印章管理標準(共8頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上印章管理標準1 范 圍本標準規(guī)定了公司各類印章管理的管理內(nèi)容、管理目標、主管、協(xié)管部門及崗位，管理流程及形成的報告和記錄。本標準適用于雞西辰宇環(huán)保工程有限責(zé)任公司印章管理工作。2 規(guī)范性引用文件下列文件的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。3 管理內(nèi)容3.1 定義：印章管理是指本企業(yè)、部門及領(lǐng)導(dǎo)印章的刻制、頒發(fā)、啟用、保管、使用及存檔的管理活動。3.2 管理內(nèi)容3.2

2、.1印章刻制3.2.2印章頒發(fā)及啟用3.2.3印章保管3.2.4印章使用3.2.5印章存檔3.2.6印章報廢4 管理目標安全、正確做好印章管理工作，確保業(yè)務(wù)往來中公司利益不受傷害。5 主管、協(xié)管部門及崗位5.1印章管理由總經(jīng)理負責(zé)總體協(xié)調(diào)。5.2印章管理由綜合管理部相關(guān)人員主要負責(zé)。5.3印章管理由各部門主任、部門辦事員協(xié)助完成。6 管理流程6.1印章管理流程圖見附錄A。6.2印章管理原則6.2.1綜合管理部為公司行政印章的歸口管理部門。6.2.2印章保管人對印章的使用負有責(zé)任，必須做到堅持原則、嚴守紀律，絕不私自動用印章。公司行政公章及公司領(lǐng)導(dǎo)個人印章由綜合管理部相關(guān)人員負責(zé)保管；公司合同專

3、用章由計劃財務(wù)部負責(zé)保管；公司財務(wù)專用章由計劃財務(wù)部負責(zé)保管；部門印章由各部門指定專人保管，并存柜加鎖。6.2.3持隨用隨鎖，防止私用或盜用公章。6.2.4任何人不得在空白信件上加蓋印章，遇有特殊情況需要加蓋印章時，必須有領(lǐng)導(dǎo)的文字批示（公司級印章由公司領(lǐng)導(dǎo)批示；部門印章由部門主任批示），并由印章使用人簽字。6.2.5印章只用于公司、部門的發(fā)文、各項工作的聯(lián)系和對外交往中的證明，不得為其它單位和個人代章。6.2.6各部門主任為各部門印章管理的第一責(zé)任人。各枚印章的保管要具體落到專人，在使用印章時均要填寫“用印審批單”，經(jīng)部門主任審批后，由印章保管人用印。各部門應(yīng)于每年年初將上年度的“用印審批單

4、”交綜合管理部檔案管理人員保管，保管3-5年后統(tǒng)一銷毀。6.2.7綜合管理部對所管理的各類印章的使用情況負有檢查的責(zé)任。6.2.8印章的刻制6.2.8.1印章刻制是印章管理工作的重要環(huán)節(jié)，無論哪一級印章都要有批準成立該組織的正式文件或公司領(lǐng)導(dǎo)批示，否則一律不予刻制。6.2.8.2刻制各類印章都必須開具公司介紹信，到指定地點刻制。6.2.9印章的頒發(fā)及啟用在頒發(fā)印章前，由歸口管理部門對所要啟用的印章進行詳細登記，并留存印模，經(jīng)公司發(fā)文后，正式啟用。6.2.10所有用印都必須填寫“用印審批單”，履行審批及登記手續(xù)，無審批手續(xù)或手續(xù)不符合要求的不能用印。6.2.11加蓋印章時要精力集中，用力均勻，保

5、證蓋出的印章端正、清晰、易于識別。6.2.12印章保管人外出時，應(yīng)將印章交予主要領(lǐng)導(dǎo)保管。6.2.13任何部門及個人一般情況下均不得將印章攜帶至本公司以外使用。如遇特殊情況，需將公司印章短時間帶出公司的，原則上綜合管理部要派人一同攜章前往，如不能陪同前往，由使用單位填寫“印章借用單”，經(jīng)部門及公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可攜章外出。借用人不得超范圍使用印章，否則，追究其法律責(zé)任。6.2.14舊印章停用后應(yīng)交綜合管理部，由綜合管理部留取印模并進行登記，交檔案室封存。保存一段時間后，視情況報請公司領(lǐng)導(dǎo)批準，予以銷毀。6.3印章的使用流程描述6.3.1“雞西辰宇環(huán)保工程有限責(zé)任公司”印章的使用 6.3.1.1

6、以“雞西辰宇環(huán)保工程有限責(zé)任公司”名義上報、下發(fā)文件及辦理其它事宜，需使用公章時，應(yīng)填寫“用印審批單”,由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后送交綜合管理部用印。6.3.1.2一般事務(wù)性材料、便函、介紹信、職工身份證明、領(lǐng)取郵件、外出參觀學(xué)習(xí)等使用公司印章時，可由綜合管理部主任代簽。6.3.1.3公司領(lǐng)導(dǎo)個人印章的使用6.3.1.4使用公司領(lǐng)導(dǎo)個人印章必須經(jīng)本人同意，并以簽字為準。加蓋公章同時需蓋個人印章時，簽發(fā)人和所蓋個人印章必須相符。6.3.1.5辦理各類合同、協(xié)議、財務(wù)等事宜，需使用總經(jīng)理印章，遇總經(jīng)理外出時，可授權(quán)其他公司領(lǐng)導(dǎo)代為審批，并蓋簽發(fā)人本人印章。6.3.1.6辦理各類合同、協(xié)議、財

7、務(wù)等事宜，需使用企業(yè)法定代表人印章時，必須由企業(yè)法定代表人或其授權(quán)人審批后，加蓋企業(yè)法定代表人印章。6.3.2綜合管理部相關(guān)人員負責(zé)加蓋印章6.3.3留存用印審批單6.3.4結(jié)束7 報告和記錄7.1用印審批單見表1。7.2印章借用單詳見表2。表1：雞西辰宇環(huán)保工程有限責(zé)任公司用印審批單時間： NO：用印部門用印部門領(lǐng)導(dǎo)簽字用印事由：用印數(shù)經(jīng)辦人總經(jīng)部主任公司領(lǐng)導(dǎo)簽字（審批人）表2：雞西辰宇環(huán)保工程有限責(zé)任公司印章借用單 部由于工作需要，需借用 公章一枚，辦理 事宜。使用時間自 年 月 日至 年 月 日。在借用期間嚴格執(zhí)行“雞西辰宇環(huán)保工程有限責(zé)任公司印章管理標準”中的規(guī)定，指定 同志專門管理本印章，并按期歸還。借用印章印模如下：印模借出部門領(lǐng)導(dǎo)： 年 月 日借用部門領(lǐng)導(dǎo)： 年 月 日公司領(lǐng)導(dǎo)： 年 月 日附 錄A（規(guī)范性附錄）印章管理流程圖使用公司印章開始綜合管理部主任代簽歸口管理部門保留用章審批單領(lǐng)導(dǎo)本人批準加蓋領(lǐng)導(dǎo)印