工作分析與職務說明書報告

1、工作分析與職務說明書報告一 工作分析與職務說明書的含義1 工作分析，是對某特定的工作、崗位做出明確規(guī)定，并確定完成這一工作所需要的知識 技能等資格條件的過程。2職務說明書是工作分析的書面表達形式，其核心是工作分析。工作分析是人力資源管理 體系的基礎系統(tǒng)。在此基礎上人事管理劃分為招聘、培訓、考核和薪酬四大環(huán)節(jié)， 而這四大 環(huán)節(jié)無一不與工作分析密切相關， 因此對職務說明書進行科學化、 標準化和規(guī)范化管理是十 分重要的。二 工作分析與職務說明書的意義工作分析是人力資源管理科學化的重要基礎， 是科學管理在人事工作上的應用， 是制定人事 制度的基本依據之一，也是人事管理法制化的基本前提。同時，通過工作分

2、析與職務分類， 便于發(fā)現(xiàn)組織中存在的問題，并明確改進方向，有利于各級組織管理的科學化、系統(tǒng)化。（一）工作分析與職務說明書是人力資源管理各項工作開展的基礎1 使招聘工作有據可依，規(guī)范化運作。 如果某部門一些崗位缺人，該部門就可以依該崗位職務說明書向人力資源部去提出招聘需 求，人力資源部據此制定招聘計劃， 人力資源部招聘人員并非僅憑自己的好惡來開展招聘活 動，而是依據該崗位職務說明書中的 “任職資格” 一欄以及 “特殊技能” 要求發(fā)布招聘信息， 并對求職者進行一系列的篩選， 以招到最合適的人選。 這樣可以避免由于主觀因素而造成的 不規(guī)范，導致招聘來的人員不能勝任該崗位，同時也從一定程度上杜絕招聘中

3、的舞弊行為， 做到“因崗設人，因職擇人” ，從而大大提高工作效率。2 使工作分配更具科學性，系統(tǒng)性。崗位職務說明書應該是上級安排工作的主要依據。 管理層應對部門內員工所從事的崗位有充 分的認識， 崗位職責的劃分應具有一定的科學性和相關性， 什么崗位負責什么工作并不是完 全憑管理層主觀的想法，而是依據該崗位的職務說明書進行合情合理的工作任務分配。3 工作分析是崗位評價的前提和工具。崗位評價是在工作分析的基礎上， 按照一定的客觀衡量標準， 對崗位的工作任務、 繁簡難易 程度、責任大小、 所需資格條件等方面進行系統(tǒng)評比與估計。 工作分析和職務說明書由于對 各崗位工作進行了理順和規(guī)范，為崗位評價打下了

4、良好的基礎。崗位評價的作用與特點： 對工作進行科學的定量評測，以量值表現(xiàn)崗位特征； 使性質相同或相近的崗位有統(tǒng)一的評判和估價標準，便于比較崗位間價值的高低； 為公司崗位歸級列等奠定基礎。4 提供了績效考核的考核內容。崗位職務說明書是確定員工考核范圍的主要依據。 在一個崗位， 首先要完成本職工作， 完成 效果如何， 要從考核來體現(xiàn)，考核內容的確定來自于職務說明書的工作職責、工作內容、工 作目標和要求， 考核范圍也應僅限于職務說明書中所列的工作內容和職責， 對在崗員工完成 職責過程中的德、能、勤、績幾個方面進行較全面的考核。對于不屬于該崗位職責的工作， 由于其他原因該員工做了這件事， 也不應列入對

5、其業(yè)績的考核范圍。 否則會造成 “種了他人 的田，荒了自己的地” ，這并不是公司所追求的目標。愛崗敬業(yè)， “在一崗，專一事”應當是 最起碼的要求。5 為完善建立薪資、福利制度打下良好的基礎。 崗位職務說明書應是評定員工薪資標準的基礎之一。 公司應根據不同的崗位， 所包含的工作 難易程度進行評價。 對于薪酬制度來說， 要公正的評價員工的能力， 必然要考慮其所在崗位， 所從事工作的難易程度， 相同學歷或能力的員工由于所在崗位的不同， 工作難易不同， 表現(xiàn) 也不盡相同， 在簡單崗位上更易較好完成本職工作， 表現(xiàn)出色， 因此，全面衡量員工的能力， 以薪資制度來度量員工的員工及勞動價值是一個系統(tǒng)工程。一

6、般來講薪資結構包括幾部分： 基本工資、工領工資、職務工資、各種津貼、其他補助等，首先要對崗位確定一個基本的職 務或崗位工資， 在此崗位員工的崗位工資應是相同的， 只是不同員工的基礎工資、 工齡工資、 津貼等等其他的部分因各人具體情況而不同。 崗位工資標準應依據職務說明書中所反映的工 作內容，通過職位評定小組進行科學評定來較為公平合理地確定。（二）職務說明書對員工個人工作及未來發(fā)展起著積極的指導作用1 指導員工工作方向，有助于對照提高。職務說明書規(guī)定了員工的主要工作內容： 什么是我做的， 什么是我負責的， 什么是我應當協(xié) 助的？我應具備有什么樣的特殊能力？我要在哪些知識技能方面提高？我還應具備什

7、么樣 的知識等等，同時還可以通過制定工作范圍， 促使員工的行為符合規(guī)范、高效的原則， 自覺 的向公司所要求的方向努力。2 為員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供參考。職務說明書還具備有指引員工未來職業(yè)發(fā)展方向的作用。 比如員工可以認識到目前所在崗位 的上一級崗位是什么， 其發(fā)展方向是什么， 需要什么任職資格， 自身目前具有哪些知識能力 優(yōu)勢，還欠缺什么，如何通過努力提高知識技能，獲得提升等等。（三）對萬能達人力資源體系的建設具有基礎支持行意義。 浙江衢州萬能達科技有限公司近幾年來發(fā)展迅捷，主要精力放在技術和市場上，忽視管理， 制度不健全，經驗管理多，而科學管理水平不高；同時人員增多，價值觀多元化，價值觀的 整

8、合，文化的交融需要一個磨合的過程。就人力資源管理來看，重視不夠，基礎薄弱，各項 制度不健全，人力資源規(guī)劃、招聘、培訓、考核激勵等職能不能良好發(fā)揮。人力資源各項管 理職能的確失又形成著一個互為因果的不良循環(huán)， 無法為公司發(fā)展提供有力的支持， 因此進 一步完善和構建公司的人力資源體系， 從人力資源基礎工作做起是現(xiàn)實情況的迫切要求。 鑒 于工作分析在人力資源管理體系及公司管理中的重要地位， 項目組根據要求及公司的實際情 況，在項目第二階段，與公司項目小組、公司領導、各部門負責人、各崗位人員大力配合， 進行工作分析與職務說明書的填寫及規(guī)范工作。通過一系列的培訓及公司多次研究和調整， 基本達到了理順職責

9、劃分， 明確崗位責任， 確定任職要求等目標， 對各級崗位員工的實際工 作起到了指導作用， 達到了較好的效果， 并為以后人力資源管理各項工作的開展打下良好基 礎。三 工作分析的目的和方法（一）進行工作分析的目的 促使工作的名稱與含義在整個組織中表示特定而一致的意義，實現(xiàn)工作用語的標準化； 確定工作要求，以建立適當的指導與培訓內容；確定員工錄用與上崗的最低條件； 為確定組織的人力資源需求、制定人力資源計劃提供依據； 確定工作之間的相互關系，以利于合理的晉升、調動與指派； 獲得有關工作與環(huán)境的實際情況，有利發(fā)現(xiàn)導致員工不滿、工作效率下降的原因； 為制定考核程序及方法提供依據，以利于管理人員執(zhí)行監(jiān)督職

10、能及員工進行自我控制； 辨明影響安全的主要因素，以及時采取有效措施，將危險降至最低； 為改進工作方法積累必要的資料，為組織的變革提供依據。（二）工作分析采用的方法 觀測法、面談法、寫實法（職務調查表法、工作日志法、核對法） 、工作實踐法、典型事例法。（三）工作分析中常用到的一些術語任務：為達到某一明確的所從事的一系列活動。 職責：組織要求的在特定崗位上需要完成的任務。 職權：依法賦予的完成特定任務所需要的權力。 職位：即崗位。是組織要求個體完成的一項或多項責任以及為此賦予個體權力的總和。 工作要素：工作中不能再繼續(xù)分解的最小動作單位。職務：即工作。 是按規(guī)定擔任的工作或實現(xiàn)某一目的而從事的明確

11、的工作行為， 由一組主要 職責相似的職位所組成。工作族（職系） ：由兩個或兩個以上有相似特點的工作組成。 職組：工作性質相近的若干職系綜合而成職組。 職業(yè)：由不同時間內不同組織中相似工作組成。職級：工作內容、難易程度、責任大小、所需資格皆相似的職位。職等： 工作性質不同或主要職務不同，但其困難程度、職責大小、 工作所需資格等條件充分 相同的職級為同一職等。四 職務說明書的內涵職務說明書主要包括四個主要部分。（一）基本資料職務名稱；直接上級職位；所屬部門；工資等級；工資水平；所轄人員；定員人數；工作性質。（二）工作描述工作概要： 工作活動內容：活動內容、時間百分比、權限等；工作職責；工作結果；工

12、作關系：受誰監(jiān)督、監(jiān)督誰、可晉升、可轉換的職位及可升遷至此的職位，與哪些職位有 聯(lián)系；工作人員運用設備和信息說明。（三）任職資格說明最低學歷、所培訓的時間和科目； 從事本職工作和其他相關工作的年限和經驗； 一般能力；興趣愛好；個性特征；性別、年齡特征；體能要求：工作姿勢，對視覺、聽覺、嗅覺有特殊要求，精神緊張程度，體力消耗大小。（四）工作環(huán)境工作場所；工作環(huán)境的危險性；職業(yè)?。还ぷ鲿r間特征；工作的均衡性；工作環(huán)境的舒服程度。（五）職務說明書填寫時的注意事項對事不對人；盡可能具體，可操作；表述準確；剔除廢話； 任職資格與崗位責任對應。五 項目組的工作步驟步驟一：準備與培訓 明確該項工作的目的和意

13、義所在，引起各級人員的重視，達到較好的效果。（一） 制作培訓教材，進行專門培訓。主要針對部門主管的培訓。 針對公司實際情況，結合有關理論，項目組制作工作分析與職務說明書培訓材料，并通過PPT 形式演示和講解，對各部門負責人進行培訓，目的在于是他們較好地理解職務說明書 的內容，并指導部門內各崗位正確填寫，以達到提高效率、事半功倍達的效果。（二） 提供填寫的范本。根據公司具體情況， 項目組采用了工作任務調查表法進行工作分析， 即發(fā)放職務說明書空白 表格， 要求各崗位的人員按照表格項目， 逐項對本崗位的工作進行分析和描述， 從而形成職 務說明書的填寫，并加以規(guī)范，項目組制定了 職務說明書填寫范本 發(fā)

14、給各部門，要求按照 格式填寫，以統(tǒng)一規(guī)范，減少錯誤。步驟二：發(fā)放與回收 空白職務說明書的發(fā)放采用電子文檔行式發(fā)放，要求在一天之內完成，準時回收。 步驟三：審閱職務說明書，發(fā)現(xiàn)總結問題。項目組成員均對收集到的職務說明書進行了同覽， 并針對每一份職務說明書提出了具體修改 建議，之后開會集體討論，對意見進行了匯總。通過第一步初審職位說明書，并發(fā)現(xiàn)問題。步驟四：協(xié)助填寫對發(fā)現(xiàn)的問題進行總結， 與公司項目協(xié)調小組、 高層管理人員見面時作介紹和匯報， 引起公 司領導的重視，確定下一步推進計劃。1 公司召開各部門負責人會議， 要求各部門必須在規(guī)定的時間內理順崗位職責及崗位結構， 完成職務說明書， 同時我們向

15、大家指出發(fā)現(xiàn)的問題， 并提出指導意見和具體規(guī)范， 加強協(xié)助 配合與指導；2撰寫 工作分析與職務說明書填寫指導意見 發(fā)放各部門，針對第一次填寫中出現(xiàn)較多的 問題，對職務說明書上每一項內容的填寫進行說明，防止類似錯誤再次發(fā)生； 3項目組成員分成四組，分別對研發(fā)、市場、供應、生產等部門進行指導，協(xié)助理順部門 崗位結構與職責劃分，規(guī)范職務說明書的填寫。步驟五：職務說明書的再次回收根據公司的要求， 對其中？個重點、 典型崗位的職務說明書 （具體名稱及各崗位職務說明書 見附件 3 ）著重進行了修改與規(guī)范， 從而在項目小組的共同努力下將工作分析與職務說明書 的工作做好，以達到較好的效果，利于下一步工作的開展

16、。六 工作分析與職務說明書工作中存在的問題及建議 從以上項目小組對工作分析及職務說明書的理論及重要作用分析中可以了解到該項基礎工 作的意義， 但在此之前公司科學管理基礎較為薄弱， 這一工作開展不夠， 對職務說明書的重 視程度也有所不足，此外也存在著一些管理上的確點： 1公司還沒有系統(tǒng)組織全公司范圍的職務說明書的填寫； 2不少管理人員缺乏對職務說明書的了解及重要性的認識等等。3公司確乏系統(tǒng)的職責規(guī)劃，沒有形成一整套完整的公司工作系統(tǒng)。項目組也看到公司也 做了一定的工作，有些部門有崗位規(guī)劃及職務劃分，在 ISO9000 質量文件及其他有關文件 中也看到有關部門的崗位職責及束說明書， 但較為零散，

17、不系統(tǒng)。 現(xiàn)有崗位職責說明書沒有 統(tǒng)一規(guī)范，對其它相關具體工作的開展及員工個人完成本崗位任務不能起作很好的指導作 用。4部門職責不清現(xiàn)象的存在。根工作前一階段了解情況，不少員工不同程度的反映公司存 在著職責不清情況。部門職責不清直接影響到崗位之間職責劃分不科學。針對以上問題， 項目組認為， 填寫職務說明書本身就是對各崗位職責進行梳理與明確的過程。 職務說明書是一種工作分析的手段， 對工作內容進行確定和描述， 而且項目組要求在填寫過 程中在部門領導的指導下由本崗位員工自己填寫， 目的在于使員工和領導就工作職責、 有關 程序與具體要求互動交流， 進一步明確崗位職責及工作要求， 希望通過填寫職務說明書的過 程，能夠從一定程度上促進上述問題的解決， 對公司職責分工進一步系統(tǒng)化和規(guī)范化， 達到 較好的效果。 在此基礎上， 公司下一步要將該項工作作為一個長期的工程來看待， 還有大量 的日常工作。七 建議 為根本上提高公司的整體管理水平并發(fā)揮職務說明書的作用，從以下方面著手： 1 加強對公司管理人員的管理知識與技