試析提高辦會能力的技巧

1、試析提高辦會能力的技巧一個會議就是一個“系統(tǒng)工程”。開好一個會議，不是哪個部門、哪個 人就能完成的，需要大量人力、物力、財力等各方面的協(xié)調(diào)和多個部門配合才能開出高質(zhì)量的會議。要排除干擾因素，制定嚴格的會場紀律，嚴禁在 會場使用移動電話開會時找人、無關(guān)人員進會場、與會代表提前退場等，確保集中精力開好會。 努力保障，服務(wù)到位。提高會議質(zhì)量，確保會議安全、順利、圓滿，服務(wù)保障是關(guān)鍵。 要科學(xué)安排會議日程、議程，突出重點， 主次分明，安排適當。 速度要快。一般的會議從會前籌備，到會間組織，再到會后處理， 大小會務(wù)工作數(shù)十項，而會期一般就幾天，可謂任務(wù)非常重，時間卻 很緊。這就要求會務(wù)人員要增強時間觀念

2、，加快工作節(jié)奏，提高工作 效率，一會前周密準備要依據(jù)調(diào)查情況，研究制 定科學(xué)的會議方案、計劃，明確會議的內(nèi)容、時間、方法步驟和需要解決的問題以及完成時限，分工準 備，責任到人。 加強協(xié)調(diào)。密切配合。 會前準 備工作涉及面廣，任務(wù)繁重，涉及到調(diào)查研究、安排議題、準備文件、會議接待、布置 會場、會議編組等多項工作。要求會議工作人員必須制訂詳細的計劃，考慮和安排好方方面面的問題。 因此，在明確會議時間、地點、人員的基礎(chǔ)上，針對會前需要準備的工作要成立會議臨時籌辦機構(gòu)，進 行明確分工。文字材料是會議的關(guān)鍵。沒有成功的會議文件，就 不可能有成功的會議。準備會議材料，特別是會議的主要文件，要早動手、早思考

3、、早調(diào)研、早起草。小型的工作會議在本機關(guān)會議室召開， 會務(wù)工作全由自己負 責。重要的大型的會議在賓館、酒店的禮堂或大會議室召開。這 就要事先與賓館、 酒店預(yù)訂， 提出配合的要求， 要有精干的班子， 如會務(wù)組、資料組、生活組等責任到人，既分工又配合。還要與 新聞媒體，保安、信訪、交警、電力等有關(guān)部門協(xié)商、予以配合。會前設(shè)計構(gòu)思。會前要根據(jù)會議的性質(zhì)、內(nèi)容、參會人數(shù)多少 設(shè)計構(gòu)思 等要求，對會場選擇、會議布置等都需要進行提前構(gòu)思。比如今天參會人 員有幾十人、上百人、甚至幾百人，那么腦海中馬上就要想到區(qū)上哪個會 議室適合。這就需要我們在平常工作中多留心，對全區(qū)各單位、各賓館的 會議室的規(guī)格、大小、環(huán)

4、境、設(shè)備配置有個大概的了解，在臨時要用的時候才能做到心中有數(shù)。 會場的布置。會場布置包括會標的制作、懸掛；環(huán)境的美化； 布置 座次安排等等。不同會議要求不一樣，（1）掛好大會會標（橫幅） ，紅底白字。 （2）安排好主席臺 座位，擺好上臺領(lǐng)導(dǎo)坐席卡、茶杯、資料、鉛筆、手帕或手紙。 （3）布置背景、會徽、紅旗、綠草、鮮花。 （4）檢查擴音設(shè)備、 音量的大小。 （5）臺下坐位夠數(shù)、重要會議發(fā)票、劃區(qū)域核對， 可備茶水。二會中優(yōu)質(zhì)服務(wù)第一，會議報到。簽到是一種方式。擺了座牌的，清點缺位的人員， 同時必要時還要向主持人或者主要領(lǐng)導(dǎo)通報人員到會情況，不僅是要清點 還要通報。迎接引導(dǎo)。對于迎接引導(dǎo)工作，有指

5、示欄、指示牌和其他指示 標識的引導(dǎo)，但也需要其他人員的引導(dǎo)，有些領(lǐng)導(dǎo)或者是單位來報到參會 后，就在會場上到處找自己的位置，這個時候我們辦會的同志一定要盡快 將他們引入座位，免得整個會場打擁堂。這些都是辦會人員職責范圍內(nèi)的 事，不只是搞好會場布置就坐在一邊， 像引領(lǐng)這些工作都是屬于辦 會人員職責范圍內(nèi)應(yīng)該做的事情。所以一定要有一種意識，會議未完成之 前，會務(wù)人員都要機警一點。 在主席臺下邊設(shè)立“值班 席”，以便處理臨事項，做到內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息。如向有關(guān)部門轉(zhuǎn)送導(dǎo)同志批辦的文件；有關(guān)部門的 緊急情況要轉(zhuǎn)達與人員，傳遞信件、電報、接電話等。在這項工作中，會議工作人員要掌握分寸，謹慎 行事。會議進行

6、中，可能發(fā)生一些臨時變動如調(diào)整議題、臨時動議、增加與會人員以及其他特殊情況， 會議工作人員要及時向領(lǐng)導(dǎo)請示并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示采取應(yīng)急措施，妥善處理。 3.密切協(xié)作，做好場后服務(wù) 主要包括場外安全保衛(wèi)，預(yù)防其它突發(fā)性事件發(fā)生，維護好會場秩序；安排與會人員的食宿， 對照籌備方案與實際情況核實，看有無變動，以便做到臨時性調(diào)整；場外設(shè)立醫(yī)療室，搞好醫(yī)療服務(wù)； 備好車輛，方便與會人員外出等等。會場秩序維護到位 凡大型會議會場周圍無噪音；保安（公安） 、信訪接訪人員 堅守崗位、防突發(fā)事故、防破壞；招呼那些在會場外吸煙、閑談 的與會人員認真聽會。不能“上面開大會、下面無所謂”,辦會同志要隨時關(guān)注會場紀律，假如

7、有個別參會人 員在會場中走動或是接打電話都要適時的提醒，會場紀律不好，會直接影 響會議效果，領(lǐng)導(dǎo)看見了是會影響情緒的。三會后完善落實 及時會后總結(jié) 每次會議結(jié)束后，要召集會務(wù)工作人員認真總結(jié)經(jīng)驗，尋找工作差距，討論下步意見，使以后 辦理同類會議時有所借鑒。及時總結(jié)辦會的經(jīng)驗教訓(xùn)，對會務(wù)工作中好的方面要予以發(fā)揚，不理 想的地方要吸取教訓(xùn)，及時分析原因以及今后工作需要改進的地方，這就 好比我們讀書時候的錯題本一樣，盡可能的讓自己不再同一個問題上屢次 犯錯。 重大會議結(jié)束后，各單位往往立即召開會 議，傳貫徹，深入領(lǐng)會，接下來會結(jié)合本單位實際，提出一貫徹落實的思路和辦法。以信息的形式持續(xù) 反饋各各單位的貫徹落實情況，抓好會后督查 其目的是對會議決定事項辦理情況進行檢查和催促，確保會議精神落到實處。對明令推進的工作或者禁止的情，會議結(jié)束之后，要適時進行督查。對貫徹落 實較的地方和部門提出表揚，對貫徹落實不力的地方和位提出批評，同時剖析原因，解決問題，保證工