報(bào)銷(xiāo)憑證管理

1、報(bào)銷(xiāo)憑證管理2014 - 125目錄三.報(bào)銷(xiāo)憑證中需要規(guī)范化的事項(xiàng)二.我司常見(jiàn)報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用及對(duì)應(yīng)發(fā)票四.報(bào)銷(xiāo)憑證粘貼方法一.發(fā)票相關(guān)知識(shí)五.報(bào)銷(xiāo)中常見(jiàn)的錯(cuò)誤六.我們的目的一、發(fā)票相關(guān)知識(shí) 1、發(fā)票的概念 發(fā)票是指在購(gòu)銷(xiāo)商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，開(kāi)具、收取的收付款憑證。 2、發(fā)票的作用 是消費(fèi)或者購(gòu)物的憑證（用途是用來(lái)報(bào)銷(xiāo)，或者用來(lái)記稅）。 發(fā)票已不僅僅是商事憑證，也是稅款繳納和抵扣的憑證。 是確定經(jīng)濟(jì)行為的證明文件。 是財(cái)務(wù)收支、會(huì)計(jì)核算的法定憑證。 是稅務(wù)稽查和內(nèi)外部審計(jì)的重要依據(jù)。3.有效發(fā)票的判定l發(fā)票的要素要齊全，主要包括以下幾個(gè)方面：（以右圖為例）l要有稅務(wù)機(jī)關(guān)監(jiān)制章

2、和開(kāi)票單位發(fā)票專(zhuān)用章 l客戶(hù)名稱(chēng)：公司的全稱(chēng)，不可少字、簡(jiǎn)寫(xiě)l日期：發(fā)票的日期不允許空白或修改l發(fā)票大小寫(xiě)金額需一致，不得涂改l發(fā)票內(nèi)容不得空白l發(fā)票要素不齊全、蓋章不清晰、手改的都視為無(wú)效發(fā)票，不得用于費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)。二、我司常見(jiàn)報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用及對(duì)應(yīng)發(fā)票1.交通費(fèi)：交通費(fèi)：主要包括市內(nèi)坐公交、打的取得的機(jī)打發(fā)票和定額發(fā)票。（發(fā)票如下如圖所示），報(bào)銷(xiāo)時(shí)需要在發(fā)票背面注明原因，并有報(bào)銷(xiāo)人簽名。2.差旅費(fèi)差旅費(fèi) 差旅費(fèi)封面、出差申請(qǐng)單（因公外出單）、出差補(bǔ)貼單出差購(gòu)買(mǎi)車(chē)票、船票、火車(chē)票、飛機(jī)票；住宿發(fā)票等。酒店招待服務(wù)費(fèi)盡量開(kāi)具會(huì)議費(fèi)發(fā)票，并附上會(huì)議紀(jì)要。原因：與招待費(fèi)相同，需要剔除40%的費(fèi)用去繳交所得稅，

3、從而導(dǎo)致公司成本費(fèi)用增加，利潤(rùn)減少。 （火車(chē)票） （機(jī)票） （汽車(chē)票）3.車(chē)輛使用費(fèi)車(chē)輛使用費(fèi)汽車(chē)的加油發(fā)票、停車(chē)、過(guò)路、過(guò)橋、維修等取得的發(fā)票，報(bào)銷(xiāo)時(shí)在票據(jù)背面注明事由、日期等。 （加油發(fā)票） （通行費(fèi)）4.辦公費(fèi)辦公費(fèi)包括辦公用耗材費(fèi)、辦公用品購(gòu)置費(fèi)、教育培訓(xùn)費(fèi)等，屬于外購(gòu)行為的應(yīng)盡可能開(kāi)具增值稅專(zhuān)用發(fā)票。（如開(kāi)具內(nèi)容僅為辦公費(fèi)，要附清單）5.運(yùn)輸費(fèi)運(yùn)輸費(fèi)在設(shè)備采購(gòu)、調(diào)撥等過(guò)程中支付的租車(chē)費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、搬運(yùn)裝卸費(fèi)，需開(kāi)具地稅發(fā)票。6.通訊費(fèi)通訊費(fèi)通訊業(yè)專(zhuān)用發(fā)票，不可用清單替代。手機(jī)話(huà)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)如果有兩張手機(jī)卡的發(fā)票，那么兩張卡的發(fā)票要一起報(bào)銷(xiāo)，不能分開(kāi)報(bào)7.物料采購(gòu)費(fèi)用物料采購(gòu)費(fèi)用購(gòu)買(mǎi)固定資產(chǎn)和

4、物料等要找可以開(kāi)具增值稅專(zhuān)用發(fā)票的供應(yīng)商，開(kāi)具增值稅專(zhuān)用發(fā)票；報(bào)銷(xiāo)時(shí)需同時(shí)附上采購(gòu)申請(qǐng)單、驗(yàn)收單或材料清單。（增值稅專(zhuān)用發(fā)票：發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)）（增值稅專(zhuān)用發(fā)票：發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)） （增值稅普通發(fā)票）（增值稅普通發(fā)票） 備注：抵扣聯(lián)需要經(jīng)過(guò)掃描認(rèn)證之后才可以抵扣，所以在報(bào)銷(xiāo)時(shí)不要和其他發(fā)票粘在一起，用回形針和報(bào)銷(xiāo)單據(jù)別在一起。注：增值稅專(zhuān)用發(fā)票與普通發(fā)票的區(qū)別：增值稅專(zhuān)用發(fā)票的進(jìn)項(xiàng)稅額部分可以抵扣，不需要公司承擔(dān)，而增值稅普通發(fā)票的全部金額都由公司承擔(dān)。舉例：假設(shè)某部門(mén)一臺(tái)打印機(jī)，稅率為17%，如果開(kāi)增值稅專(zhuān)用發(fā)票，含稅金額為1170元；如果開(kāi)普通發(fā)票，含稅金額為1100元。那么，在這種情況下，提

5、供哪種發(fā)票對(duì)我司有利呢？ 如果提供專(zhuān)用發(fā)票，最后公司承擔(dān)的費(fèi)用是：1170/（1+17%）1000；如果提供普通發(fā)票，最后公司還是需要承擔(dān)1100元，則提供增值稅專(zhuān)用發(fā)票比提供普通發(fā)票可以減少100元。 8.快遞快遞費(fèi)費(fèi)快遞物品的取得的發(fā)票，報(bào)銷(xiāo)時(shí)須附快件底單。（如下圖所示）9.招待費(fèi)招待費(fèi)用于招待客戶(hù)等的餐飲費(fèi)用取得的服務(wù)業(yè)餐飲發(fā)票、定額發(fā)票。招待費(fèi)須附發(fā)票、菜單、招待客人和陪同人員名單，招待地點(diǎn)要寫(xiě)明確（比如海滄某個(gè)店）除了招待費(fèi)的報(bào)銷(xiāo)用餐飲業(yè)發(fā)票報(bào)銷(xiāo)之外，其他報(bào)銷(xiāo)的發(fā)票不可用餐飲業(yè)發(fā)票來(lái)抵用。原因是：餐飲業(yè)發(fā)票的報(bào)銷(xiāo)屬于招待費(fèi)，在所得稅匯算上需剔除40%交稅，這個(gè)40%不能作為費(fèi)用扣除，

6、是要交所得稅的，相當(dāng)于是用稅后利潤(rùn)去支付這個(gè)40%金額，這將導(dǎo)致公司增加稅收成本，減少公司利潤(rùn)。三、報(bào)銷(xiāo)憑證中需要規(guī)范化的事項(xiàng)1）以上列示的各類(lèi)報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用及發(fā)票，請(qǐng)按報(bào)銷(xiāo)類(lèi)別使用對(duì)應(yīng)的發(fā)票報(bào)銷(xiāo)，不得用其他消費(fèi)的發(fā)票替代，報(bào)銷(xiāo)封面按報(bào)銷(xiāo)單據(jù)分類(lèi)統(tǒng)計(jì)金額，填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)項(xiàng)目 。 2）所有的收據(jù)、清單小票不能替代發(fā)票用來(lái)報(bào)銷(xiāo)。用于報(bào)銷(xiāo)的發(fā)票、收據(jù)必須保持整潔（不允許在發(fā)票、收據(jù)的正面涂改、寫(xiě)字），可以在發(fā)票、收據(jù)的背面?zhèn)渥⑸嫌猛?、簽名等?）有發(fā)生費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的要盡早填單報(bào)銷(xiāo)，提交的發(fā)票盡量控制在三個(gè)月之內(nèi)有效，原因是：外部稅審時(shí)會(huì)剔除這部分超過(guò)時(shí)限的票據(jù)，造成公司得多交稅。 在跨年度的月份（1、2月前）需將上

7、年度有效期內(nèi)所有未報(bào)銷(xiāo)發(fā)票送交財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)，在此之后一律不得報(bào)銷(xiāo)上年度的費(fèi)用。4）報(bào)銷(xiāo)的發(fā)票按個(gè)人歸集整理粘貼，并在粘貼發(fā)票的紙上（空白處）注明報(bào)銷(xiāo)明細(xì)：姓名+報(bào)銷(xiāo)事由+報(bào)銷(xiāo)金額。事由、金額按報(bào)銷(xiāo)事項(xiàng)明細(xì)一一列出。在報(bào)銷(xiāo)單據(jù)的最后需附上報(bào)銷(xiāo)明細(xì)（按個(gè)人報(bào)銷(xiāo)匯總，主要包含報(bào)銷(xiāo)人、報(bào)銷(xiāo)金額），報(bào)銷(xiāo)單只含一個(gè)人的報(bào)銷(xiāo)可以不附。5）辦公室零星購(gòu)物、技術(shù)人員購(gòu)買(mǎi)樣品、維修汽車(chē)等外購(gòu)行為應(yīng)盡可能開(kāi)具增值稅專(zhuān)用發(fā)票。6）如果單據(jù)為熱敏紙則需復(fù)印一份，連同復(fù)印件作為憑證，識(shí)別紙張是否為熱敏紙的方法是，用硬幣在紙上刮，若有變色或明顯刮痕，則為熱敏紙。 四、報(bào)銷(xiāo)憑證粘貼方法1.粘貼原則：粘貼原則：（1）票據(jù)粘貼方法多

8、樣，粘貼票據(jù)時(shí)應(yīng)根據(jù)票據(jù)的多少、紙張的大小，選擇合適的方法。但應(yīng)以整個(gè)單據(jù)平整、美觀為準(zhǔn)。（2）粘貼的票據(jù)要求正面朝上，便于審核與日后查閱。（3）紙張大小、金額相同的票據(jù)貼在一起。 （4）大張的票據(jù)只需固定票據(jù)的左上角，小張的票據(jù)需均勻的粘貼在粘貼單上，不能厚薄不勻。（5）過(guò)窄過(guò)短或過(guò)多的票據(jù)，應(yīng)將票據(jù)先粘貼在空白粘貼單上，再附在單據(jù)封面后。2.粘貼方法：粘貼方法：（1）整理票據(jù)（2）對(duì)票據(jù)進(jìn)行修剪。將有些長(zhǎng)度超過(guò)報(bào)銷(xiāo)封面的票據(jù)的多余部分剪掉，但不得因此影響原始憑證內(nèi)容的完整性。修剪完畢后票據(jù)大小與報(bào)銷(xiāo)封面一樣（飛機(jī)票，保險(xiǎn)票據(jù)等）（3）過(guò)寬過(guò)長(zhǎng)的附件，應(yīng)進(jìn)行縱向和橫向的折疊。 （4）經(jīng)過(guò)修整過(guò)的票據(jù)附在報(bào)銷(xiāo)憑證后不應(yīng)超出單據(jù)封面的邊沿線。3、粘貼步驟、粘貼步驟（1）票據(jù)張數(shù)較多或較小時(shí)先將票據(jù)粘貼在原始憑證粘貼單上，然后將粘貼單附在報(bào)銷(xiāo)單據(jù)封面后。 （2）票據(jù)較多時(shí)，票據(jù)按票面金額、紙張的大小依次從右向左粘貼在粘貼單上。粘貼的票據(jù)與粘貼單上下、左右對(duì)齊，不可超過(guò)貼貼單上下及左右邊界，每張票據(jù)約錯(cuò)開(kāi)1厘米左右的距離，票據(jù)呈魚(yú)鱗狀分布。（3）當(dāng)遇到發(fā)票面積較大，超過(guò)粘貼單上下限或左右限，則以可見(jiàn)發(fā)票內(nèi)容明細(xì)的情況下以粘貼單的上下右邊為基準(zhǔn)，超出部分，請(qǐng)將超出粘貼單的部分折疊好。五、報(bào)銷(xiāo)中常見(jiàn)的