小蜜蜂家政公司檔案管理制度(可編輯).doc

1、小蜜蜂家政公司檔案管理制度（可編輯）精選資料小蜜蜂家政公司檔案管理制度第一章總則其第一條為 加強(qiáng)本公司檔案工作充分發(fā)揮檔案作用全面提高檔案管理水平有效 地保護(hù)及利用檔案為公司可持續(xù)發(fā)展提供服務(wù)特制定本制度。第二條公司檔案是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接 形成的對公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史 記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。第三條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚不得擅自帶走或銷毀。葛第二章文件材料的收集管理 慕第四條公司指定專人負(fù)責(zé)文件

2、材 料的管理。第五條文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理交總經(jīng)理或 行政部審閱后歸檔。第六條一項(xiàng)工作由多個(gè)部門參與辦理的在工作中形成的文件材料 由主辦部門或人員收集交行政部備案。第七條會(huì)議文件由行政部收集。第三章歸檔范圍算第八條重要的會(huì)議材料包括會(huì)議的通知、報(bào)告、 決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。第九條本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。第十條本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會(huì)議 記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。慕第十一條本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。第十二條本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。京第十三條本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄首

3、、錄像等。葛第四章歸檔要求第十四條檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形 成規(guī)律和特點(diǎn)保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系區(qū)別不同的價(jià)值便于保管和 利用。慕第十五條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng) 齊全完整。第十六條在歸檔的文件材料中應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件 與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件分別立在一起不得分開文電應(yīng) 合一歸檔。第十七條不同年度的文件一般不得放在一起立卷跨年度的總結(jié)放 在針對的最后一年立卷跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年。葛第十八條檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列密不可分的文 件材料應(yīng)依序排列在一起即批復(fù)在前請示在后正件在前附件在后印 件在前定稿在后其它文件材料依其形成規(guī)律或

4、特點(diǎn)應(yīng)保持文件之間 的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。清晰其第十九條案卷封面應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫字跡要工整、不得涂改第五章檔案管理人員職責(zé)第二十條按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的 收集、整理、分類、歸檔等工作。第二十一條按照歸檔范圍、要求將文件材料按時(shí)歸檔。及時(shí)統(tǒng)計(jì)上報(bào)行政部或總經(jīng)理。第二十二條檔案管理員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守努力維護(hù)公司檔 案的完整與安全。第六章檔案的利用第二十三條公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借 閱借閱者要填寫借閱單檔案管理人員人員允許后方可借閱其中非 受控文檔的借閱要由行政部簽字批準(zhǔn)受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽 字批準(zhǔn)。第二十四條檔案借閱的最長期限為兩周對借出檔案檔案管理人員 要定期催

5、還發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還應(yīng)寫出書面報(bào)告報(bào)行政部處 理。第二十五條必須嚴(yán)格保密不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容如發(fā)現(xiàn)遺失必須 及時(shí)匯報(bào)追究責(zé)任。第二十六條不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等 不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容如確有需要必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄 或復(fù)制。第二十七條必須愛護(hù)檔案保持整潔不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線 或作記號(hào)等。第二十八條檔案不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借必須專人專用。第二十九條用畢按時(shí)歸還如需延長借閱時(shí)間必須通知檔案管理人 員另行辦理續(xù)借手續(xù)。第七章信件、行政公函、圖像資料管理第三十條公司所有信件收 發(fā)、行政公函、圖像資料進(jìn)出必須經(jīng)到前臺(tái)簽字注明時(shí)間、地點(diǎn)等詳 細(xì)信息。第三十一條任何人不得在未經(jīng)當(dāng)事

6、人同意的情況下私自拆看信件。第三十二條當(dāng)事人不在應(yīng)立即告知當(dāng)事人。當(dāng)事人授權(quán)后打開信件。第三十三條收發(fā)信件產(chǎn)生的費(fèi)用需提供票據(jù)才能報(bào)銷財(cái)務(wù)應(yīng)做好 詳細(xì)記錄。第三十四條凡加蓋我公司公章的文體均屬于行政公函范疇必須按 照行政公文格式行文不得隨意行文。第三十五條外送資料、行政公函涉及保密內(nèi)容的需專人負(fù)責(zé)嚴(yán)格 按照保密制度實(shí)行無關(guān)人員不得打聽或向該負(fù)責(zé)人索要。第三十六條 出現(xiàn)廢棄合同、協(xié)議（加蓋我公司公章客戶因?yàn)槟?些意見不統(tǒng)一而修改的視為廢棄）當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)原件交回行政部涉及保 密內(nèi)容的直接交總經(jīng)理實(shí)行統(tǒng)一銷毀。如有違反造成的一切損失由當(dāng)事人負(fù)責(zé)。第八章檔案的銷毀第三十條檔案的銷毀是指對沒有保存價(jià)值的 不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續(xù)保存的檔案進(jìn)行銷毀。第三十一條檔案銷毀必須嚴(yán)格進(jìn)行審查。第三十二條經(jīng)過審查確需銷毀的檔案必須寫出銷毀檔案內(nèi)容分析報(bào)告列出檔案銷毀清冊。第三十三條檔案銷毀必須嚴(yán)格執(zhí)行審批制度履行批準(zhǔn)手續(xù)。得到總經(jīng)理批復(fù)方可執(zhí)行。第三十四條批準(zhǔn)銷毀的檔案應(yīng)及時(shí)焚毀或做其他處理專人行銷專人監(jiān)銷。銷毀完畢監(jiān)銷人