淺議新形勢下醫(yī)院文書檔案管理

1、淺議新形勢下醫(yī)院文書檔案管理摘要：文書檔案管理是醫(yī)院辦公室最基礎(chǔ)的工作， 同時也是醫(yī)院基礎(chǔ)管理水平的充分體現(xiàn)，主要包括檔案的收 集、整理、立卷、歸檔、銷毀等一系列的工作。根據(jù)新形勢 下醫(yī)院文書檔案管理的主要特點(diǎn)，分析文書檔案在專業(yè)人員 培養(yǎng)、管理方式等問題，并提出應(yīng)該從人力，財力、物力等 方面出發(fā)，加強(qiáng)專業(yè)人員培訓(xùn)和文書質(zhì)量管理，推進(jìn)信息化 管理的進(jìn)程，以提高文書檔案的利用率并滿足新形勢下對醫(yī) 院文書檔案管理的要求。關(guān)鍵詞：醫(yī)院文書檔案管理新形勢利用中圖分類號:g271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：a文章編號:1674-098x(2013) 02 (a) -0233-01醫(yī)院文書檔案是檔案工作的重要組成部分，除

2、了包括相 對較為獨(dú)立的病歷檔案之外，還包括各類復(fù)雜的文書、會計、 人事、基建、設(shè)備等綜合性檔案。隨著醫(yī)療改革體制的不斷 推進(jìn)，認(rèn)真掌握新形勢下醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)，積極加強(qiáng)和不斷 提高醫(yī)院文書管理水平，對促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展具有非常重要的 意義。1加強(qiáng)文書檔案管理工作1.1爭取醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度重視文書檔案的管理，這是做好檔案 管理工作的前提。由于文書檔案不能夠直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益， 實(shí)際工作中相關(guān)人員對文書檔案管理的意義認(rèn)識不清。一些 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)缺乏檔案意識，認(rèn)為檔案工作可有可無，另外又受 到人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)施等方面的限制，這使文書檔案管理工作 并不能順利開展。因此只有轉(zhuǎn)變管理人員尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部的

3、陳舊觀念，提高其對檔案工作的認(rèn)識，才能夠使文書檔案工 作正常開展。所以首先要加大對檔案法的宣傳力度，使全院 員工充分認(rèn)識到醫(yī)院文書檔案管理的重要性；其次，文書檔 案管理人員還應(yīng)該及時向領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案管理工作，積極匯報 有關(guān)工作情況，認(rèn)真整理和完成檔案部門下發(fā)的相關(guān)文件， 并為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到此工作的重要 性。此外，醫(yī)院管理層還應(yīng)把文書檔案管理工作納入到日常 工作日程，并明確列入年度工作考核內(nèi)容，從而為醫(yī)院文書 檔案管理工作的開展提供良好的環(huán)境氛圍。1.2加大檔案管理硬件設(shè)施的投入任何工作的正常開展都離不開硬件設(shè)施的投入，因此加 強(qiáng)文書檔案管理工作，不僅要在財力上給予支持，還應(yīng)該

4、加 大人力以及物力等方面的投入。首先，要加強(qiáng)文書檔案管理 人員的業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn)，以便全面提高相關(guān)人員的素質(zhì)和檔案 管理水平；其次，還應(yīng)該注重檔案管理人員的政治思想、道 德和法律等綜合型職業(yè)素質(zhì)，要求文書檔案人員必須細(xì)心、 耐心，并具有高度的責(zé)任感，工作中要認(rèn)認(rèn)真真，以保障檔 案管理工作的質(zhì)量與品質(zhì)，從而更好地服務(wù)于醫(yī)院工作。2規(guī)范和健全文書檔案管理制度2. 1醫(yī)院文書檔案借閱醫(yī)院保存的文書檔案主要供該院員工的借閱，查閱一般 需要在檔案室進(jìn)行，若因工作的需要必須外借者應(yīng)該辦理好 相關(guān)手續(xù)，外借時間一般不能夠超過兩周；外單位查閱者需 要持有介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱。此外，查閱 檔案者一定要

5、嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，必須負(fù)責(zé)被查檔案的安全 與完整，禁止在檔案上進(jìn)行涂畫和批注，否則要依據(jù)情節(jié)輕 重予以處罰。2.2醫(yī)院文書檔案立卷和銷毀醫(yī)院文書檔案管理人員應(yīng)該按照文書檔案的管理時限 做好年度的歸檔管理，歸檔文件內(nèi)的整理應(yīng)該遵循一定的規(guī) 律，并保持文件材料之間的某些聯(lián)系，做好分類，以便于保 管和檢索。對于超過保存期限、已無保存價值的文書檔案， 應(yīng)該經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人審核、院長審批無誤后，指派兩名監(jiān)銷人 員監(jiān)督文書檔案的銷毀過程，簽字確認(rèn)后再將已銷毀的文書 檔案在有關(guān)目錄中注銷。3提高文書檔案管理工作效率隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和醫(yī)療衛(wèi)生體制的深入改革， 引入現(xiàn)代化的技術(shù)與設(shè)備已經(jīng)成為新形勢下醫(yī)院文書檔

6、案 管理的必然要求?，F(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備不僅能夠有效地保障醫(yī)院 文書檔案管理工作效率，還是實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理的必要條 件。因此，建立現(xiàn)代化的文書檔案信息管理系統(tǒng)，以計算機(jī) 為中心，光盤、縮微等多介質(zhì)兼容，實(shí)現(xiàn)掃描檔案全文存入 和文件級、案卷級的多層面信息存儲和檢索，不僅能夠節(jié)省 大量的人力、財力和物力，縮短檢索時間，還能夠顯著降低 人工檢索的失誤率和保證查準(zhǔn)率，從而有效提高文書檔案管 理的工作效率。此外，還應(yīng)該完善檔案實(shí)體管理系統(tǒng)，設(shè)置 溫濕度自動調(diào)控及防盜監(jiān)控系統(tǒng)，并配置除塵、防磁等設(shè)施, 以便延長文書檔案壽命，保證檔案的完整及安全。所以加強(qiáng) 醫(yī)院文書檔案管理軟件、硬件的投入，不僅保證醫(yī)院文書檔

7、案收集的及時化、利用的網(wǎng)絡(luò)化，還能夠有效提高文書檔案 管理工作效率，并使醫(yī)院文書檔案管理工作更加合理化。4提高文書檔案管理的利用與服務(wù)醫(yī)院文書檔案的最終目的就是使其能夠得到充分的利 用。首先，醫(yī)院檔案管理人員要在本職工作的基礎(chǔ)上積極調(diào) 整服務(wù)方式，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，并形成超前服務(wù)意識。 其次，管理人員應(yīng)該多角度、多途徑地開發(fā)醫(yī)院文書檔案資 源，對相關(guān)信息進(jìn)行較深層次的加工和利用，以便更好地服 務(wù)于該院的醫(yī)療、科研、教學(xué)、管理等工作。此外，還應(yīng)該 加強(qiáng)文書檔案利用反饋信息的管理工作，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案資源 的共享，推動醫(yī)院不斷發(fā)展與進(jìn)步。5結(jié)語文書檔案涵蓋各級文書的分類、傳遞、歸檔及醫(yī)院重大 活動

8、、重要事件的原始資料收集工作，因此是醫(yī)院開展醫(yī)療 護(hù)理管理、行政管理以及黨建管理等各種活動的重要憑證。 醫(yī)院文書檔案管理不僅能夠體現(xiàn)某個醫(yī)院的管理水平，還對 推進(jìn)醫(yī)院自身建設(shè)和發(fā)展也具有重要意義。總之，醫(yī)院文書 檔案管理是一項重要的系統(tǒng)性工作，醫(yī)院必須轉(zhuǎn)變陳舊觀 念，重視文書檔案管理工作的開展與進(jìn)行，還應(yīng)該從管理方 式、專業(yè)管理人員綜合素質(zhì)、利用和服務(wù)模式上不斷探索與 加強(qiáng)；醫(yī)院應(yīng)該樹立起創(chuàng)新意識，向信息化方向發(fā)展，對傳 統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，積極改進(jìn)現(xiàn)階段文書檔案管理中 的不足，從工作中逐步探索提高醫(yī)院文書檔案管理水平的有 效途徑，以便使醫(yī)院文書檔案管理更趨于高效、規(guī)范，從而 滿足新形勢下醫(yī)院不斷發(fā)展與進(jìn)步的各項要求。參考文獻(xiàn)1 張莉創(chuàng)新醫(yī)院文書檔案管理的有效途徑j(luò).科技 創(chuàng)新導(dǎo)報，2012, 17 (5)： 207.2 張星黔.醫(yī)院文書檔案管理工作的體會j.貴陽中 醫(yī)學(xué)院