好范圍計(jì)劃編制。范圍計(jì)劃編制是將產(chǎn)生項(xiàng)目產(chǎn)品所需進(jìn)行的項(xiàng)目工作(項(xiàng)目范圍)漸進(jìn)明細(xì)和歸檔的過(guò)程。做范圍計(jì)劃編制工作是需要參考很多信息的，比如產(chǎn)品描述，首先要清楚最終產(chǎn)品的定義才能規(guī)劃要做的工作，項(xiàng)目章程(典型的例子是合同)也是非常主要的依據(jù)，通常它對(duì)項(xiàng)目范圍已經(jīng)有了粗線條的約定，范圍計(jì)劃在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步深入和細(xì)化。范圍說(shuō)明在項(xiàng)目參與人之間確

8、認(rèn)或建立了一個(gè)項(xiàng)目范圍的共識(shí)，作為未來(lái)項(xiàng)目決策的文檔基準(zhǔn)。范圍說(shuō)明中至少要說(shuō)明項(xiàng)目論證、項(xiàng)目產(chǎn)品、項(xiàng)目可交付成果和項(xiàng)目目標(biāo)。項(xiàng)目論證是商家的既定目標(biāo)，要為估算未來(lái)的得失提供基礎(chǔ);項(xiàng)目產(chǎn)品是產(chǎn)品說(shuō)明的簡(jiǎn)要概況;項(xiàng)目可交付成果一般要列一個(gè)子產(chǎn)品級(jí)別概括表，如：為一個(gè)軟件開(kāi)發(fā)項(xiàng)目設(shè)置的主要可交付成果可能包括程序代碼、工作手冊(cè)、人機(jī)交互學(xué)習(xí)程序等。任何沒(méi)有明確要求的結(jié)果，都意味著它在項(xiàng)目可交付成果之外;項(xiàng)目目標(biāo)是要考慮到項(xiàng)目的成功性，至少要包括成本、進(jìn)度表和質(zhì)量檢測(cè)。項(xiàng)目目標(biāo)應(yīng)該有標(biāo)志(如：成本、單位)和絕對(duì)的或相對(duì)的價(jià)值(如：少于150萬(wàn)美元等)。不可量化的目標(biāo)(如：“客戶的滿意程度”)要承擔(dān)很高的

9、風(fēng)險(xiǎn)。范圍管理計(jì)劃是描述項(xiàng)目范圍如何進(jìn)行管理，項(xiàng)目范圍怎樣變化才能與項(xiàng)目要求相一致等問(wèn)題的。它也應(yīng)該包括一個(gè)對(duì)項(xiàng)目范圍預(yù)期的穩(wěn)定而進(jìn)行的評(píng)估(比如：怎樣變化、變化頻率如何及變化了多少)。范圍管理計(jì)劃也應(yīng)該包括對(duì)變化范圍怎樣確定，變化應(yīng)歸為哪一類(當(dāng)產(chǎn)品特征仍在被詳細(xì)描述的時(shí)候，做到這點(diǎn)特別困難，但絕對(duì)必要)等問(wèn)題的清楚描述。三、 范圍核實(shí)過(guò)程范圍核實(shí)是指對(duì)項(xiàng)目范圍的正式認(rèn)定，項(xiàng)目主要干系人，如項(xiàng)目客戶和項(xiàng)目發(fā)起人等要在這個(gè)過(guò)程中正式接受項(xiàng)目可交付成果的定義。這個(gè)過(guò)程是范圍確定之后，執(zhí)行實(shí)施之前各方相關(guān)人員的承諾問(wèn)題。一旦承諾則表明你已經(jīng)接受該事實(shí)，那么你就必須根據(jù)你的承諾去實(shí)現(xiàn)它。這也是確保項(xiàng)

10、目范圍能得到很好的管理和控制的有效措施。四、 范圍分解計(jì)劃明確了，然而該做哪些事情似乎還是一把抓，因?yàn)橥瓿身?xiàng)目本身是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，必須采取分解的手段把主要的可交付成果分成更容易管理的單元才能一目了然，最終得出項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)。恰當(dāng)?shù)姆秶x對(duì)項(xiàng)目成功十分關(guān)鍵，當(dāng)范圍定義不明確時(shí)，變更就不可避免地出現(xiàn)，很可能造成返工、延長(zhǎng)工期、降低團(tuán)隊(duì)士氣等一系列不利的后果。比較常用的方式是以項(xiàng)目進(jìn)度為依據(jù)劃分WBS，第一層是大的項(xiàng)目成果框架，每層下面再把工作分解，這種方式的優(yōu)點(diǎn)是結(jié)合進(jìn)度劃分直觀，時(shí)間感強(qiáng)，評(píng)審中容易發(fā)現(xiàn)遺漏或多出的部分，也更容易被大多數(shù)人理解。Microsoft的項(xiàng)目管理工具P

11、roject就可以自動(dòng)為各個(gè)層次的任務(wù)編碼。五、 范圍變更一個(gè)項(xiàng)目的范圍計(jì)劃可能制訂的非常好，但是想不出現(xiàn)任何改變幾乎是不可能的。因此對(duì)變更的管理是項(xiàng)目經(jīng)理必備的素質(zhì)之一。變并不糟糕，糟糕的是缺乏規(guī)范的變更管理過(guò)程。范圍變更的原因是多方面的，比如用戶要求增加產(chǎn)品功能、環(huán)保問(wèn)題導(dǎo)致設(shè)計(jì)方案修改而增加施工內(nèi)容。項(xiàng)目經(jīng)理在管理過(guò)程中必須通過(guò)監(jiān)督績(jī)效報(bào)告、當(dāng)前進(jìn)展情況等來(lái)分析和預(yù)測(cè)可能出現(xiàn)的范圍變更，在發(fā)生變更時(shí)遵循規(guī)范的變更程序來(lái)管理變更。我們強(qiáng)烈建議企業(yè)的項(xiàng)目管理體系中包含一套嚴(yán)格、高效、實(shí)用的變更程序，它對(duì)管好項(xiàng)目至關(guān)重要范圍核實(shí)是項(xiàng)目的利益相關(guān)者，如項(xiàng)目發(fā)起人、客戶等，對(duì)項(xiàng)目范圍進(jìn)行最終確認(rèn)和

12、接受的過(guò)程。核實(shí)過(guò)程要求重新審查項(xiàng)目產(chǎn)品和工作結(jié)果以確保一切都正確無(wú)誤并令人滿意地完成了。如果項(xiàng)目被提前終止，范圍核實(shí)過(guò)程應(yīng)確定項(xiàng)目完成的層次和程度，并將其形成文件。范圍變更控制即對(duì)項(xiàng)目范圍的變化進(jìn)行控制。范圍變更控制的工作內(nèi)容主要有：對(duì)造成范圍變化的因素施加影響，以保證變化是有益的;判斷范圍變化已經(jīng)發(fā)生;項(xiàng)目經(jīng)理博客當(dāng)實(shí)際變化發(fā)生時(shí)對(duì)變化進(jìn)行管理。范圍變更控制必須與其他控制過(guò)程，如時(shí)間控制、成本控制、質(zhì)量控制等結(jié)合起來(lái)。六、 項(xiàng)目范圍確認(rèn)確認(rèn)范圍包括與客戶或發(fā)起人一起審查已完成的可交付成果，確認(rèn)可交付成果的滿意完成，并獲客戶或發(fā)起人對(duì)已完成的項(xiàng)目可交付成果的正式接受。第三章：項(xiàng)目范圍管理的原

13、則一、 JIT原則JIT是Just InTime的縮寫，原意是“恰好及時(shí)”，在精益生產(chǎn)中引申為“只在需要的時(shí)候，按需要的量，生產(chǎn)所需的產(chǎn)品”。在項(xiàng)目范圍管理中可引申為項(xiàng)目提供的產(chǎn)品功能剛剛好，項(xiàng)目的工作內(nèi)容剛剛符合實(shí)現(xiàn)這些功能的需要。二、 系統(tǒng)化原則統(tǒng)化原則就是項(xiàng)目產(chǎn)品的功能和工作要形成系統(tǒng)性的結(jié)構(gòu)，這些功能和工作的有機(jī)聯(lián)系可實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的系統(tǒng)性目標(biāo)。三、 無(wú)縫化原則無(wú)縫化原則就是指項(xiàng)目范圍的管理部門和部門之間、工作任務(wù)和工作任務(wù)之間、前一階段的工作和后一階段的工作之間應(yīng)是連貫和一體的結(jié)合。四、 簡(jiǎn)化原則簡(jiǎn)化原則就是在項(xiàng)目范圍管理中盡量使工作變得簡(jiǎn)單、容易。簡(jiǎn)化是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵，項(xiàng)目設(shè)計(jì)得硬易于施

14、工、安裝及維修，例如供貨商按照看板準(zhǔn)確及時(shí)的提供材料，所以不需要訂購(gòu)單;材料存放在使用點(diǎn)，因此不需要領(lǐng)料單。第四章：目前項(xiàng)目范圍管理存在的問(wèn)題一、 項(xiàng)目經(jīng)理項(xiàng)目范圍管理意識(shí)不強(qiáng)，忽視范圍管理的重要性 系統(tǒng)集成公司以前幾乎沒(méi)有專門招收項(xiàng)目管理專業(yè)的人員來(lái)?yè)?dān)任項(xiàng)目經(jīng)理（甚至很少是管理專業(yè)的），項(xiàng)目經(jīng)理大多是技術(shù)骨干，技術(shù)方面的知識(shí)比較深厚，但無(wú)論是項(xiàng)目管理意識(shí)，還是項(xiàng)目管理必備的技能、項(xiàng)目管理必備的素質(zhì)都有待補(bǔ)充和提高，項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)也有待提高。不能正確地認(rèn)識(shí)到范圍管理的重要性，不能真正區(qū)分項(xiàng)目實(shí)施和項(xiàng)目管理的工作任務(wù)。 部分項(xiàng)目經(jīng)理沒(méi)有意識(shí)到自己項(xiàng)目經(jīng)理的角色，從總體上去把握管理整個(gè)項(xiàng)目，而是埋頭

15、于具體的技術(shù)工作，造成項(xiàng)目組成員之間忙的忙、閑的閑，計(jì)劃不周、任務(wù)不均、資源浪費(fèi)的現(xiàn)象。二、 項(xiàng)目經(jīng)理缺乏項(xiàng)目管理系統(tǒng)培訓(xùn)，不能有效地開(kāi)展范圍管理 即使有了范圍管理的意識(shí)，有些項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)于不服管理的技術(shù)人員，沒(méi)有較好的管理方法，工作不好安排的工作只好自己做。另外由于工作分解結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的合理性，項(xiàng)目任務(wù)無(wú)法有效、合理地分配給相關(guān)成員，以達(dá)到負(fù)載均衡。 這是由于項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目管理方面的培訓(xùn)較少或不夠系統(tǒng)。項(xiàng)目經(jīng)理或管理人員不了解項(xiàng)目管理的知識(shí)體系和一些常用工具和方法，所以在實(shí)際工作中沒(méi)有項(xiàng)目管理知識(shí)的指導(dǎo)，完全依靠個(gè)人現(xiàn)有的知識(shí)技能，造成管理工作的隨意性、盲目性。因此項(xiàng)目經(jīng)理接受系統(tǒng)的項(xiàng)目管理知識(shí)培訓(xùn)是非常必要的。三、 與客戶對(duì)項(xiàng)目范圍管理溝通不夠，導(dǎo)致需求分析不徹底很多項(xiàng)目管理人員認(rèn)為，項(xiàng)目的管理和控制應(yīng)當(dāng)是系統(tǒng)集成公司的責(zé)任。其實(shí)，要實(shí)現(xiàn)良好的項(xiàng)目管理。項(xiàng)目范圍的控制是一個(gè)關(guān)鍵，而這個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)的把控更多的是由客戶來(lái)控制的。 對(duì)于系統(tǒng)集成項(xiàng)目范圍的控制，客戶比項(xiàng)目實(shí)施方占有更多的控制主動(dòng)權(quán)，而且在項(xiàng)目范圍的把控上更具有權(quán)威性和辨別性。項(xiàng)目管理是實(shí)施雙方共同努力的，而不單純是實(shí)施方的責(zé)任，因?yàn)閷?duì)于客戶本身而言，項(xiàng)目范圍的失控同樣會(huì)給客戶自身管理成本的浪費(fèi)，項(xiàng)目的滯后等不良的影響。第五章