把網(wǎng)上資料快速制成規(guī)范化的文件

1、網(wǎng)文資料的保存方式與格式設(shè)置（本文綜合網(wǎng)上資料及個人體驗整理而成）想把網(wǎng)上的文章資料永久保存下來，有些朋友所采用的方式是復(fù)制并保存網(wǎng)址。這種方 式的一大好處是簡單，而且便于與朋友分享把網(wǎng)址發(fā)給對方，對方把它復(fù)制到自己計算 機中瀏覽器的地址欄，再回車，他就能看到那一個網(wǎng)頁以及網(wǎng)頁上的文章資料了。不過，這 種保存文檔資料的方式受制于網(wǎng)站，一旦該網(wǎng)站關(guān)閉，網(wǎng)址打不開，您想閱讀原來保存的文 章資料的希望也就要落空了。有些朋友的辦法是把整個網(wǎng)頁保存到自己的計算機上。這種方法更不好。除了因為存儲 多余的信息而浪費磁盤空間外，還可能因網(wǎng)頁帶毒而引狼入室。在用殺毒軟件清理磁盤時， 網(wǎng)頁文件因帶毒而可能被破壞，

2、導(dǎo)致您長期保存網(wǎng)上資料的希望落空。比較穩(wěn)妥的方法是把網(wǎng)文復(fù)制下來后,在word中粘貼為doc文件。然而您或許會發(fā)覺，您粘貼出來的doc文件的外觀未必佳，例如空行很多，或整個文檔 有虛框，或有“手動換行符”（顯示為j）而不是“段落標(biāo)記”（在段尾顯示為3 ）,字體的大 小與行距也未必讓您稱心滿意。這是由于您使用了 “粘貼”按鈕而直接作粘貼，粘貼下來的文檔含有它自帶的格式之故。為了避免這種情況的出現(xiàn)而逐個項目逐個項目對doc文檔作調(diào) 這種機械性的重復(fù) 操作是很煩人的而盡快調(diào)整文檔的外觀格式，可以采取下述方法，其要點是，通過建立 一個符合自己閱讀習(xí)慣的word模板之后，用“選擇性粘貼”把文檔轉(zhuǎn)為“無格

3、式文本”，再 全文快速刪除半角空格、全角空格與空行，制作背景和目錄，完成文檔資料的制作。目錄一、創(chuàng)立一個符合自己閱讀習(xí)慣的word模板及快速制作規(guī)范化的doc文檔21. 正文、頁邊距、頁眉與頁腳的設(shè)置，并創(chuàng)建到模板中22. 自設(shè)模板的使用及doc文件中半角空格、全角空格、空行的刪除33. 補充說明4二、標(biāo)題格式的設(shè)置、大綱視圖的使用以及目錄的制作51 “樣式與格式”工具52、標(biāo)題格式的設(shè)置53、大綱工具欄及大綱視圖的應(yīng)用64、利用“樣式與格式”中“正文”的選項制作word模板65、制作目錄以及目錄的彳吏用7三、為doc文件的背景添加水印8一. 創(chuàng)立一個符合自己閱讀習(xí)慣的word模板及快速制作規(guī)

4、范化的doc文檔?1 xi1、正文.頁邊距.頁眉與頁腳的設(shè)置，并創(chuàng)建到模板中 打開一個新的word文件，在“格式”一“字體”或“段落”中對字體、行距作下圖所 示設(shè)置（圖中參數(shù)僅供參考，）其中，行距固定值20磅，適用于“工具”“選項”一“編輯”中，圖片插入/粘貼的 方式為“四周型”（把這個“四周型”作為您 的word的常規(guī)設(shè)置吧）。頁面設(shè)置頁邊距鍛張c腿范文檔網(wǎng)格i用“文件”一“頁面設(shè)置”，對頁邊距、 頁眉與頁腳設(shè)置如下書節(jié)的起始位置©）:s3頁廠取消尾注0d 頁眉和頁腳廠奇偶頁不同（q）廠首頁不同他）|1.5厘米 士fti* 3頁眉（h）：頁腳（d頁面距邊界：頁腳用以標(biāo)注頁碼和文章在

5、當(dāng)頁的注釋資料。后者不常用，故取高度1厘米以 節(jié)省資源（假如某頁的注釋資料很多，那就調(diào)整這個頁面上的頁腳高度則 可）。頁眉用于設(shè)置書名、章節(jié)，亦可插入圖片，不搞那么多花樣的話，設(shè)為15 厘米就可以了。注意，頁眉、頁腳的 字體與行距也是可以在“格式”一“字體”或“段落”中設(shè)置的。其 中，頁眉的“行距”中的“段前”、“段后”都設(shè)為“自動”較好一一頁 面的眉目顯得疏郎一些。用以上設(shè)置去建立模板有兩種方 法。一種是保留原來的內(nèi)置模板而另 建一個新的模板，另一種是把原來的 內(nèi)置模板修改為新模板。為穩(wěn)妥計， 這里講前一種：很簡單，“文件”一“另存為”，在“保存類型”中選“文檔模板（*dot） ”，在“文件

6、名”中鍵入“自用dot”， “保存”（如右圖），ok。注在word2003中這個自用模板的保存路徑是applicationdata microsoft templateso必要時可按此路徑打開該模板所在文件夾templates而刪除該模板。這種方法穩(wěn)妥，但也給調(diào)用這個模板帶來了一點小麻煩。調(diào)用方法是，打 開word, “文件”一“新建”,在彈出的任務(wù)欄中點擊“在本機的模板”如左圖,9 文檔 1 microsoft wordmw!<£)"接著，在彈出的“模板”選項圖中 單擊“自用.dotm圖標(biāo)如下圖,創(chuàng)建模板的的第二種方法是修改原模板，其好處是，一打開word,用的就

7、是自設(shè)模板，毋須“新建”。該法在后面的“建立標(biāo)題格式與創(chuàng)建目錄”中講 述。2. 自設(shè)模板的使用及doc文件中半角空格、全角空格.空行的刪除在word中啟用了白設(shè)模板之后，把網(wǎng)上資料復(fù)制到這個空白的doc文件 上，制成形式規(guī)范的doc文檔就非常方便了。辦法是 把網(wǎng)上資料全文復(fù)制后，在空白的doc文件上，“編輯”一“選擇性粘 貼”一“無格式文本”一一“確定” o 繼而是刪除上述粘貼后文本中可能存在的半角空格、全角空格與空行。 其共同之處是都用“編輯”一“替換”一“全部替換”；不同之處是“查找內(nèi) 容”與“替換為”的內(nèi)容有所不同：把鼠標(biāo)定位在“查找內(nèi)容”欄的空白處，在英文輸入狀態(tài)下，按一下鍵盤 的空格

8、鍵，“查找內(nèi)容”欄岀現(xiàn)半角黑斑，“替換為”保持為空，點擊“全部 替換”，可除去文檔中全部半角空格；把鼠標(biāo)定位在“查找內(nèi)容”欄的空白處，在漢字輸入狀態(tài)下，點擊浮動圖 標(biāo)塗鈕did魁中的“月亮”與“逗號”圖標(biāo)，使之變?yōu)闃沸筯禺全 角字符輸入狀態(tài)），按一下鍵盤的空格鍵，“查找內(nèi)容”欄出現(xiàn)全角黑斑，“替換為”保持為空，點擊“全部替換”，可除去文檔中全部全角空格；鼠標(biāo)定位在“查找內(nèi)容”欄的空白處，在英文輸入狀態(tài)下，鍵入 vp,在 “替換為”鍵入ap （均是小寫），點擊“全部替換”，可除去文檔中全部空行。注“全部替換”后，有信息框彈出，告訴您刪除字符的個數(shù)，而“全部替 換”可多按幾次，以便把所有該刪除的無

9、用字符除去。至此，doc文檔資料基本制作完成，用“插入”插入頁碼后，可以把文件 改名“保存” to順便指出，要把txt格式文件制成這種規(guī)范化的doc文檔也是很簡便的。辦 法是，打開word,:文件”一“打開”，在“文件類型”中選“文本文件 （*lxl） ”撚后找到您的txt文件，打開。此后，“編輯“一“全選”，“剪 切”；再“編輯”一“選擇性粘貼”一“無格式文本”，“確定” o下來是刪 除半角、全角空格與空行，改名后保存為doc文件就行了。3. 補充說明“編輯”一“選擇性粘貼”一“無格式文本”中的“無格式文本”是取消 您復(fù)制到剪貼板中的文本格式，而粘貼為您的模板中的文本格式。這種粘貼，會把網(wǎng)上

10、文檔資料中的圖片及表格中的表格線刪去。因此，這 種粘貼方式用在純文本形式的文檔上最為方便。那么，遇到網(wǎng)上資料有圖片或表格時又該如何處理呢？辦法是單獨復(fù)制其 圖片或者表格，再到您的doc文件中插入或粘貼。這時，您可能會見到您插入或粘貼的圖片或表格的尺寸很大，超出您的頁 面范圍，以至您原來的文本資料的結(jié)構(gòu)被沖擊得一塌糊涂，慘不忍賭。處理該 問題的方法是“李代桃僵”。也就是說，把網(wǎng)上資料中的圖片復(fù)制后先保存到 “圖片收藏”文件夾，而表格粘貼到excel中；對于圖片，用acdsee或 photoshop軟件調(diào)整圖片的尺寸，使之適當(dāng)減少；對于表格，在excel中調(diào)整 （減少）表格的大小尺寸以及必要時重新

11、設(shè)置字體、字號、對齊方式等，然后 再插入或粘貼到您的doc文檔上去。（對于表格，還可以使用截圖工具截圖而變?yōu)閳D片處理）?？梢杂檬髽?biāo)光標(biāo)定好插入或粘貼的位置，直接插入或粘貼；也可以用word 窗體中“繪圖”工具欄的“文本框”，在doc中拉出一個文本框后，在該框中 插入或粘貼。文本框的四周有虛線框，圖片與表格的四周有實線框，調(diào)整這兩 個框的大小可以使圖片或表格完全顯露出來；鼠標(biāo)按住虛線框可以把圖表或表 格推拉到合適的位置；利用“繪圖”工具欄的“填充顏色”與“線條顏色”工 具，可以把虛線框（實質(zhì)是文本框）的底色與邊界線清除掉。大型文檔資料，例如一部書，我們希望其章節(jié)的標(biāo)題格式與正文有所區(qū) 別，并且可

12、以迅速打開指定章節(jié)開始閱讀，這能做到嗎？答案是肯定的。二. 標(biāo)題格式的設(shè)置.大綱視圖的使用以及目錄的制作1.“樣式與格式”工具該工具在word窗口上方的“格式”工具欄中。您可以用下圖所示方法把文檔 2 microsott word點擊1所臨向的三角彤后. 再點擊格式”右側(cè)三角型在彈出選項表牛總手-格式與樣式"后，出現(xiàn)左上角圖標(biāo).文n（e> uk1（£） beb（y） 入cd 幡攻xa <x> 豪絡(luò) s> wo<s> wutoqd lobeacrobat <£»（£）z“ n m iiftgy offl

13、i<«*a m741 x它調(diào)出來：點擊“樣式與格式”圖標(biāo)，在窗口右側(cè)出現(xiàn)其任務(wù)欄' （如右圖）。其中，“標(biāo)題”、“頁腳”、“止文”，點擊乍 都會在其右側(cè)出現(xiàn)一個下拉三角形，點擊三角形后有其相應(yīng) 的選項供您選擇。例如，“頁眉”，有“刪除”選項，點擊它后，頁眉中 的那根橫線就會消失，等等。標(biāo)題格式、止文所設(shè)置格式 的模板化都是在這里設(shè)置的。這里的標(biāo)題1、標(biāo)題2、標(biāo)題3是指標(biāo)題的級別，有 如大標(biāo)題、中標(biāo)題、小標(biāo)題；在設(shè)置了標(biāo)題1的格式后， 全文檔的大標(biāo)題都用這里的這個“標(biāo)題1”管轄和設(shè)置； 其余的亦與此類推。2、標(biāo)題格式的設(shè)置正文全遶 尊式二二rrs 12段前*寶行縮進(jìn)：2字

14、符樣式樣式四號如樣式樣弍樣式a樣式12zj頁眉在doc文檔中，用鼠標(biāo)選擇第一個大標(biāo)題，用“格式” “字體”或“段落”設(shè)置該大標(biāo)題的格式，例如“加粗” 段前段后“自動”等；打開“樣式與格式”任務(wù)欄，點開 “標(biāo)題1”旁的小三角形，在選項中點擊“更新以匹配選 擇”，則第一個大標(biāo)題的格式設(shè)置完畢。樣式和格式 xe9馳文式1e新祥式二航抵磁用的格式修改（i）.在doc文檔中，繼續(xù)下找，用鼠標(biāo)選擇第二個大標(biāo)題, 該標(biāo)題文字反白后，點擊“樣式與格式”任務(wù)欄中的“標(biāo) 題1”，0k,第二個大標(biāo)題的格式設(shè)置完畢。其余的大標(biāo) 題的格式設(shè)置與此相同。（參看右圖）與上面講述的方樣式和格式 所毬文手的搭貳正文用的恪式拆摩

15、1丿.丿卩/田使用“樣式與格式”任務(wù)欄中的“標(biāo)題2”、“標(biāo)題3”， 法類似，可設(shè)置doc文檔中的全部2級與3級標(biāo)題，即中標(biāo)題 與小標(biāo)題。如果您的文檔標(biāo)題不止3級，那這么辦呢？ word為您準(zhǔn) 備的標(biāo)題共九級。在“樣式與格式”任務(wù)欄下方“顯示”中 有一個“所有樣式”的選項，選擇它，有標(biāo)題1到標(biāo)題9供您 使用。9級標(biāo)題，足夠應(yīng)用了（見右圖）。3、大綱工具欄及大綱視圖的應(yīng)用在word窗口屮，點擊“視圖”，在其下拉菜單屮有“頁與“大綱”兩個 選項。點擊“大綱”，在窗口上方彈出大綱工具欄如下述圖片所示。在這個工番把兩上噴料快速初成規(guī)范化的doc文件.doc - microsoft word文件（e） 須

16、l*（e） 祝圖q） 播入!） 格或3 工具（?。?在絡(luò)（a） sa（s） 幣幼（ adobe pdf仗） acrobat注耘（q 幄升或降低葆題級射昱段文檔授些選擇標(biāo)題層程目錄更新亠閱琪®対丁*扌2 &. - j g * n 示級別2二）=眉g更新靜（五九 m.蝕上:h好絕2宋偉四號 叵才夏畫 *站：忑斗 一、創(chuàng)立一個符臺自己閱讀習(xí)慣的vofd模板及快速制作規(guī)范化的"c v 文卞當(dāng)左傭紅色菱焉框內(nèi)空心十字搔鈕為選擇搔鈕忿 ' 正文.頁邊距、頁眉與頁腳的設(shè)雲(yún).并創(chuàng)建到模板中.具欄圖片中，有好幾個我們以紅線圈出的按鈕區(qū)域，它們的功能如上方的紅字 所示。必要時，

17、可使用這些按鈕實現(xiàn)您對大綱的編輯意圖。甸選添加到模板千萬不要勾選自動更新！r添加到梗板區(qū)目動更釉格式©）- ii離i取消 i在上述工具欄中選取標(biāo)題層數(shù)“顯示級別2”后，單擊該工具欄中的某個 空心十字按鈕，word就會把該標(biāo)題下的全部文字資料全部選中。當(dāng)再次點擊 “視圖”一“頁面”按鈕時，便回到頁面顯示狀態(tài)（注意，這時，所顯示的文 檔底面是黑色的，鼠標(biāo)點擊一下文檔的其他部分，其黑底便會消失）。利用這 一功能，可以讓我們快速選定并展開閱讀章節(jié)，在大型文檔資料的閱讀屮很有 用。4、利用“樣式與格式”中“正文”的選項制 作word模板在用p1頁所述方法設(shè)定文檔的格式之后，點 開“樣式與格式”

18、中“正文”的三角形下拉按鈕， 里面有一個“修改”選項。點擊該選項，彈出“修改樣式”對話框如右圖。我們看到，紅線中圈示的記錄正好是我們此前所設(shè)定的文檔格式。這時只 要用鼠標(biāo)點擊“添加到模板”前的空框，勾選這一選項，點擊“確定”，word 便把這一修改添加到它原來的內(nèi)置模板中去。以后打開word,使用的就是這一 個修改后的模板。為保險計，在作這一步之前，最好按照p2頁所示文件路徑 c:documentsandsettingsapplicationdatamicrosofttemplates 至templates 文件夾中，把 word的內(nèi)置模板normal.dot復(fù)制并粘貼到另一處安全的備份文件夾

19、內(nèi)。這 樣，在修改后的模板出問題時可以重新裝入原來的內(nèi)置模板，回復(fù)原來狀態(tài)。另一注意事項是，千萬不要勾選上圖中的“自動更新”。否則，您在文檔 中作的任一個微小的更改都會影響到全局，例如把文檔中的一個字加粗，全文 檔的文字也就全部加粗。我在摸索中學(xué)習(xí)這一功能時，就因為我事先不知道這 一點而弄到要重裝office不勾選“自動更新”，就不用自找麻煩了。如果發(fā)現(xiàn)上頁圖片中紅線圈示的不是自己設(shè) 定的文檔格式，則可以用其下方的“格式”按鈕 作修改。點開其三角形下拉按鈕，其彈出的選項 中有“字體”與“段落”。點擊它們，彈出的選 項卡與點擊“格式”一“字體”或“段落”時出 現(xiàn)的選項卡完全相同。按p1中圖片所示

20、參數(shù)作設(shè) 置后，勾選“添加到模板”，“確定”，word便 把您的修改添加到原來的內(nèi)置模板中去了。這也就告訴我們，在“格式”一“字體”或 “段落”的選項屮所作的設(shè)置，在添加到模板之前是獨立的，不會作用于整個word文檔。或者說，可以用“格式”一“字 體”或“段落”屮的選項對文檔屮的某一局部作修改，使格式的設(shè)置具有靈活 性。微軟的這一設(shè)計，想得周到。5. 制作目錄以及目錄的使用對于大型文檔，編寫目錄，注明各章節(jié)的頁碼，并借助目錄快速打開相關(guān) 章節(jié)來閱讀，是必要的。word可以迅速實現(xiàn)這一功能。在文檔首頁適當(dāng)處插入光標(biāo)（冃錄的首行起點）之后，在菜單欄，“插文件毎譏e）2識正文描入 tp l 鋸:rt

21、 工a/q 我格宙口 0 mfflbop adobe pdf(b) acrobat11a 工3 rnyhxistag.ftg 1正式注和 注交丈51用（£）.審弓i利耳錄p更毗對齊床苻曲導(dǎo)符q）：格式：宗示大餡工口欄零引sr0sx） |引文目錄i 打hw j鏢式標(biāo)si1 苜行編劃：»ar：o< ftftg 1洋殊笛號(x).p便用而不便用更咼qpr拉開三角形下拉技yit珈 |入”一“引用”，點擊“索引和目錄”，岀現(xiàn)右側(cè)“索引和目錄”選項卡，取 “目錄”選項卡，拉開其“格式”的三角形下拉按鈕，選“正式”；在“顯示 級別”中取本文所用標(biāo)題層數(shù)(本文為2,即一共兩級)，點擊“確定”。 0k,在首頁原光標(biāo)指定處起，岀現(xiàn)本文目錄。該目錄的外觀，也就是它的字體、字號、行距等等，可以在用鼠標(biāo)選中整 個目錄之后，用“格式”一“字體”或“段落”中的選項來調(diào)整，包括把“傾 斜”字體改為“常規(guī)”字體。目錄外觀的另一個令人不爽的問題是，它的底面 可能是灰色的。解決辦法是，“工具”一“選項”,在其“視圖”選項卡中， 點“域底紋”的下拉按鈕，選“不顯示”則可。用這種方式制作冃錄，效率高，效果好。比如，冃錄的點劃線，如果是用 人工方法去添加，就費時、費力，還不討好一一畫的點劃線很不整齊！在文檔首頁