辦公用品費用控制管理辦法

1、辦公費用控制管理辦法（征求意見稿）第一章 總則第一條 為規(guī)范集團公司辦公費用的管理, 在保證日常辦公需要的同時節(jié)約辦公費用開支，特制定本辦法。第二條 本辦法的辦公費僅適用于個人辦公或低值易耗用品、公用辦公用品這兩項經(jīng)費。個人辦公或低值易耗用品：筆、筆芯、訂書針、回形針、信紙、信封、膠水、橡皮擦、N次貼、軟面抄、筆記本等。 公用辦公用品：打印紙、訂書機、計算器、檔案袋、憑證打印紙、三層或四層打印紙、曬圖紙、各種印刷的表格、打印機復(fù)印機零部件更換等。第三條 綜合部負責(zé)定點供應(yīng)商確定，簽訂購銷合同，負責(zé)辦公用品的采購、入庫、實物管理、出庫，負責(zé)辦公用品和耗材的定期盤存并向財務(wù)部提供盤存報告，負責(zé)辦公

2、用品費用報銷。綜合部在選定供應(yīng)商時，應(yīng)通過多種途徑確保辦公用品優(yōu)質(zhì)保量。第四條 財務(wù)部負責(zé)辦公用品費用核算和賬務(wù)處理并進行辦公用品盤點進行監(jiān)盤，負責(zé)與辦公室一起進行賬實核對。 第五條 各部門負責(zé)在部門費用額度內(nèi)提交每月辦公用品需求計劃。 第二章 辦公用品采購及發(fā)放程序第六條 各部門根據(jù)辦公用品費用額度標(biāo)準(zhǔn)和員工需求于每月25日前填報_年_月份辦公用品購置計劃申請（見附件1）經(jīng)部門負責(zé)人簽字后報綜合辦。 第七條 綜合辦對各部門計劃匯總后報主管領(lǐng)導(dǎo)審批確定采購計劃。 第八條 綜合辦采購人員根據(jù)確定的定點供應(yīng)商電話聯(lián)系進行辦公用品采購并要求對方開具增值稅專用發(fā)票。原則上各部門不得自行購買辦公用品和耗

3、材，特殊情況下需要自行采購的須經(jīng)過公司_同意，否則財務(wù)部不予報帳。 第九條 辦公用品采購到位清點后，辦公室通過系統(tǒng)打印辦公用品入庫單辦理入庫手續(xù)。 第十條 各部門于月底最后兩個工作日填寫辦公用品領(lǐng)用申請單（見附件2）至綜合辦領(lǐng)取計劃內(nèi)的辦公用品。原則上每個部門只能領(lǐng)取部門計劃內(nèi)的辦公用品，辦公室在發(fā)放辦公用品時應(yīng)進行計劃核實，對于計劃外的不予發(fā)放。第十一條 辦公室發(fā)放辦公用品之后根據(jù)實際出庫情況在系統(tǒng)中打印辦公用品出庫單，并于每月的16日及次月1日前分兩次將辦公用品出庫單交財務(wù)部資產(chǎn)費用會計作賬務(wù)處理。第三章 辦公用品和耗材盤存第十二條 綜合辦負責(zé)每月2627日對辦公用品進行盤點，財務(wù)部派專人

4、進行監(jiān)盤。 第十三條 盤點結(jié)束后，綜合辦負責(zé)將盤點結(jié)果與入庫、出庫和結(jié)存帳目進行核對, 提交辦公用品盤存報告(主要對查明賬實不符的說明原因。 第十四條 次月4日之前，財務(wù)部資產(chǎn)費用會計須將辦公用品金蝶賬與辦公室的實物帳目進行核對，并進行結(jié)果分析(對于差異原因進行仔細分析。 第十五條 盤點發(fā)生盤虧情況的,經(jīng)辦公室與財務(wù)部聯(lián)合查實后,確認是因保管人員管理不善造成的短缺，由保管人員按采購價格承擔(dān)賠償責(zé)任；對于由客觀原因造成的盤虧，報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,作為資產(chǎn)損失進行帳務(wù)處理。 第十六條 盤點發(fā)生盤盈情況的，經(jīng)辦公室與財務(wù)部聯(lián)合查實后，打印辦公用品入庫單辦理重新入庫手續(xù)后進行帳務(wù)調(diào)整。第四章 費用管理規(guī)

5、定第十七條 對于個人辦公或低值易耗辦公用品采取定額制即依職務(wù)等級(以公司下發(fā)的職務(wù)任命文件為準(zhǔn)分別享受不同的辦公用品費用標(biāo)準(zhǔn)。 （一）各員工的費用額度標(biāo)準(zhǔn)不單獨使用，依員工人數(shù)和費用標(biāo)準(zhǔn)累加形成部門月度個人或低值易耗辦公用品費用標(biāo)準(zhǔn)。 （二）部門個人或低值易耗辦公用品費用不滾動累計，當(dāng)月費用未使用完不滾動至下月使用。（三）個人或低值易耗辦公用品具體費用標(biāo)準(zhǔn)為公司副總經(jīng)理、總工程師級別及以上人員_元月計入綜合辦辦公費用，公司部門主管、礦長、高級工程師級別人員_元月，其余人員_元月。對于個人辦公或低值易耗辦公用品的月度費用額度核定，由各部門兼職管理崗根據(jù)人員進行初步核定，辦公室根據(jù)人力資源部提供的

6、在冊人員數(shù)量進行核實。 （四）綜合辦須關(guān)注市場價格，同時要定期對供應(yīng)商進行評估甄選，適時變換或更換，以所購辦公用品質(zhì)優(yōu)價廉，控制費用支出。 第十八條 各部門在制定計劃時應(yīng)按人員增補需求將新員工的辦公用品列入計劃表，新員工的辦公用品需求費用單獨計算，不計入部門費用額度標(biāo)準(zhǔn)。 第十九條 公用辦公用品費用采取年度總額控制的方法進行費用支出控制管理,即每年年初綜合辦與財務(wù)部對各部門辦公用品費用額度進行協(xié)商確定報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后確定下發(fā)執(zhí)行。對于部門公用辦公用品費用支出超出年度標(biāo)準(zhǔn)，須由責(zé)任部門提出額度調(diào)整申請額度調(diào)整報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行，否則不得超額進行費用支出。 第二十條 財務(wù)部應(yīng)根據(jù)綜合辦的數(shù)據(jù)

7、每月將各部門辦公用品支出情況和進度向各部門通報,以協(xié)助各部門進行費用控制降低管理成本。 第二十一條 綜合辦每年年初根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的購銷協(xié)議向各部門負責(zé)人及兼職管理崗公布一次各辦公用品的采購價格（價格調(diào)整時須再進行一次通報），以保證各部門按公用及個人和低值易耗辦公用品額度提交需求計劃。第二十二條 對于常用或更換頻率較高的品種設(shè)置一至兩個常用計量單位的庫存作為安全儲備，以備不時之需。第五章 違規(guī)處理第二十三條 對于部門未經(jīng)集團公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)而超費用標(biāo)準(zhǔn)提報辦公用品需求計劃的,綜合辦有權(quán)不予采購,并要求責(zé)任部門按費用標(biāo)準(zhǔn)重新提報計劃。 第二十四條 綜合辦進行辦公品發(fā)放時未按計劃發(fā)放造成費用超支的給予相關(guān)責(zé)任人_元/次的罰款。 第六章 記錄與存檔第二十五條 本辦法產(chǎn)生如下記錄_年_月份辦公用品購置計劃申請、辦公用品領(lǐng)用申請單。 第二十六條 本辦法產(chǎn)生記錄由綜合辦負責(zé)存檔,存檔事宜見檔案管理辦法。 第七章 附則 第二十七條 本辦法解釋權(quán)屬綜合辦、財務(wù)部。 第二十八條 本辦法自_起執(zhí)行。附件：1、 _年_月份辦公用品購置計劃申請2、 辦公用品領(lǐng)用申請單附件1 山西樓俊礦業(yè)集團_年_月份辦