員工報銷費用規(guī)定制度

1、.起草部門 From： * 部編號 No.：呈報部門 To：公司總經(jīng)辦日期 Date：抄送部門 To：各部門批準(zhǔn) Sign:員工費用報銷管理規(guī)定第一條：目的為了嚴(yán)格公司管理制度，合理控制公司經(jīng)營費用，根據(jù)公司經(jīng)營活動的特點，特制訂制度。第二條：適用范圍本制度適用于公司所有員工。第三條：報銷職責(zé)：1、報銷人須對報銷單據(jù)的真實可靠、完整性負(fù)全部責(zé)任；如發(fā)現(xiàn)有不真實的報銷內(nèi)容，不予報銷，并給予處罰（請領(lǐng)導(dǎo)補充）。2、報銷所屬部門主管須認(rèn)真核實單據(jù)再簽名，并為所簽報銷單負(fù)連帶責(zé)任，若有包庇作假等行為，追加簽名者責(zé)任（請領(lǐng)導(dǎo)補充）。第四條：報銷時間：費用報銷單于每月10 號之前上交財務(wù)部，報銷費用審核完

2、后，財務(wù)部于25 號之前發(fā)放報銷費用（如有特殊原因延后須提前知會）。項目部報銷單也必須在 10 號之前寄到部門主管收取，請?zhí)崆鞍才挪⒓某鰣箐N單，以免延誤報銷時間。第五條：報銷流程.報銷人填制單據(jù)部門負(fù)責(zé)人出納財務(wù)主管總經(jīng)辦審批（票 據(jù) 齊 全）（審核并 簽名）（審核票據(jù)及 報銷內(nèi)容）第六條：報銷單粘貼、填寫及發(fā)票要求1、費用報銷單須采用公司統(tǒng)一報銷單、黑色簽字筆填制，并注明報銷日期，用途，附件張數(shù)、金額及相關(guān)備注。費用報銷單的填寫一律不允許涂改，尤其是金額，合計金額要精確到分，并要保證大、小寫一致，大寫金額為零的不得以“×”、“ / ”等代替，否則無效。2、報銷發(fā)票須粘貼整齊，貼于費

3、用報銷單后方，一份報銷單最多報銷四項費用。3、報銷項目及粘貼過程中應(yīng)區(qū)別費用性質(zhì)（如：交通費、住宿費、餐飲費、招待費、辦公費等）分類報銷、粘貼，便于歸類計算和整理。4、員工報銷費用必須憑相對應(yīng)的發(fā)票報銷，如特殊原因未有發(fā)票可憑收據(jù)報銷（不得自制收據(jù)及原始憑證報銷），收據(jù)上方須寫上公司名稱并蓋有出票方的章印方可報銷。缺少的部分發(fā)票，員工須找齊其他發(fā)票做填補。如有單據(jù)丟失情況發(fā)生的，可填寫現(xiàn)金支出證明單由知情人證明情況（無知情人的由上級審核批準(zhǔn)），經(jīng)簽字批準(zhǔn)后按照費用報銷金額的 90%準(zhǔn)予報銷（請領(lǐng)導(dǎo)補充修改）。第七條：報銷規(guī)定：1、業(yè)務(wù)招待費管理：1.1定義a) 業(yè)務(wù)費：指因業(yè)務(wù)需要贈送客戶的禮

4、金、禮品、紀(jì)念品、煙、酒等。.b) 招待費：指因業(yè)務(wù)需要宴請客戶的用餐費（包括工作餐）、娛樂費用、接待客戶發(fā)生的差旅費、住宿費，參觀費等及招待來訪客戶的茶葉、水果、飲料等費用。招待費的接待對象為上級領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)主單位、重要業(yè)務(wù)聯(lián)系單位、政府機關(guān)相關(guān)人員等。1.2 管理流程1.2.1公司用于接待客人的茶葉、水果、飲料，以及以公司名義制作的紀(jì)念品、禮品等，統(tǒng)一由公司綜合部按照公司要求采購、訂做、保管、發(fā)放，各部門需領(lǐng)用時，按有關(guān)規(guī)定填寫禮品領(lǐng)用單，辦理領(lǐng)用手續(xù)。1.2.2各部門因公需要宴請客戶及購買禮品贈送客戶的，應(yīng)事前填寫招待費申請單，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可開支。因工作外出或無法填寫申請單時，由招待申

5、請人以電話、短信、郵件的方式向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實施招待，事后三個工作日內(nèi)補辦申請手續(xù)，無補辦手續(xù)的不得報銷招待費用。申請限額只準(zhǔn)“一事一用，不得互相套用。業(yè)務(wù)招待費申請標(biāo)準(zhǔn)審批表：金額初審復(fù)審審批申請金額1000部門負(fù)責(zé)人分管副總經(jīng)理申請金額>1000部門負(fù)責(zé)人分管副總經(jīng)理總經(jīng)理1.2.3因公宴請接待客戶時，由相關(guān)部門實行對口接待，嚴(yán)格控制公司陪客人數(shù)，原則上陪客人數(shù)不得超過2 人，若公司陪同用餐人員多于2 人時，應(yīng)事先經(jīng)過分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。宴請接待嚴(yán)格執(zhí)行分檔次接待原則，各檔次選定1-2 家酒家、賓館對應(yīng)接待，禁止越檔次接待。定點酒家（賓館）每月定期結(jié)賬，結(jié)賬報銷時應(yīng)附每

6、次明細(xì)消費清單。1.2.4公司下屬分公司、子公司員工因公務(wù)出差到總公司，一律在食用工作餐；總公司員工因公務(wù)到分公司、子公司出差原則上用工作餐接待。特殊情況報總經(jīng)辦批準(zhǔn)。1.2.5接待人員必須在業(yè)務(wù)招待費發(fā)生后10 個工作日內(nèi)填具招待費報銷單，并附招待費申請單 （如果屬于出差過程中產(chǎn)生的招待費， 需附有招待費用使用說明 ）經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審批核準(zhǔn)后，出納人員方得憑以報銷。業(yè)務(wù)招待費報銷遵循.誰經(jīng)手誰報銷的原則，不得由他人代報業(yè)務(wù)招待費。公司業(yè)務(wù)招待費報銷需憑寫有公司名稱的合法、有效發(fā)票（陪同人員必須在發(fā)票背面簽名確認(rèn)金額并對簽名負(fù)連帶責(zé)任）及招待費申請單報銷，不得虛報、冒領(lǐng)，上述情形一經(jīng)

7、查出，除追回已經(jīng)報銷款項外，并視其情節(jié)輕重給予不同程度的處罰；無票、收據(jù)、填寫不清晰或理由不充分以及不符合業(yè)務(wù)招待標(biāo)準(zhǔn)、報銷流程、審批權(quán)限的，財務(wù)部有權(quán)拒絕報銷。1.3 用餐標(biāo)準(zhǔn)及陪同人員1.3.1一般業(yè)務(wù)往來單位至公司辦公的經(jīng)理級以下的工作人員需用餐的，可由公司負(fù)責(zé)具體接洽辦公事務(wù)的人員負(fù)責(zé)至前臺工作人員處登記并預(yù)訂工作餐（標(biāo)準(zhǔn)：20 元餐）；如實際情況確需超標(biāo)準(zhǔn)支付的，須報總經(jīng)辦批準(zhǔn)；內(nèi)部人員招待用餐（到綜合部做登記，就餐對象、人數(shù)、金額，簽名確定），如未知會批準(zhǔn)者，不予報銷，對內(nèi)招待按 30 元/ 人標(biāo)準(zhǔn)。1.3.2對業(yè)主單位和重要業(yè)務(wù)聯(lián)系單位經(jīng)理級以上工作人員的接待，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)

8、，內(nèi)部陪同人員不得超過2 人，每次接待及宴請標(biāo)準(zhǔn)控制在80 元人以內(nèi)，酒水標(biāo)準(zhǔn)白酒控制在150 元瓶以下，如實際情況確需超標(biāo)準(zhǔn)支付的，須報總經(jīng)辦批準(zhǔn)；1.3.3特殊情況下由總經(jīng)辦批準(zhǔn)掌握標(biāo)準(zhǔn)。報銷時需提供總經(jīng)理簽名確認(rèn)的招待費用申請單；1.3.4招待用白酒一般不超過2 瓶。2、出差管理流程2.1 差旅費借支a) 差旅費借支必須事先填報出差借款單，寫明出差日期、出差目的、按公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)預(yù)支差旅費金額等，呈部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理核準(zhǔn)后，向財務(wù)部門預(yù)支差旅費，出差完畢后憑相關(guān)票據(jù)進(jìn)行核銷。.b) 借款原則上由出納將金額打入借款人銀行卡內(nèi)，特殊情況需領(lǐng)現(xiàn)金且金額在 2000 元以下，提前 2 天聲明。（建

9、議辦公室人員給現(xiàn)金，項目部匯款至指定賬戶）2.2 差旅費報銷2.2.1 異地出差且必須在外住宿者才可報銷住宿費及差旅補貼。2.2.2 出差人員必須在出差前填寫 出差申請單，經(jīng)審批后交綜合部存檔， 返回后需繼續(xù)完善出差申請單 的實際出差時間， 并辦理考勤登記、 填寫差旅費補貼明細(xì)清單以備出納核算工資及補貼費用。2.2.3 出差補助出差人員按出差起止時間每人每天補助70 元，其中誤餐補貼 30 元天，生活補貼 40元天。起止時間必須與出差申請單中的實際出差時間保持一致。出差人員不得另行報銷出差期間其他任何個人用餐費用與通訊費用。（開會的時候是說：市場部70 元/天，其他部門人員50 元/ 天。）2

10、.3 交通工具使用規(guī)定：職務(wù)分類飛機火車輪船其它交通工具總經(jīng)理、副總經(jīng)理、 經(jīng)濟艙軟席車二等艙按實報銷技術(shù)總監(jiān)特殊情況 經(jīng)總經(jīng)理硬席車（乘坐軟席車三等艙（乘坐二其他人員按實報銷批準(zhǔn)可乘坐經(jīng)濟艙須事前報總經(jīng)理批等艙須事前報準(zhǔn)）總經(jīng)理批準(zhǔn)出差交通工具的選擇必須以經(jīng)濟為原則，盡量乘坐火車。市區(qū)和機場之間的交通工具原則上應(yīng)選擇大巴、地鐵和市內(nèi)公交車，特別緊急或特殊情況可以選擇出租車，但需要同時填寫出租車使用情況匯總審批表做為報銷附件交給出納。乘坐火車及長途汽車，憑鐵路局、公路局或汽車公司的購票證明報銷差旅費，乘坐輪船憑輪船公司的船票存根.報銷差旅費。因急需公務(wù)或情況特殊必需搭乘飛機者應(yīng)在出差申請單上填

11、寫“特殊說明”，其航空保險由公司統(tǒng)一為個人購買，員工個人額外增加購買的保險費用需自行負(fù)擔(dān)。搭乘公司的交通工具者，不得再報銷交通費。2.4 其他規(guī)定：a) 員工出差時限由部門負(fù)責(zé)人視情況需要事先予以核定。b) 因公務(wù)緊急、未能及時履行出差審批手續(xù)的，出差前可以通訊、郵件等方式請示并經(jīng)批準(zhǔn)，出差后補辦相關(guān)手續(xù)。c) 出差員工在出差返回后須到公司考勤執(zhí)行人處辦理考勤登記。d) 出差期間因工作需要而延長出差時限的，須報請部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，因病或其他不可抗力因素需要延長出差時限的，須及時通知部門負(fù)責(zé)人并在出差結(jié)束后提供相關(guān)證明，經(jīng)調(diào)查確實后批準(zhǔn)支付因延長時限而產(chǎn)生的差旅費。e) 員工出差期間原則上不得

12、報支加班費；節(jié)假日出差的，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并由人力資源部復(fù)核后，可酌情安排補休。f) 借款及報銷原則為：前款不清，后款不借。g) 出差人員往返需要訂機票、火車票等務(wù)必提前三天以上通知綜合管理部安排預(yù)訂，否則所產(chǎn)生的相關(guān)超支費用自理，或不予以支持！所有機票預(yù)訂需經(jīng)總經(jīng)辦同意批準(zhǔn)！2.5 出差費用標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)規(guī)定2.5.1 出差時間核算一天之內(nèi)出差時間在4 小時以內(nèi)的按半天計， 4 小時（含）以上的按全天計算。2.5.2 出差住宿費用標(biāo)準(zhǔn).金額：元項目北京、上海、廈門和一般地區(qū)職務(wù)分類廣東省、海南省總經(jīng)理、憑單據(jù)實報實銷憑單據(jù)實報實銷副總經(jīng)理、技術(shù)總監(jiān)180250副總工程師、工程總設(shè)計師、部門負(fù)責(zé)人

13、、主任工程師、150200高級技術(shù)人員其他人員110150一類地區(qū)：特指上海、北京、廣州、珠海、深圳、福州、廈門；二類地區(qū)：除港澳臺及出國地區(qū)、一類地區(qū)以外的其他地區(qū)。以上表格中的費用為最高限額，所有費用必須清楚填寫日期，在規(guī)定限額內(nèi)實報實銷：若出差應(yīng)報銷住宿費無相關(guān)憑證者，則按相應(yīng)住宿費標(biāo)準(zhǔn)的60%支付。3、日常辦公用品購置如報銷費用為購買公司日常辦公用品費用的（各部門需采購物品每月初報出納處匯總，.由出納填寫好請購單 綜合部安排統(tǒng)一采購），報銷時須附上綜合部經(jīng)理簽字認(rèn)可的請購單；購買電器、電腦配件等重大物件須附上總經(jīng)辦簽字認(rèn)可的請購單。所有購買物品，須同時附上購買明細(xì)。4、車輛運營管理公司

14、員工用車須在綜合部做好登記用車申請記錄，總經(jīng)辦批準(zhǔn)方可用車，汽車使用費報銷（只包括加油、路橋、停車、保養(yǎng)洗車等正常費用，不包括交通罰款費及用車不當(dāng)造成的損失）須與用車登記一致。5、辦法解釋本辦法自 2012 年 1 月 1 日起執(zhí)行，公司有權(quán)根據(jù)本辦法的實施情況及具體情況的變化，對本辦法進(jìn)行修改，如另有追加條款，將另行明文通知。6、附表6.1 出差申請單6.2 差旅費補貼明細(xì)清單6.3 出租車使用情況匯總表6.4 出差借款單6.5 招待費用申請表6.6 招待費用使用說明表6.7 招待費用報銷單6.8 禮品領(lǐng)用單出差申請單出差人所屬部門出差時間年月日至年月日出差地點出發(fā)時間暫支旅費出差事由1、飛

15、機：經(jīng)濟艙（其他人員乘坐，請在下列填寫特殊說明）交通工具.2、火車：軟座；硬座3、輪船：二等艙；三等艙4、其他：特殊說明：領(lǐng)導(dǎo)審批：綜合部審批：部門審批：申請人：實際出差日期：月日 至月日（共天）綜合部確認(rèn)：差旅費補貼明細(xì)清單年月日項目名稱起訖地點事由補貼日（元） 出差時間補貼金額合計合計人民幣（大寫）合計（小寫）綜合部確認(rèn)：出差人：出租車使用情況匯總審批表序號 使用日期時間金額起止地點使用情況說明合計金額：使用人簽名：批 準(zhǔn)：.出租車使用情況匯總審批表序號 使用日期時間金額起止地點使用情況說明合計金額：使用人簽名：批 準(zhǔn)：出差借款單申請日期：年月日出差人姓名所屬部門出差日期預(yù)計出差天數(shù)出差事由：序次日期地點客戶名稱訪視目的12.345預(yù)支差旅費金額其中：預(yù)支住宿預(yù)支機（車）票費費預(yù)支招待費預(yù)支其他費用領(lǐng)導(dǎo)審批財務(wù)審批部門負(fù)責(zé)人審批招待費用申請單編號：年月日申請人招待事由招待對象招待日期招待天數(shù)招待規(guī)格接待人員招待費分類餐費禮品其它用餐酒店品名招待內(nèi)容.陪同人員領(lǐng)用/ 購買購買商店數(shù)量單價餐費金額禮品金額招待金額招待費合計萬仟佰抬元角 分整附：招待對象聯(lián)系表單