大型會(huì)議座次圖等證表卡生成步驟

1、大型會(huì)議座次圖等證表卡生成步驟目錄一、座次圖自動(dòng)生成模塊03二、簽到索引表自動(dòng)生成模塊 11三、桌牌自動(dòng)批量生成模塊 13四、出席證自動(dòng)批量生成模塊 16五、合影站位圖自動(dòng)生成模塊19六、宴請(qǐng)就座圖自動(dòng)生成模塊 21七、本系統(tǒng)的優(yōu)越性 24八、其他技巧25結(jié)束語25大型會(huì)議座次圖等證表卡自動(dòng)生成系統(tǒng)對(duì)于機(jī)關(guān)和企業(yè)的辦公室來說，組織會(huì)議是經(jīng)常性工作。在參加人數(shù)較多的會(huì)議中，座次圖的編排是一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。事先有組織地將參會(huì)人員座次安排好，一方面能讓參會(huì)者均勻分布在會(huì)場(chǎng)，避免會(huì)場(chǎng)各處太擁擠或太稀疏；另一方面，遵從于共同價(jià)值觀的座次順序，能讓參會(huì)人員都感到心安，是維護(hù)會(huì)議嚴(yán)肅性必要條件。傳統(tǒng)方法的排座次

2、，是先畫一張空表，然后逐一填入人名。在這個(gè)過程中，要反復(fù)掂量誰在前、誰在后，不斷地調(diào)整和修改。大多數(shù)情況下， 參會(huì)人員是按順序從中間向左右兩邊折返發(fā)散安排的，每當(dāng)遇到增加或減少參會(huì)人員哪怕只調(diào)整一個(gè)人，也往往需要推倒重來一次。不僅如此，一些會(huì)議還要求按順序的擺放桌牌，制發(fā)出席證 ，組織照相、就餐，使類似排座次圖的工作量翻倍。對(duì)個(gè)人而言，上述幾項(xiàng)工作是時(shí)間緊、壓力大的苦差事；對(duì)單位而言，將大量人員精力深陷在會(huì)議排座次之類的瑣碎事務(wù)上不利于提升在群眾中的形象，更不符合中央“反四風(fēng)”精神。本文要介紹的方法，可以實(shí)現(xiàn)三個(gè)功能： 1. 當(dāng)參會(huì)人員名單基本確定時(shí)，自動(dòng)生成座次圖 ； 2. 當(dāng)參會(huì)人員名單變

3、化時(shí)，自動(dòng)更新座次圖 ； 3. 自動(dòng)生成與座次圖相配套的合影站位圖 、宴請(qǐng)就餐圖 、 簽到索引表 ，批量且按順序自動(dòng)生成“桌牌”和“出席證 ” ， 并且隨參會(huì)人員名單的變化而自動(dòng)調(diào)整。 簡(jiǎn)言之， 只要明確了參會(huì)人員名單的人名和順序，會(huì)議所需多數(shù)證表卡都自動(dòng)生成和自動(dòng)調(diào)整，讓會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作變得輕松和從容。-、座次圖自動(dòng)生成模塊傳統(tǒng)方法的原理（一）原理人名 位置I I編號(hào)二編號(hào)本文所介紹方法的原理座次圖自動(dòng)生成模塊的原理，可以概括成“位置一編號(hào)一人名”。是對(duì)參會(huì)人員和會(huì)場(chǎng)里的每個(gè)座位都進(jìn)行編號(hào)，將相同編號(hào)的人名與座位建立一一對(duì)應(yīng)聯(lián)系，使人名能夠自動(dòng)填寫到相同編號(hào)對(duì)應(yīng)的會(huì)場(chǎng)座位中去。依照此方法建立的座

4、次圖，數(shù)字編號(hào)是核心要素，借助于EXCEL軟件所擁有得數(shù)字處理優(yōu)勢(shì)， 大大提升速度和 準(zhǔn)確性。（二）主要步驟由于使用現(xiàn)代人舉例容易不恰當(dāng)不準(zhǔn)確，本文虛擬了水滸傳中梁山108位好漢開招安大會(huì)的例子來介紹座次圖的制作。準(zhǔn)備工作：打開一個(gè)EXCEL文件，將左下角三個(gè)選項(xiàng)卡分別改名為人員名單、數(shù)字布局圖和座次圖。然后開始以下三個(gè)步驟:第一步，在人員名單選項(xiàng)卡中，收錄所有參加會(huì)議的人員，并按照既定的規(guī)則從前往后依次編號(hào)（見圖1）。這里所說的規(guī)則，雖然不同類型的單位略有不同，但一般都是按照職級(jí)高低、身份尊 卑從前向后排列的，即使是平級(jí)，也有大致固定的排列順序，如內(nèi) 部的電話本、人員名冊(cè)等。梁山 108個(gè)好

5、漢是以第71回所挖生的 石碣碑為依據(jù)排序的。順序排列好之后，可以請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審閱過目，遇到順序不對(duì)、人名由錯(cuò)、由于特殊原因需要將一些人提前、放后等情況時(shí)，都可以比 較容易的調(diào)整，然后重新編號(hào)。一般情況下編號(hào)為純數(shù)字，遇到有發(fā)言、領(lǐng)獎(jiǎng)等特殊情況時(shí)可將這些人單獨(dú)變編號(hào)，如“發(fā)1、發(fā)2除此之外的其他人員再按數(shù)字排列o請(qǐng)注意：當(dāng)姓名為兩個(gè)字時(shí)（如“宋江”），要在兩字中間加1個(gè)空格，而不是2個(gè)空格。本例中，請(qǐng)?zhí)貏e留意：“編號(hào)”在“A列”，“姓名”在“B歹/“徐寧”的編號(hào)是18號(hào)，“阮小七”的編號(hào)是 31號(hào)第二步，在數(shù)字布局圖選項(xiàng)卡中畫由會(huì)場(chǎng)座位擺放圖。具 體擺幾排、每排幾個(gè)人、有無過道，都要依據(jù)會(huì)場(chǎng)條件和會(huì)議

6、要求 而定。之后依據(jù)一定的規(guī)則對(duì)這些座位進(jìn)行編號(hào)（見圖 2）,編號(hào)后 可以請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)過目認(rèn)可。編號(hào)可以手填，更多的是找到規(guī)律后用公式 批量填寫。本例中，共6排，每排18個(gè)人，中間有一個(gè)過道（左邊9人, 右邊9人）。按照一般的規(guī)律，第一排過道右邊為 1號(hào)，左邊為2 號(hào)，然后向左右和后面發(fā)散展開， 全部編號(hào)分布在從 B4到T9的長(zhǎng) 方形區(qū)域內(nèi)。請(qǐng)注意：數(shù)字布局圖與人員名單兩個(gè)表中“編號(hào)” 的格式要相同，內(nèi)容要能一一對(duì)應(yīng)，這是本系統(tǒng)的核心設(shè)置。本例中，請(qǐng)?zhí)貏e留意：“18”所在位置是“第1排，左1"，也就是B4單元格，“31 ”在“第2排，右7也就是R5單元格第三步，在座次圖選項(xiàng)卡中，將數(shù)字布局

7、圖內(nèi)容完全 復(fù)制過來，去掉其中的編號(hào)。在原來編號(hào)區(qū)域（ B4到T9）使用VLOOKUP函數(shù)定義公式。首先，在左上角的B4單元格內(nèi)輸入如下內(nèi)容：=VLOOKUP（數(shù)字布局圖！ B4,人員名單！ $A:$B , 2, 0）按回車鍵，這個(gè)單元格內(nèi)會(huì)自動(dòng)由現(xiàn)兩個(gè)字“徐寧”。B4到T9范圍內(nèi)其他單元格不必另外定義函數(shù)公式，只要點(diǎn)擊B4單元格，將鼠標(biāo)懸停在這個(gè)單元格右下角約1秒，會(huì)由現(xiàn)一個(gè)很小的“ +”符號(hào)，請(qǐng)按住鼠標(biāo)左鍵不放，向右拖拽，便完成了第一排的函數(shù)公式定義，鼠標(biāo)仍然不松手，再向下拖拽，便完成了所有6排的函數(shù)公式定義。最后，進(jìn)行必要的格式調(diào)整，可看到下表內(nèi)容，這就是我們所需要的座次圖（圖3）。AC

8、口EH 1 IJ 1 K | .n口pQ尺TU1主席臺(tái)23T1左E左;:V-左左后T :右1右§右4j有6右了石X目第1排徐寧張清武松朱仝柴i±t呼 延 灼林沖公 孫 勝盧 俊 義末江用關(guān)勝秦明花榮李應(yīng)魯智深幫T楊第1排£第2排她青解珍楊雄張順張橫李俊穆弘李過戴宗索劉唐史進(jìn)雷橫凱小阮 小 五玩 小 七4r秀解*第2排第3排呂方凌振燕順歐胭前讓單 廷¥解滔宣贊黃信朱武孫立郝 ，忠 文彭賽 定 國(guó)裴宣鄧飛楊林蔣瑣森排陳孟童.金項(xiàng)孔鮑王安郭皇扈樊孔李馬童一侯7第4排達(dá)康威大 型充明英道 全盛雨端端鳧袞麟猛能笫4排8第5排鄒潤(rùn)杜興周通薛永未萬穆春龔?fù)?本消鄭天楊

9、春陶 r±=r 印 旺樂和T得 孫曹正杜遷李忠場(chǎng)隆鄒淵第5排弟后排白王 定張孫焦李賽朱朱施蔡李石顧大林ull郁 保時(shí)第呂排府* .八青新挺立福畝貢恩慶云勇嫂娘四遷9 I"I.所謂“必要的格式調(diào)整”1.將所有單元格文字豎行排列（右鍵，設(shè)置單元格格式-齊一文字方向一豎向）；2.將原先過道位置（K4:K9）的內(nèi)容清空，表格邊框變?yōu)闊o色，填充顏色變?yōu)闊o色。3.對(duì)B4到T9區(qū)域內(nèi)的字體大小進(jìn)行調(diào)整，如果四個(gè)字的人名，可以縮小字號(hào)以確保完全顯示。請(qǐng)注意：1、在定義公式時(shí)，"$A:$B "中的“ $”表示的絕對(duì) 引用，不能隨便不寫。2、函數(shù)定義可以用函數(shù)編輯器（圖 4

10、）逐個(gè)lookup_value :待查找值 table_array :被查找數(shù)據(jù)表格范圍 col_index_num :向右查找的列數(shù) range_lookup :查找類型，一般為0找參數(shù)，避免手工輸入容易由錯(cuò)。本例中，請(qǐng)?zhí)貏e留意：“徐寧”所在的位置為“第1排，左1”, 也就是B4單元格，在數(shù)字布局圖選項(xiàng)卡中B4單元格中的內(nèi)容 是“18”，在人員名單選項(xiàng)卡中編號(hào)18的人為“徐寧”。同樣的，“阮小七”所在的位置為 R5單元格。在數(shù)字布局圖選項(xiàng)卡 中，R5單元格中的內(nèi)容是 “31 在人員名單選項(xiàng)卡中編號(hào) 31的人為“阮小七”。查看其他人如宋江、李逵等等都是如此。上述不是巧合，而是VLOOKUP函數(shù)

11、自動(dòng)將人名、 編號(hào)、位置 聯(lián)系到了一起。VLOOKUP函數(shù)會(huì)以數(shù)字布局圖相同位置的數(shù) 字編號(hào)為媒介，找到人員名單對(duì)應(yīng)的人名，將其“搬運(yùn)”到函數(shù)被定義的位置。VLOOKUP函數(shù)的工作機(jī)制是本系統(tǒng)的核心知識(shí)（三）VLOOKUP函數(shù)的運(yùn)作機(jī)制VLOOKUP是EXCEL軟件中一個(gè)查找引用類函數(shù)。其格式為： f（x）=VLOOKUP（待查找值，被查找數(shù)據(jù)表格范圍，向右查找的列數(shù)，0）座次圖B4單元格位置之所以最后能被自動(dòng)填入“徐寧”。函數(shù)是一種公式和規(guī)則，計(jì)算機(jī)是執(zhí)行者，當(dāng)我們?cè)谧螆D第1排左1 （軟件中的“ B4”單元格）定義了上圖所列的函數(shù)公式 時(shí)，一系列指令將排隊(duì)交給計(jì)算機(jī)去完成（見圖 6箭頭走向

12、）：1 .首先，VLOOKUP函數(shù)要求計(jì)算機(jī)到數(shù)字布局圖中查看 相同位置（第1排左1 ,也就是“ B4”單元格）上的數(shù)字，查看的 結(jié)果是“數(shù)字18”。2 .然后，VLOOKUP函數(shù)將另外一個(gè)表人員名單從A列到B列的區(qū)域圈由，吩咐計(jì)算機(jī)攜帶剛剛找到的“數(shù)字18”，沿著這一區(qū)域最左邊的一列（也就是 A歹U）從上至下搜尋比對(duì)，結(jié)果在第 19行中間找到了。VLOOKUP函數(shù)命令計(jì)算機(jī)腳步停在這里待命 （待 命的位置是單元格 A19 ）。3 .接著，VLOOKUP函數(shù)要求計(jì)算機(jī)以 人員名單表上的A19 單元格為起點(diǎn)，向右挪到第2歹U,到達(dá)“寶藏”所在地B19單元格。 這個(gè)“寶藏”就是兩個(gè)字：“徐寧”。4

13、.最后，VLOOKUP函數(shù)命令計(jì)算機(jī)將在搜尋到的“徐 寧”這B4單元格VLOOKUP噩數(shù)運(yùn)作機(jī)制示意人員名單兩個(gè)字搬運(yùn)到函數(shù)由生的地方-位于座次圖第二排最左邊的5.推而廣之，通過拖拽方式為座次圖每個(gè)單元格建立函數(shù)公式，完成全圖人名填充。至此，創(chuàng)建座次圖的任務(wù)完成單位及17馬軍人虎貓 T TK nz馬軍人虎落數(shù)字布局圖座次圖天遣馬軍，I施冊(cè)天建某1利第2捧革3部21左1左3左3左5卜M徐張徜武松朱柴進(jìn)-立舞之排燕 3MK. 為輯珍楊槌張J頓詠橫第3排:凌振然順歐犧號(hào)的讓二、簽到索引表自動(dòng)生成模塊對(duì)于已經(jīng)編排了座次圖的會(huì)議，簽到環(huán)節(jié)可以直接勾畫人名，節(jié)省了每人簽字的時(shí)間。但是面對(duì)一張寫滿人名的座次

14、圖 參會(huì)人員迅速找到自己的名字依然不容易，每個(gè)人多生的十幾秒， 最后會(huì)造成簽到擁擠的場(chǎng)面，這是我們應(yīng)該努力避免的。簽到索引表能將所有參會(huì)人員按照姓氏拼音或單位職務(wù)排列，每個(gè)人名字 后面都注明在第幾排、左數(shù)（右數(shù)）第幾號(hào)，簽到處工作人員可以 幫助參會(huì)人員迅速找到在座次表中的位置，避免簽到處擁堵。（一）建立簽到索引表選項(xiàng)卡，打開數(shù)字布局圖，選中數(shù)字編號(hào)區(qū)域和周圍標(biāo)注縱向排號(hào)、橫向座位號(hào)的區(qū)域（具體為單元格, 得到90度。A3: U9區(qū)域），復(fù)制。然后到簽到索引表，點(diǎn)擊A1 右鍵-選擇性粘貼，在對(duì)話框中選中“數(shù)值”和“轉(zhuǎn)置”兩項(xiàng), 如圖7的表格，此表相當(dāng)于將數(shù)字布局圖逆時(shí)針旋轉(zhuǎn)了1卜第1時(shí).第E排3

15、 跆押l!第叩 弟療G 第司t二主I1R3651729010。,F在2163452701 881063E314325068LU412304966£410267-格10284664r 8210D卻82644628098在T62442607S96g由m42240587694妝型2203856749211-11193755：391右232139577593一右55234159L L-1 /95.和T2543617997右耳92745631 819y由1129476583LOI1331196785103圖7153汴5169871051 135537189LOT神小二小,- _n _ =-1

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17、訕右惻生17r1,圖左flu 1834古加【3J32（二）通過剪切、粘貼等步驟，將該表多列數(shù)字編號(hào)變成一列 數(shù)字，再將原來將A列的“左1、左2右9”等內(nèi)容多次復(fù)制粘貼, 形成每個(gè)數(shù)字編號(hào)對(duì)應(yīng)排號(hào)、座位號(hào)的表格，如圖 8。（三）使用VLOOKUP函數(shù)，找到每個(gè)數(shù)字編號(hào)對(duì)應(yīng)的參會(huì)人員姓名。具體為：在D3單元格輸入“=VLOOKUP （C3,人員名單！ $A:$B , 2, 0）”含義是帶著C3格內(nèi)的數(shù)字（“18”）到人員名單選項(xiàng)卡的A 列內(nèi)找，找到后向右挪到第 2歹U,把其中的內(nèi)容（“徐寧”）搬到D3 中來。然后，選中 D3單元格向下拖拽，將每個(gè)人名、編號(hào)與縱向排號(hào)、橫向座位號(hào)聯(lián)系起來，形成座次索

18、引表（圖 9）。（四）將位置索引表按照姓名排序或者按照編號(hào)排序，才 形成兩種便于簽到時(shí)迅速找到參會(huì)人員位置的簽到索引表A&C排序前座次索引|2縱同蝌 座府弓等號(hào)參會(huì)名單 人名3隼幫演!11S 11篋寧J4卷避左壯也1&一宿5算前招3K6第用加;r12一簞鄭方命10受詩(shī)8.平誹主侏8呼鈕g靠國(guó)主曲6林幫二第誹*戰(zhàn)411軍琲葫g2,亟:：.隼璐過道過道13flffl立陽(yáng)1宋江工隼郃右施3W月.!革琲5關(guān)國(guó)J：星耶右做?第睜g77室 r F隼嘟由他ii豐應(yīng)二第珊右撕13等眄21：菜邯自辿15一平醫(yī)型17梗蔻:王二 9|13&壬,圖9現(xiàn)褥坳L3ZII排序后，按人名索引字時(shí) 艇中

19、軍會(huì)名單 人名縱向 排號(hào)橫向 建校制Q靠明常i排右仰4RS-3_形蛆 自式右伸5 右fflr"-.j- - - -J. 施庵 方舂率聿 笄問 第:排右惻匕右惻2-n你X另要至蹴 期可右惻B 右他曰時(shí)遷史S第:笫右跳3宋江第1辨古例1未情*乖左僅N*萬左側(cè)5孫立第班若ft心孫新第E排左他5孫二晌靠磷右刨7索前Ml.右 fflUjTW漏降.神舟 M叼二 兼小,胸爭(zhēng)旺 一就TT押c右ffliw生.欣 土英 王定文J1L 巨L 翦5±plls,左啦_ 左仰規(guī)定匡1r提 熊1H右(ME工用若解武檢第1事左楠3Ml先豫工如#崛0"*"T r -艇排工例5粕第左惻1第

20、琉左曲5苒泡等E推左制1號(hào)HUP排序后T按編號(hào)索引警號(hào)第會(huì)名單 人名帆同 排號(hào)KA座包號(hào)W14魯備庫(kù) 武松皂吐 第1排='.I' r車貼15L平英1排自如g1匕張-清幕1排17_1 1' i_j賓L排右加0*二»件：-2CT戴羸存瓚空墟信苞4L a21列居右北i22于近空陞E方可IE容史也煞排右倒24程弘箕沛午左唄什25雷憑哪右如26豺登凈七飛？27阮小二憑珊右W.28張噴聲明29同小五能避右家6如港聲則31 (演避古如32一忖/寬啾33石算事二34解玲y函三35.密寶:K減右事花邵心胃堡御主11圖1武塞謝右側(cè)L直信莫灘主則。11孫立蒐理J.宣特算郎O上面的圖

21、10按人名拼音排列，如阮氏兄弟都在一起，同樣 , 張、姓李、姓陳的都在一起，各姓氏按照拼音排列，便于認(rèn)識(shí)參會(huì) 人而快速找到他的位置；圖 11按照編號(hào)排列，便于不認(rèn)識(shí)的參會(huì) 人員報(bào)由自己的單位職務(wù)后推測(cè)到編號(hào)范圍，然后快速找到位置。 由于人名是從人員名單用 VLOOKUP函數(shù)計(jì)算而來，故當(dāng)參會(huì)人員增加、減少或調(diào)整時(shí)，兩種簽到索引表都會(huì)隨之自動(dòng)更新。三、桌牌自動(dòng)批量生成模塊與座次圖密切相關(guān)的會(huì)議桌牌，目前也大多手工錄入。除 了速度慢、易錄錯(cuò)之外，還容易與人員調(diào)整變化相脫節(jié)。有時(shí)為了 節(jié)約，會(huì)盡量使用以前用過的舊桌牌（不足的新制），但這樣做核對(duì)翻找的工作量很大，且新制桌牌與舊桌牌往往在字體格式和紙張

22、顏 色上有明顯差別。本文介紹的“桌牌自動(dòng)批量生成模塊”依托座 次圖生成系統(tǒng)而建，二者同步生成、同步調(diào)整，而且按照座次 圖布局將一整排的桌牌按順序批量打印由來。制作方法：（一）建立桌牌選項(xiàng)卡（圖 12）。將A1 : B1單元格合并， 輸入“第1排”。將A列從A2開始向下的單元格每?jī)蓚€(gè)合并為1個(gè)大單元格，共合并由19個(gè)，即A2 :A3合并、A4 : A5合并A38 : A39合并，B列也同樣辦理。（快速合并的方法：選中 A2: A39 , 復(fù)制，點(diǎn)擊B2,右鍵粘貼）。選中A2 : A39單元格，右鍵一設(shè)置單元格格式一對(duì)齊一方向 一負(fù)90度，選中B2: B39單元格，右鍵一設(shè)置單元格格式一對(duì)齊 一方

23、向一90度，實(shí)現(xiàn)桌牌文字背靠背。（二）選中A2與A3合并的大單元格， 定義VLOOKUP函數(shù):= =VLOOKUP （$A$1 ,座次圖！ $A:$T , ROW（）/2+1 , 0）53 米 pj咖此函數(shù)“ $A$1 ”指的是A1單元格內(nèi)的內(nèi)容“第 1排”?！白螆D！ $A:$T ”指的是座次圖中 A列到T 列的所有內(nèi)容，我們之前所排座次圖的所有人名及排 號(hào)都在這個(gè)范圍（圖 3）。ROW（）是一個(gè)算所在單元 格行號(hào)的函數(shù)，A2單元格內(nèi)的 ROW（）等于2,ROW（）/2+1=2。函數(shù)含義是：帶著 A1格的內(nèi)容（“第1排”）到座次圖選項(xiàng)卡的A列內(nèi)找，在 A4單元格找到“第1排”，然后以此為起4

24、向右挪到第2歹U,把其中的內(nèi)容（“徐寧”）搬過來。|圖12（三）選中A2單元格，向下拖拽，生成一整排桌牌（單面） :對(duì)于A4: A5單元格來說，盡管是由兩個(gè)單元格合并的，但計(jì)算機(jī)默認(rèn)它是 A4單元格。由于“ $A$1 ”和“座次圖！ $A:$T ”都用“$”進(jìn)行了絕對(duì)引用的設(shè)置，故在 A4: A5單元格內(nèi)拖拽后 而生成的公 式還是 “ =VLOOKUP （ $A$1，座次圖！ $A:$T , ROW（）/2+1, 0）”，但是 “ ROW（）/2+1 ” 變化了，對(duì)于 A4 來說，ROW（）=4 , ROW（）/2+1=3,函數(shù)計(jì)算的結(jié)果是在座次圖選項(xiàng)卡以A4單元格為起點(diǎn)向右挪到第3歹U,所得

25、結(jié)果是“張清”。同理,A4:A5單元格內(nèi)結(jié)果為“武松”、之后依次是朱仝、柴進(jìn)、呼延灼,直至A38 : A39為楊志ACu1KLNOfU ' T RS , T T tJ1尉W(wǎng)3左1在£右g左。左E在呂左T左8五Q右W右Q右r;T77石3千T號(hào)第1把"1興欣松%：裝班IRi姚 必林X公 孫 胖盧 俾 義*TV.昊ffl關(guān)勝奈明在榮李應(yīng)希 W 探第平核第L科"5弟域癡蟠附暝柄侑弓八王送淞親雷超刈由史迸忖'，函 小院 小 干阮 小 十石秀待r第M排1：第3洞卜呂方陵跟戲屯JIIQ1政朋身納 vh單 任 圭小宜贊樊信朱武休立：郝 國(guó) 立*fH螂 設(shè)筏宜鄧槌林

26、輯敝笫3排7第理加上恰狼達(dá)詼出革成大整頂足孔明刎Jill壬芙安 通 圣郭，然皇 由 蝠。良樊上前孔募鼠享森與財(cái)重病懾誰革工啊上8沿郅泡杜*同師永宋萬穆百龔?fù)喂拎?大 玨路J 親底舔和T孫W正杜衽季京*場(chǎng)睛郅溯沿5料2比.人加儂 人 她步卜女良0段 累 在白J姓張青孫新依挺忍解幅*雷朱出維慶李云石勇有H 保 四圖3 （三）在“桌牌”選項(xiàng)卡（圖12）的B2單元格輸入公式“=A2 再向下拖拽，在B列得到另一面桌牌，它與 A列桌牌的內(nèi)容相同, 格式上背靠背，打印由來后沿著 A列B列之間的間隔線對(duì)折之后就可以插入塑料卡中，形成雙面桌牌（圖 13左側(cè)圖）。（四）將A2: B39有桌牌內(nèi)容的區(qū)域設(shè)為打印區(qū)

27、域，調(diào)整行和列的大小以適應(yīng)桌牌塑料卡的大小。合理設(shè)置單元格邊框?qū)嵕€，以 利于打印之后的裁切和翻折。這樣，會(huì)場(chǎng)一整排的桌牌就能按照順 序批量打印由來了。（五）將A1單元格內(nèi)的“第1排”依次手動(dòng)改為 “第2排”、 “第3排”則會(huì)自動(dòng)生成其他排的參會(huì)人員桌牌（圖 13）。打 印過程非常迅速，200個(gè)桌牌6分鐘內(nèi)即可生成和打印完畢。由于桌牌人名是由函數(shù)沿著人員名單-座次圖的路徑自動(dòng)生成的，所以只要人員名單無誤，桌牌人名也就必定正確。 而且桌牌是按照座次圖每一排從左至右的順序打印由來的，所 以在會(huì)場(chǎng)的擺放也會(huì)異常順利。之所以要將一個(gè)桌牌生成在兩個(gè)單元格內(nèi)，是因?yàn)镋XCEL中每個(gè)單元格行高最多 409磅，

28、也就是12厘米，而桌牌寬度往往在14厘米左右，占用兩個(gè)單元格，每個(gè) 7厘米，才能確保桌牌尺寸。關(guān)于row()函數(shù)的說明：row()函數(shù)是求取單元格行號(hào)的函數(shù)， row()的值會(huì)隨著所在單元格的不同而不同，如在 A39單元格內(nèi)輸 入“ =row() ”，結(jié)果是39 ,在F88單元格內(nèi)輸入“ =row() ”，結(jié)果 是88.row()函數(shù)在沿著列的方向從上到下批量生成公式方面有重要 作用，使用時(shí)經(jīng)常要除以某個(gè)數(shù)，如本例桌牌生成中要除以2,之后的胸卡生成模塊的例子中要除以5,之所以這樣做，是因?yàn)橐粋€(gè)桌牌占2行，一個(gè)胸卡占5行，通過除以所占的行數(shù)，算由這是第 幾個(gè)桌牌、第幾個(gè)胸卡。不使用 row()函

29、數(shù)也能通過手動(dòng)方式生成 公式，但工作量會(huì)有較大增加，而且容易由錯(cuò)。四、出席證自動(dòng)批量生成模塊大型的高規(guī)格會(huì)議往往為每名參會(huì)人員制作由席證，其中制作分別標(biāo)記每個(gè)人具體情況的記名由席證任務(wù)是很艱巨的，需 要繁瑣的逐一錄入和反復(fù)核對(duì)。而本模塊可以實(shí)現(xiàn)記名證件的自動(dòng) 批量生成，原理與批量生成桌牌類似，具體為三步：(一)建立由席證選項(xiàng)卡(圖 14),在A1 : D5區(qū)域建立由 席證的模板，模板內(nèi)的數(shù)據(jù)共分為三類有9部分：4縱向排號(hào)5橫向座拉號(hào)3單位及職務(wù)1證件號(hào)第一類：所有胸卡的固定內(nèi)容，具體為 3部分內(nèi)容“山東省濟(jì) 寧府梁山招安動(dòng)員大會(huì)”（A1:B1 ）、“由席證” （C4: D4）、“證號(hào)：”（C5

30、）,這3項(xiàng)在圖14中已經(jīng)用陰影標(biāo)由。第二類：照片（C1: D3）,需要手動(dòng)插入圖片，或者證件打印 后手工粘貼照片。第三類：需要用函數(shù)公式輸入個(gè)性化內(nèi)容的區(qū)域。具體包括5部分內(nèi)容：證件號(hào)、姓名、單位及職務(wù)、縱向排號(hào)、橫向座位號(hào)。（二）確定由席證的證件號(hào)。由席證按照順序生成，由于數(shù)量較多，為了減少工作量和避免由錯(cuò)，應(yīng)該自動(dòng)生成。在 D5單 元格輸入：“=row（）/5" 運(yùn)算結(jié)果為1。定義證件號(hào)的函數(shù)在最后一行， 由于每張由席證占5行，兩 者相除就等于證件序號(hào)。如在 D15單元格所輸入的“ =row（）/5工 計(jì)算值為3,表示的是第3張由席證。（三）確定“姓名”和“單位及職務(wù)”。證件號(hào)確

31、定后，用VLOOKUP函數(shù)到人員名單選項(xiàng)卡自動(dòng)抓取內(nèi)容。在人員名 單中，編號(hào)在 A歹U,對(duì)應(yīng)證件號(hào)；姓名在 B歹U,單位及職務(wù)在 D 列。在A2單元格輸入“=VLOOKUP（D5,人員名單！$A:$D,2,0） ”，運(yùn)算結(jié)果為“宋江”在A4單元格輸入“=VLOOKUP（D5,人員名單！$A:$D,4,0） ”，運(yùn)算結(jié)果為“梁山泊總兵 都頭領(lǐng)”（四）確定“縱向排號(hào)”橫向座位號(hào)”證件號(hào)確定后，用VLOOKUP函數(shù)到簽到索引表選項(xiàng)卡 （見圖11）自動(dòng)抓取內(nèi)容。在簽到索引表中，編號(hào)在 M歹U,對(duì)應(yīng)證件號(hào)，縱向排號(hào)在 0 列、橫向座位號(hào)在 p歹人在A3單元格輸入“=VLOOKUP（D5,簽到索引表！$M

32、:$P,3,0）”，運(yùn)算結(jié)果為“第 1 排”在B3單元格輸入“=VLOOKUP（D5,簽到索引表！$M:$P,4,0）”，運(yùn)算結(jié)果為“右側(cè)1”（五）批量復(fù)制。選中1-5行，復(fù)制，到第6行粘貼，可以立即生成2號(hào)盧俊義的證件，再到第 11行粘貼，可以立即生成 3號(hào) 吳用的證件，以此類推，108人的由席證可以立即生成（圖 15）。當(dāng)人員名單由現(xiàn)變化時(shí)，由席證的人名、證件號(hào)、座位號(hào)都會(huì)隨之自動(dòng)調(diào)整上東濟(jì)寧甫梁山弱的黃丸會(huì)宋江第*右網(wǎng)梁山蒲芻兵卷頭伸山步游宇南柒山特親a黃人會(huì)盧俊義導(dǎo)排左仲受L由恿兵卻上領(lǐng)山亦濟(jì)宇甫梁山格去補(bǔ),太會(huì)吳用出席證/號(hào)：3£|排與鄴掌窘加，富不懵山東濟(jì)寧商蒙山超方磷國(guó)

33、Jt會(huì)秦明竿】講育刪馬軍工虐薪山朱薩學(xué)就渠山抬訊后大會(huì)呼送為第1排左心山事漆中麻 紫山垢£動(dòng)幣*全美勝弟儒棚馬軍五鹿城山東濟(jì),寧甫 宗山揩天4口大全林沖914生怛1出席證6出席證U = ： 7山東濟(jì)寧府柔山和知?jiǎng)禹?yè)大會(huì)阮小五第2件古州白的第水隼,也山奉濟(jì)寧府梁山招賓動(dòng)更大親張順第2#至同4山東漆宇需果山招農(nóng)動(dòng)更大會(huì)阮小七第2 H古刊7目器半浮六毋山東牌中用梨山以動(dòng)員k會(huì)楊雄出席證出席證五、合影站位圖自動(dòng)強(qiáng)有些會(huì)議要組織參會(huì)人員合影留念，由于留給照相的時(shí)間一般 都很短，為了加快組織速度，事前制發(fā)一張合影站位圖很有必 要。合影站位圖也可自動(dòng)生成和調(diào)整，其原理和制作步驟與座 次圖基本相同（

34、使用 VLOOKUP函數(shù)），兩表合用同一張人員 名單。制作過程分為兩個(gè)步驟：（一）合影數(shù)字布局圖 （圖16）。建立合影數(shù)字布局圖選 項(xiàng)卡，根據(jù)需要人數(shù)、場(chǎng)地等因素繪制合影座位的數(shù)字布局圖。需 要注意2點(diǎn)：1、由于要求前后排人員交錯(cuò)站立，要求使用將相鄰 兩個(gè)單元格進(jìn)行合并；2、主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)參加照相，要在前排中間位 置要專門留由。A BCBE F GIH J K9卜卜2額圾3出WKA啦曲版沖津稿即AM即霞雙即3EB艙比（二）生成合影站位圖 （圖17 ）。建立合影站位圖選項(xiàng) 卡，將合影數(shù)字布局圖選項(xiàng)卡所有內(nèi)容復(fù)制粘貼到相同位置， 將數(shù)字清除，設(shè)定這些部分的格式排列為從上到下（右鍵 -設(shè)置單 元格格式一

35、對(duì)齊一方向，選縱向“文本”）。用生成座次圖的方法，使用 VLOOKUP函數(shù)以合影數(shù)字 布局圖相同位置的數(shù)字編號(hào)為媒介，找到人員名單對(duì)應(yīng)的人 名，將其“搬運(yùn)”到函數(shù)被定義的位置。具體做法是在 B2單元格 輸入：“=VLOOKUP （合影數(shù)字布局圖！ B2 ,人員名單！ $A:$B , 2, 0）”，函數(shù)計(jì)算結(jié)果為“段景住”。然后用拖拽方式大量復(fù)制函數(shù)公 式，迅速生成合影站位圖。合影站位圖也可以設(shè)計(jì)人名索引，具體做法參見前文簽 到索引表的制作方法。由于人名是從人員名單中自動(dòng)生成的，所以當(dāng)人員名單 由現(xiàn)變化時(shí)，合影站位圖會(huì)隨之自動(dòng)調(diào)整。合影站位圖效果：梁山“招安大會(huì)”合影楠圖段星不住壬定上A朱 吉陽(yáng)

36、航大理林二栗制天壽全大堅(jiān)安逋全口口 方皇甯端息一二短丁得孫六、宴請(qǐng)座次圖自動(dòng)生成模塊會(huì)議若由現(xiàn)重大禮儀性宴請(qǐng)，宴請(qǐng)座次編排往往非常復(fù)雜。宴請(qǐng)座次圖自動(dòng)生成模塊遵循之前會(huì)議座次圖、合影站位圖的創(chuàng)建思路，依然先制作餐桌數(shù)字布局圖，然后其所有內(nèi)容復(fù)制 粘貼到新的宴請(qǐng)座次圖選項(xiàng)卡，利用 VLOOKUP函數(shù)到人員 名單中抓取人名。這一方法創(chuàng)設(shè)的就餐安排仍是與人員名單 同步更新，對(duì)于“人民大會(huì)堂國(guó)慶招待會(huì)” 之類的超大正式宴會(huì)能 提高百倍以上的效率。（一）批量生成就餐數(shù)字布局圖建立餐桌數(shù)字布局圖選項(xiàng)卡，首先在 A1:AC22 區(qū)域畫一 張桌子的數(shù)字布局圖，圓桌邊有 12個(gè)座位（圖18）。圖181 .左上角

37、的“第1桌”是手動(dòng)填寫的，“第”、“1”、“桌”其實(shí) 并不在一起，標(biāo)示桌號(hào)的“1”在C1: D1單元格中，為了創(chuàng)設(shè)公式，只能將數(shù)字單獨(dú)放在一起。2 .桌子中心的“第1桌”是用公式生成的，只要將 M11 : P12 單元格合并，輸入“ 二A1 ”即可，放在中間比較醒目。3 .該桌12個(gè)座位的數(shù)字是利用公式自動(dòng)生成，公式為：1號(hào)座位：N2單元格：（C1-1 ） *12+1 ,結(jié)果為1 ;2號(hào)座位：F4單元格：（C1-1 ） *12+2 ,結(jié)果為2;3號(hào)座位：V4單元格：（C1-1 ） *12+3 ,結(jié)果為3;4號(hào)座位：C8單元格：（C1-1 ） *12+4 ,結(jié)果為4以此類推，設(shè)完全部12個(gè)座位的

38、公式4 .在設(shè)置完后復(fù)制 A1:AC22區(qū)域，在其他區(qū)域粘貼，然后更改 每桌左上角的桌號(hào)，可以快速生成幾十桌、上百桌的就餐數(shù)字布 局圖。（二）批量生成宴請(qǐng)座次圖1 .建立宴請(qǐng)座次圖選項(xiàng)卡（圖 19）,將餐桌數(shù)字布局圖 全部?jī)?nèi)容復(fù)制過來。2 .在A1:AC22區(qū)域（第1桌）的首座，也就是 N2單元格輸入 “=VLOOKUP（餐桌數(shù)字布局圖！N2 ,人員名單！ $A:$B,2,0） ”結(jié)>Tsw I呼理為5 1 f T - !.'? w W果為“宋江山匚t E f3 .復(fù)制N2單元格內(nèi)容，點(diǎn)擊 2號(hào)座位（F4單元格），右鍵一選擇性粘貼一公式，相當(dāng)于將N2單元格的公式復(fù)制粘貼了過去，但

39、一些公式的參數(shù)隨著公式所在單元格的位置變化而有所變化，實(shí) 際的公式內(nèi)容相當(dāng)于 “=VLOOKUP（餐桌數(shù)字布局圖！F4,人員名 單！ $A:$B,2,0） ”，結(jié)果為“盧俊義”。重復(fù)這個(gè)步驟到 3號(hào)、4號(hào) 座位選擇性粘貼公式，分別得到“吳用”、“關(guān)勝”.完成第一桌的 設(shè)置。4、在設(shè)置完后復(fù)制 A1:AC22區(qū)域，在其他繼續(xù)選擇性粘貼公 式，可以快速生成幾十桌、上百桌的宴請(qǐng)就座圖。宴請(qǐng)就座圖效果：/宗I小五思義I第2桌|17七、本系統(tǒng)的優(yōu)越性很顯然， 本文采用 “位置編號(hào)人名” 的辦法繞了一個(gè)大圈，讓使用傳統(tǒng)辦法的人感到很不習(xí)慣。但只要試用一次就會(huì)發(fā)現(xiàn)本文所介紹的方法有很大的優(yōu)越性：1. 輸入人名工作量減少。 除了在制作 人員名單 時(shí)需在 EXCEL友好界面下輸入一次人名之