【項(xiàng)目管理知識(shí)】綜合管理之IT項(xiàng)目管理之范圍的管理

1、綜合管理之 IT 項(xiàng)目管理之范圍的管理1，項(xiàng)目范圍的概念做過項(xiàng)目的人可能都會(huì)有這樣的經(jīng)歷：一個(gè)項(xiàng)目做了很久，感覺總是做不 完，就像一個(gè) “無底洞”。用戶總是有新的需求要項(xiàng)目開發(fā)方來做 ,就像用戶在 “漫 天要價(jià)”，而開發(fā)方在 “就地還錢”。實(shí)際上，這里涉及到一個(gè) “范圍管理”的概 念。項(xiàng)目中哪些該做，哪些不該做，做到什么程度，都是由 “范圍管理 ”來決定 的。項(xiàng)目是為完成產(chǎn)品或服務(wù)所做的一次性努力。因此在這里，范圍的概念包 含兩方面，一個(gè)是產(chǎn)品范圍，即產(chǎn)品或服務(wù)所包含的特征或功能，另一個(gè)是項(xiàng) 目范圍，即為交付具有規(guī)定特征和功能的產(chǎn)品或服務(wù)所必須完成的工作。考 | 試 /大在確定范圍時(shí)首先要確定

2、終產(chǎn)生的是什么，它具有哪些可清晰界定的特性。 要注意的是特性必須要清晰，以認(rèn)可的形式表達(dá)出來，比如文字、圖表或某種 標(biāo)準(zhǔn)，能被項(xiàng)目參與人理解，絕不能含含糊糊、模棱兩可，在此基礎(chǔ)之上才能 進(jìn)一步明確需要做什么工作才能產(chǎn)生所需要的產(chǎn)品。也就是說產(chǎn)品范圍決定項(xiàng) 目范圍。項(xiàng)目范圍管理是指對(duì)項(xiàng)目包括什么不包括什么的定義和控制的過程， 這個(gè)過程用于確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和利益相關(guān)者對(duì)作為項(xiàng)目產(chǎn)品以及生產(chǎn)這些產(chǎn)品所 用到的過程有一個(gè)共同的理解。項(xiàng)目管理重要也是難做的一件工作就是確定項(xiàng) 目范圍。2，項(xiàng)目范圍管理是項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵項(xiàng)目成敗的影響因素很多，其中的許多因素，如用戶的參與、清晰的項(xiàng)目 任務(wù)、明確的需求說明以及正確

3、的計(jì)劃工作等都是項(xiàng)目范圍管理的組成要素。美國(guó)凱勒管理研究生院的項(xiàng)目經(jīng)理威廉V.黎巴認(rèn)為，缺少正確的項(xiàng)目定義和范 圍核實(shí)是導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的主要因素。首先，是企業(yè)一級(jí)的責(zé)任 沒有完善的項(xiàng)目管理體系來指導(dǎo)項(xiàng)目的管理。這種情況是糟糕的，如果是這種原因，那么項(xiàng)目的成敗往往需要靠項(xiàng)目經(jīng)理個(gè)人的管理、領(lǐng)導(dǎo)能力。這種情況項(xiàng)目成功的可能性非常小，大部分項(xiàng)目都是以失敗而告終；第二，是企業(yè)及項(xiàng)目組共同的責(zé)任對(duì)項(xiàng)目沒能制定出清晰規(guī)范的范圍變更控制過程。企業(yè)有管理體系，但不夠完善和規(guī)范，對(duì)項(xiàng)目組的變更過程的 制定沒能起到有效的指導(dǎo)作用。變更是不可避免的，只要有效地加以管理和控 制，同樣可以達(dá)到各方滿意的結(jié)果；第三，是對(duì)范

4、圍的定義不夠明確，做不到可量化、可驗(yàn)證程度。很多時(shí)候 都是一些定性的要求、而不是定量的，例如 “界面友好，可操作性強(qiáng)，提高用戶 滿意度 ”等。類似這些模糊的需求就是導(dǎo)致后續(xù)項(xiàng)目扯皮的根源。項(xiàng)目范圍的明 確定義，有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理及系統(tǒng)分析員將起到至關(guān)重要的作用。由以上的論述，可以得出結(jié)論：完善的項(xiàng)目范圍管理是整個(gè)項(xiàng)目終成敗的 關(guān)鍵。所以作為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，必須以科學(xué)的態(tài)度和方法來對(duì)待和管理好項(xiàng)目 范圍。3，怎樣管理好項(xiàng)目范圍既然已經(jīng)認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目范圍管理是如此重要，那么應(yīng)該怎樣才能管理好項(xiàng)目 的范圍呢？從上面的論證過程，可以清楚地看到造成項(xiàng)目范圍不好管理的一些 原因，那么要管理好項(xiàng)目范圍就必須對(duì)癥下藥

5、，才能管理好項(xiàng)目范圍。首先， 必須先了解項(xiàng)目范圍管理的一些科學(xué)過程；然后認(rèn)真按照這些科學(xué)過程進(jìn)行項(xiàng) 目的范圍管理。做好項(xiàng)目管理應(yīng)該包含下面過程：?jiǎn)?dòng)、范圍計(jì)劃、范圍定 義、范圍核實(shí)及范圍變更控制。下面將詳述如何做好這些過程：3.1 啟動(dòng)過程啟動(dòng)是指組織正式開始一個(gè)項(xiàng)目或繼續(xù)到項(xiàng)目的下一個(gè)階段。啟動(dòng)一個(gè)項(xiàng) 目首先應(yīng)該從組織整體環(huán)境和戰(zhàn)略計(jì)劃角度考慮，判斷哪種類型的項(xiàng)目會(huì)帶來的價(jià)值。啟動(dòng)過程的一個(gè)輸出就是項(xiàng)目章程。項(xiàng)目章程是一個(gè)重要的文檔，這個(gè)文件正式承認(rèn)項(xiàng)目的存在并指明項(xiàng)目目標(biāo)和項(xiàng)目管理。啟動(dòng)過程明確指定這一過程有一個(gè)重要的輸出文檔項(xiàng)目章程，項(xiàng)目章程將粗略地規(guī)定項(xiàng)目的范圍，這也是項(xiàng)目范圍管理后續(xù)

6、工作的重要依據(jù)。項(xiàng)目 章程中還將規(guī)定項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)利以及項(xiàng)目組中各成員的職責(zé)，還有項(xiàng)目其他干 系人的職責(zé)，這也是在以后的項(xiàng)目范圍管理工作中各個(gè)角色如何做好本職工作 有一個(gè)明確的規(guī)定，以致后續(xù)工作可以更加有序地進(jìn)行。因此，千萬不能忽略項(xiàng)目的啟動(dòng)過程。步就制定出一個(gè)簡(jiǎn)單的項(xiàng)目章程具有非常重要的意義。例 如，當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理無法從利益相關(guān)者那里獲得支持，考 | 試/大他可以求助于項(xiàng)目 章程所一致商定的條款。3.2 范圍計(jì)劃過程范圍計(jì)劃是指進(jìn)一步形成各種文檔，為將來項(xiàng)目決策提供基礎(chǔ)，這些文檔 中包括用以衡量一個(gè)項(xiàng)目或項(xiàng)目階段是否已經(jīng)順利完成的標(biāo)準(zhǔn)等。作為范圍計(jì) 劃過程的輸出，項(xiàng)目組要制定一個(gè)范圍說明書和范圍管

7、理計(jì)劃。古語(yǔ)云： “預(yù)則立，不預(yù)則廢！ ”。一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理要想真正管理好項(xiàng)目范 圍，沒有必要的技術(shù)和好的方法是肯定不行的。要做好一個(gè)項(xiàng)目首先強(qiáng)調(diào)的就是周密地做好范圍計(jì)劃編制。范圍計(jì)劃編制 是將產(chǎn)生項(xiàng)目產(chǎn)品所需進(jìn)行的項(xiàng)目工作（項(xiàng)目范圍）漸進(jìn)明細(xì)和歸檔的過程。做范圍計(jì)劃編制工作是需要參考很多信息的，比如產(chǎn)品描述，首先要清楚終產(chǎn) 品的定義才能規(guī)劃要做的工作，項(xiàng)目章程也是非常主要的依據(jù)，通常它對(duì)項(xiàng)目 范圍已經(jīng)有了粗線條的約定，范圍計(jì)劃在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步深入和細(xì)化。這個(gè)過程有一個(gè)輸出是范圍說明書，那么范圍說明指的是什么呢？范圍說 明是在項(xiàng)目參與人之間確認(rèn)或建立了一個(gè)項(xiàng)目范圍的共識(shí)，作為未來項(xiàng)目決策的文檔基準(zhǔn)

8、。范圍說明書中至少要說明項(xiàng)目論證、項(xiàng)目產(chǎn)品、項(xiàng)目可交付成果 和項(xiàng)目目標(biāo)。項(xiàng)目論證是商家的既定目標(biāo)，要為估算未來的得失提供基礎(chǔ)；項(xiàng) 目產(chǎn)品是產(chǎn)品說明的簡(jiǎn)要概況；考 | 試/大項(xiàng)目可交付成果一般要列一個(gè)子產(chǎn)品級(jí)別概括表，如：為一個(gè)軟件開發(fā)項(xiàng)目設(shè)置的主要可交付成果可能包括程序代 碼、工作手冊(cè)、人機(jī)交互學(xué)習(xí)程序等。任何沒有明確要求的結(jié)果，都意味著它 在項(xiàng)目可交付成果之外；項(xiàng)目目標(biāo)是要考慮到項(xiàng)目的成功性，至少要包括成 本、進(jìn)度表和質(zhì)量檢測(cè)。項(xiàng)目目標(biāo)應(yīng)該有標(biāo)志（如：成本、單位）和的或相對(duì) 的價(jià)值。盡量避開不可量化的目標(biāo)（如： “客戶的滿意程度 ”），因?yàn)樗鼘⒆屇?的項(xiàng)目承擔(dān)很高的風(fēng)險(xiǎn)。范圍管理計(jì)劃又是什么

9、呢？范圍管理計(jì)劃是描述項(xiàng)目范圍如何進(jìn)行管理， 項(xiàng)目范圍怎樣變化才能與項(xiàng)目要求相一致等問題的。它也應(yīng)該包括一個(gè)對(duì)項(xiàng)目 范圍預(yù)期的穩(wěn)定而進(jìn)行的評(píng)估（比如：怎樣變化、變化頻率如何及變化了多 少）。范圍管理計(jì)劃也應(yīng)該包括對(duì)變化范圍怎樣確定，變化應(yīng)歸為哪一類（當(dāng)產(chǎn)品特征仍在被詳細(xì)描述的時(shí)候，做到這點(diǎn)特別困難，但必要）等問題的清楚 描述。3.3 范圍定義過程范圍定義是指將項(xiàng)目主要的可交付成果細(xì)分成較小的、更易管理的組分。范圍定義對(duì)項(xiàng)目成功非常重要，因?yàn)橐粋€(gè)好的范圍定義可以提高項(xiàng)目時(shí)間、成 本以及所需資源估算的準(zhǔn)確性，還可以為項(xiàng)目實(shí)施績(jī)效評(píng)測(cè)和項(xiàng)目控制提供基 線，有助于清楚地溝通工作職責(zé)。在這個(gè)過程中，項(xiàng)目

10、組要建立一個(gè)工作分解 結(jié)構(gòu)（ WBS）。WBS的建立對(duì)項(xiàng)目來說意義非常重大，它使得原來看起來非?；\統(tǒng)、非常 模糊的項(xiàng)目目標(biāo)一下子清晰下來，使得項(xiàng)目管理有依據(jù)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作目標(biāo) 清楚明了。如果沒有一個(gè)完善的 WBS或者范圍定義不明確時(shí)，變更就不可避免 地出現(xiàn)，很可能造成返工、延長(zhǎng)工期、降低團(tuán)隊(duì)士氣等一系列不利的后果。制定好一個(gè)WBS的指導(dǎo)思想是逐層深入。先將項(xiàng)目成果框架確定下來，然 后每層下面再把工作分解，考 | 試/大這種方式的優(yōu)點(diǎn)是結(jié)合進(jìn)度劃分直觀，時(shí)間感強(qiáng)，評(píng)審中容易發(fā)現(xiàn)遺漏或多出的部分，也更容易被大多數(shù)人理解。另外 讓所有項(xiàng)目成員和客戶參與 WBS的創(chuàng)建和審查是非常重要的，誰負(fù)責(zé)實(shí)施，

11、誰 就應(yīng)該通過制定WBS協(xié)助計(jì)劃過程。3.4 范圍核實(shí)過程范圍核實(shí)是指對(duì)項(xiàng)目范圍的正式認(rèn)定，項(xiàng)目主要干系人，如項(xiàng)目客戶和項(xiàng) 目發(fā)起人等要在這個(gè)過程中正式接受項(xiàng)目可交付成果的定義。這個(gè)過程是范圍確定之后，執(zhí)行實(shí)施之前各方相關(guān)人員的承諾問題。一旦 承諾則表明你已經(jīng)接受該事實(shí)，那么你就必須根據(jù)你的承諾去實(shí)現(xiàn)它。這也是 確保項(xiàng)目范圍能得到很好的管理和控制的有效措施。3.5 范圍變更控制過程范圍變更控制是指對(duì)有關(guān)項(xiàng)目范圍的變更實(shí)施控制。主要的過程輸出是范 圍變更、糾正行動(dòng)與教訓(xùn)總結(jié)。再好的計(jì)劃也不可能做到一成不變，因此變更是不要避免的，關(guān)鍵問題是 如何對(duì)變更如何進(jìn)行有效的控制?？刂坪米兏仨氂幸惶滓?guī)范的變更管理過 程，在發(fā)生變更時(shí)遵循規(guī)范的變更程序來管理變更。通常對(duì)發(fā)生的變更，需