衛(wèi)生部門檔案管理工作的問題與措施

1、    衛(wèi)生部門檔案管理工作的問題與措施    王秀榮摘 要 檔案記載了一個(gè)單位歷史發(fā)展的過程，它從不同的角度全面客觀的反映各個(gè)不同歷史時(shí)期、不同背景條件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是歷史的見證。衛(wèi)生部門檔案是衛(wèi)生部門在工作活動(dòng)中形成的文件、簿冊(cè)、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體的資料，是單位的寶貴財(cái)富。提高檔案管理水平，有利于醫(yī)療質(zhì)量和服務(wù)水平的提高，有利于醫(yī)學(xué)科技的推廣，有利于醫(yī)患雙方利益的維護(hù)，對(duì)衛(wèi)生部門領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)極為重要。關(guān)鍵詞 衛(wèi)生部門 檔案管理：r741.3 ：a1衛(wèi)生部門檔案管理面臨新的問題隨著我國(guó)市場(chǎng)

2、經(jīng)濟(jì)模式的建立，衛(wèi)生部門的建設(shè)與發(fā)展也處在一個(gè)非常的時(shí)期，因而相關(guān)單位的檔案管理也面臨新的問題。（1）檔案管理制度不健全，檔案收集率不高。在衛(wèi)生部門管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的衛(wèi)生醫(yī)療、人事、行政、后勤管理制度，但涉及檔案管理的制度卻較少。在衛(wèi)生部門目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標(biāo)考核，造成檔案收集率不高。同時(shí)，由于管理制度不嚴(yán)、不健全，有意無(wú)意地不及時(shí)移交各科室自己保管的材料，造成檔案收集不齊全。（2）檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會(huì)的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化。各衛(wèi)生部門在管理檔案時(shí)，沒有按統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，根據(jù)自己的理解和

3、實(shí)踐進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。（3）檔案意識(shí)不強(qiáng)，利用率較低。由于檔案不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，衛(wèi)生部門領(lǐng)導(dǎo)一般對(duì)檔案管理意識(shí)比較淡薄，還存在相當(dāng)程度的“重業(yè)務(wù)、輕檔案”的意識(shí)，認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在單位管理中的重要性和必要性。由于對(duì)檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。（4）檔案管理分散，完整性和安全性差。衛(wèi)生部門的檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)。由于歷史的原因和衛(wèi)生行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案和會(huì)計(jì)檔案，而醫(yī)療文書檔案等分屬各個(gè)業(yè)務(wù)部門管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成多部門管理檔案的格局。由于檔案由各科室自己管理，

4、既不便于綜合利用，又不利于檔案的完整和安全。每個(gè)科室都要有人兼管保存，重復(fù)保存，造成人力、物力和空間的浪費(fèi)。（5）管理人員業(yè)務(wù)水平不高，檔案知識(shí)欠缺。目前衛(wèi)生部門中檔案專業(yè)出身人員較少，專業(yè)知識(shí)老化，知識(shí)面較窄，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷普遍偏低，現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)貧乏，外語(yǔ)水平不高，這些情況已不適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案事業(yè)發(fā)展。同時(shí)，在衛(wèi)生部門人才培養(yǎng)中，一般重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高沒有納入計(jì)劃和要求，檔案管理人員平時(shí)進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不夠，缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，許多檔案管理人員的管理水平停留在經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和活力。2提高醫(yī)院檔案管

5、理水平的措施為使衛(wèi)生醫(yī)療檔案管理工作能更好地為醫(yī)療衛(wèi)生改革和醫(yī)院事業(yè)發(fā)展服務(wù)，必須重視衛(wèi)生部門檔案管理人員的充實(shí)和培養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療檔案管理的現(xiàn)代化。（1）加強(qiáng)檔案法學(xué)習(xí)，提高依法管理意識(shí)。檔案管理是衛(wèi)生部門管理的重要組成部分，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，與醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。要大力宣傳檔案法，使單位領(lǐng)導(dǎo)和職工都能充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，認(rèn)識(shí)檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作，從而促進(jìn)全員檔案意識(shí)格局的形成。（2）建立科學(xué)管理體系，健全管理制度。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新，必須建立與之相應(yīng)的、科學(xué)的檔案管理體系。各衛(wèi)生部

6、門要結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，根據(jù)檔案法等有關(guān)法律、法規(guī)，制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實(shí)可行的檔案管理制度。對(duì)各科室的各類檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評(píng)價(jià)，同步發(fā)展。（3）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì)。檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，衛(wèi)生部門要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)療人才培養(yǎng)計(jì)劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。一方面要通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識(shí)更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識(shí)水平；另一方面要深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對(duì)檔案信息的需求，不斷總結(jié)探索檔案管理工作，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動(dòng)檔案管理水平的提高。（4）加大投入，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。加大資金投入

7、，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護(hù)設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的配備，如檔案庫(kù)房的去濕、空調(diào)設(shè)備，高效滅蟲、滅火設(shè)備；另一方面要引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理，充分利用計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用設(shè)計(jì)完善的軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的無(wú)紙化。重視開發(fā)利用，發(fā)揮檔案社會(huì)效益。檔案作為衛(wèi)生部門管理中的一項(xiàng)重要的信息資源，只有積極開發(fā)利用，才能體現(xiàn)檔案在醫(yī)療改革開放中的價(jià)值和作用。因此，檔案管理人員要樹立服務(wù)意識(shí)，要多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，使各單位的檔案為臨床、醫(yī)療、教學(xué)和科研工作服務(wù)。同時(shí)，積極開展多種編研活動(dòng)，對(duì)信息進(jìn)行深層次開發(fā)和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層、多方面、有實(shí)效的信息。另外，還要加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，實(shí)現(xiàn)各級(jí)部門信息的橫向聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會(huì)效益?？傊l(wèi)生部門檔案管理工作是一個(gè)專門的學(xué)問，涉及部門和范圍極為廣泛，必須調(diào)動(dòng)全員意識(shí)來共同