展覽業(yè)務(wù)的操作流程

1、頁眉1/ 13一個(gè)展覽業(yè)務(wù)的操作流程一接洽階段獲取參展客戶信息上門拜訪客戶取得客戶參展相關(guān)資料 明確展覽設(shè)計(jì)圖交付日期二設(shè)計(jì)階段與設(shè)計(jì)師溝通并即時(shí)同客戶進(jìn)行展位設(shè)計(jì) 的交流向客戶交付設(shè)計(jì)初稿、設(shè)計(jì)說明、工程報(bào)價(jià) 研究客戶反饋意見并再次修改交付最后定稿之設(shè)計(jì)圖及工程報(bào)價(jià)三. 簽約階段同客戶確定工程價(jià)格明確同客戶的相互配合要求簽定合同四. 制作階段根據(jù)部門工作單完成制作及準(zhǔn)備工作 安排客戶到工廠實(shí)地察看制作及準(zhǔn)備情況 完成主辦、主場(chǎng)、展館等各項(xiàng)手續(xù)五. 現(xiàn)場(chǎng)施工階段 現(xiàn)場(chǎng)展位搭建處理現(xiàn)場(chǎng)追加、變更項(xiàng)目 配合客戶展品進(jìn)場(chǎng) 客戶驗(yàn)收頁眉2/ 13六展會(huì)期間及撤場(chǎng)階段安排展會(huì)期間現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)急服務(wù)和增值服務(wù)配

2、合客戶展品離場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)拆除七后續(xù)跟蹤服務(wù) 展會(huì)的后續(xù)總結(jié)報(bào)告 為客戶提供行業(yè)會(huì)展信息和分析 邀請(qǐng)客戶參觀公司其他服務(wù)案例 一.項(xiàng)目接洽階段1獲取參展客戶信息：以下一些渠道是有 可能幫助獲得最初步的客戶信息的。上屆展覽會(huì)的會(huì)刊一般比較成熟和已經(jīng) 固定的展會(huì)，行業(yè)中的主要廠商基本上會(huì)繼 續(xù)參展，所以上屆會(huì)刊是很好的渠道。會(huì)刊 資料往往登載有平面圖（可以看出是否展位 屬于特裝，一般面積在36平米以上是需要 特別布置的）、展商的聯(lián)系方式和簡(jiǎn)介（有 些展會(huì)也會(huì)把公司的展會(huì)負(fù)責(zé)人姓名登在 上面）。會(huì)刊資料可以配合現(xiàn)場(chǎng)實(shí)景照片進(jìn) 行比較，重要展會(huì)進(jìn)行拍攝存檔（數(shù)碼相片 統(tǒng)一存放路徑電腦備份、相片紙打印編號(hào)存 檔

3、以方便查閱）。展會(huì)專設(shè)網(wǎng)站一一比較有規(guī)模的展會(huì)基本上 建有專門的網(wǎng)頁，一般有對(duì)下屆 展會(huì)的宣傳 和以往展覽的回顧，有些不僅會(huì)列出上屆的 展商，為顯示頁眉3/ 13其展會(huì)效益，網(wǎng)上也上傳一些 布置得挺美觀的展位照片。行業(yè)資訊媒體一一行業(yè)資訊媒體比較熟悉其 行業(yè)的展會(huì)和廠商，有些專門的采訪類欄 目，類似展會(huì)快報(bào)的性質(zhì)，里面有參展商市 場(chǎng)宣傳方面的負(fù)責(zé)人信息。正在服務(wù)客戶的參展商手冊(cè)和平面圖一一如 果在每次展會(huì)上有已經(jīng)在服務(wù)的客戶參展， 最好能夠通過他們獲得展位平面圖（在為新 客戶服務(wù)時(shí)也要盡可能獲得所有展商的平 面圖），上面是最新的參展商，該屆展會(huì)的 特裝客戶可以一目了然。2.上門拜訪客戶：會(huì)展行

4、業(yè)的業(yè)務(wù)特殊性在 于它的客戶基本是確定的， 只是客戶需要選 擇不同的供應(yīng)商而已。 很多的客戶會(huì)進(jìn)行邀 稿競(jìng)標(biāo)，這些是很多展覽公司都可以進(jìn)入 的，有些供應(yīng)商關(guān)系已經(jīng)固定的客戶需要通 過其他機(jī)會(huì)再進(jìn)入。很多時(shí)候， 確實(shí)要參展 的特裝客戶是需要展覽服務(wù)的，可以進(jìn)行登 門拜訪的。通過對(duì)客戶的交談，詳細(xì)了解客戶的意圖， 明確客戶希望展示的主題，偏愛色調(diào)，是否 開辟洽談區(qū)，需要媒介設(shè)備等。有些客戶會(huì) 提供他們的公司介紹給展覽公司，但即便有 對(duì)方的公司介紹，頁眉4/ 13通過交流，業(yè)務(wù)人員需要 得知其以往的展臺(tái)情況，特別是為什么會(huì)放 棄原有的合作關(guān)系，有哪些地方是不滿意 的。有些客戶通常邀請(qǐng)很多家比稿，但最

5、后選中 的方案是幾個(gè)方案的集合， 對(duì)于這種客戶事 先很難分辨。也有個(gè)別客戶已經(jīng)有了搭建 商，只是為了形式，或是為了通過比稿得到 一份現(xiàn)成的設(shè)計(jì)圖，最后自己另外找人做。目前會(huì)展行業(yè)比較混亂，該種情況希望可以 通過與客戶交流能夠提前得以發(fā)覺。？3取得客戶參展相關(guān)資料： 如果得到客戶 的認(rèn)可，同意為其展覽提供策劃設(shè)計(jì)，通常 需要得到客戶的以下資料 一一展館平面圖、 展位面積、展商手冊(cè)、客戶公司介紹資料、 客戶公司全稱、客戶標(biāo)準(zhǔn)司標(biāo)、客戶標(biāo)準(zhǔn)字 體、客戶標(biāo)準(zhǔn)色標(biāo)、參展產(chǎn)品名稱規(guī)格和數(shù) 量登、參展產(chǎn)品用電要求、重點(diǎn)參展產(chǎn)品、 展位制作預(yù)算。通常不管是何種情況，客戶都會(huì)提供設(shè)計(jì)本 身需要的資料，但對(duì)于展覽

6、服務(wù)公司來說， 獲得客戶的費(fèi)用運(yùn)算是最關(guān)鍵的，在投標(biāo)比稿中尤為重要。有些客戶會(huì)給一個(gè)大概的范 圍，但有些客戶不愿透露，甚至本身也沒有 事先有預(yù)頁眉5/ 13算。我們可以收集該客戶的以往同 行業(yè)展位照進(jìn)行比較，或者把一些展位圖給 客戶參考選擇，并告知其大致費(fèi)用，請(qǐng)其選 擇參考?？蛻粢话銜?huì)選擇其風(fēng)格和價(jià)格都比 較接近的展臺(tái)圖參展商手冊(cè)和客戶要求關(guān)系到設(shè)計(jì)師的方 案是否能夠達(dá)到入圍中標(biāo)， 應(yīng)該盡可能齊全 地從客戶那邊獲得。展商手冊(cè)涉及到了展館 的技術(shù)參數(shù)和規(guī)則要求等?？蛻粢罂蓮囊?下幾個(gè)方面明確：展位結(jié)構(gòu)、展位材質(zhì)要求、 色彩要求、設(shè)計(jì)重點(diǎn)、照明要求、展板數(shù)量、 展位高度等。4.明確設(shè)計(jì)圖交付日期

7、，制定工作計(jì)劃：同客戶明確首稿的交付時(shí)間和要求，會(huì)同設(shè) 計(jì)師進(jìn)行安排。對(duì)于大的項(xiàng)目，應(yīng)該制定一 份工作時(shí)間明細(xì)表，有需要可以提交給客 戶。二.設(shè)計(jì)階段1.向設(shè)計(jì)師轉(zhuǎn)交客戶設(shè)計(jì)要求并隨時(shí)與客 戶進(jìn)行展位設(shè)計(jì)的相關(guān)溝通交流 為形成設(shè)計(jì)部的統(tǒng)一安排，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該把 與客戶在項(xiàng)目接洽中獲得的客戶設(shè)計(jì)要求 和可能的需求風(fēng)格，填寫設(shè)計(jì)明細(xì)表，轉(zhuǎn)交 給設(shè)計(jì)部的負(fù)責(zé)人 在設(shè)計(jì)師出圖中，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該保持同客戶 的隨時(shí)聯(lián)系，把握其可能的變化。如果有必 要，應(yīng)該把設(shè)計(jì)師介紹給客戶，頁眉6/ 13讓雙方可以 有直接的聯(lián)系。對(duì)于需要親自去考察測(cè)量的場(chǎng)地， 可以由業(yè) 務(wù)人員或者設(shè)計(jì)師安排去現(xiàn)場(chǎng)。設(shè)計(jì)師應(yīng)注 意同工程施工人

8、員保持聯(lián)系，了解最新的展 示材料，避免設(shè)計(jì)采用的材料陳舊或者有些 設(shè)計(jì)無法實(shí)地施工。2向客戶交付設(shè)計(jì)初稿、設(shè)計(jì)說明、工程報(bào)價(jià)展臺(tái)初稿定下以后，會(huì)同供應(yīng)商得到成本 價(jià)，制作明晰的報(bào)價(jià)單。一般 展臺(tái)設(shè)計(jì)的報(bào) 價(jià)有一個(gè)比較細(xì)分的順序， 既是為了方便具 體列項(xiàng)也有助與讓客戶明了并樂于接受，往往按照設(shè)計(jì)圖從天到地或者從外到里按順 序羅列，防止漏掉項(xiàng)目。在報(bào)價(jià)中要對(duì)材料、 顏色、形狀及尺寸進(jìn)行盡可能完整的描述。一份完整的報(bào)價(jià)就是一份詳細(xì)的工單，便于把握施工成本核算及施工的準(zhǔn)確性。展覽設(shè)計(jì)承建中，有一部分費(fèi)用是可以由客 戶自己向展館支付的，但往往實(shí)踐中都是展 覽公司代交的，應(yīng)在報(bào)價(jià)中凡代場(chǎng)館收費(fèi)的 項(xiàng)目一定

9、要注明，比如電箱申請(qǐng)、場(chǎng)地管理 費(fèi)等。有些客戶要求在提交設(shè)計(jì)圖時(shí)同時(shí)附上設(shè) 計(jì)說頁眉7/ 13明，但有些要求比較簡(jiǎn)單，只要看到實(shí) 際的效果圖就可以；一些形成規(guī)模的企業(yè)比 較注重形象宣傳，盡管沒有明確要求設(shè)計(jì)圖 附有說明，但從今后正規(guī)化考慮，應(yīng)該提倡 設(shè)計(jì)師寫設(shè)計(jì)說明。一般可以就展位風(fēng)格、 材質(zhì)說明、展位功能、色彩說明、照明說明、 設(shè)計(jì)重點(diǎn)等幾個(gè)方面進(jìn)行闡述。交圖時(shí)，如 果能夠安排設(shè)計(jì)師一起同客戶見面的就好， 可由設(shè)計(jì)師向客戶說圖， 解釋該方案的賣點(diǎn) 和最大的與眾不同。3.研究客戶反饋意見并進(jìn)行再次修改 客戶如果是多家比稿的話，就會(huì)有一番篩 選。如果要求我們繼續(xù)修改，那么應(yīng)仔細(xì)了 解其真實(shí)意圖。

10、有些客戶經(jīng)過第一次接觸 后，即便是原來對(duì)展覽陌生的要說出個(gè)一二 來。應(yīng)仔細(xì)同其溝通。如果客戶要求重新以 不同風(fēng)格再次出圖，應(yīng)該綜合具體情況。4.交付最后定稿之設(shè)計(jì)圖及工程報(bào)價(jià) 三簽約階段1同客戶確定工程價(jià)格？在報(bào)價(jià)確定價(jià)格時(shí)，一定要保證所有的材料 和特別要求公司是能夠做到的。否則一旦客 戶確認(rèn)而現(xiàn)場(chǎng)無法達(dá)到要求的話，將造成不頁眉8/ 13好影響。2.明確同客戶的相互配合要求 展館現(xiàn)場(chǎng)搭建的時(shí)間一般都比較緊張，只有2-3天的安排， 這其中還有客戶的展覽產(chǎn)品 需要布置，有時(shí)涉及到需要提前申報(bào)的事 宜，應(yīng)同客戶協(xié)調(diào)好雙方負(fù)責(zé)的范圍。3.簽定合同 四制作階段1根據(jù)部門工作單完成制作及準(zhǔn)備工作 根據(jù)具體

11、項(xiàng)目的需要，安排AV設(shè)備、木工 結(jié)構(gòu)制作、 地毯供應(yīng)商、 美工制作等部分按 照設(shè)計(jì)圖的要求和客戶的制定進(jìn)行制作。注意在制作過程中如果有變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)同設(shè)計(jì) 師聯(lián)系，有需要業(yè)務(wù)人員應(yīng)照會(huì)客戶。2安排客戶到工廠實(shí)地察看制作及準(zhǔn)備情 況一般客戶確認(rèn)最后的效果圖后就只是等待 到時(shí)進(jìn)場(chǎng)，有些項(xiàng)目較大或者是客戶特別注 重的項(xiàng)目會(huì)在制作中進(jìn)行監(jiān)督， 我們應(yīng)做好 安排其到公司或工廠間參觀的準(zhǔn)備。3完成主辦、主場(chǎng)、展館等各項(xiàng)手續(xù) 有些項(xiàng)目應(yīng)該是要于開展前向展館或者主 辦方進(jìn)行申報(bào)的，頁眉9/ 13如果該部分工作是由我們 來完成就要就定水、電、氣與客戶確認(rèn)，并 向主辦方提供必要的材料， 如電圖等進(jìn)行審 批。對(duì)于某些

12、特殊用材如霓虹燈、高空氣球 等等還要進(jìn)行特別的審批。五.現(xiàn)場(chǎng)施工階段1現(xiàn)場(chǎng)展臺(tái)搭建 現(xiàn)場(chǎng)施工的好壞決定了項(xiàng)目設(shè)計(jì)是否得到 了實(shí)現(xiàn)?，F(xiàn)在有很多的展覽公司只注重設(shè)計(jì) 不注重搭建，造成了客戶的不滿，這也是展 覽服務(wù)中經(jīng)常有客戶更換供應(yīng)商的原因。一般在搭建中客戶也會(huì)在現(xiàn)場(chǎng)布置展品，此時(shí)最好具體負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的業(yè)務(wù)服務(wù)人員能到 現(xiàn)場(chǎng)陪同，有必要，設(shè)計(jì)師也可以到現(xiàn)場(chǎng)監(jiān) 督施工，并同客戶即時(shí)交流。盡管實(shí)際的效 果不能馬上體現(xiàn)，但是很多客戶希望能得到 這樣的服務(wù)。如果業(yè)務(wù)人員確實(shí)有原因不能 在現(xiàn)場(chǎng)，應(yīng)該把負(fù)責(zé)搭建布置的聯(lián)系人介紹 給客戶。2.處理現(xiàn)場(chǎng)追加、變更項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)中經(jīng)常會(huì)有一些設(shè)計(jì)中本身沒有預(yù)料 到的情況出現(xiàn)

13、，而且客戶也會(huì)臨時(shí)提出一些 要求。如果是由于公司本身的原因造成的，應(yīng)即時(shí)進(jìn)行更改，如果是客戶額外提出的， 應(yīng)保證首先滿足其合理的要求，同時(shí)對(duì)追加頁眉10/ 13的部分要求客戶簽收補(bǔ)充到總項(xiàng)目款項(xiàng)中。3.配合客戶展品進(jìn)場(chǎng)實(shí)踐中往往是先把展臺(tái)結(jié)構(gòu)布置好以后再 安排展品入場(chǎng)的，現(xiàn)場(chǎng)的工作人員一定要注 意為客戶服務(wù)，配合其展品進(jìn)場(chǎng)。4.客戶驗(yàn)收 所有的搭建工作完成后， 要進(jìn)行展位的衛(wèi)生 清潔， 該項(xiàng)工作主要能安排我們的工作完成 好，直到客戶驗(yàn)收完，確保次日的開幕。（應(yīng) 注意有些時(shí)候自己展臺(tái)搭建完成的較早，所有工作都結(jié)束后，大家都以為沒事了，但隔 壁展位的施工會(huì)造成展臺(tái)衛(wèi)生和展品擺放 等受到影響）六展會(huì)

14、期間及撤場(chǎng)階段1.安排展會(huì)期間現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)急服務(wù)和增值服務(wù) 在開展期間，主要是客戶的接待工作，但很 多時(shí)候會(huì)需要對(duì)展臺(tái)進(jìn)行維護(hù)和臨時(shí)配置 東西。業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人員和一二個(gè)工人應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng) 進(jìn)行應(yīng)急服務(wù)。從客戶方來講，他很是希望 能夠在展覽期間有展覽公司的人在場(chǎng)，并且頁眉11/ 13最好是他熟悉的，能夠有需要的時(shí)候隨時(shí)可 以得到解決。客戶在現(xiàn)場(chǎng)的工作人員應(yīng)該有 我們的現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)人員的最直接的聯(lián)系方法。 增值服務(wù)方面可以很廣泛，有些業(yè)務(wù)人員在 現(xiàn)場(chǎng)幫助客戶做接待工作， 外語水平好的可 以充當(dāng)翻譯服務(wù)，甚至可以幫助客戶發(fā)送資 料、安排客戶間見面等。2.配合客戶展品離場(chǎng)和現(xiàn)場(chǎng)拆除展覽結(jié)束后，應(yīng)首先配合客戶把展品撤離現(xiàn) 場(chǎng)，再進(jìn)行展位的拆除，如果客戶對(duì)有些材 料需要再次使用的，應(yīng)幫助其大包運(yùn)輸；如 果是需要我們保存的，應(yīng)主要拆裝。3.退回前期預(yù)付的相關(guān)費(fèi)用完成工程后，應(yīng)即時(shí)進(jìn)行成本總結(jié)，向展館 或主辦方退回事先預(yù)付的電箱申請(qǐng)、通訊押金等費(fèi)用。七.后續(xù)跟蹤服務(wù)作好后續(xù)服務(wù)是贏得回頭客的重要原因。許多公司認(rèn)為展會(huì)有些要間隔半年一年的才 舉辦一次，展會(huì)結(jié)束了也就中頓了與客戶的 聯(lián)系，從而忽略了對(duì)客戶的關(guān)懷。但其實(shí)客 戶是很脆弱的，也是很容易被他人挖走的。 所