出國(guó)讀書(shū)如何給教授、導(dǎo)師發(fā)郵件

1、出國(guó)讀書(shū)，給教授寫(xiě)郵件是每個(gè)留學(xué)生必須要經(jīng)歷的事情。不論是預(yù)約教授時(shí)間，請(qǐng)教問(wèn)題，表達(dá)感謝都學(xué)要通過(guò)郵件完成。一封得體的郵件既可以幫你達(dá)到目的還能為你在教授心中留下一個(gè)好的印象。在學(xué)校期間，難免會(huì)遇到學(xué)術(shù)上的問(wèn)題需要請(qǐng)教老師，但是在國(guó)外找教授或者老師，是不能直接沖到辦公室找人的哦，一般都是要先和教授或者導(dǎo)師郵件聯(lián)系。給教授、導(dǎo)師發(fā)郵件時(shí)應(yīng)該注意什么？一、如何稱(chēng)呼教授每位老師都有著不同的職稱(chēng)，大多數(shù)的教授可并不希望，你用他的職稱(chēng)來(lái)界定和描述他。那么該如何稱(chēng)呼老師呢?一般來(lái)說(shuō)如果用了這個(gè)公式就絕對(duì)沒(méi)有問(wèn)題了。"Dear Professor Last-name.” 或者如果確定老師有PhD

2、學(xué)位，你也可以這樣寫(xiě)：”Dear Dr Last-name”. 當(dāng)然如果你的教授是女士，你也可以使用“Mrs." 或者”Ms.” . 需要強(qiáng)調(diào)的是前者只適合已婚女士，如果你并不確定她的婚姻狀況最好選擇后者。最后需要注意的是，一定要檢查名字是否拼寫(xiě)正確，不能讓老師剛看到郵件就對(duì)你產(chǎn)生了不好的印象。二、準(zhǔn)確清晰的填寫(xiě)郵件主題教授們往往比較忙碌。如果你希望你的郵件能夠達(dá)到快速有效的交流，好的郵件主題就必不可少了。主題欄要緊扣主題，在主題欄要對(duì)這封郵件有一個(gè)簡(jiǎn)要的解釋?zhuān)〕Ｒ?guī)一點(diǎn)的名字，雖然不出彩，也絕不會(huì)引人反感，例如：請(qǐng)假的“Absence on Wednesday”，找學(xué)校退錢(qián)的“Ab

3、out Refund”，關(guān)于考試的問(wèn)題“Question about final examination”等等。默認(rèn)的方法就是：你的課程名稱(chēng)，你的課程時(shí)間以及你的郵件主題。比如：”medi5001, lecture Tuesday 4pm-6pm, Question about data collection for project”. 這就是一個(gè)非常清晰的郵件主題了。只看到郵件主題，教授就可以對(duì)你的郵件內(nèi)容以及你的身份有了個(gè)較為清晰的認(rèn)識(shí)。三、簡(jiǎn)要和禮貌的介紹你發(fā)郵件的原因包含兩點(diǎn)：1、再次對(duì)自身情況進(jìn)行介紹。如所學(xué)課程，課程時(shí)間等。2、簡(jiǎn)要介紹郵件原因。清楚簡(jiǎn)潔是最好的。你的教授每天會(huì)收到

4、25至30封郵件，所以如果你的問(wèn)題很簡(jiǎn)潔明了那是最好的（一般把問(wèn)題一條條列出來(lái)比較好）。如果你的問(wèn)題表述的很詳盡或者多層面的，最好在教授的辦公時(shí)間面談，這樣教授就能夠更有效地幫你解決問(wèn)題。四、如果你遇見(jiàn)到可能會(huì)有的問(wèn)題，你可以提出一個(gè)解決的方案在寫(xiě)郵件的過(guò)程中，需要考慮到可能會(huì)發(fā)生的問(wèn)題，并建議一個(gè)相對(duì)可行的解決方案。例如：Dear Professor Hanes,This is XXX from you writing for media class on Tuesday 4pm-6pm. Im sorry for missing class last Tuesday, I had a fa

5、mily emergency that I needed to attend to. Im Hoping that you might be able to give me notes for the material that I missed.If you are unable to give me notes for the material that I missed, is there another student in your class that you might be able to direct me to who could help instead?五、避免中式思維

6、1、外國(guó)人習(xí)慣認(rèn)為第一個(gè)就是最重要的，最后一個(gè)相反不是。2、教授的時(shí)間非常緊，他更期待看到一目了然的郵件。對(duì)于哪方面的知識(shí)有問(wèn)題的直截了當(dāng)問(wèn)這一方面的問(wèn)題就行了，所以寫(xiě)郵件的時(shí)候，開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，重點(diǎn)問(wèn)題放第一，是非常有效率且不會(huì)不禮貌的行為。六、署名最后的簽名很重要。每封郵件最后都要感謝教授抽出時(shí)間來(lái)幫助你，并以“Best Wishes或Regards”來(lái)結(jié)尾。然后簽上全名，而不是什么昵稱(chēng)。大家可以在平時(shí)收郵件的時(shí)候留意一下，對(duì)方寫(xiě)的是什么。如果郵箱名稱(chēng)也是姓名的話(huà)，兩者保持一致。大多數(shù)中國(guó)學(xué)生而言，學(xué)校郵箱往往是中文名字。而有的學(xué)生喜歡在郵件末尾署上自己的英語(yǔ)名，這點(diǎn)是不提倡的。保持兩者名字的一

7、致，避免讓教授感到混亂。七、反復(fù)檢查，避免錯(cuò)誤郵件是永久性的，一旦發(fā)出去就收不回的了，所以語(yǔ)法、拼寫(xiě)、稱(chēng)呼、地址等的檢查至關(guān)重要。當(dāng)然，除了語(yǔ)法之外，語(yǔ)氣、郵件結(jié)構(gòu)、目的是否清晰都需要反復(fù)確認(rèn)。八、在教授回復(fù)后，一定要再次回復(fù)一旦教授回復(fù)郵件，一定要再次回復(fù)，表達(dá)感謝或已經(jīng)收到郵件。一些固定的句式可以幫助你達(dá)到這個(gè)目的。例如：“Thank you for your help/attention, I greatly appreciate it”當(dāng)然如果你的問(wèn)題沒(méi)有在郵件中得到解決，那么可以繼續(xù)在郵件中與教授約定面談時(shí)間。九、盡量使用校用郵件每個(gè)學(xué)校都有用于內(nèi)部溝通的郵件系統(tǒng)。使用校用郵件發(fā)送信

8、息，可以避免郵件直接被丟進(jìn)垃圾箱而沒(méi)有被教授查收。而且，使用校用郵件可以幫助教授了解你的信息，更有利于溝通交流十、語(yǔ)言使用得體要記住這是一封寫(xiě)給教授的溝通郵件，有三點(diǎn)一定要注意：1、慎用表情符號(hào)，表情符號(hào)不是不可以使用， 而是在摸清楚教授的喜好之后再?zèng)Q定是否使用。在不了解教授之前，你可不想因?yàn)橛昧^(guò)猛而適得其反。2、不要使用縮寫(xiě)，大多流行于年輕人，且都不太正式。對(duì)于大多數(shù)的教授而言，他們還是非?？粗睾玫亩Y貌的。3、不要大寫(xiě)大寫(xiě)單詞有提醒注意的作用。所以很多同學(xué)都喜歡在重要的地方采用大寫(xiě)來(lái)突出重點(diǎn)。殊不知大寫(xiě)是一種在郵件中表達(dá)憤怒或者其他強(qiáng)烈的感情的方式。沒(méi)有人喜歡喊叫的，而且這并不禮貌。十一、

9、不要過(guò)分殷情不要太過(guò)殷勤。在郵件中表現(xiàn)出禮貌和友好很重要，但是要適度，不要搞得像是在阿諛?lè)畛?。要做到不卑不亢，尊重教授的同時(shí)，也要尊重自己，不卑不亢方可得到對(duì)方的尊重。在知識(shí)面前，人人平等。其實(shí)寫(xiě)郵件并不難，只要掌握了基本的規(guī)則，做到邏輯清晰，無(wú)語(yǔ)法毛病，目的明確，就能夠?qū)懗鲆环獾皿w的電子郵件。最后附上一封例文，以供大家學(xué)習(xí)：Subject: COMM190: Advisor RequestMessage:Dear Dr. Jennings,This is Cassandra Ingalls. Im currently in your Communications 190 class, but

10、 Ive taken additional classes of yours in the past, all of which have been very informative. Recently, I decided to switch my major to Communications, and I was hoping you might be willing to become my advisor. I realize that you must already have plenty of other students you are in charge of, but since your classes are part of the reason I decided to switch majors, I thought I would