建立有效溝通機(jī)制

1、建立有效溝通機(jī)制計量與潮試技術(shù)'1年第38卷第7期建立有效溝通機(jī)制持續(xù)完善質(zhì)量管理EstablishEffectiveCommunicationandImprovementQualityManagement劉光志(遼寧省鞍山市計量監(jiān)督檢定所,遼寧鞍山114034)摘要:本文探討了在技術(shù)機(jī)構(gòu)內(nèi)部如何開展有效的溝通,對拓展溝通渠道,營造溝通環(huán)境以及溝通的保障措施等各環(huán)節(jié)進(jìn)行了闡述.關(guān)鍵詞:溝通;有效;質(zhì)量管理建立有效的溝通機(jī)制對技術(shù)機(jī)構(gòu)的質(zhì)量管理起著至關(guān)重要的作用,通過有效溝通可以充分調(diào)動員工的積極性,激發(fā)其工作熱情,提高其工作效率,共同努力去實現(xiàn)機(jī)構(gòu)的質(zhì)量目標(biāo).ISO/IEC17025:

2、2005中第4.1.6條要求:"最高管理者應(yīng)確保在實驗室內(nèi)部建立適宜的溝通機(jī)制,并就與管理體系有效性的事宜進(jìn)行溝通".最高管理者(以下簡稱管理者)怎樣在機(jī)構(gòu)內(nèi)開展適時而有效的溝通,筆者認(rèn)為應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注以下幾個方面.1拓展順暢的溝通渠道溝通按信息流向可分為向下溝通,向上溝通和水平溝通.向下溝通是指信息由管理層逐級向下傳遞至基層員工,向上溝通是指員工將信息自下而上地反映至管理層,水平溝通是指機(jī)構(gòu)內(nèi)部同級部門間的溝通.一般來說,管理者往往重視向下溝通而忽視向上溝通,員工有了問題或想法不能很方便地向上級反映,造成向上溝通障礙.這就需要管理者轉(zhuǎn)變觀念,在機(jī)構(gòu)中建立順暢的溝通渠道,運(yùn)用各

3、種溝通方式,滿足員工表達(dá)自己思想的愿望.1.1會議溝通會議溝通是一種重要的溝通方式.會議有多種形式,如:周例會,座談會,交流會等.其中周例會可以看作是部門間進(jìn)行有效溝通的平臺,管理者應(yīng)特別關(guān)注周例會的實效性,及時了解各部門工作的進(jìn)展情況和需要其他部門配合解決的問題,對會議內(nèi)容要詳細(xì)記錄.1.2談話溝通面對面談話是十分有效的雙向溝通,管理者要善于利用各種談話機(jī)會與下級進(jìn)行溝通.談話溝通有正式約談和非正式談話兩種形式,正式約談時管理者的態(tài)度應(yīng)和藹,友善,語氣應(yīng)平和,啟發(fā)對方反映真實情況信息,達(dá)到談話的目的.非正式談話就是管理者走出辦公室,深入到實驗室,業(yè)務(wù)管理部門,儀器收發(fā)室等各部門,與基層員工直

4、接接觸,這其實是一種重要的溝通方式,可以消除管理者和員工之間的距離感.談話不一定拘泥于某一特定內(nèi)容,可以包羅萬象,包括工余時間的聊天,往往在不經(jīng)意的只言片語中也能捕獲到非常有價值的信息.1.3利用工具溝通用來交流信息的工具很多,如電話,電子郵箱,意見箱,信函,征集意見表等,機(jī)構(gòu)可為員工提供多種溝通渠道.管理者應(yīng)鼓勵員工充分利用這些工具,隨時向管理者反映情況,但要注意在規(guī)定時間內(nèi)給予答復(fù),避免出現(xiàn)員工發(fā)出信息后遲遲沒有下文的現(xiàn)象,挫傷員工的積極I生.2營造良好的溝通環(huán)境有效的溝通離不開良好的環(huán)境.管理者應(yīng)在機(jī)構(gòu)內(nèi)部營造出寬松的溝通氛圍,建立起積極的,健康的,和諧的人際關(guān)系,使員工和管理者能自由平

5、等地溝通,主動為機(jī)構(gòu)的發(fā)展獻(xiàn)計獻(xiàn)策.2.1以身作則,率先垂范管理者在質(zhì)量管理體系中居于主導(dǎo)地位,對員工來說,他的一言一行都是榜樣,其行為對員工的思維和作風(fēng)有著潛移默化的影響.因此,管理者要嚴(yán)格要求自己,帶頭遵守和執(zhí)行管理體系的各項規(guī)定,遇事堅持原則,不徇私情,用自己的模范行動為員工做出表率,以超凡的人格魅力贏得員工的認(rèn)同,理解,尊敬和高度信任,并產(chǎn)生愿意與管理者溝通的愿望.2.2以人為本,平等相待管理者與員工間溝通最大障礙是雙方身份的差異.有的員工還殘存著"上尊下卑"傳統(tǒng)觀念,認(rèn)為自己"人微言輕",對管理者采取敬而遠(yuǎn)之的態(tài)度,在這種狀態(tài)下,溝通自然不會取

6、得預(yù)期的效果.因此,管理者與員工溝通時必須擺正自己的心態(tài),以平等為前提,尊重對方,理解對方,以誠相待,將員工視為可以推心置腹談心的朋友,盡力消除對方的心理障礙,使溝通在輕松愉快的氣氛中進(jìn)行.只有這樣,員工才能開誠布公地談出自己的想法,寅J光志:建立有效溝通坑翻持續(xù)完善質(zhì)量管理實現(xiàn)真正的互動交流.2.3促進(jìn)和諧,增強(qiáng)互信管理者應(yīng)在機(jī)構(gòu)中推行人性化管理,創(chuàng)造寬松和諧氛圍,使每名員工都能以愉快的心情投入工作.和諧的人際關(guān)系是優(yōu)化溝通環(huán)境的重要因素,例如管理者可以定期組織開展一些群體活動,如聯(lián)歡會,運(yùn)動會,郊游等,通過這些活動豐富員工的精神生活,促進(jìn)管理者與員工之間,員工與員工之間,部門之間的相互交流

7、,協(xié)作,激發(fā)員工的潛能和團(tuán)隊精神,增強(qiáng)員工對機(jī)構(gòu)的歸屬感和認(rèn)同感,有助于消除人員之間,部門之間溝通過程中的障礙.3采取措施保障有效溝通技術(shù)機(jī)構(gòu)每天的工作都會產(chǎn)生大量需要交流的信息,因此溝通每時每刻都在發(fā)生.為使所有的溝通都行之有效,各部門工作協(xié)調(diào)一致,員工按正確指令進(jìn)行工作,管理者應(yīng)采取措施保障有效溝通.3.1加強(qiáng)人員培訓(xùn)重視對員工進(jìn)行有關(guān)溝通知識的培訓(xùn),特別是各部門負(fù)責(zé)人更應(yīng)成為培訓(xùn)的重點(diǎn).使他們深刻理解有效溝通的意義和重要性,掌握溝通的技巧,能夠在本部門內(nèi)開展有效溝通,化解各種矛盾和出現(xiàn)的問題,保證工作正常進(jìn)行.主動在部門間開展水平溝通,促進(jìn)各個部門之間相互了解,克服本位主義傾向,加強(qiáng)整體

8、觀念和合作精神.3.2建立制度保證通過建立一系列制度來保證向上溝通渠道的暢通,如管理者接待日制度,定期召開征求意見會制度,管理者(包括管理層成員)下基層制度等.有了經(jīng)常性的溝通制度,員工向上溝通的目的容易得到實現(xiàn),感受到自己意見受到重視,就會更加關(guān)心機(jī)構(gòu)的各項事業(yè)發(fā)展,員工向心力和凝聚力也會增強(qiáng).3.3運(yùn)用激勵機(jī)制對積極向上溝通的員工予以鼓勵.一旦員工提出的合理化建議經(jīng)證明有效而被采納,譬如改善管理體系的運(yùn)行,或防止不符合工作的發(fā)生,或節(jié)能降耗等等,都應(yīng)給予獎勵.除給予開會表揚(yáng)等精神獎勵之外,還應(yīng)有適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎勵,這樣可使員工感到溝通的樂趣,獲得足夠的成就感.同時還會產(chǎn)生輻射效應(yīng),使更多的員工

9、參與進(jìn)來,勇于溝通,樂于溝通,形成良性循環(huán).4適時評價總結(jié),不斷創(chuàng)新在有效溝通機(jī)制的運(yùn)行過程中,管理者應(yīng)定期組織評價溝通機(jī)制產(chǎn)生的效果,查找運(yùn)行過程中的缺陷,不斷加以完善和優(yōu)化.要廣泛征求員工意見,集思廣益,鼓勵員工溝通創(chuàng)新,拓寬溝通渠道,豐富溝通方式,不斷建設(shè)新型溝通平臺.綜上所述,溝通是保證機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理順利進(jìn)行的重要手段,是管理者與員工之間思想交流的橋梁,是有益信息的重要來源,是化解矛盾的潤滑劑.因此,溝通是管理者必須傾力抓好的一項工作.作者簡介:劉光志,男,高級工程師.工作單位:鞍山市計量監(jiān)督檢定所.通訊地址:114034遼寧省鞍山市立山區(qū)健身東路8號.收稿時間:2011一o302(上接

10、第73頁)確定度是本實驗室該項目的最佳測量能力(校準(zhǔn)測量能力).如果要給出本次測量的不確定度,就應(yīng)該用本次測量的數(shù)據(jù)進(jìn)行重新評定后再給出.按相應(yīng)的檢定規(guī)程或校準(zhǔn)規(guī)范要求的程序進(jìn)行測量,等精度測量的次數(shù)不少于6次的用貝塞爾公式法評定A類分量,少于6次的則用極差法.要給出本次測量的不確定度,由于本次等精度測量的次數(shù)少,還有的人提出可用在計量標(biāo)準(zhǔn)或機(jī)構(gòu)考核以及實驗室認(rèn)可中評定不確定度時評估出的A類分量,再根據(jù)本次所用的測量標(biāo)準(zhǔn),測量人員,環(huán)境條件等評估B類分量,然后合成并擴(kuò)展即可.筆者認(rèn)為,盡管有可能相差不大,但這也是不合理的,至少是不值得提倡的.因為并未使用本次測量數(shù)據(jù)進(jìn)行A類評定,不同的被測對象一般會評估出不同的A類分量值.A類分量不僅僅由測量標(biāo)準(zhǔn)本身引入,被測對象及其他因素同樣會對其產(chǎn)生影響,如果被測對象重復(fù)性不好則相差較大.3結(jié)論綜上所述.證書/報告中給出的測量不確定度應(yīng)當(dāng)規(guī)范化,不應(yīng)該使顧客產(chǎn)生誤解.可采用以下兩種形式:一是最佳測量能力(校準(zhǔn)測量能力);二是(本次)測量不確定度.采用第二種形式時可不注明"本次"二字,但必須是本次測量數(shù)據(jù)評定出的結(jié)果.另外,JJF10591999中表l"極差系數(shù)C及自由度表"中測量次數(shù)n=3的極差系