大型會議座次圖等證表卡生成步驟

1、大型會議座次圖等證表卡生成步驟目錄一、座次圖自動生成模塊03二、簽到索引表自動生成模塊 11三、桌牌自動批量生成模塊 13四、出席證自動批量生成模塊 16五、合影站位圖自動生成模塊19六、宴請就座圖自動生成模塊 21七、本系統(tǒng)的優(yōu)越性 24八、其他技巧25結束語25大型會議座次圖等證表卡自動生成系統(tǒng)對于機關和企業(yè)的辦公室來說，組織會議是經(jīng)常性工作。在參加人數(shù)較多的會議中，座次圖的編排是一個關鍵環(huán)節(jié)。事先有組織地將參會人員座次安排好，一方面能讓參會者均勻分布在會場，避免會場各處太擁擠或太稀疏；另一方面，遵從于共同價值觀的座次順序，能讓參會人員都感到心安，是維護會議嚴肅性必要條件。傳統(tǒng)方法的排座次

2、，是先畫一張空表，然后逐一填入人名。在這個過程中，要反復掂量誰在前、誰在后，不斷地調整和修改。大多數(shù)情況下， 參會人員是按順序從中間向左右兩邊折返發(fā)散安排的，每當遇到增加或減少參會人員哪怕只調整一個人，也往往需要推倒重來一次。不僅如此，一些會議還要求按順序的擺放桌牌，制發(fā)出席證 ，組織照相、就餐，使類似排座次圖的工作量翻倍。對個人而言，上述幾項工作是時間緊、壓力大的苦差事；對單位而言，將大量人員精力深陷在會議排座次之類的瑣碎事務上不利于提升在群眾中的形象，更不符合中央“反四風”精神。本文要介紹的方法，可以實現(xiàn)三個功能： 1. 當參會人員名單基本確定時，自動生成座次圖 ； 2. 當參會人員名單變

3、化時，自動更新座次圖 ； 3. 自動生成與座次圖相配套的合影站位圖 、宴請就餐圖 、 簽到索引表 ，批量且按順序自動生成“桌牌”和“出席證 ” ， 并且隨參會人員名單的變化而自動調整。 簡言之， 只要明確了參會人員名單的人名和順序，會議所需多數(shù)證表卡都自動生成和自動調整，讓會務準備工作變得輕松和從容。-、座次圖自動生成模塊傳統(tǒng)方法的原理（一）原理人名 位置I I編號二編號本文所介紹方法的原理座次圖自動生成模塊的原理，可以概括成“位置一編號一人名”。是對參會人員和會場里的每個座位都進行編號，將相同編號的人名與座位建立一一對應聯(lián)系，使人名能夠自動填寫到相同編號對應的會場座位中去。依照此方法建立的座

4、次圖，數(shù)字編號是核心要素，借助于EXCEL軟件所擁有得數(shù)字處理優(yōu)勢， 大大提升速度和 準確性。（二）主要步驟由于使用現(xiàn)代人舉例容易不恰當不準確，本文虛擬了水滸傳中梁山108位好漢開招安大會的例子來介紹座次圖的制作。準備工作：打開一個EXCEL文件，將左下角三個選項卡分別改名為人員名單、數(shù)字布局圖和座次圖。然后開始以下三個步驟:第一步，在人員名單選項卡中，收錄所有參加會議的人員，并按照既定的規(guī)則從前往后依次編號（見圖1）。這里所說的規(guī)則，雖然不同類型的單位略有不同，但一般都是按照職級高低、身份尊 卑從前向后排列的，即使是平級，也有大致固定的排列順序，如內 部的電話本、人員名冊等。梁山 108個好

5、漢是以第71回所挖生的 石碣碑為依據(jù)排序的。順序排列好之后，可以請領導審閱過目，遇到順序不對、人名由錯、由于特殊原因需要將一些人提前、放后等情況時，都可以比 較容易的調整，然后重新編號。一般情況下編號為純數(shù)字，遇到有發(fā)言、領獎等特殊情況時可將這些人單獨變編號，如“發(fā)1、發(fā)2除此之外的其他人員再按數(shù)字排列o請注意：當姓名為兩個字時（如“宋江”），要在兩字中間加1個空格，而不是2個空格。本例中，請?zhí)貏e留意：“編號”在“A列”，“姓名”在“B歹/“徐寧”的編號是18號，“阮小七”的編號是 31號第二步，在數(shù)字布局圖選項卡中畫由會場座位擺放圖。具 體擺幾排、每排幾個人、有無過道，都要依據(jù)會場條件和會議

6、要求 而定。之后依據(jù)一定的規(guī)則對這些座位進行編號（見圖 2）,編號后 可以請領導過目認可。編號可以手填，更多的是找到規(guī)律后用公式 批量填寫。本例中，共6排，每排18個人，中間有一個過道（左邊9人, 右邊9人）。按照一般的規(guī)律，第一排過道右邊為 1號，左邊為2 號，然后向左右和后面發(fā)散展開， 全部編號分布在從 B4到T9的長 方形區(qū)域內。請注意：數(shù)字布局圖與人員名單兩個表中“編號” 的格式要相同，內容要能一一對應，這是本系統(tǒng)的核心設置。本例中，請?zhí)貏e留意：“18”所在位置是“第1排，左1"，也就是B4單元格，“31 ”在“第2排，右7也就是R5單元格第三步，在座次圖選項卡中，將數(shù)字布局

7、圖內容完全 復制過來，去掉其中的編號。在原來編號區(qū)域（ B4到T9）使用VLOOKUP函數(shù)定義公式。首先，在左上角的B4單元格內輸入如下內容：=VLOOKUP（數(shù)字布局圖！ B4,人員名單！ $A:$B , 2, 0）按回車鍵，這個單元格內會自動由現(xiàn)兩個字“徐寧”。B4到T9范圍內其他單元格不必另外定義函數(shù)公式，只要點擊B4單元格，將鼠標懸停在這個單元格右下角約1秒，會由現(xiàn)一個很小的“ +”符號，請按住鼠標左鍵不放，向右拖拽，便完成了第一排的函數(shù)公式定義，鼠標仍然不松手，再向下拖拽，便完成了所有6排的函數(shù)公式定義。最后，進行必要的格式調整，可看到下表內容，這就是我們所需要的座次圖（圖3）。AC

8、口EH 1 IJ 1 K | .n口pQ尺TU1主席臺23T1左E左;:V-左左后T :右1右§右4j有6右了石X目第1排徐寧張清武松朱仝柴i±t呼 延 灼林沖公 孫 勝盧 俊 義末江用關勝秦明花榮李應魯智深幫T楊第1排£第2排她青解珍楊雄張順張橫李俊穆弘李過戴宗索劉唐史進雷橫凱小阮 小 五玩 小 七4r秀解*第2排第3排呂方凌振燕順歐胭前讓單 廷¥解滔宣贊黃信朱武孫立郝 ，忠 文彭賽 定 國裴宣鄧飛楊林蔣瑣森排陳孟童.金項孔鮑王安郭皇扈樊孔李馬童一侯7第4排達康威大 型充明英道 全盛雨端端鳧袞麟猛能笫4排8第5排鄒潤杜興周通薛永未萬穆春龔旺,本消鄭天楊

9、春陶 r±=r 印 旺樂和T得 孫曹正杜遷李忠場隆鄒淵第5排弟后排白王 定張孫焦李賽朱朱施蔡李石顧大林ull郁 保時第呂排府* .八青新挺立福畝貢恩慶云勇嫂娘四遷9 I"I.所謂“必要的格式調整”1.將所有單元格文字豎行排列（右鍵，設置單元格格式-齊一文字方向一豎向）；2.將原先過道位置（K4:K9）的內容清空，表格邊框變?yōu)闊o色，填充顏色變?yōu)闊o色。3.對B4到T9區(qū)域內的字體大小進行調整，如果四個字的人名，可以縮小字號以確保完全顯示。請注意：1、在定義公式時，"$A:$B "中的“ $”表示的絕對 引用，不能隨便不寫。2、函數(shù)定義可以用函數(shù)編輯器（圖 4

10、）逐個lookup_value :待查找值 table_array :被查找數(shù)據(jù)表格范圍 col_index_num :向右查找的列數(shù) range_lookup :查找類型，一般為0找參數(shù)，避免手工輸入容易由錯。本例中，請?zhí)貏e留意：“徐寧”所在的位置為“第1排，左1”, 也就是B4單元格，在數(shù)字布局圖選項卡中B4單元格中的內容 是“18”，在人員名單選項卡中編號18的人為“徐寧”。同樣的，“阮小七”所在的位置為 R5單元格。在數(shù)字布局圖選項卡 中，R5單元格中的內容是 “31 在人員名單選項卡中編號 31的人為“阮小七”。查看其他人如宋江、李逵等等都是如此。上述不是巧合，而是VLOOKUP函數(shù)

11、自動將人名、 編號、位置 聯(lián)系到了一起。VLOOKUP函數(shù)會以數(shù)字布局圖相同位置的數(shù) 字編號為媒介，找到人員名單對應的人名，將其“搬運”到函數(shù)被定義的位置。VLOOKUP函數(shù)的工作機制是本系統(tǒng)的核心知識（三）VLOOKUP函數(shù)的運作機制VLOOKUP是EXCEL軟件中一個查找引用類函數(shù)。其格式為： f（x）=VLOOKUP（待查找值，被查找數(shù)據(jù)表格范圍，向右查找的列數(shù)，0）座次圖B4單元格位置之所以最后能被自動填入“徐寧”。函數(shù)是一種公式和規(guī)則，計算機是執(zhí)行者，當我們在座次圖第1排左1 （軟件中的“ B4”單元格）定義了上圖所列的函數(shù)公式 時，一系列指令將排隊交給計算機去完成（見圖 6箭頭走向

12、）：1 .首先，VLOOKUP函數(shù)要求計算機到數(shù)字布局圖中查看 相同位置（第1排左1 ,也就是“ B4”單元格）上的數(shù)字，查看的 結果是“數(shù)字18”。2 .然后，VLOOKUP函數(shù)將另外一個表人員名單從A列到B列的區(qū)域圈由，吩咐計算機攜帶剛剛找到的“數(shù)字18”，沿著這一區(qū)域最左邊的一列（也就是 A歹U）從上至下搜尋比對，結果在第 19行中間找到了。VLOOKUP函數(shù)命令計算機腳步停在這里待命 （待 命的位置是單元格 A19 ）。3 .接著，VLOOKUP函數(shù)要求計算機以 人員名單表上的A19 單元格為起點，向右挪到第2歹U,到達“寶藏”所在地B19單元格。 這個“寶藏”就是兩個字：“徐寧”。4

13、.最后，VLOOKUP函數(shù)命令計算機將在搜尋到的“徐 寧”這B4單元格VLOOKUP噩數(shù)運作機制示意人員名單兩個字搬運到函數(shù)由生的地方-位于座次圖第二排最左邊的5.推而廣之，通過拖拽方式為座次圖每個單元格建立函數(shù)公式，完成全圖人名填充。至此，創(chuàng)建座次圖的任務完成單位及17馬軍人虎貓 T TK nz馬軍人虎落數(shù)字布局圖座次圖天遣馬軍，I施冊天建某1利第2捧革3部21左1左3左3左5卜M徐張徜武松朱柴進-立舞之排燕 3MK. 為輯珍楊槌張J頓詠橫第3排:凌振然順歐犧號的讓二、簽到索引表自動生成模塊對于已經(jīng)編排了座次圖的會議，簽到環(huán)節(jié)可以直接勾畫人名，節(jié)省了每人簽字的時間。但是面對一張寫滿人名的座次

14、圖 參會人員迅速找到自己的名字依然不容易，每個人多生的十幾秒， 最后會造成簽到擁擠的場面，這是我們應該努力避免的。簽到索引表能將所有參會人員按照姓氏拼音或單位職務排列，每個人名字 后面都注明在第幾排、左數(shù)（右數(shù)）第幾號，簽到處工作人員可以 幫助參會人員迅速找到在座次表中的位置，避免簽到處擁堵。（一）建立簽到索引表選項卡，打開數(shù)字布局圖，選中數(shù)字編號區(qū)域和周圍標注縱向排號、橫向座位號的區(qū)域（具體為單元格, 得到90度。A3: U9區(qū)域），復制。然后到簽到索引表，點擊A1 右鍵-選擇性粘貼，在對話框中選中“數(shù)值”和“轉置”兩項, 如圖7的表格，此表相當于將數(shù)字布局圖逆時針旋轉了1卜第1時.第E排3

15、 跆押l!第叩 弟療G 第司t二主I1R3651729010。,F在2163452701 881063E314325068LU412304966£410267-格10284664r 8210D卻82644628098在T62442607S96g由m42240587694妝型2203856749211-11193755：391右232139577593一右55234159L L-1 /95.和T2543617997右耳92745631 819y由1129476583LOI1331196785103圖7153汴5169871051 135537189LOT神小二小,- _n _ =-1

16、_ _ _ _ _ A 一_ _ _ _>_* 一 -I _3 , -1-T-* -k _ - 0 4 _ _ » J _AECDL級同*皎 IH）在同田莽金名單2辨號陣住弓效學人名3驊1排左酬114聿期*例21S5第1排左蒯514t>W1S：41Z7第1期在加Sit1£第1村左加GQ9第詢才加76XO第對北k機!§411nn-Ftir左側1912隼，排iztifi.r13第1期生胸11LB第1期心加23,1匕S j丹匕名加3 1516解UII仃河4717鯨1上MHr巾劃q ,%18免ill右側事1119等皿右膽71320,可1排JETW8 ,15*I

17、訕右惻生17r1,圖左flu 1834古加【3J32（二）通過剪切、粘貼等步驟，將該表多列數(shù)字編號變成一列 數(shù)字，再將原來將A列的“左1、左2右9”等內容多次復制粘貼, 形成每個數(shù)字編號對應排號、座位號的表格，如圖 8。（三）使用VLOOKUP函數(shù)，找到每個數(shù)字編號對應的參會人員姓名。具體為：在D3單元格輸入“=VLOOKUP （C3,人員名單！ $A:$B , 2, 0）”含義是帶著C3格內的數(shù)字（“18”）到人員名單選項卡的A 列內找，找到后向右挪到第 2歹U,把其中的內容（“徐寧”）搬到D3 中來。然后，選中 D3單元格向下拖拽，將每個人名、編號與縱向排號、橫向座位號聯(lián)系起來，形成座次索

18、引表（圖 9）。（四）將位置索引表按照姓名排序或者按照編號排序，才 形成兩種便于簽到時迅速找到參會人員位置的簽到索引表A&C排序前座次索引|2縱同蝌 座府弓等號參會名單 人名3隼幫演!11S 11篋寧J4卷避左壯也1&一宿5算前招3K6第用加;r12一簞鄭方命10受詩8.平誹主侏8呼鈕g靠國主曲6林幫二第誹*戰(zhàn)411軍琲葫g2,亟:：.隼璐過道過道13flffl立陽1宋江工隼郃右施3W月.!革琲5關國J：星耶右做?第睜g77室 r F隼嘟由他ii豐應二第珊右撕13等眄21：菜邯自辿15一平醫(yī)型17梗蔻:王二 9|13&壬,圖9現(xiàn)褥坳L3ZII排序后，按人名索引字時 艇中

19、軍會名單 人名縱向 排號橫向 建校制Q靠明常i排右仰4RS-3_形蛆 自式右伸5 右fflr"-.j- - - -J. 施庵 方舂率聿 笄問 第:排右惻匕右惻2-n你X另要至蹴 期可右惻B 右他曰時遷史S第:笫右跳3宋江第1辨古例1未情*乖左僅N*萬左側5孫立第班若ft心孫新第E排左他5孫二晌靠磷右刨7索前Ml.右 fflUjTW漏降.神舟 M叼二 兼小,胸爭旺 一就TT押c右ffliw生.欣 土英 王定文J1L 巨L 翦5±plls,左啦_ 左仰規(guī)定匡1r提 熊1H右(ME工用若解武檢第1事左楠3Ml先豫工如#崛0"*"T r -艇排工例5粕第左惻1第

20、琉左曲5苒泡等E推左制1號HUP排序后T按編號索引警號第會名單 人名帆同 排號KA座包號W14魯備庫 武松皂吐 第1排='.I' r車貼15L平英1排自如g1匕張-清幕1排17_1 1' i_j賓L排右加0*二»件：-2CT戴羸存瓚空墟信苞4L a21列居右北i22于近空陞E方可IE容史也煞排右倒24程弘箕沛午左唄什25雷憑哪右如26豺登凈七飛？27阮小二憑珊右W.28張噴聲明29同小五能避右家6如港聲則31 (演避古如32一忖/寬啾33石算事二34解玲y函三35.密寶:K減右事花邵心胃堡御主11圖1武塞謝右側L直信莫灘主則。11孫立蒐理J.宣特算郎O上面的圖

21、10按人名拼音排列，如阮氏兄弟都在一起，同樣 , 張、姓李、姓陳的都在一起，各姓氏按照拼音排列，便于認識參會 人而快速找到他的位置；圖 11按照編號排列，便于不認識的參會 人員報由自己的單位職務后推測到編號范圍，然后快速找到位置。 由于人名是從人員名單用 VLOOKUP函數(shù)計算而來，故當參會人員增加、減少或調整時，兩種簽到索引表都會隨之自動更新。三、桌牌自動批量生成模塊與座次圖密切相關的會議桌牌，目前也大多手工錄入。除 了速度慢、易錄錯之外，還容易與人員調整變化相脫節(jié)。有時為了 節(jié)約，會盡量使用以前用過的舊桌牌（不足的新制），但這樣做核對翻找的工作量很大，且新制桌牌與舊桌牌往往在字體格式和紙張

22、顏 色上有明顯差別。本文介紹的“桌牌自動批量生成模塊”依托座 次圖生成系統(tǒng)而建，二者同步生成、同步調整，而且按照座次 圖布局將一整排的桌牌按順序批量打印由來。制作方法：（一）建立桌牌選項卡（圖 12）。將A1 : B1單元格合并， 輸入“第1排”。將A列從A2開始向下的單元格每兩個合并為1個大單元格，共合并由19個，即A2 :A3合并、A4 : A5合并A38 : A39合并，B列也同樣辦理。（快速合并的方法：選中 A2: A39 , 復制，點擊B2,右鍵粘貼）。選中A2 : A39單元格，右鍵一設置單元格格式一對齊一方向 一負90度，選中B2: B39單元格，右鍵一設置單元格格式一對齊 一方

23、向一90度，實現(xiàn)桌牌文字背靠背。（二）選中A2與A3合并的大單元格， 定義VLOOKUP函數(shù):= =VLOOKUP （$A$1 ,座次圖！ $A:$T , ROW（）/2+1 , 0）53 米 pj咖此函數(shù)“ $A$1 ”指的是A1單元格內的內容“第 1排”?！白螆D！ $A:$T ”指的是座次圖中 A列到T 列的所有內容，我們之前所排座次圖的所有人名及排 號都在這個范圍（圖 3）。ROW（）是一個算所在單元 格行號的函數(shù)，A2單元格內的 ROW（）等于2,ROW（）/2+1=2。函數(shù)含義是：帶著 A1格的內容（“第1排”）到座次圖選項卡的A列內找，在 A4單元格找到“第1排”，然后以此為起4

24、向右挪到第2歹U,把其中的內容（“徐寧”）搬過來。|圖12（三）選中A2單元格，向下拖拽，生成一整排桌牌（單面） :對于A4: A5單元格來說，盡管是由兩個單元格合并的，但計算機默認它是 A4單元格。由于“ $A$1 ”和“座次圖！ $A:$T ”都用“$”進行了絕對引用的設置，故在 A4: A5單元格內拖拽后 而生成的公 式還是 “ =VLOOKUP （ $A$1，座次圖！ $A:$T , ROW（）/2+1, 0）”，但是 “ ROW（）/2+1 ” 變化了，對于 A4 來說，ROW（）=4 , ROW（）/2+1=3,函數(shù)計算的結果是在座次圖選項卡以A4單元格為起點向右挪到第3歹U,所得

25、結果是“張清”。同理,A4:A5單元格內結果為“武松”、之后依次是朱仝、柴進、呼延灼,直至A38 : A39為楊志ACu1KLNOfU ' T RS , T T tJ1尉W(wǎng)3左1在£右g左。左E在呂左T左8五Q右W右Q右r;T77石3千T號第1把"1興欣松%：裝班IRi姚 必林X公 孫 胖盧 俾 義*TV.昊ffl關勝奈明在榮李應希 W 探第平核第L科"5弟域癡蟠附暝柄侑弓八王送淞親雷超刈由史迸忖'，函 小院 小 干阮 小 十石秀待r第M排1：第3洞卜呂方陵跟戲屯JIIQ1政朋身納 vh單 任 圭小宜贊樊信朱武休立：郝 國 立*fH螂 設筏宜鄧槌林

26、輯敝笫3排7第理加上恰狼達詼出革成大整頂足孔明刎Jill壬芙安 通 圣郭，然皇 由 蝠。良樊上前孔募鼠享森與財重病懾誰革工啊上8沿郅泡杜*同師永宋萬穆百龔旺宋沽鄭 大 玨路J 親底舔和T孫W正杜衽季京*場睛郅溯沿5料2比.人加儂 人 她步卜女良0段 累 在白J姓張青孫新依挺忍解幅*雷朱出維慶李云石勇有H 保 四圖3 （三）在“桌牌”選項卡（圖12）的B2單元格輸入公式“=A2 再向下拖拽，在B列得到另一面桌牌，它與 A列桌牌的內容相同, 格式上背靠背，打印由來后沿著 A列B列之間的間隔線對折之后就可以插入塑料卡中，形成雙面桌牌（圖 13左側圖）。（四）將A2: B39有桌牌內容的區(qū)域設為打印區(qū)

27、域，調整行和列的大小以適應桌牌塑料卡的大小。合理設置單元格邊框實線，以 利于打印之后的裁切和翻折。這樣，會場一整排的桌牌就能按照順 序批量打印由來了。（五）將A1單元格內的“第1排”依次手動改為 “第2排”、 “第3排”則會自動生成其他排的參會人員桌牌（圖 13）。打 印過程非常迅速，200個桌牌6分鐘內即可生成和打印完畢。由于桌牌人名是由函數(shù)沿著人員名單-座次圖的路徑自動生成的，所以只要人員名單無誤，桌牌人名也就必定正確。 而且桌牌是按照座次圖每一排從左至右的順序打印由來的，所 以在會場的擺放也會異常順利。之所以要將一個桌牌生成在兩個單元格內，是因為EXCEL中每個單元格行高最多 409磅，

28、也就是12厘米，而桌牌寬度往往在14厘米左右，占用兩個單元格，每個 7厘米，才能確保桌牌尺寸。關于row()函數(shù)的說明：row()函數(shù)是求取單元格行號的函數(shù)， row()的值會隨著所在單元格的不同而不同，如在 A39單元格內輸 入“ =row() ”，結果是39 ,在F88單元格內輸入“ =row() ”，結果 是88.row()函數(shù)在沿著列的方向從上到下批量生成公式方面有重要 作用，使用時經(jīng)常要除以某個數(shù)，如本例桌牌生成中要除以2,之后的胸卡生成模塊的例子中要除以5,之所以這樣做，是因為一個桌牌占2行，一個胸卡占5行，通過除以所占的行數(shù)，算由這是第 幾個桌牌、第幾個胸卡。不使用 row()函

29、數(shù)也能通過手動方式生成 公式，但工作量會有較大增加，而且容易由錯。四、出席證自動批量生成模塊大型的高規(guī)格會議往往為每名參會人員制作由席證，其中制作分別標記每個人具體情況的記名由席證任務是很艱巨的，需 要繁瑣的逐一錄入和反復核對。而本模塊可以實現(xiàn)記名證件的自動 批量生成，原理與批量生成桌牌類似，具體為三步：(一)建立由席證選項卡(圖 14),在A1 : D5區(qū)域建立由 席證的模板，模板內的數(shù)據(jù)共分為三類有9部分：4縱向排號5橫向座拉號3單位及職務1證件號第一類：所有胸卡的固定內容，具體為 3部分內容“山東省濟 寧府梁山招安動員大會”（A1:B1 ）、“由席證” （C4: D4）、“證號：”（C5

30、）,這3項在圖14中已經(jīng)用陰影標由。第二類：照片（C1: D3）,需要手動插入圖片，或者證件打印 后手工粘貼照片。第三類：需要用函數(shù)公式輸入個性化內容的區(qū)域。具體包括5部分內容：證件號、姓名、單位及職務、縱向排號、橫向座位號。（二）確定由席證的證件號。由席證按照順序生成，由于數(shù)量較多，為了減少工作量和避免由錯，應該自動生成。在 D5單 元格輸入：“=row（）/5" 運算結果為1。定義證件號的函數(shù)在最后一行， 由于每張由席證占5行，兩 者相除就等于證件序號。如在 D15單元格所輸入的“ =row（）/5工 計算值為3,表示的是第3張由席證。（三）確定“姓名”和“單位及職務”。證件號確

31、定后，用VLOOKUP函數(shù)到人員名單選項卡自動抓取內容。在人員名 單中，編號在 A歹U,對應證件號；姓名在 B歹U,單位及職務在 D 列。在A2單元格輸入“=VLOOKUP（D5,人員名單！$A:$D,2,0） ”，運算結果為“宋江”在A4單元格輸入“=VLOOKUP（D5,人員名單！$A:$D,4,0） ”，運算結果為“梁山泊總兵 都頭領”（四）確定“縱向排號”橫向座位號”證件號確定后，用VLOOKUP函數(shù)到簽到索引表選項卡 （見圖11）自動抓取內容。在簽到索引表中，編號在 M歹U,對應證件號，縱向排號在 0 列、橫向座位號在 p歹人在A3單元格輸入“=VLOOKUP（D5,簽到索引表！$M

32、:$P,3,0）”，運算結果為“第 1 排”在B3單元格輸入“=VLOOKUP（D5,簽到索引表！$M:$P,4,0）”，運算結果為“右側1”（五）批量復制。選中1-5行，復制，到第6行粘貼，可以立即生成2號盧俊義的證件，再到第 11行粘貼，可以立即生成 3號 吳用的證件，以此類推，108人的由席證可以立即生成（圖 15）。當人員名單由現(xiàn)變化時，由席證的人名、證件號、座位號都會隨之自動調整上東濟寧甫梁山弱的黃丸會宋江第*右網(wǎng)梁山蒲芻兵卷頭伸山步游宇南柒山特親a黃人會盧俊義導排左仲受L由恿兵卻上領山亦濟宇甫梁山格去補,太會吳用出席證/號：3£|排與鄴掌窘加，富不懵山東濟寧商蒙山超方磷國

33、Jt會秦明竿】講育刪馬軍工虐薪山朱薩學就渠山抬訊后大會呼送為第1排左心山事漆中麻 紫山垢£動幣*全美勝弟儒棚馬軍五鹿城山東濟,寧甫 宗山揩天4口大全林沖914生怛1出席證6出席證U = ： 7山東濟寧府柔山和知動頁大會阮小五第2件古州白的第水隼,也山奉濟寧府梁山招賓動更大親張順第2#至同4山東漆宇需果山招農(nóng)動更大會阮小七第2 H古刊7目器半浮六毋山東牌中用梨山以動員k會楊雄出席證出席證五、合影站位圖自動強有些會議要組織參會人員合影留念，由于留給照相的時間一般 都很短，為了加快組織速度，事前制發(fā)一張合影站位圖很有必 要。合影站位圖也可自動生成和調整，其原理和制作步驟與座 次圖基本相同（

34、使用 VLOOKUP函數(shù)），兩表合用同一張人員 名單。制作過程分為兩個步驟：（一）合影數(shù)字布局圖 （圖16）。建立合影數(shù)字布局圖選 項卡，根據(jù)需要人數(shù)、場地等因素繪制合影座位的數(shù)字布局圖。需 要注意2點：1、由于要求前后排人員交錯站立，要求使用將相鄰 兩個單元格進行合并；2、主席臺領導參加照相，要在前排中間位 置要專門留由。A BCBE F GIH J K9卜卜2額圾3出WKA啦曲版沖津稿即AM即霞雙即3EB艙比（二）生成合影站位圖 （圖17 ）。建立合影站位圖選項 卡，將合影數(shù)字布局圖選項卡所有內容復制粘貼到相同位置， 將數(shù)字清除，設定這些部分的格式排列為從上到下（右鍵 -設置單 元格格式一

35、對齊一方向，選縱向“文本”）。用生成座次圖的方法，使用 VLOOKUP函數(shù)以合影數(shù)字 布局圖相同位置的數(shù)字編號為媒介，找到人員名單對應的人 名，將其“搬運”到函數(shù)被定義的位置。具體做法是在 B2單元格 輸入：“=VLOOKUP （合影數(shù)字布局圖！ B2 ,人員名單！ $A:$B , 2, 0）”，函數(shù)計算結果為“段景住”。然后用拖拽方式大量復制函數(shù)公 式，迅速生成合影站位圖。合影站位圖也可以設計人名索引，具體做法參見前文簽 到索引表的制作方法。由于人名是從人員名單中自動生成的，所以當人員名單 由現(xiàn)變化時，合影站位圖會隨之自動調整。合影站位圖效果：梁山“招安大會”合影楠圖段星不住壬定上A朱 吉陽

36、航大理林二栗制天壽全大堅安逋全口口 方皇甯端息一二短丁得孫六、宴請座次圖自動生成模塊會議若由現(xiàn)重大禮儀性宴請，宴請座次編排往往非常復雜。宴請座次圖自動生成模塊遵循之前會議座次圖、合影站位圖的創(chuàng)建思路，依然先制作餐桌數(shù)字布局圖，然后其所有內容復制 粘貼到新的宴請座次圖選項卡，利用 VLOOKUP函數(shù)到人員 名單中抓取人名。這一方法創(chuàng)設的就餐安排仍是與人員名單 同步更新，對于“人民大會堂國慶招待會” 之類的超大正式宴會能 提高百倍以上的效率。（一）批量生成就餐數(shù)字布局圖建立餐桌數(shù)字布局圖選項卡，首先在 A1:AC22 區(qū)域畫一 張桌子的數(shù)字布局圖，圓桌邊有 12個座位（圖18）。圖181 .左上角

37、的“第1桌”是手動填寫的，“第”、“1”、“桌”其實 并不在一起，標示桌號的“1”在C1: D1單元格中，為了創(chuàng)設公式，只能將數(shù)字單獨放在一起。2 .桌子中心的“第1桌”是用公式生成的，只要將 M11 : P12 單元格合并，輸入“ 二A1 ”即可，放在中間比較醒目。3 .該桌12個座位的數(shù)字是利用公式自動生成，公式為：1號座位：N2單元格：（C1-1 ） *12+1 ,結果為1 ;2號座位：F4單元格：（C1-1 ） *12+2 ,結果為2;3號座位：V4單元格：（C1-1 ） *12+3 ,結果為3;4號座位：C8單元格：（C1-1 ） *12+4 ,結果為4以此類推，設完全部12個座位的

38、公式4 .在設置完后復制 A1:AC22區(qū)域，在其他區(qū)域粘貼，然后更改 每桌左上角的桌號，可以快速生成幾十桌、上百桌的就餐數(shù)字布 局圖。（二）批量生成宴請座次圖1 .建立宴請座次圖選項卡（圖 19）,將餐桌數(shù)字布局圖 全部內容復制過來。2 .在A1:AC22區(qū)域（第1桌）的首座，也就是 N2單元格輸入 “=VLOOKUP（餐桌數(shù)字布局圖！N2 ,人員名單！ $A:$B,2,0） ”結>Tsw I呼理為5 1 f T - !.'? w W果為“宋江山匚t E f3 .復制N2單元格內容，點擊 2號座位（F4單元格），右鍵一選擇性粘貼一公式，相當于將N2單元格的公式復制粘貼了過去，但

39、一些公式的參數(shù)隨著公式所在單元格的位置變化而有所變化，實 際的公式內容相當于 “=VLOOKUP（餐桌數(shù)字布局圖！F4,人員名 單！ $A:$B,2,0） ”，結果為“盧俊義”。重復這個步驟到 3號、4號 座位選擇性粘貼公式，分別得到“吳用”、“關勝”.完成第一桌的 設置。4、在設置完后復制 A1:AC22區(qū)域，在其他繼續(xù)選擇性粘貼公 式，可以快速生成幾十桌、上百桌的宴請就座圖。宴請就座圖效果：/宗I小五思義I第2桌|17七、本系統(tǒng)的優(yōu)越性很顯然， 本文采用 “位置編號人名” 的辦法繞了一個大圈，讓使用傳統(tǒng)辦法的人感到很不習慣。但只要試用一次就會發(fā)現(xiàn)本文所介紹的方法有很大的優(yōu)越性：1. 輸入人名工作量減少。 除了在制作 人員名單 時需在 EXCEL友好界面下輸入一次人名之