檔案保管與保護(hù)培訓(xùn)教材

1、檔案保管與保護(hù)培訓(xùn)教材第一節(jié)第一節(jié)檔案保管與保護(hù)工作的含義、任務(wù)和要求檔案保管與保護(hù)工作的含義、任務(wù)和要求l一、檔案管理與保護(hù)工作的含義一、檔案管理與保護(hù)工作的含義l1、檔案的保管含義l檔案的保管是指根據(jù)檔案的成分和狀況所采取的存放和安全防護(hù)措施2、檔案保管工作的內(nèi)容、檔案保管工作的內(nèi)容l（1）檔案的庫(kù)房管理，即對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)檔案科學(xué)管理的日常工作l（2）檔案流動(dòng)過(guò)程中的保護(hù)，即檔案在各個(gè)管理環(huán)節(jié)中的一般的安全保護(hù)l（3）保護(hù)檔案的技術(shù)措施二、檔案保管與保護(hù)工作的任務(wù)二、檔案保管與保護(hù)工作的任務(wù)l（一）檔案保管工作的任務(wù)l1、建立和維護(hù)檔案的存放秩序l2、防止檔案的損壞l3、維護(hù)檔案的完整與安全（二

2、）檔案保護(hù)工作的任務(wù)三、檔案保管與保護(hù)工作的要求三、檔案保管與保護(hù)工作的要求（一）檔案保管工作的要求l1、賬物相等l2、突出重點(diǎn)、兼顧一般l3、處理好檔案保管工作與其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的關(guān)系，處理好“管”與“用”的關(guān)系檔案保護(hù)工作的要求檔案保護(hù)工作的要求l1、滿足不同載體檔案材料的特殊保管要求，確保其安全，延長(zhǎng)其壽命l2、以防為主，防治結(jié)合。采取有效措施，預(yù)防檔案損毀，一旦檔案受損，要及時(shí)進(jìn)行妥善治理。第二節(jié)檔案的保管第二節(jié)檔案的保管l一、檔案保管工作的條件l（一）檔案庫(kù)房l1、要有足夠的使用面積l2、屋頂、墻壁要具有隔熱、防潮、防雨雪浸漏的性能。在樓層安排上應(yīng)避免“頂天立地”，即盡可能不用底層和最高

3、層做庫(kù)房。l3、庫(kù)房門(mén)窗應(yīng)密封、牢固耐火，具有防強(qiáng)光和防風(fēng)沙的功能l4、檔案庫(kù)房要遠(yuǎn)離易燃、易爆場(chǎng)所和腐蝕性氣源l5、在交通條件方面，即要方便利用，又要便于必要時(shí)檔案的疏散搬遷（二）庫(kù)房設(shè)備（二）庫(kù)房設(shè)備l1、溫濕度監(jiān)控調(diào)節(jié)裝置l2、庫(kù)房防火防盜監(jiān)控裝置l3、空調(diào)調(diào)備l4、吸濕（加濕）設(shè)備l5、庫(kù)房空氣凈化裝置l（三）檔案裝具l1、檔案箱l2、檔案架l（四）檔案包裝材料l1、卷皮l2、卷盒l(wèi)3、包裝紙二、庫(kù)房的管理二、庫(kù)房的管理l（一）檔案庫(kù)房管理的任務(wù)l1、檔案存放位置與排列順序管理l2、庫(kù)房溫濕度的調(diào)節(jié)與衛(wèi)生保潔l3、檔案進(jìn)出庫(kù)房的控制l4、庫(kù)房的安全保衛(wèi)（二）編號(hào)和排架（二）編號(hào)和排架l

4、1、檔案庫(kù)房的編號(hào)l2、檔案架（柜）的排列和編號(hào)l（1）整齊（2）空間適度l（3）避光通風(fēng)（4）統(tǒng)一編號(hào)（三）檔案實(shí)體的保管（三）檔案實(shí)體的保管l1、檔案排架的原則和要求l（1）便于管理。便于檔案的存取，便于檔案保管人員熟悉所保管的檔案l（2）相對(duì)穩(wěn)定。一旦檔案按一定的秩序排列，就不要隨便變動(dòng)。這不僅是為了避免減少檔案的磨損，而且對(duì)管理人員熟悉和掌握館藏情況也是有必要的l（3）要有益于檔案的保密和保護(hù)2、檔案排列的方法、檔案排列的方法l（1）按全宗順序號(hào)排列，它對(duì)庫(kù)房空間和全宗實(shí)體的安排比較方便。l（2）全宗分類(lèi)排列法，它對(duì)全宗的系統(tǒng)管理和全宗的信息控制較為有利。l（3）在我國(guó)，通常采用按全宗

5、群排列的方法，即保持全宗完整的情況下，安排所有全宗存放位置的時(shí)候，盡量將同一時(shí)期同一系統(tǒng)相同性質(zhì)的全宗放在一起，以保持全宗與全宗之間的聯(lián)系。3、存放方式、存放方式l（1）豎放，其優(yōu)點(diǎn)是存取檔案比較方便l（2）平放，其優(yōu)點(diǎn)是有利于保護(hù)檔案，缺點(diǎn)是不便于存取4、檔案存放位置索引、檔案存放位置索引l（1）以全宗及其各類(lèi)的檔案為單位，指出它們的存放地點(diǎn)l（2）以庫(kù)房、架柜為單位，指出它們存放了哪些檔案檔案存放位置索引（一）檔案存放位置索引（一）全宗名稱(chēng)：全宗號(hào)：全宗名稱(chēng)：全宗號(hào)：案卷目錄號(hào)案卷目錄號(hào)案卷目錄案卷目錄名稱(chēng)名稱(chēng)目錄中案卷目錄中案卷起止號(hào)數(shù)起止號(hào)數(shù)樓樓層層房房間間架、架、柜柜欄欄格格檔案存放

6、位置索引（二）檔案存放位置索引（二）樓：屋：房間：架、柜欄 格 存放檔案全宗號(hào)全宗名稱(chēng)案卷目錄號(hào)案卷目錄名稱(chēng)目錄中案卷起止號(hào)數(shù)5、檔案代理卡、檔案代理卡（又稱(chēng)代卷卡）（又稱(chēng)代卷卡）全宗號(hào)案卷目錄號(hào)案卷號(hào)移出時(shí)期移往保處庫(kù)房管理人員簽字（移出）歸還日期庫(kù)房管理人員簽字（收回）單位名稱(chēng)經(jīng)手人姓名6、全宗卷、全宗卷（1）全宗卷的內(nèi)容）全宗卷的內(nèi)容l在收集檔案工作中產(chǎn)生的文件材料，即移交和接受全宗的文據(jù)l在檔案管理工作中形成的文件材料，即立檔單位和全宗的歷史考證，全宗整理工作方案，立卷說(shuō)明等l在檔案鑒定工作中形成的文件材料，即檔案鑒定材料分析報(bào)告、檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)等l在檔案保管、統(tǒng)計(jì)工作中形成的文件材料、

7、即檔案安全檢查記錄、檔案數(shù)量與狀況統(tǒng)計(jì)等在檔案提供利用工作中形成的文件材料，即全宗指南，機(jī)關(guān)組織沿革，檔案利用的重要登記等（2）全宗卷的性質(zhì)和特點(diǎn)（3）全宗卷的管理（四）檔案的安全檢查（四）檔案的安全檢查l1、檔案的定期檢查，是按規(guī)定時(shí)間對(duì)檔案保管情況進(jìn)行檢查，具體時(shí)間可根據(jù)本部門(mén)的實(shí)際情況而定。l2、檔案的不定期檢查一般在下列情況下進(jìn)行l(wèi)（1）庫(kù)房發(fā)生火災(zāi)，水災(zāi)之后l（2）發(fā)現(xiàn)檔案被盜或懷疑被盜時(shí)l（3）發(fā)生蟲(chóng)害、霉?fàn)€、水浸等現(xiàn)象時(shí)l（4）檔案人員調(diào)動(dòng)時(shí)l3、檔案檢查有普查、抽查和重要檢查三種形式l4、檔案檢查內(nèi)容l（1）檔案數(shù)量是否準(zhǔn)確、有無(wú)遺失l（2）檔案受損情況和數(shù)量l（3）檔案進(jìn)出、

8、存取登記是否準(zhǔn)確l（4）庫(kù)房管理的各種制度的執(zhí)行情況等5、檢查程序、檢查程序l（1）組織檢查小組l（2）選定檢查形式l（3）確定檢查對(duì)象l（4）逐項(xiàng)實(shí)施檢查，并作出記錄l（5）寫(xiě)出檢查報(bào)告l（6）對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題妥善解決三、檔案保管制度三、檔案保管制度l（一）安全保密制度l（二）檔案進(jìn)出庫(kù)房的登記制度l（三）清潔衛(wèi)生制度l（四）設(shè)備管理制度l（五）庫(kù)房管理人員的崗位責(zé)任制l（六）庫(kù)房檔案的檢查制度第三節(jié)檔案的保護(hù)第三節(jié)檔案的保護(hù)l一、檔案制成材料的耐久性l（一）檔案紙張材料的耐久性l1、造紙?jiān)希?）纖維素是葡萄糖脫水聚合而成的，其化學(xué)）纖維素是葡萄糖脫水聚合而成的，其化學(xué)性質(zhì)主要有：性質(zhì)主要有：

9、l不溶于水不溶于一般的有機(jī)溶劑可以和水發(fā)生水解反應(yīng)，變?yōu)樗饫w維素對(duì)酸或霉很敏感，在酸或霉存在的情況下，纖維素的水解加快能與氧發(fā)生氧化反應(yīng)，變成易碎的氧化纖維素怕光，特別是紫外光。在無(wú)氧的情況下，光對(duì)纖維素的作用叫做光解作用，在有氧的情況下，光的作用更大，會(huì)發(fā)生光氧化反應(yīng)，生成氧化纖維素。（2）半纖維素和木質(zhì)素的化學(xué)性質(zhì)）半纖維素和木質(zhì)素的化學(xué)性質(zhì)l半纖維素易溶于水l木質(zhì)素具有一定的可塑性，不溶于水l木質(zhì)素在常溫下不溶于稀堿、稀酸，但在高溫下，一定深度的酸或堿可使木質(zhì)素溶解l木質(zhì)素易氧化，尤其在光照下，氧化更快，氧化后變黃、發(fā)脆l(xiāng)2、紙張成分l3、紙張耐性（二）檔案字跡材料的耐久性（二）檔案字

10、跡材料的耐久性l一是字跡色素成分是否耐久不褪；二是字跡色素與紙張結(jié)合是否牢固l1、色素成分與檔案字跡的耐久性l碳黑顏料染料l2、色素與紙張的結(jié)合方式l結(jié)膜方式吸收方式粘膜方式l3、字跡材料耐久性的評(píng)價(jià)l（1）最耐久的（2）比較耐久的（3）不耐久的4、幾種常見(jiàn)的檔案字跡材料、幾種常見(jiàn)的檔案字跡材料l（1）墨、墨汁（2）墨水l（3）圓珠筆（4）油墨l（5）復(fù)寫(xiě)紙（6）鉛筆l（7）印泥和印臺(tái)油l（8）底圖線條材料l（9）復(fù)印圖的線條（三）聲像檔案制成材料的耐久性（三）聲像檔案制成材料的耐久性l1、機(jī)械錄音檔案l（1）金屬模版l（2）塑料唱片膠片檔案的保存應(yīng)注意膠片檔案的保存應(yīng)注意l（1）嚴(yán)格控制庫(kù)房

11、的溫濕度，防止受潮、霉變、發(fā)粘。保存挎貝片的庫(kù)房溫度為14-24，相對(duì)濕度4060范圍內(nèi)；保存母片的庫(kù)房溫度為13-15 ，相對(duì)濕度在35-45范圍內(nèi)。l（2）避免機(jī)械的碰撞與摩擦。用標(biāo)準(zhǔn)片盒裝存，不同感光材料分別存放，不要用手觸膠片表面。l（3）膠片檔案在存放時(shí)，平片應(yīng)立放，卷片應(yīng)平放，不得壓摞存放，并且不能讓膠片承受任何外來(lái)壓力，防止其在外力作用下相互粘連或發(fā)生變形。l（4）保存膠片的庫(kù)房應(yīng)潔凈無(wú)塵。l（5）定期檢查3、磁記錄檔案、磁記錄檔案l磁記錄是一種信息存儲(chǔ)技術(shù)，它是通過(guò)將聲音、圖像和數(shù)據(jù)變成電信號(hào)，用磁介質(zhì)發(fā)生磁化后的剩磁來(lái)保存信息的。l保存磁記錄檔案應(yīng)注意l（1）嚴(yán)格控制溫濕度。

12、磁帶使用的溫度不應(yīng)超過(guò)50，保存的溫度在14-24之間，波動(dòng)范圍小于2 ，相對(duì)濕度在45-60之間，波動(dòng)范圍小于 5。l（2）防止受外磁場(chǎng)的作用l（3）庫(kù)房?jī)?nèi)要無(wú)塵l（4）減少使用中的磨損程度l（5）防光l（6）定期轉(zhuǎn)錄，倒帶4、光盤(pán)、光盤(pán)l保存光盤(pán)應(yīng)注意l（1）控制溫濕度。低溫干燥、恒溫恒濕的環(huán)境，最適合光盤(pán)的長(zhǎng)期保存。綜合考慮各組成物質(zhì)的特點(diǎn)，光盤(pán)保存適宜的溫度在14-24 之間，相對(duì)濕度在45-60 之間，溫度變動(dòng)范圍為2 ，濕度變動(dòng)范圍在 5。l（2）減少使用l（3）保持庫(kù)房潔凈無(wú)塵l（4）防止機(jī)械性的摩損。不用手觸摸信息讀取面l（5）防治空氣污染物二、檔案庫(kù)房的保護(hù)技術(shù)二、檔案庫(kù)房的

13、保護(hù)技術(shù)（一）檔案庫(kù)房溫濕度的控制與調(diào)節(jié)（一）檔案庫(kù)房溫濕度的控制與調(diào)節(jié)l1、溫濕度的基本知識(shí)l（1）溫度（2）濕度l絕對(duì)濕度與相對(duì)濕度的關(guān)系l（1）在濕度不變時(shí)，絕對(duì)濕度越大，相對(duì)濕度也越大，它們是呈正比關(guān)系l（2）在絕對(duì)濕度不變時(shí)，氣溫升高，相對(duì)濕度減少；反之，溫度越低，相對(duì)濕度增大。它們呈反比關(guān)系l（3）在相對(duì)濕度不變時(shí)，溫度越高，絕對(duì)濕度越大；反之，溫度越低，絕對(duì)濕度越小。它們呈正比關(guān)系2、溫度的測(cè)量、溫度的測(cè)量l（1）液體溫度計(jì)l在測(cè)量時(shí)應(yīng)注意l在測(cè)量時(shí)，人體不要緊貼溫度計(jì)，不要對(duì)著溫度計(jì)急促呼吸，影響測(cè)量的準(zhǔn)確l在讀數(shù)時(shí)，眼睛的位置必須正確，眼睛應(yīng)與正在讀取點(diǎn)上的刻度線平行（2）雙

14、金屬自記溫度計(jì)）雙金屬自記溫度計(jì)l在測(cè)量時(shí)應(yīng)注意l使用時(shí)儀器應(yīng)水平放置l記錄筆尖靠記錄紙不宜過(guò)緊，以免由于摩擦力過(guò)大，使筆尖移動(dòng)失靈，形成記錄誤差3、濕度的測(cè)量、濕度的測(cè)量l（1）普通干濕球溫度計(jì)l在測(cè)量溫度時(shí)應(yīng)注意l普通干濕球溫度計(jì)即不能放在不通風(fēng)的死角，也不能放有靠近門(mén)窗的風(fēng)外，最好放在百葉窗內(nèi)l為得到準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，要選用優(yōu)質(zhì)的紗布，并保持紗布的清潔l潤(rùn)濕紗布應(yīng)用蒸餾水而不用硬水，如無(wú)條件用蒸餾水，也可用冷開(kāi)水l（2）通風(fēng)干濕球溫度4、檔案庫(kù)房的溫濕度標(biāo)準(zhǔn)、檔案庫(kù)房的溫濕度標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)名稱(chēng)一般檔案庫(kù)（含膠片庫(kù)、磁帶庫(kù)）母片庫(kù)控制范圍每晝夜允許波動(dòng)范圍溫度14-24213-15相對(duì)濕度45-605

15、35-455、不適宜的溫濕度對(duì)檔案制成材料的影響、不適宜的溫濕度對(duì)檔案制成材料的影響l（1）高溫l庫(kù)房溫度過(guò)高，會(huì)促使字跡材料及聲像檔案的影像分解，也會(huì)使耐熱性差的復(fù)寫(xiě)紙、圓珠筆等字跡發(fā)生油滲擴(kuò)散現(xiàn)象，還會(huì)促進(jìn)氧氣和其他有害氣體對(duì)紙影響的破壞而造成微斑l高溫會(huì)有利于檔案有害生物的生長(zhǎng)與繁殖。據(jù)研究分析，害蟲(chóng)生長(zhǎng)最適宜的溫度為22-32 ，霉菌生長(zhǎng)最適宜的溫度為20-35 。各種微生物在最適宜生長(zhǎng)溫度的范圍內(nèi)，溫度升高10 ，生長(zhǎng)速度可加快1-2位l 高溫會(huì)加快檔案紙張材料中各種有害化學(xué)雜質(zhì)對(duì)紙和纖維的破壞作用（2）潮濕）潮濕l庫(kù)房潮濕會(huì)加速檔案紙張材料纖維素的水解l潮濕會(huì)使耐久較差的純藍(lán)墨水、

16、紅墨水等字跡褪色l庫(kù)房潮溫有利于檔案有害生物的生長(zhǎng)繁殖l庫(kù)房潮濕還有加快空氣中有害氣體，灰塵等對(duì)檔案制成材料的損毀作用（3）低溫）低溫（4）低濕）低濕l6、如何調(diào)節(jié)庫(kù)房溫濕度l（1）密封l（2）通風(fēng)l（3）降溫l（4）減濕（二）檔案保護(hù)的具體措施（二）檔案保護(hù)的具體措施l1、護(hù)光l（1）光對(duì)檔案制成材料的破壞作用l（2）防光的措施l庫(kù)房的窗子要少，東西向不宜設(shè)窗，適當(dāng)減少窗戶(hù)的面積l改進(jìn)窗戶(hù)的結(jié)構(gòu)l減少檔案利用過(guò)程中光的輻射強(qiáng)度與作用時(shí)間，如減少?gòu)?fù)印次數(shù)，避免檔案原件損傷嚴(yán)重l使用檔案柜、箱、袋等保存均能在一定程度上起到避光作用l當(dāng)庫(kù)內(nèi)不需采光時(shí)將門(mén)窗關(guān)閉2、防污染與灰塵、防污染與灰塵l（1）

17、有害氣體與灰塵對(duì)檔案制成材料的破壞作用l有害氣體與灰塵對(duì)檔案制成材料的破壞作用l灰塵對(duì)檔案的破壞作用（2）防有害氣體與灰塵的措施）防有害氣體與灰塵的措施l正確選擇檔案庫(kù)房的地址l檔案庫(kù)房要密封l綠化植被對(duì)環(huán)境的保護(hù)有積極作用l凈化與過(guò)濾l做好庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，檔案工作人員進(jìn)入庫(kù)房要換工作服和拖鞋3、防蟲(chóng)、防蟲(chóng)l（1）損害檔案的生物對(duì)檔案制成材料的破壞作用l危害檔案的微生物對(duì)檔案制成材料的破壞作用l檔案害蟲(chóng)對(duì)檔案制成材料的破壞（2）防損害檔案的生物措施）防損害檔案的生物措施l對(duì)損壞檔案的微生物的防治l對(duì)檔案害蟲(chóng)的防治l4、防鼠l5、防火l6、防各種自然災(zāi)害三、檔案的修復(fù)和復(fù)制技術(shù)三、檔案的修復(fù)

18、和復(fù)制技術(shù)l（一）檔案修復(fù)工作的基本原則l1、以最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命為指導(dǎo)思想l2、要盡量保持檔案的歷史原貌l3、使用修復(fù)方法要經(jīng)過(guò)試驗(yàn)，確有把握時(shí)，再著手對(duì)檔案進(jìn)行修復(fù)l（二）修復(fù)前的準(zhǔn)備工作（三）檔案的修復(fù)技術(shù)（三）檔案的修復(fù)技術(shù)l1、檔案字跡和紙張的加固l（1）膠粘劑噴涂法l（2）加膜法l2、檔案的去污l（1）溶劑去污法l（2）氧化劑去污法l（3）膠片檔案去污3、檔案的去酸、檔案的去酸l（1）濕法去酸l（2）破性有機(jī)溶劑去酸法l（3）干法去酸l4、檔案的修裱、檔案的修裱l（1）揭檔案磚l（2）補(bǔ)缺l（3）托補(bǔ)5、檔案的復(fù)制技術(shù)、檔案的復(fù)制技術(shù)l（1）重氮型曬圖技術(shù)是復(fù)制技術(shù)圖紙的主要方

19、法l（2）靜電復(fù)印技術(shù)是電攝影方法的一種l（3）縮微攝影技術(shù)是利用攝影的方法將檔案文獻(xiàn)縮小記錄在攝微品上l（4）磁性錄音錄像復(fù)制技術(shù)通過(guò)聲（光）、電、磁在一定條件下相互轉(zhuǎn)換的原理，記錄下人們各種活動(dòng)的聲音和形象是目前較為先進(jìn)的方法之一檔案利用工作檔案利用工作第一節(jié)檔案利用工作的概念第一節(jié)檔案利用工作的概念l一、檔案利用工作的含義l檔案利用工作，亦稱(chēng)“檔案利用服務(wù)”、“檔案提供利用”是檔案部門(mén)通過(guò)一定的方式與方法，直接提供檔案，為利用者服務(wù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作二、檔案利用工作的指導(dǎo)思想二、檔案利用工作的指導(dǎo)思想l（一）全面為檔案用戶(hù)服務(wù)l（二）及時(shí)地為檔案用戶(hù)服務(wù)l（三）準(zhǔn)確為檔案用戶(hù)服務(wù)l（四）有效

20、地為檔案用戶(hù)服務(wù)三、檔案利用工作的意義和要求三、檔案利用工作的意義和要求l（一）提供利用是檔案工作的根本目的l（二）利用工作是對(duì)整個(gè)檔案工作的發(fā)展有決定性影響檔案利用工作的基本要求：檔案利用工作的基本要求：l（一）明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度l（二）熟悉檔案，了解需要l1、全面熟悉，重點(diǎn)研究l2、先熟悉形成檔案單位的歷史和檔案保管、收存情況，后熟悉檔案的具體內(nèi)容l3、結(jié)合收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)，特別是編制的檢索工具和參考資料等工作，熟悉檔案的內(nèi)容與成份及存放地點(diǎn)l（三）正確處理利用和保密的關(guān)系l（四）正確處理利用工作與基礎(chǔ)工作的關(guān)系l（五）注意被動(dòng)服務(wù)與主動(dòng)服務(wù)并舉l（六）注重掌握檔案利用

21、效果第二節(jié)檔案利用的途徑與方式第二節(jié)檔案利用的途徑與方式l檔案利用的途徑：是指檔案館室滿足檔案用戶(hù)需求基本形式l檔案利用方法：就是檔案部門(mén)為達(dá)到迅速、準(zhǔn)確、全面、及時(shí)地滿足檔案用戶(hù)需要之目的，所采取的各種服務(wù)方式，程序和手段檔案利用方式，主要有以下十種：檔案利用方式，主要有以下十種：l一、開(kāi)設(shè)閱覽室l（一）閱覽室的設(shè)置需兼顧優(yōu)質(zhì)服務(wù)和嚴(yán)于管理兩個(gè)方面l（二）為了維護(hù)閱覽室秩序和檔案的安全，閱覽室應(yīng)建立必要的規(guī)章制度l（三）閱覽室工作人員需要良好的工作作風(fēng)和扎實(shí)的業(yè)務(wù)基本功l（四）認(rèn)真做好開(kāi)架閱覽開(kāi)架閱覽的基本要求：開(kāi)架閱覽的基本要求：l1、可供閱覽的是科技檔案副本l2、開(kāi)架的科技是非密的或密級(jí)

22、較低的l3、提供專(zhuān)門(mén)的開(kāi)架閱覽場(chǎng)所l4、編寫(xiě)開(kāi)架部分科技檔案的檢索工具，注明存放位置，并在每個(gè)閱覽架上編制“科技檔案檢索圖表”以不使利用者盲目尋找l5、有資格進(jìn)入開(kāi)架閱覽室的本單位本部門(mén)有關(guān)人員，可在其間自由閱覽l二、檔案外借l檔案外借是指按照一定的制度和手續(xù)，將檔案攜出檔案館或檔案室外閱覽、使用l三、制發(fā)檔案復(fù)制本l根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，是檔案館室開(kāi)展利用工作的一種重要方式四、出具檔案證明四、出具檔案證明l1、檔案證明：是指檔案館室向申請(qǐng)?jiān)儐?wèn)、核查某種事實(shí)在本館室所藏檔案中有關(guān)記載的利用者出具的書(shū)面證明材料l2、出具檔案證明：是很?chē)?yán)肅的工作，檔案館室只有在機(jī)關(guān)、團(tuán)體和個(gè)人的正式申請(qǐng)下才

23、能進(jìn)行這項(xiàng)工作，而且對(duì)申請(qǐng)的審查和證明的擬寫(xiě)，都必須認(rèn)真對(duì)待五、提供咨詢(xún)服務(wù)五、提供咨詢(xún)服務(wù)l這種服務(wù)形式是檔案館室工作人員以檔案為依據(jù)，以自己所掌握的業(yè)務(wù)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)為基礎(chǔ)，對(duì)查詢(xún)者提出的問(wèn)題進(jìn)行解答，或指導(dǎo)利用者獲得有關(guān)某一方面檔案的線索。利用工作做活后，檔案館室會(huì)接到各種情況的咨詢(xún)業(yè)務(wù)，有一般性咨詢(xún)，也有專(zhuān)門(mén)性咨詢(xún)；有事實(shí)性咨詢(xún)，也有知識(shí)性咨詢(xún)，有專(zhuān)題研究性咨詢(xún)，也有信息性咨詢(xún)。檔案咨詢(xún)服務(wù)具有以下五個(gè)步驟檔案咨詢(xún)服務(wù)具有以下五個(gè)步驟l（一）接受用戶(hù)咨詢(xún)l（二）分析用戶(hù)咨詢(xún)l（三）查找檔案材料l（四）答復(fù)咨詢(xún)l（五）建立咨詢(xún)檔案六、印發(fā)檔案目錄六、印發(fā)檔案目錄l檔案目錄是聯(lián)系檔案用

24、戶(hù)和檔案館室檔案內(nèi)容的橋梁。檔案用戶(hù)只有借助于一定的檔案目錄信息，才能順利實(shí)現(xiàn)其利用的需要。檔案部門(mén)印發(fā)、出版、交流檔案目錄是一種有效提高館室檔案利用率的服務(wù)方式。七、網(wǎng)上查詢(xún)七、網(wǎng)上查詢(xún)l1、檔案信息上網(wǎng)是指檔案館室將有關(guān)工作信息等和公開(kāi)利用的檔案內(nèi)容上局域網(wǎng)，城域或上廣域網(wǎng)，用戶(hù)只要按照有關(guān)要求或程序，點(diǎn)擊鼠標(biāo)，就可以查閱所需檔案，檔案工作等方面的信息l2、檔案信息通過(guò)網(wǎng)站上網(wǎng)主要包括以下四方面內(nèi)容：l（1）檔案工作信息l（2）檔案機(jī)構(gòu)信息l（3）檔案資源信息l（4）檔案利用服務(wù)信息第三節(jié)常見(jiàn)檔案參考資料的編寫(xiě)方法第三節(jié)常見(jiàn)檔案參考資料的編寫(xiě)方法l一、大事記l（一）大事記的種類(lèi)l1、記載一

25、個(gè)機(jī)關(guān)在一定時(shí)期內(nèi)重要活動(dòng)的機(jī)關(guān)大事記l2、記載國(guó)家或一個(gè)地區(qū)在一定時(shí)期內(nèi)重大事件的國(guó)家或地區(qū)大事記l3、按照一定專(zhuān)題記載國(guó)家或一定地區(qū)、一個(gè)機(jī)關(guān)在一定時(shí)期某一方面重大事件的專(zhuān)題大事記l4、記載重要人物一生重要活動(dòng)的個(gè)人生平大事記（二）大事記的體例和結(jié)構(gòu)（二）大事記的體例和結(jié)構(gòu)l1、題名：即大事記的標(biāo)題l2、編輯說(shuō)明，有的稱(chēng)為前言或編者的話，是對(duì)大事記編寫(xiě)情況的說(shuō)明l3、序言：介紹大事記記述對(duì)象的概況，如有關(guān)機(jī)構(gòu)的組織沿革，基本職能等l4、目錄，也稱(chēng)目次。是幫助讀者查找大事記條目的線索l5、正文。這是大事記的主體部分l6、標(biāo)語(yǔ)和注釋l7、附錄（三）大事記的編寫(xiě)要求（三）大事記的編寫(xiě)要求l1、觀

26、點(diǎn)正確，用材真實(shí)l2、大事突出，要事不漏、小事不要l3、系統(tǒng)條理，簡(jiǎn)明扼要l4、大事記敘一般不加評(píng)述，觀點(diǎn)寓于條文之中l(wèi)5、收集材料盡量廣泛，所用材料要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格挑選，去粗取精，去偽存真l6、材料來(lái)源一般注明出處l7、建立大事記錄制度二、組織機(jī)構(gòu)沿革二、組織機(jī)構(gòu)沿革l1、組織機(jī)構(gòu)沿革是系統(tǒng)記載一個(gè)機(jī)關(guān)、企業(yè)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的體制、組織機(jī)構(gòu)和人員編制變革情況的一種編材料l2、其主體結(jié)構(gòu)的體例通常有兩種l一種是以時(shí)期為主線，先將材料分成若干階段，然后在每個(gè)時(shí)期下面再分別敘述其內(nèi)容；另一種是以題目為主線，先將材料按其敘述的內(nèi)容分成若干題目，然后在每個(gè)題目下面再逐年或逐階段敘述三、全宗指南三、全宗指南l1、全宗指南：是以文章的敘述形式介紹和提示檔案館室所保存的某一個(gè)全宗檔案內(nèi)容和成分及其利用價(jià)值的一種材料，又稱(chēng)全宗介紹，是一種書(shū)本或檢索工具。l2、內(nèi)容l（一）立檔單位和全宗的歷史情況l（二）全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分的介紹l（三）全宗指南的輔助材料四、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集（基礎(chǔ)數(shù)字匯集）四、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集（基礎(chǔ)數(shù)字匯集）l1、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集，就是反映一個(gè)機(jī)關(guān)、企業(yè)、地區(qū)、系統(tǒng)或某一方面基本情況的一種數(shù)字材料l2、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集的內(nèi)容：綜合性、專(zhuān)題性五、專(zhuān)題概要五、專(zhuān)題概要l1