淺談如何加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作

1、    淺談如何加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作    王瑞珍+張琳摘要：在學(xué)校人才培養(yǎng)過程中，檔案工作顯示出其舉足輕重的作用，它是研究改進(jìn)、提高教育事業(yè)的不可多得的寶貴史料和學(xué)校管理工作不可缺少的重要環(huán)節(jié)。本文主要對(duì)如何加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作進(jìn)行探討，以期檔案管理規(guī)范化。關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理；加強(qiáng)；工作；培養(yǎng)學(xué)校檔案，是經(jīng)過檔案工作人員去粗取精后，關(guān)于學(xué)校各項(xiàng)日常工作中形成的第一手資料，也是學(xué)校建設(shè)發(fā)展、各項(xiàng)工作經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的真實(shí)寫照。檔案管理是學(xué)校管理工作和教育事業(yè)極其重要的組成部分，起著承前啟后的作用，對(duì)于學(xué)校研究改進(jìn)以及提高教學(xué)質(zhì)量有著重大的意義，它是衡量學(xué)校管

2、理水平的標(biāo)志。檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，如何采用科學(xué)的方法對(duì)其進(jìn)行規(guī)范的開發(fā)、整理、積累等管理工作，是許多檔案工作人員關(guān)注的重要課題，因此，在加強(qiáng)學(xué)校檔案管理上主要是做好以下幾方面的工作。一、培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍學(xué)校檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作，雖是“配角工作”，卻至關(guān)重要，檔案管理人員素質(zhì)高低關(guān)乎檔案管理工作的質(zhì)量。只有進(jìn)一步提高學(xué)校專兼職檔案人員的素質(zhì)，才能為學(xué)校做好檔案管理工作提供人才保障。優(yōu)秀的檔案工作人員雖是“為他人作嫁衣”，但必須具備良好的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、知識(shí)素質(zhì)，這三種素質(zhì)缺一不可。政治素質(zhì)，即檔案工作人員要用科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)自己的工作，做到愛崗敬業(yè)、忠于職守、實(shí)事求是

3、。業(yè)務(wù)素質(zhì)，這是檔案工作人員做好檔案管理工作的關(guān)鍵。檔案管理人員要精通計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)以及具備信息處理和分析能力，才能更好地適應(yīng)知識(shí)化、信息化迅速發(fā)展下檔案信息繁多的新形勢(shì)。知識(shí)素質(zhì)。檔案工作實(shí)質(zhì)上是專業(yè)性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，因此檔案人員還要掌握相應(yīng)的科學(xué)文化知識(shí)，以適應(yīng)檔案工作發(fā)展與需要。為了培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍，一方面，學(xué)校必須要強(qiáng)化檔案管理人員的在職教育、繼續(xù)教育，制定相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃。另一方面，學(xué)校要完善人才選拔、聘用工作，選用那些對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)熟悉和專業(yè)技能過硬的人員，做到專職專用，使“死檔案”變成有生命力的“活檔案”，最終促進(jìn)學(xué)校檔案工作不斷向前發(fā)展。二、實(shí)現(xiàn)檔案管理

4、現(xiàn)代化隨著改革的發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題。比如檔案數(shù)量越來(lái)越多。數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來(lái)困難，管理方法的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問題。加強(qiáng)檔案管理意識(shí)。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求管理人員既要有高度的責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度和樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)和科技知識(shí)。特別是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法來(lái)管理檔案的基本技能。所以，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識(shí)，開拓視野，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期檔案管理工作。掌握好現(xiàn)代化管理技能并提高綜合素質(zhì)。以前

5、檔案材料的形成，從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是用手工抄寫為主。而現(xiàn)今電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，可以全部完成文件的起草、修改、刪減、打印、登記、匯集、統(tǒng)計(jì)等工作，使文件的形成、運(yùn)用、轉(zhuǎn)換等每個(gè)環(huán)節(jié)同自動(dòng)化辦公銜接起來(lái)。這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的操作管理技術(shù)，都非常需要檔案管理人員去掌握和運(yùn)用。檔案管理數(shù)字化和信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案工作人員的必然方向。因此，檔案管理工作人員要根據(jù)自己的崗位工作，一邊學(xué)習(xí)一邊操作，并在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，注重計(jì)算機(jī)知識(shí)和信息文化的學(xué)習(xí)，爭(zhēng)取使自己成為信息知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。

6、檔案匯集著大量的指示，同時(shí)也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作很繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以達(dá)到事半功倍的效果。檔案信息的保密。保密制度作為一項(xiàng)非常重要的工作，在網(wǎng)絡(luò)條件下必須根據(jù)實(shí)際情況準(zhǔn)確地把握，在檔案信息直接上網(wǎng)的情況下，必須對(duì)用戶權(quán)限進(jìn)行限制。影響集體利益、影響穩(wěn)定和安定團(tuán)結(jié)、涉及個(gè)人秘密的檔案等，都因其合法的權(quán)益受到法律保護(hù)，都屬于限制利用的范圍。因?yàn)闄n案信息有別于圖書、資料，有一定的特殊性，所以對(duì)網(wǎng)上能查閱的檔案應(yīng)區(qū)分內(nèi)、外部檔案，不能公開的檔案信息要按保密法嚴(yán)格界定使用權(quán)限。三、加強(qiáng)學(xué)校檔案信息的開發(fā)利用檔案是客觀反

7、映一個(gè)單位工作的真實(shí)記錄，是一種重要的信息資源，合理利用這些資源，將為學(xué)校工作的開展提供許多便利。一是深層次開發(fā)檔案信息資源。檔案室室藏檔案的文書檔案中不乏有教育教學(xué)科研、實(shí)驗(yàn)、調(diào)查報(bào)告、數(shù)據(jù)分析、管理模式、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、規(guī)章制度等方面有用的信息材料，對(duì)提升學(xué)校管理品位，提高教學(xué)質(zhì)量都將發(fā)揮重要的參考作用?？蓪⑦@些檔案掃描至計(jì)算機(jī)，利用現(xiàn)代電子技術(shù)和通訊設(shè)施制作成光盤收藏或?qū)ｎ}網(wǎng)頁(yè)，通過校園網(wǎng)供教職員工或社會(huì)各界利用。二是加強(qiáng)編研工作，提高編研材料檔次。編研是一項(xiàng)具有較高層次的信息開發(fā)工作，挖掘得深，是能夠?yàn)榻搪殕T工提供更好的服務(wù)的，是能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)決策提高準(zhǔn)確信息的。這就要求檔案人員要改變傳統(tǒng)編研思

8、路，多編研一些與教育教學(xué)有關(guān)的價(jià)值較高的材料；其次，要針對(duì)某個(gè)時(shí)期黨和政府的中心工作，重要工作、教職工群眾關(guān)心的熱點(diǎn)問題開發(fā)檔案信息資源加以整理匯編。三是加快檔案信息資源以及數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。檔案室作為提供檔案信息的重要來(lái)源之一，逐步建設(shè)成為學(xué)校信息系統(tǒng)的一個(gè)重要“節(jié)點(diǎn)”，這就需要檔案人員改變方式，如逐步由檔案室分類、編目，過渡到運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)機(jī)讀目錄，建立自己的室藏檢索系統(tǒng)和能夠發(fā)揮自己室藏特色的數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)應(yīng)考慮與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的兼容與連接，條件成熟便可進(jìn)入校園網(wǎng)和局域網(wǎng)，將本校的具有特色的檔案信息提供給教職工或社會(huì)，實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案信息資源共享。綜上所述，想要做好學(xué)校檔案管理工作，首先應(yīng)該加強(qiáng)意識(shí)，規(guī)范管理，做好檔案的收集、整理、歸檔工作，學(xué)校應(yīng)重視對(duì)檔案進(jìn)行信息化