高校檔案信息化管理淺談

1、    高校檔案信息化管理淺談    張秋梅【摘要】在網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展的今天，高校檔案作為學(xué)校發(fā)展和學(xué)生成長的見證，它的信息化管理建設(shè)已成為歷史的必然。各高校檔案管理部門既要認(rèn)識(shí)到高校檔案工作信息化的必然性和緊迫性，又要認(rèn)真面對它的復(fù)雜性和系統(tǒng)性。各高校應(yīng)該積極主動(dòng)地創(chuàng)造條件，提高對檔案工作的重視程度，提高檔案管理人員的素質(zhì)，加大對檔案工作信息化的投入力度，不斷研究和探索新的安全防護(hù)技術(shù)，不增強(qiáng)安全意識(shí)，完善檔案保密制度，逐步推進(jìn)檔案信息化的管理工作。【關(guān)鍵詞】高校；檔案工作；信息化管理；措施f320 b隨著計(jì)算機(jī)的普及，現(xiàn)在已經(jīng)進(jìn)入到了信息時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)無處不

2、在。對于高校而言，傳統(tǒng)的文字檔案管理工作必須要跟得上時(shí)代的步伐，這不僅僅是一個(gè)與時(shí)俱進(jìn)的問題，而是信息化的檔案更能被長期保存和更好地被利用。高校檔案工作涉及的部門多、范圍廣，是一項(xiàng)非常重要的文化事業(yè)，它真實(shí)記載著學(xué)校每個(gè)發(fā)展階段的歷程，特別是像我們這種兩校合并的高校，它的價(jià)值不言而喻，它不但保存了原來兩校在各個(gè)時(shí)期、各個(gè)方面的發(fā)展史料，而且為現(xiàn)在的學(xué)院提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)保證。高校檔案作為學(xué)校發(fā)展的見證，長期被保存和頻繁被利用的重要工作，在學(xué)校整個(gè)事業(yè)發(fā)展過程中起著極為重要的作用，那么如何做好高校檔案的信息化工作，使之能為學(xué)校各項(xiàng)工作提供更高效、更便捷的服務(wù)，筆者結(jié)合自己所在學(xué)院談?wù)剮c(diǎn)經(jīng)驗(yàn)。一、

3、積極爭取學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視首先，檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，我們從一開始就樹立了工作就是服務(wù)的觀念，愛崗敬業(yè)，在平時(shí)做好檔案工作的時(shí)候，把為全校師生提供全面、及時(shí)有效的服務(wù)始終放在首位，這種持之以恒的優(yōu)質(zhì)服務(wù)得到了大家的好評。其次，校史和校史館也是我們檔案館的一部分。為全面、客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確記載學(xué)院的創(chuàng)業(yè)、奮斗和發(fā)展史，學(xué)院成立了校史編纂辦公室、專門抽調(diào)四名教工集體辦公，校史的正式出版為學(xué)院的檔案建設(shè)豐富了內(nèi)容。校史館的館內(nèi)展覽以史實(shí)和史料為依據(jù)，用照片文字與實(shí)物相結(jié)合的形式，按時(shí)間順序真實(shí)詳細(xì)地介紹了學(xué)院幾十年的發(fā)展軌跡，展現(xiàn)了學(xué)院的精神與內(nèi)涵，校史館的開放和利用，大大豐富了檔案的

4、信息資源，得到了學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生的一致肯定。另外，省、市檔案局對學(xué)院檔案工作的多次檢查、評估和驗(yàn)收等，引起了學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的高度重視，成立了以院長為組長，各分管副院長和各黨政部門主要負(fù)責(zé)人共同參與管理和落實(shí)工作任務(wù)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。學(xué)院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組下面設(shè)立了綜合檔案管理辦公室，設(shè)專職人員兩名，由院長辦公室統(tǒng)一管理。學(xué)院各黨政管理機(jī)構(gòu)、教學(xué)機(jī)構(gòu)、教輔機(jī)構(gòu)分別指定一名工作人員為兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理工作，把需要存檔的資料文件通過檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，隨時(shí)歸檔，數(shù)據(jù)錄入后，管理人員可通過分類查詢等方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。檔案的查詢借閱工

5、作效率得以提高。這樣既保證了有足夠的人力精力對檔案進(jìn)行歸檔、建檔，又能保證學(xué)院綜合檔案管理體系的形成和完善，為進(jìn)一步爭取學(xué)院對檔案館的投入，積極改善檔案館的條件，搞好檔案工作打下了堅(jiān)實(shí)的組織基礎(chǔ)，從而推動(dòng)了檔案工作的發(fā)展。二、加強(qiáng)提高檔案管理人員的素質(zhì)高校檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性極強(qiáng)的工作，它要求從事檔案的工作人員必須具備扎實(shí)的檔案學(xué)基本理論知識(shí)和業(yè)務(wù)技能。除此之外，要想適應(yīng)不斷更新著的新時(shí)期檔案工作的需要，檔案工作人員還必須注重專業(yè)知識(shí)的更新，認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握有關(guān)新政策，不斷加強(qiáng)專業(yè)技能的掌握和訓(xùn)練，努力提高自身的工作能力，不斷提高檔案工作的水平，運(yùn)用新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，以確保入庫

6、檔案的質(zhì)量。我們學(xué)院堅(jiān)持從三個(gè)渠道對檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)。一是每年組織專兼職檔案人員參加省市檔案局組織的所有培訓(xùn)，讓檔案人員不斷獲取新的檔案工作相關(guān)信息，不斷更新自己的觀念。二是結(jié)合學(xué)院的實(shí)際，制定一系列學(xué)習(xí)計(jì)劃，定期組織檔案人員學(xué)習(xí)，先后學(xué)習(xí)了學(xué)院文件歸檔工作流程、學(xué)院檔案分類表、歸檔文件整理規(guī)則以及學(xué)院電子文件歸檔及管理辦法等等，通過這些培訓(xùn)，提高了所有檔案人員的專業(yè)知識(shí)水平，保證了入庫檔案的質(zhì)量。三是積極鼓勵(lì)和組織檔案人員參加地區(qū)片的檔案協(xié)作組活動(dòng)，及時(shí)交流心得體會(huì)，不斷提高檔案管理員的素質(zhì)與水平。在日常的工作中，我們所有的專兼職檔案人員都能夠以大局出發(fā)，本著對學(xué)院負(fù)責(zé)、對他人負(fù)責(zé)和對自己負(fù)

7、責(zé)的態(tài)度，時(shí)刻注意加強(qiáng)自身職業(yè)道德修養(yǎng)，不斷增強(qiáng)對檔案工作的責(zé)任感和法制觀念，在繁忙的本職工作的同時(shí)，積極配合學(xué)校的整體檔案工作，嚴(yán)格按照學(xué)院的檔案工作計(jì)劃，及時(shí)送交歸檔材料，積極認(rèn)真，一絲不茍，為學(xué)院各部門、為全校師生員工提供全面、及時(shí)、有效的服務(wù)。三、加大對檔案工作信息化的投入在學(xué)院數(shù)字化校園建設(shè)的同時(shí)，學(xué)院也大力加強(qiáng)檔案信息化的建設(shè)，要求各立卷部門在移交紙質(zhì)檔案的同時(shí)移交電子文件或電子檔案，通過校園網(wǎng)和電子檔案管理系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)電子文件的自動(dòng)歸檔。另外，給所有專兼職檔案人員配備多功能一體機(jī)，力求每份紙質(zhì)文件都有匹配的電子稿，利用0a協(xié)同辦公平臺(tái)實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，既保證了紙質(zhì)文件歸檔的及時(shí)完

8、整性和因借閱文件造成的磨損，又實(shí)現(xiàn)了檔案存貯的數(shù)字化、檔案管理的信息化和檔案提供利用的網(wǎng)絡(luò)化，全面推進(jìn)了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。為了滿足檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化、電子文件歸檔和電子檔案管理等業(yè)務(wù)的需要，學(xué)院多次組織檔案人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力提高的培訓(xùn)，讓我們檔案工作人員緊跟信息時(shí)代的發(fā)展步伐，在做好日常檔案工作的基礎(chǔ)上，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，主動(dòng)挖掘、整合檔案文件中的信息成份，更系統(tǒng)完整地做好文件的收集、整理、歸檔和利用，不斷補(bǔ)充新信息，保持較高的檔案信息更新率和利用率。讓我們的檔案工作實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)了電子檔案網(wǎng)上查閱、登記等等，提高了檔案工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化水平，推進(jìn)了檔案信息化的建設(shè)。四

9、、完善制度，注意保密隨著校園網(wǎng)的公開、0a系統(tǒng)的開發(fā)利用，高校信息網(wǎng)絡(luò)化不斷深入發(fā)展，我們檔案工作者必須牢固樹立檔案工作的安全意識(shí)，加強(qiáng)對檔案工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的安全防范，以確保檔案信息的安全。那么我們在做好日常工作和提高業(yè)務(wù)水平的同時(shí)，該如何做好檔案信息化的安全問題，而且檔案是具有一定的保密性和存在使用權(quán)限的問題，在互聯(lián)網(wǎng)上容易受到黑客、病毒等多種因素的影響，因此，檔案信息的安全問題不容忽視。我們檔案管理人員已經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案信息化帶來的這一系列問題，因此，為了保證檔案信息的安全，我們學(xué)院根據(jù)中華人民共和國檔案法、普通高等學(xué)校檔案管理辦法、江蘇省檔案管理?xiàng)l例等法律法規(guī)，再結(jié)合自己的辦學(xué)實(shí)踐以及參照兄弟院校的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，形成了一套檔案管理工作方面的規(guī)章、制度和方法，匯編成學(xué)院檔案管理工作制度匯編。同時(shí)，根據(jù)制度匯編制定考核細(xì)則，把檔案工作考核納入到學(xué)院年度考核體系當(dāng)中，責(zé)成各部門檔案管理人員做好本部門的檔案收集、整理、歸檔工作，定期移交給學(xué)院檔案室，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。另外，我們學(xué)院還建立了完善的信息系統(tǒng)防御軟件，如防火墻技術(shù)、殺毒軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測、電子身份認(rèn)證系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等等，平時(shí)嚴(yán)格審查網(wǎng)上公布的信息，避免不當(dāng)信息和涉密內(nèi)容上網(wǎng)，切實(shí)保護(hù)上網(wǎng)信息的安全，防止失密、泄密等事件的發(fā)生。盡管如此我們還是不能掉以輕心，還要不斷研究和探索新的安全防護(hù)技術(shù)，不斷增