化工企業(yè)采購

1、第三節(jié) 化工企業(yè)物資采購為了加強(qiáng)企業(yè)的競爭力，現(xiàn)代企業(yè)都在想方設(shè)法降低本錢，就化工企業(yè)說，采購本錢占企業(yè)本錢的60%- 80%。所以，采購部門在企業(yè)經(jīng)營管理中的地位和作用日益彰顯?；て髽I(yè)原材物料的采購只是相對獨(dú)立而不是完全獨(dú)立的工作， 可以簡化的認(rèn)為化工原輔料是生產(chǎn)工藝管理的一個局部、設(shè)備及零配件、輔材 可以看成是設(shè)備管理的一個局部、辦公用品及福利用品可以看成是后勤管理的 一局部、建材物資可以看成是工程管理的一局部等等。所以化工企業(yè)的原材物 料采購需要各部門的協(xié)調(diào)配合，必須提升參與人員的的思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和 技術(shù)技能素質(zhì)?；て髽I(yè)要求快速、 質(zhì)高、價低、恰量采購回企業(yè)需求物資， 企業(yè)的經(jīng)濟(jì)

2、效 益最終是用利潤表達(dá)，采購要求的每一項(xiàng)都可能會影響本錢、生產(chǎn)、平安或直 接影響企業(yè)長遠(yuǎn)效益與短期利潤。但在物資采購的所有要求中很少剩至不可能 “魚和熊掌兼而有之，往往是根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)展比擬選擇，把損失降 到最低，把利潤提到最高，在選擇過程中除要求參與人員具大公無私的思想、 本錢意識、質(zhì)量觀念和時間觀念等外，還必須有統(tǒng)一認(rèn)識：1、質(zhì)量：“適合的才是最好的。 有些物料的功能或質(zhì)量超出我們生產(chǎn)需求 或使用，不能產(chǎn)生更多的效益，如果我們選擇“這么好的物料，就必然為超 出功能或質(zhì)量買單，造成浪費(fèi)，提高了本錢。如果只簡單地選擇價格低傔的物 資，在技術(shù)投入、人力投入會增大，使用時間上會縮短，即最終造

3、成本錢的提 升，得不償失。如果沒有統(tǒng)一的質(zhì)量觀念，就會指令混淆，剩至出現(xiàn)采購管理 漏洞。2、 價格：“產(chǎn)品產(chǎn)值使用原材物料的單位最低本錢價格才是最低價格。即 方案利潤單位某類物資的使用最終本錢最低。3、快速：降低最低庫存，減少資金積壓，以最短的采購周期購回所需的原 材物料且本錢最低的采購速度。4、恰量：滿足生產(chǎn)需求的數(shù)量，這就要求對供方生產(chǎn)、運(yùn)輸?shù)燃氨酒髽I(yè)生 產(chǎn)用量進(jìn)展動態(tài)跟蹤，并貯存適量的庫存。物資采購程序主要包括請購單申購方案 、訂單合同或協(xié)議、催貨、入 庫、催發(fā)票及相關(guān)單證、退換貨、索賠、結(jié)算付款等。許多企業(yè)只注重采購程序中的訂單生成過程，他們想做到 “有章可循，有 章必依，執(zhí)章必嚴(yán)，違

4、章必究，即想對采購有所參照與對制度的嚴(yán)格執(zhí)行， 在制定制度的過程中不能因地制宜一、不能結(jié)合企業(yè)實(shí)際、不能實(shí)事求是、不 能以時具進(jìn)，將發(fā)函發(fā)標(biāo) 、投標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)議標(biāo) 、定標(biāo)過程寫成“八 股文式的文章，洋洋萬言、不知所去、參與人員看不懂、學(xué)不會、做不來， 這樣的后果是要么難以執(zhí)行、拖延或放棄應(yīng)有的正確采購程序、要么是增加人 員或增加部門的參與數(shù)量，往往采用投票的方式?jīng)Q定采購，參與投票人員往往 投的不是“責(zé)任，而是 “任務(wù)和運(yùn)氣，忽略了參與人員的本錢意識、責(zé)任 意識、業(yè)務(wù)素質(zhì)和技術(shù)技能素質(zhì)，這樣做出現(xiàn)不良問題后組織者會說“我已經(jīng) 組織了、參與者會說 “我只是參與，最終決定權(quán)不在我或者“我們都按制

5、度執(zhí)行了。這就成了分?jǐn)傚e誤的組織、推卸責(zé)任的會議、表達(dá)形式、走走過 程，最終達(dá)不到企業(yè)的采購宗旨“采購實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)本錢最低化與效益利潤最大 化。不合理組織中的人員分工、權(quán)力分?jǐn)偂徍藢徟氨O(jiān)控的不合理化首先 就為化工企業(yè)采購低效率高本錢埋下伏筆。其實(shí)在化工企業(yè)中原材物料采購程序的每一步和參與人員的素質(zhì)都非常重要，都可能影響質(zhì)量、價格、采購時間與采購數(shù)量，可能會影響化工企業(yè)的生 產(chǎn)、平安、環(huán)保直至利潤與效益。下面是化工企業(yè)采購的相關(guān)依據(jù)及方法：一、法律法規(guī)原材物料的采購必須以法律為依據(jù)， 以制度為準(zhǔn)純， 警覺職務(wù)犯罪， 維護(hù)企 業(yè)利益，預(yù)防企業(yè)損失。 物資采購的相關(guān)法律法規(guī)有 ?中華人民共和國合同法

6、 ?、? 中華人民共和國招投標(biāo)法 ?、?中華人民共和國審計(jì)法 ?、?中華人民共和國增值稅 法?、?中華人民共和國企業(yè)所得稅法 ?、 ?中華人民共和國企業(yè)所得稅法實(shí)施條 例 ?、?消費(fèi)者稅法 ?及?中華人民共和國刑法 ?的相應(yīng)條款等。采購程序及規(guī)章制 度必須保證在法律法規(guī)的框架內(nèi)制定和執(zhí)行。二、參與人員的管理化工企業(yè)采購中， 參與采購人員特別是采購業(yè)務(wù)員的管理至關(guān)重要， 參與人 員的管理包括人員的選撥、培訓(xùn)、放權(quán)、控制及考核。采購人員的素質(zhì)要求較 高，在選擇和培訓(xùn)中特別注重思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、技術(shù)技能素質(zhì)等，詳見?供給部長職責(zé) ?、?采購人員的素質(zhì)與技能 ?；放權(quán)、控制及考核同樣重要，參與人 員

7、的職務(wù)、責(zé)任、薪水、權(quán)力權(quán)限應(yīng)該協(xié)調(diào)。如責(zé)任與權(quán)力，當(dāng)責(zé)任大于 權(quán)力時，開展工作將會十分困難，只能依賴游說和運(yùn)氣，當(dāng)權(quán)力大于責(zé)任時， 就可能會出現(xiàn)專制者，這樣的人會利用權(quán)力權(quán)限去做一些不重要的事或不 應(yīng)該做的事剩致違反制度及犯罪。因此在人員管理中建議：責(zé)權(quán)平衡并“以文 化企業(yè)文化引導(dǎo)思想、用制度標(biāo)準(zhǔn)行為、用鼓勵挖掘潛力、適時培訓(xùn)、引 導(dǎo)需求；“責(zé)任明確、權(quán)力分割、考核連鎖； “在采購中打破慣性思維、取 消心智模式。三、化工企業(yè)物資需求分類化工企業(yè)采購的原材物料按用途需求分類分為： 生產(chǎn)化工物資、 生產(chǎn)設(shè)備物 資、建筑工程物資、后勤物資詳見 ?化工企業(yè)物資需求分類表 ?；按財(cái)務(wù) 做賬分類為：生產(chǎn)

8、物資、工程物資、辦公物資；按申報及需求方案分為：急件 物資、月度方案物資、季度方案物資、半年或一年方案物資；也可按采購 金額大小、占本錢的比擬、采購數(shù)量等分類，現(xiàn)代化工企業(yè)中有許多已經(jīng)上了 ERP辦公軟件，在分類編號時應(yīng)該統(tǒng)一，以便管理。四、采購述語 零采指價格較低，數(shù)量較少，一般指平安防護(hù)用品、辦公用品、福利 物資、常用工具、分析試劑、小五金、小型電器儀表、小型焊割設(shè)備及材料、 玻璃陶瓷儀器等物資，就近靠近化工企業(yè)的城市能夠直接采購的零星物資， 供貨期一般較短一周內(nèi) 。月方案每月一次的物資申購方案，每月只能申報一次下月物資，申報 時間一般為每月的 25 日，采購部門辦理時間為申報日期的下月，

9、供貨期根據(jù)實(shí) 際情況而定。急件為滿足生產(chǎn)需要的無預(yù)測無方案性物資需求申報， 申報時間不定， 供貨時間盡可能短，業(yè)務(wù)辦理必須在申報后 24 小時內(nèi)辦理完畢；申報單除按月 方案需要相關(guān)人員及領(lǐng)導(dǎo)簽字外，還必須有企業(yè)第一執(zhí)行管理者簽字或由第 一執(zhí)行人委托代表簽字 。合同辦理以合同方式為法律依據(jù)辦理訂單，辦理合同需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、 部門分管副總、技術(shù)副總、法律參謀、財(cái)務(wù)副總、企業(yè)法人總經(jīng)理、常務(wù)副 總或法人委托人審核審批的商務(wù)合同辦理。零采辦理指訂單辦理過程中為減少辦理程序，縮短采購時間的商務(wù)辦 理，一般指價格較低整單金額在貳萬元以內(nèi)或需求及時的物資采購辦理， 商務(wù)辦理不分月方案和急件，采用零采協(xié)議作為法

10、律依據(jù)辦理訂單，內(nèi)容必須 與合同一樣，法律效力與合同一樣，一般只需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、分管副總分管副 總不在企業(yè)時， 請示辦理、企業(yè)法人總經(jīng)理、常務(wù)副總或法人委托人 審核審批的商務(wù)合同辦理即可?；ぶ饕显诨どa(chǎn)過程中經(jīng)化學(xué)或物理變化直接生成成品的原料，它占生產(chǎn)本錢的比例較高，一般占 7090%以上?；ぽo助原料在主要原料生成成品的過程中起冷凝、潤滑、凈化、正負(fù) 催化作用的原料，在正常情況下的用量較少，并與成品產(chǎn)量或開車時間成正比。五、供給商的開發(fā)與選擇 供給商的選擇開發(fā)及審查包括供給商的資質(zhì)資料、 財(cái)務(wù)狀況、技術(shù)力量、質(zhì)量管理、效勞水平及信譽(yù)等。詳見 ?供給商的選擇與開發(fā) ?。六、物資采購流程化

11、工企業(yè)傳統(tǒng)采購常用如下流程的運(yùn)作： 物資方案物資采購物資運(yùn)送檢驗(yàn)入庫付款1、方案部門根據(jù)銷售方案、庫存情況、生產(chǎn)方案及設(shè)備運(yùn)行情況等計(jì)算出 所需采購量。2、采購員接到方案后，根據(jù)供給商檔案選擇適宜的供給商，協(xié)商價格、價 格條款、付款條件、運(yùn)輸方式、交貨期、品質(zhì)要求、包裝、售后效勞等相關(guān)交 易內(nèi)容，準(zhǔn)備采購合同，交上級審核確認(rèn)。3、訂單經(jīng)內(nèi)部審核無誤，請供給商確認(rèn)后按訂單約定執(zhí)行。4、供給商根據(jù)訂單要求發(fā)貨后，采購人員通知各相關(guān)部門準(zhǔn)備驗(yàn)收貨物， 如需短途運(yùn)輸?shù)奈镔Y那么安排具體的運(yùn)輸方式和運(yùn)輸時間，以確保生產(chǎn)的連續(xù) 性。5、使用部門收到貨后，如驗(yàn)收貨物資質(zhì)和數(shù)量無誤，采購員按入庫情況通知供給商開

12、具發(fā)票。6、采購收到供給商發(fā)票后，與入庫單、方案單、審批表合同或訂單 、驗(yàn) 收單驗(yàn)收單含貨物及除發(fā)票外的單證驗(yàn)收一起交企業(yè)財(cái)務(wù)部審核入賬結(jié)算。7、發(fā)票等資料經(jīng)財(cái)務(wù)部審核無誤后，采購員向財(cái)務(wù)結(jié)算中心申請，及時給 供給商付款。8、根據(jù)物資相關(guān)資料，采購員隨時跟蹤材料具體生產(chǎn)使用情況并及時向供 給商反應(yīng)，使物資品質(zhì)到達(dá)生產(chǎn)需要的水平。上述流程是從采購流程工作角度出發(fā)， 而在具體執(zhí)行每一項(xiàng)工作時， 它又被 分割由不同的職能部門共同完成。其中，物資方案由使用部門和主管部門完成， 物資采購由供給部門完成，檢驗(yàn)、入庫分別由質(zhì)檢部門和倉儲部門完成，而最 終付款要經(jīng)過企業(yè)財(cái)務(wù)部門完成。采購數(shù)量根據(jù)“以銷定產(chǎn)或以

13、產(chǎn)定銷 ，以 產(chǎn)定購的思想確定，全部流程的實(shí)施情況是由采購部門來負(fù)責(zé)跟蹤并向相關(guān) 部門反應(yīng)。這種原有流程在實(shí)際運(yùn)作中存在一些積弊：1、采購審批環(huán)節(jié)多帶來的低效為了加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理， 企業(yè)建立了許多采購制度及審批手續(xù)， 從最初的下 單到最后的付款，大量的時間都是在傳遞文件、審核簽字的等待中消耗。而這 些環(huán)節(jié)事實(shí)上并沒有實(shí)現(xiàn)增值，根本上都是用來監(jiān)視內(nèi)部職工的，但大大降低 了采購運(yùn)行的效率，也是內(nèi)部員工推卸責(zé)任的最好方式。如采購沒有按時供貨， 是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)沒有及時對訂單審核簽字；而延誤供給商付款時間以致延誤物資發(fā) 貨時間，是因?yàn)樨?cái)務(wù)審核處理太慢等。2、各部門的本位主義與信息流動的低效使內(nèi)耗增加，內(nèi)部組

14、織本錢上升采購流程一項(xiàng)業(yè)務(wù)由多個職能部門共同監(jiān)視制約完成，正如上面所分析的， 部門間工作存在相互制約的功能，企業(yè)也正是因此而使其最終的采購行為趨向 合理化。但在企業(yè)中，各部門不可防止地會產(chǎn)生本位主義，形成一個個利益中 心。部門間邊界也極為明顯，而在一個部門內(nèi)部的各工作組之間也會產(chǎn)生類似 的利益中心。各部門都專注于完成自己的本職工作，努力使自身工作到達(dá)最優(yōu)， 如此使部門間的矛盾激化了，假設(shè)發(fā)生利益沖突，各部門都會不自覺地維護(hù)自 身利益，使企業(yè)為協(xié)調(diào)內(nèi)部矛盾耗去了大量的精力，企業(yè)整個采購流程處于低 效狀態(tài)。部門間及部門內(nèi)部信息不對稱且信息流動速度較慢，使重復(fù)勞動和無 效勞動產(chǎn)生。從流程中可看出，企

15、業(yè)采購流程的高效運(yùn)行很大程度上信賴于信 息快速而正確的流動，而工作的專業(yè)化分工要求采購在跟蹤時，必須和相關(guān)部 門協(xié)調(diào)完成并及時反應(yīng)，實(shí)現(xiàn)事前監(jiān)視控制。但很多企業(yè)信息共享程度不高， 使其信息的快速流動取決于員工個人的工作效率。3、為加強(qiáng)部門間的溝通，書面主義和重復(fù)勞動產(chǎn)生 為加強(qiáng)部門信息在部門間快速而正確流動， 便于及時溝通， 類似的部門間圓 桌會議、書面主義出現(xiàn)，大量的人力將時間無止境地投放于開會、作書面報告 及發(fā)放文件中。采購總是在與其他部門開會協(xié)商具體事宜，如材料能否按方案 要求及時發(fā)運(yùn)、能否及時入庫、入庫數(shù)量是否有偏差及講究原因、材質(zhì)是否適 合生產(chǎn)所需要等等，而事實(shí)上占用了大家珍貴時間的

16、會議只是暫時緩和了部門 間工作的矛盾，協(xié)調(diào)會議并不能從本質(zhì)上解決其矛盾的根源。類似的問題會重 復(fù)產(chǎn)生。于是，采購開場作書面報告期待能解決問題，而一份書面報告從擬定 到發(fā)放到各部門并簽字確認(rèn)，又將耗去采購人員大量時間精力。重復(fù)勞動就這 樣產(chǎn)生了。重復(fù)勞動產(chǎn)生的后果表現(xiàn)于采購整日忙于信息跟蹤及反應(yīng)中，中級領(lǐng)導(dǎo)被陷于大量的隨機(jī)性大的緊急事務(wù)的處理中。采購因工作量加大使其對工作及合作人員產(chǎn)生了抱怨心理，這又會直接影響到其他部門的合作，而使部門 間的信息流動變慢。4、采購的工作重心發(fā)生了偏差采購的工作職能和重心應(yīng)該是如何有效地管理供給商和原材物料來滿足生 產(chǎn)的需要，因?yàn)槿绻髽I(yè)市場化，那么采購的最終顧客

17、是生產(chǎn)。這要求采購須 對現(xiàn)有供給商建立完整的檔案，進(jìn)展及時考核，與供給商一起開發(fā)和合作，為 生產(chǎn)及時提供質(zhì)高價低的材料；同時，在市場尋找新的合作伙伴，開發(fā)新材料， 充分了解市場信息，掌握市場動態(tài)，從材料開場，保證企業(yè)對市場的強(qiáng)應(yīng)變能 力。而在原有的流程中，采購為實(shí)現(xiàn)信息在企業(yè)內(nèi)的正確面快速的流動消耗了 大量的時間和精力，其工作職能發(fā)生偏差。5、采購周期的延長影響了企業(yè)整體的運(yùn)作效率上述原因使企業(yè)的采購周期被人為地延長。 采購周期長， 必然會以高采購數(shù) 量為代價來保證生產(chǎn)的連續(xù)性，企業(yè)存貨本錢增加，資金流動性減弱，財(cái)務(wù)工 作難度加大。同樣，銷售方案的預(yù)測性減弱，銷售部門有時不得不以消化庫存 為前

18、提來接訂單，生產(chǎn)、研發(fā)等部門也受到相應(yīng)影響，而這種“連鎖負(fù)效應(yīng) 更會影響企業(yè)的市場競爭能力最終影響企業(yè)效益。現(xiàn)代許多化工企業(yè)在人員管理上充分培訓(xùn)企業(yè)文化， 在采購流程及制度上不 斷更新和完善使其更加具有科學(xué)化和適用性，在辦公工具上逐步電腦化，信息 上逐步多樣化包括網(wǎng)絡(luò)信息等 ，在溝通上逐步程序化，這些措施大大提高了 采購效率；采購流程的每一步精細(xì)化和科學(xué)化，這樣大大降低了庫存及資金積 壓又能更好地保證生產(chǎn)的正常進(jìn)展?，F(xiàn)代化工企業(yè)科學(xué)采購流程可參照圖 1一需求方案化工企業(yè)物資申購方案分年度、 半年、季度、月度、每詢物資需求申購方案 和急需物資需求申購方案，一般只有月度方案申購和急件需求申購，月度

19、物資 申購由各使用部門統(tǒng)一報到對應(yīng)主管部門，由主管部門統(tǒng)一校正審核進(jìn)展審批 申報：圖1物資采購流程圖1、生產(chǎn)部：生產(chǎn)化工物資月方案：2、設(shè)備動力部：生產(chǎn)設(shè)備物資月方案；3、辦公室：辦公用品、福利用品等后勤物資月方案；4、工程技術(shù)部：技改工程物資、建材物資；5、安環(huán)部：平安防護(hù)用品、消防器材等方案：6、急需物資申購方案由使用部門申報，并按程序報批。申購方案程序包括：申報、校核、審批、簽收確定與業(yè)務(wù)分配；1、申購以表格的形式填報詳見？物資申購方案表？，申購方案必須嚴(yán)謹(jǐn)性和方案性，必須經(jīng)過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男枨蠓治龃_定需求物資及需要數(shù)量和需要時間詳見?化工企業(yè)物資申購方案？ 1申報名稱必須統(tǒng)一、齊全和標(biāo)準(zhǔn)。申報

20、人員 不能根據(jù)它的形狀、用途等胡亂想像命名，必須與實(shí)物的書面名稱相符；物資 名稱是英文時，申報人員可以翻譯成正確的中文，也可以把英文名稱寫全；按 實(shí)物購置的物資盡可能繪制清晰圖紙；是買主體設(shè)備或配件，在名稱上必須清 楚；2物資型號規(guī)格必須標(biāo)準(zhǔn)，申報人員必須清楚型號規(guī)格中各數(shù)字或字母 各代表什么意思，不能想當(dāng)然的增加或減少數(shù)字；當(dāng)需求物資技術(shù)參數(shù)改變時， 不能照抄名牌，需對應(yīng)調(diào)整型號規(guī)格里的數(shù)字或字母；如型號規(guī)格不能說明相 關(guān)技術(shù)要求的必須加注說明，但不能造成說明與型號規(guī)格相互矛盾；3用途必須落實(shí)到具體設(shè)備或工藝點(diǎn)，不能大概地寫分廠、車間或工段了事；4申報物資的單位必須根據(jù)需求物資實(shí)情填寫，不能

21、有多義或錯解，如臺、套、只、 支、棵、顆、件必須清楚；5倉庫應(yīng)存、完好數(shù)量根據(jù)庫存要求和實(shí)情填寫， 本次申購、本次批購數(shù)量不能脫離實(shí)情申報和審批；6需要時間必須根據(jù)生產(chǎn)情況嚴(yán)謹(jǐn)填寫，特殊急需物資必須注明急需原因，以便供給人員按時采購或 及時反應(yīng)；7新物資或新設(shè)備申購方案時必須同時提供詳細(xì)的技術(shù)要求和技 術(shù)參數(shù)；2、校核是對申購方案進(jìn)一步復(fù)查，由使用單位主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)展校核，校核的 內(nèi)容包括申購單上的每一項(xiàng)內(nèi)容；3、審核審批是主管部門領(lǐng)導(dǎo)和公司工程主管領(lǐng)導(dǎo)對申報表進(jìn)展全面分析、 審議和批示；4、簽收確認(rèn)與任務(wù)分配。簽收確定是采購部門對申購單上的各項(xiàng)申購內(nèi)容 和校核審批程序進(jìn)展確認(rèn)，發(fā)現(xiàn)錯誤及時糾正，

22、確認(rèn)無誤的給予簽收；采購工 作分配是采購部門收到申購表后將各項(xiàng)采購物資對應(yīng)采購業(yè)務(wù)員職能進(jìn)展工作分配，并要求業(yè)務(wù)員按供給商檔案記錄在案的合格供給商進(jìn)展發(fā)函或發(fā)標(biāo)。具 體如下：1申購單各欄填寫是否清楚；2按分配原那么分派采購任務(wù)；3 急件優(yōu)先分派辦理；4無法于需用日期辦妥及時聯(lián)系申購部門；5撤銷申購單應(yīng)先送辦理。二訂單生存訂單生存的米購模式有網(wǎng)絡(luò)米購、 及時米購、聯(lián)合米購、集中米購、買斷米 購、比擬采購、招標(biāo)采購、固定廠商長期采購及外包采購等，每種采購的程序 都需要經(jīng)過詢招、回投、議洽談、審審核、審批、定的過程。詢 議內(nèi)容主要包括質(zhì)量、價格、交期及效勞等詳見 ？采購訂單成生事項(xiàng)？。三訂單跟催訂單

23、跟催是采購人員的重要職責(zé)。訂單跟催的目的有三個方面：促進(jìn)合同正 常執(zhí)行、滿足企業(yè)的物料需求、保持合理的庫存水平。在實(shí)際訂單操作過程中， 合同、需求、庫存三者之間會產(chǎn)生相互矛盾，突出的表現(xiàn)為：因各種原因合同 難以執(zhí)行、需求不能滿足導(dǎo)致缺料、庫存難以控制。恰當(dāng)?shù)靥幚砉┙o、需求、 緩沖余量之間的關(guān)系是衡量采購能力的關(guān)鍵指標(biāo)。1、訂單跟催過程1合同執(zhí)行前跟蹤當(dāng)一個訂單合同制訂之后，供給商是否承受訂單，是否及時簽訂等都是采購 部長要及時了解的情況。在采購環(huán)境里，同一物料有幾家供給商可供選擇是十分正常的情況，獨(dú)家供給的情況是很個別的。雖然每個供給商都有分配比例，但是在具體操作時還可 能會遇到供給商因?yàn)楦鞣N

24、原因拒絕訂單的情況。由于時間的變化，供給商可能 要提出改變“認(rèn)證合同條款，包括價格、質(zhì)量、期貨等，作為采購部長應(yīng)該 充分與供給商進(jìn)展溝通，確認(rèn)可選擇的供給商。如果供給商按時簽返訂單合同， 那么說明供給商的選擇正確；如果供給商確實(shí)難以承受訂單，千萬不可勉強(qiáng)， 可以在采購環(huán)境里另外選擇其他供給商，必要時要求技術(shù)人員協(xié)助辦理。與供 給商正式簽訂過的合同要及時存檔，為以后查閱作好準(zhǔn)備。2合同執(zhí)行過程跟蹤與供給商簽訂的合同具有法律效力， 采購部長應(yīng)該全力跟蹤， 合同確實(shí)需要 變更時要征得供給商的同意，不可一意孤行。訂單跟催要把握以下事項(xiàng)：1嚴(yán)密跟蹤嚴(yán)密跟蹤供給商準(zhǔn)備物料的詳細(xì)過程， 保證訂單正常進(jìn)展。

25、如果發(fā)現(xiàn)問題要 及時反應(yīng)，需要中途變更的要立即解決，不能夠在這方面耽誤時間。不同種類 的物料，其準(zhǔn)備過程也不同，總體上可以分為兩類：一類是供給商需要按照樣 品或圖紙定制的物料，存在加工過程的周期比擬長，出現(xiàn)問題幾率大的情況； 另一類是供給商有庫存，不存在加工過程，周期相比照擬短，不容易出現(xiàn)問題。 在這種情況下，前者跟蹤的過程就比擬復(fù)雜，后者相比照擬簡單。2嚴(yán)密響應(yīng)生產(chǎn)要求形式如果因生產(chǎn)需要緊急， 要求本批物資立即到貨， 采購員就應(yīng)該馬上與供給商 進(jìn)展協(xié)調(diào)，必要時還應(yīng)該幫助供給商解決疑難問題，保證需求物料的準(zhǔn)時供給。 我們現(xiàn)在常把供給商視為戰(zhàn)略伙伴，這時正是“伙伴表現(xiàn)友情的時候。有時 市場需求出

26、現(xiàn)滯銷，企業(yè)經(jīng)過研究決定延緩或取消本次訂單物料供給，采購部 長也應(yīng)該立即與供給商進(jìn)展溝通，確認(rèn)可以承受的延緩時間，或者終止本次訂 單操作，同時應(yīng)該給供給商相應(yīng)的賠款。3慎重處理庫存控制庫存水平在某種程度上表達(dá)了采購部長的水平。 既不能讓生產(chǎn)缺料， 又要保 持最低的庫存水平，這確實(shí)是一項(xiàng)非常具有挑戰(zhàn)性的問題。采購部長表現(xiàn)如何， 從這一問題就可以看出上下。當(dāng)然，庫存問題還與采購環(huán)境的柔性有關(guān)，這方 面也會反映出方案人員的水平，另外庫存問題也與方案管理人員有關(guān)。4控制好物料驗(yàn)收環(huán)節(jié) 物料到達(dá)訂單規(guī)定的交貨地點(diǎn)，對國內(nèi)供給商一般是指到達(dá)企業(yè)物資庫房， 地理位置偏避的化工企業(yè)，交貨還可能在就近的物流中心

27、、火車站、汽車站或 碼頭、港口；對境外供給商交貨一般是指到達(dá)企業(yè)的國際物流中轉(zhuǎn)中心或企業(yè) 就近碼頭、港口。在境外交貨的情況下，供給商在交貨之前會將到貨情況表單 給采購部門，訂單操作者必須按照原先所下的訂單對到貨的物料、批量、單價 及總金額等進(jìn)展確認(rèn)，并進(jìn)展錄入歸檔，開場辦理付款手續(xù)。在這方面的常識是： 境外物料的付款條件可能是預(yù)付或即期付款， 一般不采 用延期付款。由于與供給商進(jìn)展一手交錢一手交貨的方式，因此要求采購部長 必須在交貨前把付款手續(xù)辦妥。7合同執(zhí)行后跟蹤在按照合同規(guī)定的支付條款對供給商進(jìn)展付款后需要進(jìn)展訂單跟催。 訂單執(zhí) 行完畢的條件之一是供給商收到本次訂單的貨款，如果供給商未收到

28、貨款，采 購部長有責(zé)任催促付款人員按照流程規(guī)定加快操作，否那么會影響企業(yè)的信譽(yù)。另一方面， 物料在運(yùn)輸或者檢驗(yàn)過程中， 可能會出現(xiàn)一些問題， 偶發(fā)性的小 問題可由采購部長或者現(xiàn)場檢驗(yàn)人員與供給商進(jìn)展聯(lián)系解決。2、補(bǔ)充說明訂單跟催還有幾點(diǎn)需要進(jìn)展以下補(bǔ)充說明：1在訂單跟催過程中，要注意供給商的質(zhì)量、貨期等的變化情況。需要 對合同的條款進(jìn)展修改的，要及時提醒相關(guān)人員，以利于訂單操作。2注意把合同、各類經(jīng)歷數(shù)據(jù)的分類保存工作做好。有條件的，可以采 用計(jì)算機(jī)軟件管理系統(tǒng)進(jìn)展管理，將合同進(jìn)展情況錄入計(jì)算機(jī)中，借助計(jì)算機(jī) 自動處理跟蹤合同。3供給商的歷史表現(xiàn)數(shù)據(jù)對訂單下達(dá)以及訂單跟催具有重要的參考價值，

29、因此應(yīng)當(dāng)注意利用供給商的歷史情況來決定對其實(shí)施的過程方法。掌握采購環(huán) 境中供給商表現(xiàn)數(shù)據(jù)的多寡，是衡量采購部長水平的一個重要指標(biāo)。企業(yè)要生存、 要開展，離不開采購本錢的降低， 而物料采購合同在簽訂過程 中的監(jiān)視和管理，將直接影響采購本錢的降低空間與企業(yè)效益最大化的創(chuàng)造。 因此，合同管理在物料供給工作中占有不可替代的重要地位和作用。一些企業(yè)的具體做法是：1加強(qiáng)合同的立項(xiàng)審批。合同立項(xiàng)是合同管理的起點(diǎn)，合同立項(xiàng)的主要 依據(jù)是企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)專業(yè)管理方案。超過方案數(shù)量購置的不能對外簽合同。2認(rèn)真開展資信調(diào)查。簽約對方主體是否合格、是否有履約能力，是合 同簽約前要搞清楚的一個重要問題。3實(shí)施物料招標(biāo)采購。化工企業(yè)把實(shí)行招標(biāo)作為降低采購本錢的一條主 要途徑，擴(kuò)展到物料采購的全方位、全過程。4加強(qiáng)合同審查。5抓好合同的簽證。通過鑒證，一方面可保證合同履約率到達(dá)100%；另一方面可對合同文本、對方證件再進(jìn)展一次全面的審查，能有力地保證合同的合法性和簽約